התארגנו: שימוש באסאנה בעסקים

תוכן

• התארגנו: שימוש באסאנה בעסקים
• התארגנו: אסאנה בעסקים המשיכה

ככל שדוא"ל ופגישות ממשיכים לבזבז את זמננו, עסקים וצוותים בתוך עסקים נואשים למצוא דרכי עבודה חדשות שנשענות פחות על שני השדים האלה. "אסאנה או חזה", אומר מארק ארנולדי, מנכ"ל Nyaya Health, ארגון ללא כוונת רווח מתקדמת שמאבק ביעילות בתרבות החברה שלו לשם הבאת שירותי בריאות לתושבי נפאל הכפרית. Nyaya Health משתמשת בכלי עבודה וניהול פרויקטים בשם Asana כמעט בכל היבט של העסק שלה. הם משתמשים בו כדי לעקוב אחר קמפיינים לגיוס תרומות, מתכננים כיצד להביא חולים מנפאל הכפרית לבתי חולים בקטמנדו, ואף משתמשים בה כדי לבדוק את אוריינות המחשבים של מועמדים לעבודה.

"דוא"ל הוא הכלי מספר אחד שאנשים מפסיקים להשתמש בחברה שלהם כשהם מתחילים להשתמש באסאנה", אומר קני ואן זנט, העוסק בעסקים ופעילות באסנה. הניסיון של ארנולדי מאשר זאת: הדוא"ל הפנימי שלו מהווה כעת רק כעשרים אחוז מההודעות שלו, ורבים מההודעות הללו הן רק בשביל הכיף. העבודה והתקשורת האמיתית מתרחשות באסאנה.

למרות שהשתמשתי בעצמי באסאנה מזה זמן, רציתי לחקור ביתר פירוט כיצד ניתן להשתמש בעסקים כדי לייעל את התקשורת ולהפוך את היעילות לצוותים. ביקרתי בארנולדי ועוזרת המנהלה מוניקה לנדי במטה ניו יורק בריאות בניו יורק כדי לקבל הבנה טובה יותר של האופן שבו הכלי עובד בסביבה עסקית אמיתית.

מה זה אסאנה?

כדי לתאר את אסאנה לוקח קצת פריקה למי שמעולם לא השתמש בו. זו חלקית רשימת מטלות, וחלקה כלי שיתוף פעולה מורכב. אתה יכול להשתמש בו לניהול פרויקטים, או למעקב אחר מבקש עובדים בתהליך ההעסקה. זה פתוח וגמיש הרבה באותה צורה של אברנוטה, מה שלפעמים אומר שמשתמשים בפעם הראשונה מסתכלים על צפחה ריקה, לא בטוחים כיצד להתחיל. אבל ברגע שתהיה בזה, אסאנה, כמו אברנוטה, יכולה להפוך לכל מה שאתה צריך.

אסאנה חיה בענן, והממשק הראשי מקוון (באתר asana.com). יש כמה אפליקציות סלולריות, אך ממשק האינטרנט טוב בהרבה ומסוגל יותר. אסאנה חופשית לעד 15 אנשים לשתף פעולה, עם חשבונות בתשלום החל מ- $ 50 לחודש ועולים משם על בסיס מספר חברי הצוות. אני ממליץ להשתמש בחשבון בחינם לפחות חודשיים-שלושה עם קבוצה קטנה של אנשים כדי לבדוק את מימיו וללמוד את החבלים, מכיוון ששימוש באסנה מסתמך ביעילות רבה בהתאמתו לזרימת העבודה והצרכים שלכם.

כפי שאתה יכול לראות בסרטון שבראש מאמר זה, בבסיסו, אסאנה מאפשרת לך לרשום משימות, להקצות אותם למישהו (כולל לעצמך), להוסיף תאריך יעד, לרשום הערות על המשימה ולהוסיף עוקבים שיכולים פיקוח על ההתקדמות שלך או תרום לשיחה סביבו.

למשימות יכולות להיות משימות משנה. ניתן לגרור את כל המשימות ולשחררן למיקום מתאים. ואתה יכול להוסיף כותרות קטע ברשימות המשימות שלך כדי לציין, ובכן, כל מה שאתה רוצה. כותרות קטעים הן קווי תיחום, והן מועילות לך לעזור לפרק את החלקים המרכיבים בתהליך גדול מאוד או מסובך. תוכלו ללמוד הרבה יותר על אופן העבודה של אסאנה באופן כללי על ידי צפייה בכמה מסרטוני ההדרכה שאסנה מספקת.

חלק מהשימושים הכלליים של אסאנה בעסקים כוללים

• גיוס, שכירה ומעקב אחר מועמדים
• הכשרת עובדים ורשימת בדיקות חדשות שהתחילו לעבוד בחברה
• ניהול פרוייקט
• ניהול זרימת עבודה
• ניהול רשימה
.

כשנפגשתי עם צוות הבריאות Nyaya, הם הראו לי כיצד למעשה חלק מהשימושים הללו נראים ופועלים בחשבונות אסאנה שלהם.

