התארגנו: כיצד לנהל את העבודה שלכם באמצעות גיליונות אלקטרוניים

אחד הטריקים הארגוניים הפשוטים ביותר שבהם אני משתמש בעבודה הוא לשמור על גיליונות אלקטרוניים פרטיים של ההתקדמות שלי. אף אחד לא דורש שאעשה את זה. אף אחד לא מבקש לראות את הגיליונות האלקטרוניים שלי. אני שומר אותם לחלוטין לשדי, כדי שאעבוד ביעילות ויוכל לראות במהירות מה השגתי.

במהדורה זו של התארגנות, אשתף כמה מגיליונות האלקטרוניים שאני שומר כרגע ואסביר מה הם עושים בשבילי. בעוד שתוכן הגיליונות האלקטרוניים קשור לעבודה שלי באופן ספציפי, רבים מהעקרונות הם אוניברסליים ויכולים להתאמה לסוגים אחרים של עבודה.

שמירת ותזמון רעיונות

העמודה 'Get Organised' הינה שבועית, מה שאומר שעלי לבוא עם 52 רעיונות בהם אשתמש בפועל בשנה… מה שאומר שכנראה אצטרך 50 עד 100 רעיונות נוספים שבסופו של דבר אדחה (רובנו צריכים לייצר נפח אדיר של רעיונות למציאת רעיונות ממש טובים).

עלי גם להסתכל קדימה מספר שבועות בכל פעם ולשים לב למועדים בהם יפורסמו מאמרים (כל יום שני) כדי לחשוב אם נושא מסוים יהיה מסונכרן עם משהו אחר שקורה בעולם. לדוגמה, במאי האחרון, כאשר בוגרים חדשים חיפשו משרות, ניהלתי סדרת מאמרים בנושא זה: כיצד לנהל חיפוש עבודה מקוון, כיצד ליצור פרופיל מקוון נקי ומקצועי, טיפים לקורות חיים ומכתבי שער וכו '..

לשם כך, אני שומר על גיליון אלקטרוני מאוד מבודד עם רשימת רעיונות מתמשכת בתחתית ורשת בראש עם כל מועדי הפרסום המתוכננים. הגיליון האלקטרוני עוזר לי לחשוב באופן רחב על איך לתכנן נושאים לאורך שבועות וחודשים רבים. אני יכול לשנות בקלות את הסדר של מאמרים עתידיים כדי לשים יותר זמן בין נושאים שנראים דומים מדי, או לקבץ יחד נושאים הקשורים לוגית.

הגיליון האלקטרוני הספציפי הזה חי ב- Google Drive מכיוון ששירות זה זמין לי כמעט מכל מקום, ואם יש לי רעיון בזמן שאני לא נמצא במשרד, אני יכול להיכנס ולהוסיף אותו ללא היסוס.

מכיוון שאני חוזר לגיליון אלקטרוני זה לעיתים קרובות כדי לרשום את העבודה לאחר השלמתו, אני בודק דרך הרעיונות שעברתי סיעור מוחות באופן קבוע. הרבה אנשים רושמים הערות על רעיונותיהם אך לעולם לא מתייחסים אליהם. באמצעות מערכת זו, אני מתמודד עם רשימת הרעיונות שלי לפחות פעם בשבוע.

רישום התקדמות פרויקט

חלק גדול מתפקידי ב- PCMag הוא לבדוק מוצרי תוכנה וגאדג'טים של כושר ולכתוב ביקורות עליהם, כך שיש לי גיליון אלקטרוני נוסף המוקדש לעבודה זו.

(אני מתנצל על כמות קטנה של התוכן המטושטש בתמונה לעיל.)

הרשו לי להסביר במהירות את העמודות שאתם רואים בתמונה למעלה. העמודה הראשונה, המכונה ID, היא מזהה המאמר של סקירת מוצר שפורסמה. עמודה B היא שם המוצר. עמודה C, סטטוס, שומרת על סטטוס הביקורת, כך ש"פאב-12-אפריל -13 "פירושו מאמר שפורסם ב- 12 באפריל, 2013. עמודות D עד אני תיבות סימון הקשורות לעבודה שצריך להסתיים לפני בדיקת מוצר. יכול לעבור את תהליך העריכה והפרסום.

הקריטריונים (עמודות DI) כוללים רישום המוצר במסד נתונים ("QB"), הגשת טופס המתאר את מפרט המוצר ("מפרט"), העלאת תמונה של המוצר ("תמונה") ויצירת מצגת שקופיות של מידע נוסף תמונות ("מצגת שקופיות"). כל מוצר צריך גם ציון של אחד לחמישה ("דירוג"), והוספתי עמודה אחת נוספת עבור "הערות" שבה אני בדרך כלל רק מציינת אם מוצר ראוי לבחירת עורכי PCMag.

