הטמעת במבוק, צעד אחר צעד

BambooHR היא בחירת העורכים שלנו למערכות ניהול משאבי אנוש (HR). הוא כולל ממשק משתמש מדהים וקל לשימוש (UI), ממשק תכנות יישומים פתוח (API) המאפשר לך להרחיב את הכלי לתוכנות צד שלישי, ומגוון מודולים להתאמה, כגון ניהול פרויקטים, מעקב אחר מבקשים (AT) ושכר שכר, המאפשרים לך להרחיב את נתוני משאבי אנוש מעבר לתחומים המסורתיים.

אם קראת את הסקירה שלנו בנושא BambooHR ואתה מעוניין ללמוד כיצד החברה שלך תשתמש במערכת בארבעת עד ששת השבועות הראשונים שלה, תהיה סמוך ובטוח: כיסינו אותך. שוחחנו עם החברה כדי לתת לך תבנית בסיסית לתהליך היישום.

זכור כי ל- BambooHR ישנם שני סוגים של שירותי יישום. ללקוחות עם יותר מ -16 עובדים תינתן לך האפשרות לקנות חבילת יישום. חבילה זו כוללת תמחור מותאם אישית המתחיל ב -700 דולר אך עולה לכמה אלפי דולרים, תלוי בכמה עובדים החברה שלך מתכננת להיכנס למערכת. זהו תהליך מודרך של ארבעה עד שישה שבועות וזה נפרט.

עבור חברות עם 15 עובדים ומטה, BambooHR אינה מספקת שירות יישום מלא. במקום זאת, החברה מציעה תוכנית Quick Start, שהיא למעשה יישום מונחה בשירות עצמי. זה כולל ארבעה סמינרים מקוונים שמסבירים כל אחת מהתכונות והנושאים הרלוונטיים של הכלי, כמו גם מיילים מעקב עם מדריכים אינטראקטיביים. התוכנית 'התחלה מהירה' עולה 199 $ אך אם תשלים את התוכנית בשלושה שבועות, תקבל זיכוי בסך 49 $.

תחילת העבודה (שבוע)

אם בחרת ליישם בתיאום עם BambooHR, הדבר הראשון שתעשה הוא להפוך את חשבון הניסיון שלך לחשבון חדש ונקי לגמרי. זה מנקה את כל נתוני הניסיון וההדגמה שלך ומפנה אותך לסקר יישום. לחץ על הכרטיסייה תחילת העבודה. כאן תתבקש להזין פרטי חברה, כולל שמך, דוא"ל, שם חברה ונתוני איש קשר ראשיים. תישאלו גם שאלות יישום ספציפיות, כולל מתי אתם מתכננים לאפשר גישה לעובדים, בין אם אתם משתמשים במספרי זיהוי עובדים או לא, בשירותי צד שלישי שתרצו לחבר למערכת ואילו מודולים תרצו לעשות להפעיל. תחומים מעניינים אחרים כוללים האם המערכת שלך תצטרך לקחת בחשבון תקנות נתונים זרות לעובדים בינלאומיים וכל סכסוכים שעשויים למנוע ממך השלמת האינטגרציה בארבעת השבועות הקרובים. תוכל גם להוסיף שדות מותאמים אישית למערכת שלך בסקר זה, כך שתהיה רשימה מוכנה אם ומתי תחליט להתחיל ליישם את המערכת.

לאחר שתשלים את הסקר, תראה תמונה של מנהל הפרויקט שתנחה אותך בתהליך זה וכן ציר זמן גס של איך ייראה תהליך היישום ברגע ש- BambooHR קיבל וקליט את הנתונים שלך. כשתהיה מוכן, שלח את נתוני העובד והחברה שלך למנהל הפרוייקט שלך. ניתן לשלוח את הנתונים כקובץ CSV או באמצעות כל פורמט גיליון אלקטרוני עיקרי (עם זאת, זה לא יכול להיות קובץ טקסט או קובץ PDF). אם אתה כבר משתמש במערכת HR, תוכל לייצא את הנתונים שלך ולשלוח אותם ישירות למומחה היישום של BambooHR.

