כיצד לשתף קבצי כונן של גוגל

יצרת קובץ בכונן Google שברצונך לשתף עם אנשים אחרים. אין בעיה. אחת הנקודות החזקות של התוכנה היא היכולת שלה לשחק נחמד עם אחרים.

למעשה, יש כל כך הרבה דרכים לשתף מסמכים, גיליונות ושקופיות של גוגל, עד כי התהליך יכול להיות מבלבל. האם אתה רוצה שאנשים אחרים יוכלו לערוך את הקובץ שלך או רק להציג אותו? האם אתה צריך לתת להם גישה לגרסה החיה או הסטטית של המסמך? אפשרויות השיתוף שלך ישתנו בהתאם לתשובות לשאלות אלו.

כונן Google מורכב מכמה תוכניות, כולל מסמכים לעיבוד תמלילים, גיליונות לגיליונות אלקטרוניים ושקופיות למצגות. התהליך לשיתוף בתוך כל תוכנית דומה למדי; להלן נתמקד ב- Google Docs.

אתה יכול לגשת ל- Google Docs בכמה דרכים: אתר Google Docs בדפדפן שלך; תוכנית גיבוי וסנכרון של גוגל במחשב שלך; או אפליקציות Google Docs עבור iOS או Android.

שתף מסמך חי

זה עתה יצרת והשלמת מסמך ועכשיו אתה רוצה לשתף אותו. במקרה זה, תרצה לשתף את המסמך בשידור חי עם אחד או יותר אנשים. לחץ על כפתור השיתוף בפינה השמאלית העליונה (או לחץ על תפריט קובץ ובחר שתף).



הוסף נמענים

הקלד איש קשר של גוגל או את כתובת הדוא"ל של האדם שאיתו אתה רוצה לשתף את הקובץ; אתה יכול לשתף קובץ עם עד 200 אנשים או קבוצות. לחץ על החץ הנפתח ובחר אם ברצונך שהאדם או האנשים יוכלו לערוך את המסמך, להכניס אליו תגובות או להציג אותו רק. אתה יכול גם להוסיף הערה להזמנת הדוא"ל. לחץ על שלח.

אם לאדם יש חשבון Google, הדוא"ל שלך נשלח. אם לנמען שלך אין חשבון Google, מוצגות בפניך שתי אפשרויות. אתה יכול לשלוח הזמנה, ובמקרה זה לאדם יש 14 יום להיכנס באמצעות חשבון Google כדי לערוך, להגיב או להציג את המסמך.

לחלופין, אתה יכול ליצור ולשלוח קישור למסמך שלך, ובמקרה זה הנמען יכול להציג את המסמך ללא חשבון Google אך לא לערוך או להגיב בו.



קבלת הזמנה

בצד השני הנמען שלך פותח את הדוא"ל שלך ולחץ על הכפתור כדי לפתוח במסמכים. אם לאדם יש חשבון Google, הוא מתבקש להיכנס אליו כדי לערוך, להגיב או להציג את המסמך שלך ב- Google Docs.

אם לאדם אין חשבון Google ובחרת באפשרות לשלוח את הקישור, המסמך נפתח ב- Google Docs שם האדם יכול לקרוא אותו אך לא להגיב עליו או לערוך אותו. אותו אדם לא יכול לבקש תגובה או גישה לערוך אלא אם יש לו חשבון Google.

אם לאדם יש חשבון Google וניגש למסמך עם הרשאה לערוך אותו, הוא או היא יכולים ללחוץ על הכפתור האומר עריכה בפינה הימנית העליונה ולשנות את האפשרות להצעה או להצגה. אם האדם ניגש למסמך באישור להגיב בו, הוא או היא יכולים ללחוץ על הכפתור האומר הצעה ולשנות את האפשרות לתצוגה.



קבל קישור ניתן לשיתוף

כדי להפיץ קישור ישיר למסמך במקום לשלוח הזמנות, לחץ שוב על כפתור השיתוף ואז לחץ על האפשרות "קבל קישור שניתן לשתף אותו". אפשרות זו שימושית אם ברצונך לשתף את המסמך עם אנשים מרובים בכל עת, כמו למשל להוריד אותו לערוץ Slack.



בחר הרשאות

לחץ על התפריט הנפתח של "כל מי שיש לו קישור יכול…" על מנת לבחור את ההרשאות המתאימות. כאן תוכלו לתת למקבלים את היכולת לערוך, להגיב או להציג.



