התארגנו: ראיון עם מייקל נאף מציירת

לראשונה נתקלתי ב- Doodle.com לפני כמה שנים כשעבדתי עם תריסר מתנדבים בפרויקט. המשתתפים היו פזורים בכל רחבי העולם - הודו, ישראל, סינגפור, קליפורניה, מסצ'וסטס - ואנחנו איכשהו היינו צריכים למצוא זמן שרובנו נוכל להיפגש באינטרנט כדי לדון בפרויקט. אחד המתנדבים שלח קישור ל- Doodle.com, ומכאן ואילך התאריכים והשעות להיפגש נפגשו כמו קסם.

Doodle הוא אתר ושירות חינמי שהופך את התזמון לפשוט כמו יצירת סקר. אתה מזמין אנשים למשאל, והם פשוט מסמנים את השעות שבהם הם פנויים לפגישה על סמך מספר אפשרויות שהיוצר מציע. זהו חלום התייעלות.

מיכאל נאף (גם איתו את נאף) הקים את דודל בשנת 2007 והוא מנכ"ל החברה שבסיסה בציריך. היה לי העונג לדבר איתו לאחרונה על אופן הפעולה של דודל ככלי שמקדם ארגון ויעילות. הוא גם חלק כמה עצות משלו להישאר פרודוקטיבי ומסודר.

אבל ראשית, סקירה מהירה של אופן הפעולה של Doodle.com:

ג'יל דאפי: אני חובב ענק של דודל, ואני חייב לומר, אני מרגיש שאני מציג את זה לאנשים כל הזמן. האם זו בעיה, להוציא את המילה?

מיכאל נאף: מצד אחד, אנחנו מצליחים מאוד. אנו עומדים כעת על יותר מ 15 מיליון משתמשים בכל חודש. אז זו הצלחה מדהימה ומאוד מרגשת עבורנו. אבל מצד שני, עדיין יש הרבה פוטנציאל בחוץ אם אתה מחשיב שכמעט כל אחד צריך לעשות תזמון בשלב זה או אחר.

מנגנון התקשורת הטוב ביותר שלנו הוא הכלי, השירות עצמו, מכיוון שיש בו ויראליות מובנית ממש. אתה מקבל אנשים אחרים על הפלטפורמה על ידי תזמון מכיוון שאתה צריך להזמין אנשים להשתתף בסקר שלך שאתה שולח.

ג'יי.די: ככה בהחלט גיליתי את זה. ספר לי על ההתקדמות בפריון בזבוז פחות תזמון זמן באמצעות כלי כמו Doodle.

מ.נ.: זה קשור למחקר שנערך לאחרונה. לפני שנתיים ערכנו מחקר בו בדקנו כמה זמן אנשים צריכים לארגן את הפגישות שלהם כל שבוע. מצאנו שאנשים יוכלו לחסוך עד חצי יום בכל שבוע אם הם יוכלו להוציא את כל הזמן הקדיש לארגון פגישות.

מחקר חדש זה נהגנו לברר מה התזמון המקוון בפרט מסייע לכם לחסוך מבחינת זמן, בהשוואה לאמצעים קלאסיים, כמו אימיילים או שיחות טלפון. מצאנו שאתה יכול לחסוך עד שני שליש מהזמן שאתה צריך לתזמן, פשוט על ידי הוצאת התיאום האנושי מהלולאה והפיכת כל התהליך ליעיל יותר ופחות עצבים.

JD: מה המספר הממוצע של אנשים בלוח זמנים לפגישות נתון?

מ.נ.: במקרה שלנו הממוצע הוא אי שם סביב חמש עד שש. שם בדיוק אתה מתחיל לחסוך אולי מחצית מהזמן שתצטרך לתזמן [לעומת תזמון באמצעות דואר אלקטרוני או טלפון], ואתה חוסך יותר ויותר זמן ככל שאנשים משתתפים. למעשה, אנו רואים הרבה סקרי תזמון לעשרה אנשים, 20 איש, עד מאות אנשים.

ג'יי.די: אני חושב שאם יש לך רק שניים או שלושה אנשים, אינך זקוק לכלי לתזמון. בשלב זה יתכן שיהיה קל יותר לדבר עם אנשים ולחסוך זמן כך.

מ.נ.: לעתים קרובות זה כן. זה מאוד נכון. במקרה של שני אנשים, יש לנו כלי לתזמון אחד על אחד. קוראים לזה MeetMe וזה עובד קצת אחרת. אתה מפרסם את זמני החופש והעמוס שלך בלוח שנה קטן שפורסם בכתובת האתר האישית שלך ב- Doodle.com.

אז במקרה שלי זה Doodle.com/myke. אתה יכול לפרסם אותו, ואם אנשים רוצים לפגוש אותך, הם פשוט יכולים להמשיך ולהציע הצעות ב- [לוח השנה שלך] עם סבירות גבוהה שיהיה לך זמן כי הם יכולים לראות את משבצי הזמן הפנוי שלך. ואז אתה יכול לקבל, לדחות או להתעלם מהבקשה.