הגיליון האלקטרוני הוא באמת ליבו סדרה של תיבות סימון. זה מאפשר לי לראות במבט חטוף אם עשיתי את כל עבודות הבשורה הדרושות. אבל יש לזה יתרונות אחרים.

באותו אופן שבו אני רושם את רעיונות סיעור המוחות שלי לעתיד קבל עמודות מאורגנות, אני גם רושם בתחתית מוצרי הגיליונות האלקטרוניים של ביקורות שאולי אני מעוניין לבדוק. לכן, תמיד יש לי רשימת רצים של רעיונות טריים.

זה משמש גם כהפניה מהירה מאוד אם אני צריך לחפש את תאריך הפרסום או את מזהה המאמר הייחודי של מוצרים שעיינתי (שאני עושה לעתים קרובות למדי). בטח, יש לנו מערכות אחרות במשרד כדי למצוא מידע זה, אבל בדרך כלל מהיר יותר לשלוף אותו מהגיליון האלקטרוני הזה מכיוון שהתאימתי אותו כך שיהיה ספציפי לצרכים שלי.

מעקב אחר מה שהשתנה

הגיליון האלקטרוני האחרון שאני רוצה לשתף הוא זה בו אני משתמש כדי לעקוב אחר מאמר ספציפי שאני כותב: 100 האפליקציות הטובות ביותר לאייפון. המאמר דורש התארגנות מורכבת לניהול מכיוון שאני מעדכן את התוכן לעיתים קרובות. במילים אחרות, כל כמה שבועות, כמה מתוך 100 האפליקציות הטובות ביותר הן חדשות. עלי להיות ערניים לאילו אפליקציות שאמרתי היו הטובות ביותר כיום לעומת מה שאמרתי שהן לפני כחצי שנה.

השיטה שלי די פשוטה. אני רושם כל אפליקציה באקסל כשהיא עוברת לרשימת 100 הטובות ביותר. אני רושם את התאריך בו התווסף למאמר, או את הפעם האחרונה שעידכתי את הטקסט, אם זו אפליקציה שהיא עדיין טובה אבל עודכנה משמעותית מאז הפעם האחרונה שכתבתי עליה טשטוש. אני גם מנהל רשימה רצה של האפליקציות שהיו בעבר ברשימה אך איבדו מאז את מקומם.

הגיליון האלקטרוני הזה גם עוזר לי לראות אם הגעתי למאה אפליקציות מכיוון ש- Excel סופר אותן אוטומטית עבורי. אני גם משתמש בה כדי לקבץ את האפליקציות לדפים שונים על ידי הוספת גבולות המצביעים על מעברי דפים. קידוד צבע מאפשר לי גם לראות אילו אפליקציות הן חדשות ברשימה (צהוב), שהיא דגל במהלך תהליך הפרסום שמשמעותו עלי לבדוק את החלקים האלה מקרוב מאחרים.

הרשו לי להודות גם כי אינני משתמש בכל העמודות שהגדרתי במקור בגיליון אלקטרוני זה. בזמן זה או אחר חשבתי שחלק מהמידע חשוב, רק כדי להבין אחר כך שאני לא צריך אותו בכלל. מכיוון שגיליון האלקטרוני הזה שייך רק לי, אני יכול לנטוש אזורים שאין להם שום תמורה ללא תוצאה. יכולתי לנקות את הגיליון האלקטרוני ולהיפטר מהקטעים שאינם משתמשים בהם, אך כדאי לי לשמור עליהם ולא להשתמש בהם מאשר להשקיע בכך שהגיליון האלקטרוני יהיה מעט יותר מסודר. מה הטעם? אף אחד חוץ ממני לא רואה את זה מעולם.

היתרונות של שימוש בגיליונות אלקטרוניים כדי לעקוב אחר העבודה שלך

גיליונות אלקטרוניים פשוטים יכולים להיות כלים רבי עוצמה לארגון העבודה שלך, ולא תצטרך להיות חידון ב- Excel כדי להפוך אותם. היתרונות של שימוש בגיליונות אלקטרוניים למעקב אחר העבודה שלך כוללים:

• היכולת לראות מה כבר עשית כדי שלא תחזור על כך (או אם אתה צריך לחזור על זה, תוכל לראות במהירות מתי ואיך עשית זאת בפעם הראשונה כך שתוכל למנף את העבודה הקודמת הזו)
• שיש להם מקום ייעודי להקלטת רעיונות ולעיין בהם דרך קבע
• שמירה על תיעוד של העבודה שלך אם אתה אי פעם זקוק לראיות על מה שהשגת
• להקל על המשימות שלך על ידי יצירת מערכת שליפת מידע המותאמת לחלוטין לצרכים שלך.