העתק קישור לשיתוף

לחץ על הכפתור להעתקת קישור. כעת תוכלו להדביק את הקישור ליישום אחר על מנת לשתף את המסמך. הנמענים צריכים רק ללחוץ על הקישור כדי לקבל גישה למסמך, אך שוב, הם יצטרכו להיכנס באמצעות חשבון Google תוך 14 יום כדי לערוך או להגיב.



אין כניסה ל- Google

מה אם אתה רוצה שאנשים יוכלו לערוך או להגיב במסמך מבלי שיצטרכו להיכנס לגוגל? לחץ שוב על כפתור השיתוף. לחץ על התפריט הנפתח של "כל מי שיש לו את הקישור יכול…" ולחץ על עוד.



קישור אפשרויות שיתוף

כעת תוכלו לשחק עם שלוש אפשרויות לשיתוף קישורים. האפשרות הראשונה עבור ציבור באינטרנט מאפשרת לכל אחד לגשת למסמך שלך באינטרנט באמצעות הקישור הנכון. אתה יכול להגדיר הרשאות כדי להגביל משתמשים אחרים לערוך, להגיב או פשוט להציג את המסמך. תלוי באילו הרשאות תבחר, הנמענים יכולים למעשה לערוך, להגיב או להציג את המסמך מבלי שיצטרכו להיכנס לגוגל.

האפשרות השנייה עבור כל מי שיש לו את הקישור מאפשרת לאנשים לגשת למסמך שלך אם הם יודעים את כתובת האתר שלו. אפשרות זו בטוחה מעט יותר מהראשונה, תלוי כמה אתה צופה שהקישור ישותף.

האפשרות השלישית עבור כבוי מבטלת את שיתוף הקישורים כך שרק אנשים שאתה מזמין ישירות יכולים לגשת למסמך.



אפשרויות שיתוף מתקדמות

בשלב הבא, כיצד תוכלו לשתף ביתר קלות את הקישור למסמך או להסיר שיתוף לחלוטין? לחץ על הקישור למתקדמים.



אפשרויות שיתוף והרשאות

כאן תוכלו לשתף את הקישור באמצעות Gmail, Google+ (לעת עתה), פייסבוק או טוויטר. אתה יכול לשנות את ההרשאות עבור כל מי ששיתפת את הקובץ איתו או להסיר כל אדם משיתוף הקבצים לחלוטין. ניתן גם לבדוק אפשרות למנוע מעורכים לשנות גישה ולהוסיף אנשים חדשים, ולהשבית אפשרויות להורדה, הדפסה והעתקה עבור מגיבים וצופים.



פרסם באינטרנט

עדיין לא סיימנו. ישנם טריקים נוספים לשיתוף בשרוול של גוגל. לחץ על תפריט קובץ ובחר פרסם באינטרנט.



מתכונן לפרסום

בחלון פרסם לחלון האינטרנט, לחץ על החץ למטה לתוכן והגדרות שפורסמו. אתה יכול להחליט אם אתה רוצה שהמסמך הציבורי שלך יתעדכן בכל פעם שתבצע שינוי. כברירת מחדל, המסמך שלך יפורסם כדף אינטרנט ייעודי משלו. לחץ על פרסם ותענה בחיוב כשגוגל שואלת אם אתה בטוח.

אתה יכול גם לבחור להטמיע את המסמך, אם ברצונך ליצור קוד המאפשר להטמיע אותו בדף אינטרנט קיים. לאחר מכן אתה מעתיק את הקוד המוטמע.



דף האינטרנט שפורסם

המסמך שלך מתפרסם כדף אינטרנט נגיש לכל מי שיש לו את הקישור.



הפסק לפרסם

כדי לכבות את המסמך כדף אינטרנט, לחץ על הכפתור שאומר הפסק לפרסם.



דוא"ל כקובץ מצורף

לבסוף, אתה יכול לשלוח את המסמך בדוא"ל בכל אחד ממספר פורמטים. לחץ על תפריט קובץ ובחר דוא"ל כקובץ מצורף.



שנה את פורמט הקובץ

בחלון דוא"ל כקובץ מצורף, לחץ על התפריט הנפתח עבור צרף כ. אתה יכול לבחור לשלוח את המסמך כקובץ PDF, מסמך Word, קובץ טקסט עשיר, עמוד HTML, קובץ טקסט רגיל או פתיחת מסמך. אתה יכול גם לבחור להכניס את המסמך לדוא"ל עצמו.