התארגנו: כיצד לקצץ בדוא"ל לא רצוי

זוכר את התחייבותו של תיירי ברטון לחסל דוא"ל פנים ארגוני במאת האחוזים מהחברה שלו, אטוס, עד 2014? באותה תקופה שהוא הודיע ​​על שאיפתו - זו הייתה 2011 - אנשים רבים מהעולמות הטכנולוגיים והעסקים כאחד זלזלו. הם קראו לתוכנית שלו מגוחכת. הם אמרו שאנחנו צריכים דואר אלקטרוני. אנו סומכים על זה. זה הכרחי!

מהיר קדימה להיום, והאקלים כבר השתנה. אני שומע יותר ויותר מעובדי המשרד כי דוא"ל הוא נסיעת קיומם. זה בזבוז מזמנם לא פחות מהמילה 'מ': פגישות. כשאני שואל מדוע מדובר בנטל כזה, אנשים בדרך כלל אומרים משהו כמו "אני מקבל טונות של אימיילים שלא קשורים אלי", או "חצי האשכולות שאני נמצא בהם לא רלוונטיים לעבודה שלי בכלל." אפילו התחלתי לשמוע את אותה סנטימנט מכמה אנשים על אימיילים אישיים: "אני מקבל תשעה דוא"ל מעקב מחברי מועדון הספרים שלי המאשרים את התאריך הבא של מועדון הספרים! שלום, אנשים! זה היה בדוא"ל הראשון!"

להלן כמה אסטרטגיות לגיזום בפועל או לניתוק יעיל בהודעות הדוא"ל שאתה פשוט לא צריך. (בעוד שמאמר זה אינו מכסה גריימייל, יש לי שפע של טיפים נוספים לניהול עלוני דוא"ל ומבצעים יומיים.)

1. בקש שיסולקו מהודעות דוא"ל קבוצתיות, פנים אל פנים

ככל שאנו מסתמכים על דוא"ל, כך אנו שוכחים לשכוח כי כמה בעיות מטופלות בצורה הטובה ביותר בשיחה קצרה. עצה זו אולי נשמעת מטורפת וטעונה מאוד, אך היא יכולה להיות יעילה במיוחד. אם אתה חלק מהודעת דוא"ל קבוצתית רגילה (נניח דו"ח יומי או ביצוע צ'ק-אין לפרויקטים שבועיים) ואינך רוצה להיות יותר, שוחח עם האדם שמנהל או יוזם את הדוא"ל ההוא, רצוי פנים אל- פנים, או בטלפון אם אתה חייב. "הי, " תגיד, "אתה יודע אימיילים יומיומיים כאלה ואחרים? האם אני אמור להיות בעניין? אני כל הזמן מקבל הודעות, אבל הם אף פעם לא מתייחסים ישירות אלי או לעבודה שלי. אתה חושב אתה יכול להסיר אותי?"

הדבר הגרוע ביותר שיכולתם לעשות במצב זה הוא תשובה לכולם בהודעה שנקראה "בטל את המנוי". זה לא מנומס. זה מראה שאין לך שום טאקט חברתי או נטיטקט. וזה מוכיח שאינך יודע כיצד לנהל דוא"ל משלך.

אם יש לך שיחה פנים אל פנים, אתה הופך שוב לאנושי. אתה אדם נעים עם בקשה סבירה וישירה. בנוסף, אם יש סיבה שאתה אמור לקבל את ההודעות, האדם יסביר מדוע נכללת עד היום.

2. מינוף רשתות חברתיות, כלי ניהול פרויקטים ו- IM

לדעתי, רשתות חברתיות (כולל רשתות עסקיות כמו יאמר ופודיו) מטפלות בהודעות opt-in הרבה יותר טוב ממה שעושה דוא"ל. קח את המקרה של חבר שלי שהתענג על מועדון הספרים שלה. אם המארגן היה מקים את ההזמנה הבאה למועדון הספרים בפייסבוק ולא באמצעות דוא"ל, קבלת המידע הייתה חשה פחות חובה עבור החברים. אירועי פייסבוק הם אופציונליים. אתה יכול להגיע אליהם ולעכל את המידע כשמתחשק לו. כאשר אותה הזמנה לאירוע מגיעה באמצעות דואר אלקטרוני, הקריאה בה מיד מרגישה חובה.

