התארגנו: קחו פיקוד על המסים שלכם

בין אם אתה מגיש את המסים בעצמך או משלם לרואה חשבון עבור עזרה מקצועית, הדבר הטוב ביותר שאתה יכול לעשות בכדי לגרום לתהליך לעבור בצורה חלקה - ולוודא שלא תפספס כסף או הפסקות מס - הוא לארגן את מסמכי המס שלך. אבל איך עושים את זה?

כמו הרבה משימות התארגנות, הסדר המסים שלך הוא יותר הרגל שעליך לחיות לאורך כל השנה, ולא משימת ניקוי אחת יחידה. כפי שתראו, זהו משחק של תנועה קדימה וגם אחורה.

התחל על ידי קדימה

למרות שהמועד האחרון להגשת מסים על הכנסה בארה"ב הוא 15 באפריל, אתה באמת צריך להתחיל לארגן את המסים שלך בינואר 1 - לשנה הבאה, כלומר. התחל בפיתוח הרגלים חדשים לשמירת טפסי תרומה, קבלות על הוצאות זכאיות ומסמכים אחרים לשנה הנוכחית. במילים אחרות, התחל לארגן את תקבולי 2014 שתגיש בשנת 2015.

בהרבה פרויקטים ארגוניים, קל להפנות את תשומת ליבך לצרכן, אך לרוב מועיל יותר ליצור מערכת טובה יותר קדימה. תאריך הגשת השנה הבאה יהיה כאן לפני שידעת זאת.

כבר התחלתי תיקיה שכותרתה "מיסים לשנת 2014". ברגע שיש לי מסמך ששייך בתיקיה הזו, כמו קבלה בדואר אלקטרוני ממתן תרומה מקוונת, אני אשים אותו שם מייד. אם יש לי מסמך נייר, אשאיר אותו בתיקיה מעל הסורק שלי עד סוף השבוע, כשיהיה לי הזדמנות לספרת אותו ולהוסיף אותו גם לתיקיה הווירטואלית.

הצבת המסמכים הללו במקומם במהירות, בזמן שאתה אוסף אותם, היא באמת המפתח להקל על ביצוע המסים שלך אחר כך. (לקבלת שיטות עבודה מומלצות נוספות לניהול תיקיות המחשב שלך, ראה ארגן: השתמש בתיקיות כדי להסיר את שולחן העבודה שלך.)

האם עליכם לשמור על מקורי נייר?

נניח שאתה סורק את מסמכי המס שלך. האם כדאי לשמור גם על המקוריות?

"כשאנשים דיגיטציה של נייר, הם מרגישים לפעמים שהם חייבים לשמור על המקור, אבל מבחינת מס הכנסה והממשלה, עותקים דיגיטליים של קבלות ומסמכים מקובלים", אומר כריס ברביאר. ברבייר הוא סגן נשיא לניהול מוצרים בחברת Neat, שמייצרת את מוצרי הסורק השולחני של Neat, כמו סורק המסמכים NeatConnect, ופתרון האחסון המקוון של NeatCloud. הוא גם היה רו"ח במשך מספר שנים. אחד מתחומי ההתמחות של Neat הוא איתור ותיוג אוטומטית של מסמכי מס מסוגים מסוימים כשאתה סורק אותם.

ארגן לפי שנה, אחר כך חודש ולבסוף קטגוריית מס

עבור כל המסמכים שלך, גם נייר וגם דיגיטלי, תייג את התיקיות שלך לפי שנת המס - ולא השנה שבה אתה מגיש טפסים אלה.

Barbier ממליץ על ההיררכיה הבאה להמשך תיוג וארגון:

• שנה
• חודש או תאריך
• קטגוריית מס (כלומר, היכן שהמסמך יופיע על המסים שלך).

אם אתה משלם לרואה חשבון כדי להכין את המיסים שלך, אומר ברבייר, שיטת הסיווג הזו עשויה בסופו של דבר לחסוך לך כסף מכיוון שארגנת את כל המסמכים כבר בשבילו, ובכך שעות החיוב יהיו פחותות. "אתה לא רוצה לשלם לרואה החשבון כדי לארגן ארגז נעליים של מסמכים", הוא אומר.

להסתכל אחורה

כשמגיע הזמן להגיש את המסים שלך, רוב האנשים מתחילים להסתכל אחורה על הגשת השנה הקודמת שלהם (אלא אם כן זה הלך כשורה, כמובן). אלא אם כן אתה או העסק שלך עברו שינוי סטטוס משמעותי (כגון קניית בית או מתחתנים), הניכויים והטפסים שאתה מגיש השנה ככל הנראה יהיו דומים או זהים לשנה שקדמה לה. השתמש בטפסים הישנים האלה כהנחיה, כמו רשימת בדיקה, כדי להיות בטוח שאתה לא מפסיד שום דבר.

