התארגנו: ניהול מסמכים משפחתיים דיגיטליים

אנשים נואשים להיפטר מהעיתון בחייהם. ארכיונים דיגיטליים מגיעים עם כל כך הרבה יתרונות. אתה יכול לחפש אותם ביעילות. אתה יכול לגבות מסמכים אלקטרוניים למספר מיקומים כך שתוכל לגשת אליהם בכל עת ובכל מקום. ושיתוף מסמכים דיגיטליים עם בני משפחה, עורכי דין וכל מי שצריך אותם, זה כל כך הרבה יותר קל מאשר צילום נייר או פקס.

אך לפני שתתחיל לסרוק את המעשה לביתך ולדחוף את כל החשבונות וההצהרות החודשיים שלך לדוא"ל, חשוב לחשוב מה אתה מקווה להשיג על ידי מעבר לתבנית כל-דיגיטלית, כשירותים שונים שיכולים לעזור לך לעשות זאת אוטומציה של חלק גדול מהתהליך. תרצו לדעת בדיוק מה הפתרונות השונים הללו עושים מכיוון שכולם נותנים לכם תוצאות שונות מאוד. האם בסופו של דבר תהיה מרוצה מהתוצאות הללו תלוי במידה רבה ביעדים המקוריים שלך.

שירותי סנכרון קבצים (פיתרון ה- DIY)

אתה יכול בקלות לאחסן ולנהל מסמכים משפחתיים באופן מקוון באמצעות Dropbox, Box, SugarSync או כל פתרון אחסון ענן אחר, אך ישנם יתרונות וחסרונות לשיטה זו.

מקצוענים. ככל הנראה השימוש בשירות סינכרון קבצים זול (אתה יכול בקלות לקבל 5 ג'יגה בחינם), ופשוט מאוד לסוגים מסוימים של מסמכים ( למשל , מסמכים בודדים, במקום שטרות או הצהרות חוזרות ונשנות), במיוחד אם כבר יש לך סנכרון קבצים. הגדרת חשבון. שירותי סינכרון קבצים מציעים תכונות שיתופיות, כך שתוכלו להנגיש את הקבצים לאחרים במשפחתכם, או לעורך הדין שלכם וכדומה.

חסרונות. אם אתה רוצה לשמור חשבונות וחשבונות חודשיים בחשבון זה, זה לא יהיה אוטומטי. תצטרך להיכנס בכל חודש לכל החשבונות שלך ולשמור קובצי PDF באופן מקומי בתיקיית סינכרון הקבצים. אתה גם לא תקבל תזכורות לנקוט בפעולה זו, הרבה פחות לשלם את החשבונות שלך. לבסוף, תצטרך לבדוק את אבטחת השירות שבחרת כדי לוודא שהמסמכים שלך יהיו בטוחים.

למעשה, יש דרך לעקיפת הבעיה, וזה FileThis (כרגע בגרסת בטא). FileThis מתחבר לחשבונות המקוונים שלך וזורק את כל המסמכים החשובים למאגר שאתה מתחבר אליו. האפשרויות כוללות Box, Dropbox, Google Drive, Evernote ואפילו מחשב משלך.

שירותים ייעודיים: ממוקדים במימון

ישנם מספר שירותי התמחות שיעזרו לך לנהל מסמכים ביתיים ללא נייר, אך הם נוטים לשרת מטרות שונות במקצת, ולכן באמת חשוב לחשוב מה אתה באמת צריך לעשות.

מנילה (חינם), למשל, הוא חשבון מקוון שתוכלו להגדיר כדי לרשום אוטומטית את כל הדוחות החודשיים שלכם, כמו גם להזכיר לכם לשלם את החשבונות. יש לו גם תכונה מסודרת המאפשרת לך לעקוב אחר תוכניות תגמולים, כמו מיילים עלונים תכופים, והיא יכולה לדחוף אותך לנקוט בפעולה בחשבון לפני שתוקף הנקודות שלך. מנילה נהדרת לאנשים הזקוקים לעזרה בתשלום חשבונות בזמן, או לכל מי שרוצה לרכז את כל ההצהרות הללו מספקי השירות, אבל זה לא עושה הרבה יותר מזה.