נכון שלשלושה אנשים אתה עדיין יכול להגיע לתוצאה באמצעות דואר אלקטרוני או טלפון, אבל אני מוצא שהשיטה הזו לא מהירה כמו שימוש בכלי כמו Doodle.

JD: האם לוח השנה הזה מתחבר לכלים אחרים, כגון Outlook או לוח השנה של גוגל?

מ.נ.: כן, זה כן. כל מה שיש לנו ב- Doodle - יש לנו גם כלי לפיתרון פגישות ללקוחות בשם BookMe שלוקח את זה צעד אחד קדימה עבור, למשל, סטודיו לעיסוי או מה לא - כל המוצרים הללו מציעים שילוב לוח שנה. הכל מבוסס על אותה טכנולוגיה בסופו של דבר. זה אחד היתרונות. אם אי פעם אכלס את לוח השנה שלך, בין אם זה Outlook או iCloud [תמיכה ב- iCloud שהושק רק לאחרונה], או לוח השנה של Google, לאחר שתתחבר ליומנים אלה, תוכל להשתמש בשירותים בכל השירותים שאנו מספקים. זה יהפוך את כל התהליך ליותר חלק וקל יותר עבורך.

ג'יי.די: אני רוצה לגבות לרגע לתמונה הגדולה יותר ולדבר על תפוקה בכלל. כתב שאל אותי לפני כמה ימים אם אנחנו אובססיביים לפרודוקטיביות, ואני חושב שזה נכון במיוחד לאמריקאים. מאז שנות השבעים, מאז שקיבלנו יד על מחשבים במקום העבודה, חשבנו שנהיה יעילים כל כך הרבה יותר, עד שאולי נשיג יותר זמן בחזרה ואולי אפילו נעבור שבוע עבודה של ארבעה ימים. ואני מגלה שזה בכלל לא המקרה. הפכנו לאובססיה לפרודוקטיביות בכונן הזה לעבוד קשה יותר, לייצר יותר תוצאה, להרוויח יותר כסף עבור החברה - תהיתי מה המחשבות שלך לגבי זה.

מ.נ.: זה סוג של נושא רחב [צוחק]! אנו חווים את זה גם באירופה. אני חושב שזו בהחלט נטייה בארצות הברית, אבל בכל המדינות והמנטליות המתועשות מאוד בהן אנשים גם ממשיכים להיות פרודוקטיביים, לעשות דברים.

גם בתנועת "העצמי הכמוי" בו אתה מנסה למדוד את כל מה שאתה עושה ומנסה לייעל. אני חושב שיש שם איזשהו סכנה שלולאות מתקצרות וקצרות יותר, וזה נהיה מאומץ מאוד על האדם. אנשים צריכים להיות מודעים היכן החוזק שלהם נמצא והיכן הגבולות שלהם, כך שהם יודעים מתי להאט או מתי להאיץ בעת הצורך או על בסיס קבוע.

מצד שני, אני חושב שזה טרנד חיובי מאוד שרבים מהמשימות היותר מייגעות האלה - בין אם זה תזמון אירוע או מציאת טיסה או חיפוש קשרים ברכבת, או מציאת דברים באינטרנט - מה שלא יהיה, כל המשימות המפרכות האלה הם הופכים להרבה יותר קלים ועוזרים לך לחסוך זמן. אני חושב שהאתגר הוא להשקיע שחסך זמן לא רק בפריון מוגבר אלא גם באיכות חיים מוגברת עבורך באופן אישי. יש איזון עדין בין כמה עבודה אתה רוצה לעשות, איזו עבודה נותנת לך, וכמה חיים פרטיים אתה זקוק. וכמה אזור אפור אתה צריך בין שני אלה, וזו החלטה מאוד אישית בסופו של דבר.

ג'יי.די: אני מוצא שיותר ויותר אנשים מעדיפים לחיות חיים מעורבבים, שהם רוצים שהלוח האישי שלהם והלוח המקצועי שלהם יהיו אחד מהם. אני בהחלט משתמש ב Doodle הרבה למטרות חברתיות, כנראה יותר מאשר לעבודה. כמו שאמרת שהפרודוקטיביות המוגברת שם גורמת לתועלת מסוימת של שעות הפנאי ולחץ מופחת.

עם זאת, קיימות דוגמאות נוספות ליישומי פריון שיוצרים מעגל קסמים של ניסיון להפוך אותך לפרודוקטיבי יותר, כך שתמשיך לעבוד.

מ.נ.: תמיד יש שתי השקפות שונות. יש את החיים הפרטיים ואת חיי העבודה, ויש את הדיבורים האלה על איזון בין חיים לעבודה. זו שוב שאלה אישית מאוד: האם אתה חושב שעבודה וחיים הם דברים נפרדים מאוד וצריך להיות איזון בין השניים, או שמא התערובת של שני התחומים האלה בחיים שלך צריכה להיות בקצב הנכון עבורך כ אדם.

ג'יי.די: ספר לי עוד על המחקר שביצעת. האם משהו מפתיע שמצאת?

