התארגנו: פגישות יצרניות יותר

ג'ף וויינר, מנכ"ל לינקדאין, פרסם לאחרונה מאמר עם הכלל האחד שלו לחיסול ישיבות חסרות תועלת: אין מצגות. אני מגיע לאן שהוא הולך, אבל זו אמירה אבסולוטיסטית ואני לא יכול לומר שאני מסכים עם זה במאה אחוז מכל הנסיבות.

הדרך לקיים פגישות טובות יותר, אני מאמין, היא להבין תחילה איזה סוג פגישה אתה מתכוון לקיים, ואז לארגן את עצמך ולהתכונן לכך בהתאם. נקיטת מספר צעדים פשוטים בשלב התכנון של פגישה עוברת דרך ארוכה לקראת הפיכתה לפרודוקטיביות יותר עבור כולם.

4 סוגים של מפגשים

במוחי, ישנם ארבעה סוגים של פגישות. אם מעולם לא חשבת על סוג הפגישה שאתה מתכוון לקיים, זה יכול להיות מחצית הבעיה שלך.

מפגש הסברה. פגישה הסברה היא בדיוק זה, פגישה המשמשת להפצת מידע. בדרך כלל ישיבות מידע בעירייה חצי שנתית. תדריך יחסי ציבור הוא בדרך כלל גם מידע. בדרך כלל, רק למפלגה אחת יש מידע לשתף. הנוכחים שם כדי לקלוט את זה.

מפגש דיון / שיתוף פעולה. פגישות סיעור מוחות הן דוגמאות לישיבות דיון או שיתוף פעולה. בפגישה מסוג זה עשוי אחד או יותר מהצדדים המעורבים לעבוד על סדר היום. מידע נועד לבוא ממספר אנשים. פגישות שיתופיות הן לרוב גם פגישות עם פתרון בעיות.

פגישת צ'ק-אין. הצ'ק-אין הוא פגישה מתוזמנת באופן קבוע, בדרך כלל סביב פרוייקט מסוים, שיכול להימשך או להיות מועד סיום צפוי. Scrums יומי הם דוגמא לצ'ק-אין. ביצוע הצ'ק-אין טוב לוודא שכל הגורמים המעורבים מתעדכנים בנוגע לבעיות, פתרונות, שינויים, התקדמות וכו '. אחד היתרונות של פגישות הצ'ק-אין הרגילות הוא שלעתים קרובות הם יכולים להיות קצרים מאוד.

פגישת עבודה. ישיבות עבודה הן מועדפות אישית. בפגישת עבודה אתה עושה עבודות שצריך להסתיים. זה פשוט כמו זה. פגישות עבודה מבטלות דחיינות באיבו. לעתים קרובות הם משתפים פעולה. דוגמה אחת למה שניתן להשיג בפגישת עבודה הייתה מתכנתים ובעלי עניין המתאחדים בכדי ליישם שינויים בקוד (נניח לאתר או למוצר אינטראקטיבי אחר) ששני הצדדים יכולים רק לאמת בצורה מדויקת בנוכחות אחד אחר.

כיצד להפוך את הפגישות לפרודוקטיביות יותר

1. תזמן במהירות. למעט במקרה של ניהול פרויקט מתמשך או ארוך טווח, אני שונא פגישות המתוכננות ליותר משבועיים-שלושה בחוץ. לעתים קרובות לפני קביעת פגישה יש שיחות בין כל הצדדים, במייל, בטלפון או באופן אישי, ואני מעדיף שהשיחות הללו יהיו חדשות בעיניי לפני הפגישה. קבע תזמון רחוק מדי, והמידע הרלוונטי יעבור מזמן מראשי.

כשמנסים למצוא זמן שמתאים למספר אנשים שאינם מעמידים את היומנים שלהם, תוכלו להשתמש באתר חינמי בשם Doodle, המאפשר לכם ליצור סקר בו אנשים יכולים לציין את השעות שהם חופשיים.