אם אתה מגיש את המסים בעצמך, תסתכל ברשימה שלנו עם תוכנת המס הטובה ביותר לשנת 2014. לקבלת שירותי הגשת מיסוי מקוונים בחינם והגשת תשלומים, בחירת העורכים שלנו היא TaxACT חינם הפדרלית ובשירותים בתשלום, TaxACT Ultimate Bundle הוא העורכים שלנו 'בחירה. (שים לב ש PCMag לא ממליץ לכל משלמי המס בארה"ב להשתמש בשירות הגשת מס מקוון. במקרים רבים, במיוחד עבור כל מי שיש לו החזרי מס מורכבים, מכין מס אנושי הוא אפשרות בטוחה יותר.)

בהתבסס על ביקורות אלו הגשתי את מסי 2012 וגם 2013 באמצעות TaxACT, שיש אפשרות לייבא את המידע של השנה הקודמת כדי לעזור לך להוביל את השנה הנוכחית. אהבתי גם שב- TaxACT, קל היה להשתמש בכלי העזרה כדי לחפש טופס ריבית למשכנתא שהיה לי בהישג יד, אך שלא עלה אוטומטית כשעברתי אחר אשף הכנת המס. פשוט הקלדתי את מספר המסמך וקישור הביא אותי היישר לדף בו אוכל להזין את המידע.

לגבות ולנקות

אם אתה שואף לנהל חיים נטולי נייר וגרד את כל מסמכי המס שלך הרגישים, עליך לגבות עותק של המסים הדיגיטליים שלך.

"יש אנשים שיש להם חשש להשתמש בענן למשהו רגיש כמו מסמכי מיסים, אבל אתה תמיד רוצה שיהיה לך גיבוי איפשהו, בין אם זה מחשב אחר, או כונן חיצוני, או הענן, " אומר ברביר. ובוודאי, ישנן אפשרויות רבות של תוכנה שעוזרות לך לגבות את נתוני המחשב שלך, אבל, עם מסמכים רגישים כמו טפסים למס, האם אתה צריך לנקוט אמצעי זהירות נוספים?

מארק גרייס, סגן נשיא לעסקי צרכנים עולמיים של תוכנה מוחלטת (מה שהופך את LoJack למחשבים ניידים), פחות מודאג מהמידע בענן ויותר מודאג מעותקים נשכחים של מסמכים שנשארו בסמארטפון או במחשב. נניח שאתה מצלם תמונה מהירה של טופס W2 שלך ומעלה אותה ל- Evernote, שם OCR הופך את התמונה לחיפוש טקסט. זה נשמע כמו רעיון נהדר, אבל כנראה שהתמונה עדיין נמצאת בטלפון שלך. "ברגע שאתה מצלם את המסמכים הרגישים שלך אתה מסכן את עצמך. אין דרך לעקוף את התרחיש הזה, " אומרת גרייס.

"ברור שיש ענף מסיבי סביב הדיגיטציה של מיסים", אומר גרייס, "אבל אני חושב שאתה צריך להיות ער לענין." אתה צריך להיות באחריות מסוימת, הוא אומר, למחוק עותקים של מסמכים שעשויים להתגורר במקומות שתשכח, כמו גליל המצלמה של הטלפון שלך.

בנוסף לגיבוי המסים שלך, גרייס ממליצה להשתמש בשירות הן במכשירים הניידים והן במחשבים הניידים המאפשרים למחוק אותם מרחוק במקרה של אובדן או גניבה. "הגנבים מעוניינים למצוא את הנתונים שלך כאשר הם גונבים מכשיר."

כסף בבנק

אני מקווה שתקבל החזר מס שמן השנה. כאשר התוצאה של החזרי מס היא לטובתך, ככל שתגיש מוקדם יותר ככלל, ככל שתקבל החזר זה במהירות רבה יותר. אם אתה מארגן את הקבלות, המסמכים והניירות שלך עכשיו להגשת השנה הבאה, אולי תקבל מזומנים לשנה הבאה מוקדם יותר. וככל שהכסף מוקדם יותר בידך, כך מוקדם יותר יוכל להרוויח לך הכנסות ריבית… עליהן תוכל לדווח בשנה שלאחר מכן.