מ.נ.: לא הופתענו מהתוצאה עצמה. היו לנו הרבה ראיות אנקדוטיות לכך ש- Doodle עוזרת לאנשים לבצע את העבודה ומסייעת לאנשים לחסוך זמן, וזו הייתה גם החוויה שלנו כאשר השתמשנו בכלי. [תוצאות המחקר] הייתה רק הוכחה שיטתית יותר לכך שזה באמת המצב.

מה שהדהים אותנו באמת היה ההבדל. אם אתה מסתכל על הטבלה שמראה כמה זמן משתמשים, אנשים שמתזמנים ללא כלי מקדישים 90 עד 120 דקות לתזמן משהו עם עשרה עד 15 משתתפים. עם דודל בניסוי זה הם זקוקים רק לחצי שעה, וזה חיסכון בזמן אדיר שלא הייתי מצפה ממנו.

ג'יי.די: האם תוכל לשתף איזה טיפ או תרגול ארגוני שאתה משתמש בו באופן אישי? זה לא חייב להתייחס בהכרח לתזמון.

מ.נ.: לפני מספר שנים קראתי את Getting Things Done, את הספר. זה היה ספר מאוד פרודוקטיבי עבורי. לא השתמשתי בכל הטכניקות שהוא מתאר. אבל טכניקה אחת שאני דבק בה היא להוציא את הכל מהראש שלי ולמערכות שימושיות ומערכות אמינות.

בימינו אני עובד בקפידה על לוחות שנה ורשימות מטלות. רוב זה מוציא את כל המשימות הקטנות האלה מהראש שלי ומשחרר את הראש לעבודה יצרנית יותר. הידיעה שיש לי מערכת אמינה שתזכיר לי מתי צריך לעשות משהו נחוץ זה מה שעזר לי לעשות הרבה יותר, כדי להפוך את יום העבודה שלי להרבה יותר פרודוקטיבי. אבל זה גם משחרר את דעתי. להיות עם מחשבה חופשית לשעות הפנאי ולכל דבר אחר שאני עושה, במקום לחשוב "אסור לי לשכוח את זה או את זה."

JD: בן זוגי מנהל תפעול, ויש לו בכל זמן נתון בין 100 ל -150 משימות ברשימת המטלות שלו. הוא אמר לי, "אני שומר את הראש הכי חשוב כי אני דואג לגביהם, ואת השאר אני שומר בדוא"ל." ניסיתי להסביר לו שזה מתח עליו. כאשר המשימות אינן במקום ברור שאפשר לראותן, הן יוצרות לחץ. אך ברגע שתעבור למערכת אמינה שתוכל לסמוך עליה, אתה יודע שהכל יהיה נוכח כשתזדקק לה.

אולם הוא מעוניין לעבור למערכת חדשה ומאורגנת יותר. הערכתי שיהיה לו כשבועיים של מעבר כואב. חוויתם משהו כזה? כשעברת ל- GTD, האם כאב לך במעבר?

מ.נ.: לא חוויתי כל כך הרבה מתקופת מעבר, אבל חוויתי מכשול נפשי. לפני שהכנסתי את המערכת לתרגול העבודה שלי, לא ממש סמכתי שהיא תעבוד בסופו של דבר, או שאוכל לשמור אותה מעודכנת, או שהיא באמת תהיה מערכת אמינה שעוזרת לי לעבור את הימים. ובמשך השבועות. זה לקח לי די הרבה זמן, כמה שבועות עד שהחלטתי, "נו, בואו פשוט ננסה את זה." ואז ביליתי יום אחד בהגדרת המערכת. עכשיו אין לי אפילו תיקיות דוא"ל. בדרך כלל יש לי פשוט תיבת דואר נכנס ריקה, ואני מכניס את כל מה שחשוב לרשימת המטלות שלי. זה התחיל די טוב.

אפילו פשטתי את המערכת במשך כמה חודשים. היום זו ממש מערכת מאוד פשוטה עבורי. ההוכחה הטובה ביותר לכך היא שברוב הימים אני לא מכירה פעילויות ופגישות ואירועי לוח שנה אחרים שעליתי למחרת או למחרת מכיוון שהמערכת מסודרת מספיק כדי שהכל יסתדר. בסדר ויזכרו אותי. אני בדרך כלל מסתכל רק בלוח השנה שלי בבוקר כדי לראות מה קורה היום.

JD: באילו אפליקציות ושירותים אחרים אתה משתמש?

מ.נ.: זכור שהחלב הוא מאוד מרכזי בעיניי להשאיר את התפקידים שלי על המסלול. אני משתמש במערכת מבוססת רשת וגם באפליקציית אנדרואיד בכדי לרשום כל דבר שעולה על דעתי במהלך פגישה או בעת התארגנות. במקום לנסות לזכור, אני פשוט כותב את זה.

השני הוא לוח השנה של גוגל. כל מה שתאריך תאריך ושעה באמת נמצא שם. יש שם הרבה לוחות שנה, הן עבור חיי הפרטיים והן הקשורים לעבודה.