רוב העובדים חושבים שהתהליכים שלהם שבורים: nintex

כאשר התבקשו להגדיר את התהליכים השבורים ביותר של החברה שלהם, 620 מתוך 1, 000 עובדים במשרה מלאה, אמריקאים אמרו כי תהליכי IT שבורים הם נושא מרכזי. כמו כן, 580 נשאלים מהסקר ציינו כי תהליכי ההשתלשלות על סיפון ההפעלה היו על פי "המדריך הסופי לתהליכים השבורים ביותר של אמריקה", דו"ח שפורסם החודש, שהוזמן על ידי חברת האוטומציה לניהול פרויקטים Nintex.

מבין תהליכי ה- IT השבורים המובילים, 59 אחוז מהנשאלים בסקר אמרו שפתרון בעיות בטכנולוגיה הוא הדאגה העיקרית שלהם בעוד 42 אחוזים טוענים כי התהליך לבקשת מחשב או התקן חדש נשבר. יותר משליש מהנשאלים (36 אחוזים) אמרו שפתרון בעיות ביישומים היה נושא מרכזי.

תהליכים אדמיניסטרטיביים שבורים צוטטו גם הם כסוגיות עסקיות משמעותיות. חמישים וארבעה אחוזים מהנשאלים אמרו כי הם צפו בתהליכים שבורים בתוך החברה שלהם. אלה כללו עבירות פחות מצוטטות כמו אי תשלום בשעה (9 אחוז) ואי יכולת לקחת יום מחלה (25 אחוז). אך גם סוגיות הקשורות במשאבי אנוש (HR) יותר קשורים למשאבים אנושיים.

לדוגמא, 53 אחוז מהנשאלים ציטטו את התהליך לעריכת ביקורות שנתיות על הביצועים כתהליך ניהולי שבור. התהליך בו ניהל משא ומתן על העלאות וקידום מכירות אף צוין כי נשבר על ידי המשיבים (47 ו -53 אחוזים, בהתאמה). מערכות לזיהוי בעיות או להמלצה על תיקוני בעיות צוטטו גם הן כשבורות (37 ו -34 אחוז בהתאמה).

ניהול מסמכים (DM) נחשב גם הוא נושא מרכזי. ארבעים ותשעה אחוזים מהנשאלים אמרו כי התהליך בו הם מאתרים מסמכים חשובים נשבר, ו -43 אחוזים אמרו כי התהליך לשיתוף ואישור מסמכים נשבר. גם לאחר שפעולות חשובות, כמו סגירת מכירות חדשות, הגיעו לנקודת הסיום, 34 אחוז מהנשאלים אמרו כי התהליך להשלמת והגשת ניירת לקוחות חדשה נשבר.

1 מי להאשים?

"כשמדובר בתהליכי IT מקולקלים כמו פתרון בעיות בטכנולוגיה, רוב משמעותי מהנשאלים ממהרים להאשים את עובדי ה- IT ולא את בעלי התפקידים הגבוהים בחברה", נכתב בדו"ח. למעשה, 73 אחוז מהנשאלים מטילים את האשמה ישירות על מי שמנהל את התהליכים ולא על מנהלים ברמה C שאולי לא היו מעורבים ישירות בפעילות היום-יומית. "רק 13 אחוזים מכלל הנשאלים מאשימים את מנכ"ל החברה שלהם בחסרונות IT."

כישלונות באונייה נופלים במידה רבה על כתפיהם של מנהלי משאבי אנוש. חמישים ושלושה אחוזים מהנשאלים נותנים אחריות על משאבי אנוש על בעיות בקשיים בחברה חדשה. "מבחינת תהליכים מנהליים - כמו מבצעים, העלאת משא ומתן ומערכת סקירת הביצועים השנתית - האשמה מפוזרת באופן שווה בין מנכ"לים (34 אחוזים), מנהלי משאבי אנוש (29 אחוזים) ומפקחים ישירים (26 אחוז)."

כדי להתגבר על חסרונות IT, 76 אחוז מהנשאלים אמרו שהם מבצעים מחקר אישי ברשת. 64 אחוז אמרו שהם מבקשים מעמיתים שאינם עובדים בתחום ה- IT, ו -19 אחוז אמרו שהם מבקשים עזרה ממישהו מחוץ לחברה.



2 נושא נפוץ

מנתוני חברת ניהול הפרויקטים Wrike נמצא כי חברות מתקשות לשמור על עובדים בגלל ניהול תהליכים לקוי. למעשה, 42 אחוז מהנשאלים בסקר עצמו של רייק אמרו כי הם חיפשו עבודה חדשה מתוך תסכול מהפעולות בעבודה, וכ -15 אחוז אמרו שהם למעשה פסקו. שלושים וחמישה אחוזים מהנשאלים אמרו לרייק שהם התנתקו מכיוון שהם היו מתוסכלים מפעולות ועוד 15 אחוזים דחו למעשה את המשימות.

באופן דומה, סקר שערכה קבוצת מחקרי השוק Opinion Matters מטעם NewVoiceMedia, חשף כי איש המכירות הממוצע מקדיש 28 דקות ליום להזנת מספרי טלפון ידנית. בסוף השנה, זה 15 ימי עבודה מבוזבזים בהקלדת מידע במערכות.



3 הצעות הדוח

כדי להתמודד עם התהליכים השבורים של החברה שלך, הדו"ח מציע לקשור קשר הדוק יותר בין ה- IT לעובדי העסק (LOB). "כדי להקל על בעיות כמו חוסר בשירותי IT מהירים וקשיים בבקשת מכשירים חדשים, חברות צריכות לסגור תחילה את הפער בין ה- IT לשאר העסק", נכתב בדו"ח. "זה מתחיל בכך שיבטיחו כי מקבלי החלטות ה- IT ישבו לשולחן בדיונים עסקיים ברמה גבוהה והם קשורים יותר לעובדי LOB."

הדו"ח מציע גם לחסל נייר מתהליך ההובלה. הדוח מציין כי "מניירת על גבי מסמכי מסמכים למסמכי ביצוע עבודות ועד טופסי הרשמה לבריאות. כל אלה הם תהליכים שבהם הנייר אשם בחלקם בזבוז זמן וכסף". "בין שאתה מחלקה ממשלתית או חברת טכנולוגיה לבריאות, הרי שביצוע תהליכים ללא נייר הוכיחו תוצאות בקיצוץ בעלויות וביצוע יעילות."

האוטומציה יכולה לא רק לשפר תהליכים אלא היא גם יכולה לשפר את מורל העובדים, כך עולה מהדוח. "עם רבים מהתהליכים השבורים שהדגשנו, יש הזדמנויות להתייעלות ואוטומציה למלא תפקידים טרנספורמטיביים", נכתב בדו"ח. "החל מאוטומציה של תהליכים פשוטים כמו הגשת בקשות PTO וכלה בתהליכים מתוחכמים יותר, כמו תיחום זרימת עבודה לבדיקות ביצועיות שנתיות, כלי אוטומציה ותהליכים ממוקדי תוכן יכולים לעזור להניע עסקים לעבר תזרימי עבודה יעילים יותר, שיתופיים ומיטובים יותר."