לאחר שהנתונים שלך התקבלו ונכנסו ל- BambooHR, תקפוץ לשיחה הראשונה שלך עם מנהל פרויקט. במהלך שיחה זו, תאמת את הנתונים במערכת שלך ותדון בכל תהליך היישום מתחילתו ועד סופו. לאחר מכן, מנהל הפרויקט שלך תירשם לסמינר המקוון תחילת העבודה.

הסמינר המקוון תחילת העבודה הוא סקירה ניהולית ברמה גבוהה של הפונקציונליות הבסיסית של BambooHR. משתמשי מנהל המערכת ילמדו ניווט בחשבון BambooHR שלהם, מה זמין בדף הבית וכיצד לנהל נתונים לאורך מחזור חיי העובדים, החל מהעסקה ועד סיום. מבוא פשוט לרמות הגישה של העובדים ודיווח. לא תלמד שום דבר סופר מסובך בסמינר המקוון הזה. במקום זאת, זה נועד להכין אותך לשיחת הטלפון הבאה שלך עם מנהל הפרוייקט שלך, במהלכו תתחיל ללמוד כיצד להשתמש במערכת לצרכים הספציפיים שלך.

היסודות (3 ימים)

השיעור העיקרי הראשון שמנהל הפרויקט שלך ילמד אותך הוא כיצד להשתמש בדוחות במערכת שלך. הוא או היא ידרשו רשימה של דוחות סטנדרטיים, כולל תוספות והפסקות, פרופילי מגדר, מעמד ראש ודוחות מחזור עובדים. אתה פשוט לחץ על שם הדוח ורואה את הנתונים בפורמט גרפי. אתה יכול גם להוסיף דוחות בהתאמה אישית על בסיס כל שדות נתונים הפעילים ב- BambooHR.

הדבר הבא שתעשו הוא להגדיר רמות גישה לכל העובדים. איזה מידע יראו העובדים על עצמם? מה הם יראו לגבי עובדים אחרים? אילו שינויים במערכת או בפרופילים הם יוכלו לבצע בתוך המערכת? האם הם יוכלו להוסיף מידע למודולים נוספים או רק לכלי ה- HR הרגיל?

בשלב הבא תלמד כיצד ליצור מודעות חברה. זהו עורך פשוט מאוד מבוסס טקסט שמאפשר לפרסם חדשות ועדכונים לעמוד העמוד בלוח המחוונים של BambooHR לכל העובדים. בנוסף לטקסט, תוכלו להוסיף תמונות וקישורים.

לאחר הודעות החברה, מנהל הפרוייקט שלך יוביל אותך כיצד לנהל נתונים בפרופילי עובדים. כאן תוכלו להבין איזה מידע תרצו שהעובדים יכנסו בכדי שיהיו להם פרופילים שלמים עם נתונים נגישים. תוכלו למצוא דברים כמו שדות פרטי קשר לחירום. מנהל הפרויקט ידריך אותך גם במרכז העזרה. שם תמצאו מדריכים אינטראקטיביים שתוכלו להפנות לעובדיכם אם הם יזדקקו לעזרה בשימוש במערכת אך לא רוצים להטריד אף אחד.

תכונות מתקדמות (2 שבועות)

בשלב הבא מנהל הפרויקט שלך ישלח אותך הביתה עם משימה. איך החברה שלך עובדת על עובדים חדשים? אילו משימות חייבים להסתיים כאשר מישהו חדש מגיע לחברה שלך? אתה תעביר אותם למנהל הפרוייקט שלך. הוא או היא יכניסו אותם למערכת. בשלב הבא הוא או היא יעבירו אתכם דרך חלקי ה- AT, שכירתם, העלייה והעליה למערכת. בתוך מערכת ה- AT תלמדו כיצד ליצור פתיחות עבודה חדשות, לכתוב מכתבי הצעה ולוח על מישהו לאחר שחתמו על מכתב הצעה. בדף זה תראה את משימות האובייקטים שהגשת; ככל הנראה אלה יכללו משימות כמו מדריכי התמצאות, מסמכים שצריכים השלמה והגדרת IT.