2. השתמש בשורת נושא ברורה. בהזמנה לפגישה, קיום שורת נושא ברורה הוא המפתח לפרודוקטיביות של כולם. שורת הנושא אמורה לציין בכמה מילים את המטרה הכללית של הפגישה. זה עוזר לאנשים לדעת לפני שהם מופיעים או מחייגים לפגישה למה הם צריכים לצפות.

שורת נושא כתוב בבירור יכולה גם להצביע על גורמים מסוימים לגבי מה שהם צריכים להכין לקראת הפגישה.

3. יש סדר יום או יעדים. כל מפגש זקוק לאג'נדה או רשימת יעדים. תלוי במורכבות הפגישה, ייתכן שלא תצטרך שהיא תהיה מפורשת, ובמקרה זה יש לציין אותה באופן מרומז בשורת הנושא. דוגמה לכך היא "נושא: הגדר מערך עבור גיליון המגזין באוקטובר" - המטרה היא להשלים את המשימה בפגישת עבודה.

מטרת פגישת הצ'ק-אין היא לבצע צ'ק-אין, לבדוק את ההתקדמות ולעורר חששות, כך שסביר להניח שלא תזדקק לאג'נדה מפורשת לסוגי פגישות מסוג זה.

ישיבות דיון באמת מרוויחות מקיום סדר יום. כל אחד צריך לקבל את סדר היום לקראת הפגישה. אני ממליץ לכלול אותו בשדה ההערות של בקשת הפגישה.

כאשר מנהיג המפגש לוקח את הזמן לכתוב אג'נדה או רשימת יעדים בסיסית, זה גם עוזר לה להתמצק במוחה עצמה את מטרת הפגישה וכיצד היא תכוון אותה.

4. הגדירו את מנהיג הפגישה. כל מפגש זקוק למנהיג או מנהיגים משותפים. ברוב המקרים, מנהיג הפגישה ידוע באופן מרומז: זה מי שהתקשר לפגישה או שיש לו מה לשתף, במקרה של פגישה הסברתית. בפגישה טלפונית ווידאו צ'אט (למשל, Webex), זה לעתים קרובות האדם שיוזם את השיחה.

המפגש הגרוע ביותר שאי פעם השתתפתי בו לא היה מנהיג, ובאמצע המפגש, הבנתי שכמה גורמים שמעורבים חשבו שאני אמור לנהוג בפגישה. זה היה מקומם וממורמר בבת אחת, שלא לדבר על פרודוקטיביות לחלוטין. בסצנה אחרת פזיזה, התקשרתי פעם לפגישה, קבעתי אותה והתכוונתי במלואה לנהל אותה, רק כדי שעמית אחרת תשתלט עליה לחלוטין - גם מעצבנת.

5. לאבד את הטכנולוגיה, אבל עשה את ההדגמה. כן, מאמר זה נועד לכסות נושאים הקשורים לטכנולוגיה, וכן, אני אומר לך להפסיד לפחות חלק מהטכנולוגיה שלך כדי לקיים פגישות יצרניות יותר. לפני שאתה מבזבז את זמנך ביצירת סיפון PowerPoint, שאל את עצמך "האם אתה באמת צריך מצגת בכלל?" אם התשובה היא כן, זכור שיש להשתמש בשקופיות כדי להעסיק אנשים ולחזק את הנקודות שלך - לא להפוך אותם למענך. אף אחד לא מתרשם ממגבוני כוכבים, ואף אחד לא רוצה לצפות בסרטון כשהם באו לשמוע אתכם מדברים או לקיים אתכם דיון.

אם יש לך מוצר או שירות להשוויץ, הדגי כיצד הוא עובד! אל תציג תמונות או קטעי וידאו. תן להם את מקוי האמיתי.

אם אתה רוצה למסור מידע מסוים לכל משתתף בפגישה, כולל תמונות וסרטונים, שלח אותם אליהם לפני הפגישה כדי שיוכלו להכיר את החומר, שיהיה פרודוקטיבי יותר עבור כולם בכל מקרה. אז אתה יכול להקדיש את זמנך להגיע ללב העניין, וכנראה שגם בהרבה פחות זמן.