בארגונים עסקיים, כלי תקשורת אלטרנטיביים יכולים גם לעזור לקצץ בהודעות דוא"ל לא רצויות בצורה אדירה. כאן ב- PCMag אנו נוטים להשתמש בתוכנת העברת מסרים מיידיים כאשר יש לנו מה לתקשר במהירות ורוצים תגובה מהירה לא פחות. אנו משתמשים ב- Yammer כדי לנהל כמה משימות הפועלות על בסיס "מי שיכול לענות קודם, אנא עשה". אנו משתמשים בפלטפורמת ניהול הפרויקטים של Basecamp בכדי לשכן דיונים על פרויקטים מתקדמים בתחום האמנות והעיצוב במקום אחד.

אז השתמש בכל הכלים השונים העומדים לרשותך, ואם אתה נמצא בניהול ניהולי, עודד אחרים גם כן. התמודדות לפיתרון רב-כלי תעזור להפחית את הדוא"ל הדרוש.

3. השתמש במיון אוטומטי או במסננים

הפיתרון הנפוץ ביותר לניהול אימיילים לא רצויים הוא הגדרת כללי מיון אוטומטיים, או מסננים כפי שהם מכונים לפעמים, שמכניסים את ההודעות הלא רצויות למקום ייעודי (בדרך כלל תיקיה, אך לפעמים לאשפה) לפני שהם אפילו מכים לתיבת הדואר הנכנס שלך.. כל תוכניות הדואר האלקטרוני העיקריות כוללות תכונה זו.

מצא את הדוא"ל שאינך רוצה יותר, זהה משהו קונקרטי וקבוע לגביו (למשל, תמיד אותה מילת מפתח בשורת הנושא, השולח וכו ') והגדר כלל שממיין את כל ההודעות הללו לתווית חדשה ומסומנת כראוי. תיקיה עבורך.

אפשרות נוספת ב- Outlook של מיקרוסופט היא שאתה יכול "לבטל את המנוי" בחינניות וללא הודעה מראש מחוט על ידי פשוט "להשתיק" שיחה (ראה את הטיפים שלי ל- Outlook כיצד לעשות זאת), אם כי הדבר מותיר אותך תקוע אם מישהו עושה שימוש חוזר באותו נושא. קו במועד מאוחר יותר, מכיוון שהוא היעד לביצוע הפעולה. (במילים אחרות, כאשר אתה משתיק פתיל, Outlook עובר אוטומטית לתיקיית "הפריטים שנמחקו" כל ההודעות המכילות את אותה שורת הנושא של הדוא"ל הפוגע.)

אני באופן אישי לא משתמש במיון אוטומטי במיוחד מכיוון שהוא מסתמך על התנהגות חדשה: בדיקת התיקיות המיועדות על בסיס קבוע. בעבר, בכל פעם שקבעתי מיון, שכחתי מיד שעשיתי זאת, וכמה ימים אחר כך שמתי לב לערימת מיילים שאולי כללה משהו חשוב שנדחף לצד. אני מעדיף פשוט למחוק הודעות לא רצויות בזמן שאני מקבל אותן. אם אתה בוחר מסלול זה, פשוט שקד על עיבוד דוא"ל ממוין על בסיס קבוע.

4. תגיד לאנשים לא לכתוב "תודה"

בפעם הראשונה ששמעתי קולגה בעבודה לשעבר אומרת בקול רם לעמית אחר, "היה אכפת לך לא לענות 'תודה' להודעה כאשר כל מה שהיא עושה זה לאשר שאתה יודע שעשיתי את הדבר שהייתי אמור לעשות? זה יעזור לי לשמור על זמן הדוא"ל שלי, " זה פוצץ את דעתי! אתה יכול להגיד את זה? בטח, אתה עלול להיות מעט מגושם, אבל החלק החיצוני הוא שלא תקבל המון הודעות דוא"ל מיותרות באמת.

אתה יכול גם לנסח מחדש את זה להיות פאסיבי-אגרסיבי להפליא - "אני באמת לא ייעלב אם תודה לי לעתים קרובות פחות באמצעות דואר אלקטרוני. אני כבר יודע שאתה מעריך את העבודה שלי" - אבל אני לא ממליץ עליה!

משאבים נוספים

כלים אחרים שיעזרו לכם להישאר עם דוא"ל כוללים את Sanebox (שמגדירה באופן אוטומטי מיון אוטומטי) או אפליקציית תיבת הדואר עבור iOS (מועיל מאוד לשמירה על הדוא"ל כשאתה מחוץ למשרד), אך אלה הם יותר כללי לשלוח דוא"ל מאשר לקצץ בהודעות לא רצויות.