השלב הבא יהיה הכנת שיעורי בית נוספים. יהיה עליך לערוך מסמך המפרט את מדיניות הפסקת הזמן של החברה שלך. לדוגמא, כמה ימי חופשה צובר אדם לכל שבוע בחברה? מהו מבנה הסיום של פסק זמן עבור אנשים שנמצאים בחברה למעלה משנה? כמה ימי מחלה מקבל כל אדם? צוות היישום ייקח את המדיניות והסוגים עבור החברה שלך ויבנה אותם במערכת כך שהם יתעדכנו אוטומטית בהתאם לצבירה. בשיחה הבאה שלך, מנהל הפרוייקט שלך יוביל אותך דרך דפים אלה ויבקש ממך לוודא שכל המדיניות מוגדרת כהלכה.

בשלב הבא הוא או היא יעזרו לך להגדיר את תהליך זרימת העבודה עבור בקשות פסק זמן (כלומר, מי יכול לאשר בקשות למי). בשלב הבא, הוא או היא יראה לך כיצד להגדיר חגי חברה, מה שמאפשר לעובדים שלך לא להיות בשעון, אך לא לחייב אותם בתשלום במשך ימים בהם העסק שלך סגור. כניסה בעצמך לאחר סיום השיחה. בשלב הבא תצטרך לשלוח את הנתונים הקשים. לדוגמה, "ג'ון צבר 20 חופשות בשנה והוא מדווח לג'ים." לאחר מכן BambooHR יקצה לכל עובד את מדיניות הפסקת זמן הנכונה במערכת.

בשלב הבא תשלח את מידע ההטבות שלך ל- BambooHR. אתה תעביר את התוכניות בהן החברה שלך משתמשת ובאילו קבוצות עובדים יש גישה לתוכניות אלה. זה כולל תכניות רפואיות, פרישה וביטוח חיים. BambooHR תכניס תוכניות אלה לתוכנות. תקפצו לשיחה כדי לוודא שכל התוכניות נכונות במערכת ושהן קשורות לקבוצות העובדים הנכונות. לאחר סיום זה, תשלח את הנתונים הקשים לגבי העובדים שעומדים בתוכנית, אילו עובדים הוסיפו תלויים ואילו עובדים ויתרו על הכיסוי.

בשלב הבא, מנהל הפרוייקט שלך יראה לך כיצד להוסיף הדרכות עובדים למערכת. אלה כוללים את שאלוני ההתמצאות הסטנדרטיים שלך ואת חידוני הטרדת החברה. אם תלחץ על "הוסף הדרכה", תוכל להוסיף קישור או קובץ לחומרי ההדרכה שלך כך שהעובדים יוכלו לגשת למסמכים בתוך BambooHR. כאן תוכל לתכנת עבור מי כל הדרכה נדרשת (כלומר, כל העובדים או רק אנשי מכירות). הוא או היא גם יראו לך היכן לקבוע אימונים חוזרים ותאריכי יעד אימונים. לאחר מכן תשלח נתונים קשים למנהל הפרויקט המציינים אילו עובדים כבר סיימו הדרכות, אילו עובדים עדיין חייבים הכשרות וכל נתוני הכשרה קיימים אחרים שתרצה להמשיך לעבוד עליהם.

היכונו להפעלה (3 ימים)

תהיה לך שיחה אחת נוספת עם מנהל הפרוייקט שלך. תעבור על הכל בפעם האחרונה. מנהל הפרוייקט שלך ידריך אותך כיצד ליצור קשר עם תמיכת הלקוחות. לאחר ששאלתם את כל השאלות שלכם ותרגישו בנוח לפעול במערכת בעצמכם, מנהל הפרויקט שלכם יסמן את היישום כשלם. תועבר לסקר בו תוכל להשמיע את דעתך על כל תהליך היישום. לאחר שתסיים את הסקר, תועבר ללוח המחוונים החדש שלך ב- BambooHR.