אסאנה בעסקים בפעולה

ב- Nyaya Health יש חמישה אנשים בניו יורק, ארבעה בבוסטון, אחד בקטמנדו, וכ- 165 אנשי צוות ומתנדבים בשטח בנפאל, שם קישוריות לאינטרנט לא תמיד זמינה. חברי צוות הליבה במשרד בארה"ב הם המשתמשים העיקריים של אסאנה, אם כי כמה מנהלים בנפאל משתמשים במערכת גם כדי לתאם.

המנכ"ל מארק ארנולדי החל להשתמש באסנה למטפלים האישיים שלו בשנת 2012, וכמה חודשים אחר כך הביא את הכלי לבית. בשנה שחלפה מאז הוא יצר תרבות חברה סביב אסאנה, ואמר לעובדיו שזה יעבוד רק אם יהיה לו רכישה מלאה של כולם. מכאן "אסאנה או חזה".

הנה כמה מהדרכים בהן הם משתמשים באסאנה שמצאתי די המצאתיים:

רשימה: תחומי אחריות. אחת הדרכים שהצוות של ארנולדי משתמש באסנה הוא לשמור על רשימת האחריות בתוך הארגון ולמי הם נופלים. יש להם פרויקט שנקרא תחומי אחריות, בו כל פריט או משימה ברשימה הם באחריות, כמו תוכנית NYC Intern, תוכנית Crowdfunding Care, וביקורת 501c3. האחראי רשום כמקבל המשימה המתאימה. לכל אחד ב- Nyaya יש גישה לפרויקט זה. כאשר מישהו צריך לקבוע מיהו האדם הנכון בארגון לצורך העניין, הוא יכול פשוט להתייעץ עם הרשימה. ארנולדי אומר כי היתרון המשני מרשימה זו הוא שאנשים חשים יותר בעלות על תחומי האחריות שלהם כאשר שמם מופיע ליד אחד, ברור ככל היום, שכולם יראו.

מעקב: מועמדים לעבודה . כאשר תפקיד ב- Nyaya פתוח, צוות הגיוס פונה לפרויקט שיש להם למעקב אחר מועמדים. כותרות המדור בפרויקט זה מציגות את השלבים השונים של בחינת המועמדים. "המשימה" היא שמו של מבקש העבודה. כל ההערות הנוגעות למבקש והראיונות שלו או שלה נשארים עם המשימה כהערות. כאשר המועמד עובר כל שלב, צוות הגיוס גורר את האדם / המשימה לאורך השרשרת כדי להופיע מתחת לכותרת הסעיף המתאימה הבאה. לדוגמה, אם מועמד בשם Sandeep מעביר את מעקב הדוא"ל וראיון טלפוני, משימת "Sandeep" מועברת לשלב הבא, "ראיון אישי", וכן הלאה כשהוא עובר עד שתוצע הצעת עבודה. כאשר Nyaya מוצא עובדים פוטנציאליים גדולים שאינם יכולים לתפוס עמדה כרגע, הם מעבירים אותם לפרויקט אחר (שוב, בעזרת יכולות גרירה ושחרור). התוצאה היא מאגר מזדמן להזדמנויות גיוס עתידיות. כל ההערות לגבי הראיון של המועמד עדיין מאוחסנות במשימה לשמירה, כך שקל להתייחס לקובץ גם אם הוא מתייחס לראיון שהתקיים לפני שנה.

מבחן: מיומנויות שכירות חדשות. שימוש נוסף בהמצאה באסאנה בתהליך העסקת Nyaya Health הוא להזמין מועמדים לסביבת עבודה של אסאנה ולהקצות להם משימות. איך הם עונים על המשימות? עד כמה הם עונים על שאלות שנשאלות בתגובות למשימות? האם הם יכולים להבין כיצד להשתמש באסאנה על סמך מה שהם רואים בממשק? לדברי ארנולדדי ולנדי, מבחן זה לא רק מאפשר להם לראות כיצד המועמדים חושבים באמצעות בעיות קשות, אלא גם בוחנים את אוריינות המחשבים שלהם. הם לא מחפשים מומחיות באסאנה, אך הם רוצים אישור לכך שאנשים שהם שוכרים יעילים בלמידה ושימוש בטכנולוגיות חדשות.

שכפול תוכנה. ארנולדי הודה שלעתים החברה שלו חוקרת תוכנות פרודוקטיביות אחרות בהן העמותה שלו אולי תרצה להשתמש, אך לרוב יכולה לשכפל את הפונקציונליות הליבה שלה באסאנה, מבלי לבזבז כסף נוסף. צוות Nyaya יבנה תבניות באסאנה לפונקציה מסוימת, ואז ישכפל את התבנית וישנה את השם שלה כאשר יש להם פרויקט בפועל לביצוע. מוסכמות שמות, כלומר איך לתת שם לפרויקט, נמצאות בכותרת התבנית. לדוגמה, תבנית לפרויקט פיתוח חדש נקראת: "SUBMISSION TEMPLATE; ENTITY: PROJECT TITLE: DUE DATE (PROJECT MANAGER)." אתה לא יכול להיות הרבה יותר ברור מזה.