Doxo דומה למנילה, אוסף את הצהרותיך וחשבונותיך, אך הוא גם מאפשר לך להעלות מסמכים ביתיים חשובים אחרים, מה שהופך אותו לארון תיוק דיגיטלי כללי יותר. אני אוהב שדוקסו משלב את האוטומציה שנמצאת במנילה עם שיטת ה- DIY לסריקה והעלאת כל המסמכים האחרים שלך. לרוע המזל, לדוקסו יש הרבה פחות שותפים ממנילה, כך שהיא לא יכולה להתחבר לזוג ספקים גדולים, כמו צ'ייס בנק, נטפליקס, קפיטל און, ועוד כמה שמות גדולים. לדוקסו יש תכונה מעניינת אחת שמנילה אינה עושה: היכולת לייצא את המסמכים שנאספו למיקום אחר, כמו למשל חשבון Dropbox, כך שתוכלו לגבות אותם.

Neat, שהופכת הן את NeatDesk והן את מרכז האחסון המקוון NeatCloud (החל מ- 5.99 $ לחודש), מתמקדת בסיוע לסרוק ולהעלות מסמכי נייר שיש לכם בבית. זה מהיר, ומאוד טוב בזיהוי ניירת מס ופיננסים בפרט, ותוכלו לסווג ולארגן לחשבון מבוסס ענן את כל השאר. חברת Neat אינה מציעה אוטומציה כלשהי למכירת מסמכים חוזרים ונשנים כפי שמנילה ודוקסו עושים.

שירותים מיוחדים: חיים ממוקדים

TheDocSafe (5.95 $ לחודש) הולך לכיוון שונה במקצת. זה מביא אותך דרך רשימה ארוכה של מידע משפחתי ואישי שאולי תרצה לרכז, כולל הרבה דברים שאולי אין לך על הנייר מלכתחילה, כגון מידע ליצירת קשר עם חירום. לאחר הגדרת החשבון הראשונית, הוא מעביר את מה שהוא בעצם שאלון כדי לוודא שהוא מכסה את כל המסמכים שעשויים להיות לך: האם יש לך בית? את נשואה? יש לך ילדים? האם יש לך צוואה ועידון אחרון? לכל אחת מהשאלות הללו, תוכל להזין תשובות ולהעלות את הכותרות, המעשים, האישורים והמסמכים הרלוונטיים הרלוונטיים.

Javont Vault דומה במובנים מסוימים, אך נועד יותר לאפשר לך להעביר את כל הפרטים האלה למוטב כשמת. ובכל זאת, זה עובד בצורה נפלאה לריכוז מאובטח של הרבה ניירת משפחתית או אישית חשובה כשאתה חי. אתה יכול לרשום מלאי של חפציך, לרשום את כל מזהי הכניסה והסיסמאות לחשבון המקוון שלך ולהשאיר הערות מפורטות ליקיריהם על מה שאתה מצפה מהם לעשות עם כל המידע הזה לאחר שתמות. Javont Vault נעול על ידי מספר ביטוח לאומי, כך שהוא מוגבל לשימוש בארה"ב בלבד.

החלק החשוב ביותר? מחשבה מחשבה

הצעד החשוב ביותר שיש לנקוט לפני הדיגיטציה והארגון הדיגיטלי של מסמכי הבית שלך הוא לחשוב מה אתה רוצה לעשות, או איזו בעיה יש לך לפתור. אם אתה מתחיל ללכת ללא נייר ללא מטרה או תוצאה ברורה בראש, אתה יכול לבזבז את המאמצים שלך, מכיוון שרבים מהפתרונות הזמינים מציעים שירותים שונים מאוד.