וִידֵאוֹ: Как синхронизировать или перенести хранилище (Google drive, OneDrive, DropBox) (אוֹקְטוֹבֶּר 2024)
עסקים קטנים נוטים לרוב לשירותי אחסון מבוססי ענן, כמו Dropbox, מכיוון שהם מספקים ערך רב - אך רק אם העסקים ממנפים אותם עד תום.
להלן חמש דרכים חכמות להשתמש ב- Dropbox בעסק שלך.
1. השתמש ב- Dropbox כמו שרת; לקדם שקיפות
אולי הדרך הברורה ביותר להשתמש ב- Dropbox בסביבה עסקית היא כחלופה לשרת משותף. במיוחד עבור עסקים קטנים, עלות חשבון Dropbox Business יכולה להיות נמוכה בהרבה מקניית שרת פנים ושכירת צוות לתחזוקתו.
אם העסק שלך שואף לקדם תרבות של שקיפות, הפיכת סוגים אחרים של מסמכים עסקיים לכל העובדים באמצעות Dropbox, כמו דוחות כספיים ומצגות שקופיות המוצגות למשקיעים או חברי דירקטוריון, עשויה להיות צעד מצוין בכיוון הנכון.
2. שתף מסלולי טיול; שמור אותם במצב לא מקוון במכשירים ניידים
בעלי עסקים ועובדים שנוסעים לעתים קרובות עשויים להזדקק לחלוק את מסלולי הטיול שלהם עם אחרים במשרד. הם עשויים לסמוך על אדם אחר שיזמין עבורם את המסע. על ידי הגדרת תיקיה למסלולי טיול יש גישה לכל מי שצריך לדעת היכן או פרטי הסדרי הנסיעה של עמית לעבודה.
יתר על כן, באמצעות אפליקציית Dropbox לנייד, המטייל יכול לסמן את מסלולי הטיול הרלוונטיים שלו או "מועדפים" כדי להנגיש אותם במצב לא מקוון, כך שהם זמינים אפילו בגובה 30, 000 רגל. (אם אתה האדם שאחראי להזמין נסיעות של מישהו אחר, דמיין כמה הפתרון הזה יכול להיות פשוט יותר מאשר לשלוח למטייל עותק של מסלול הטיול בכל פעם שהיא או היא לא מצליחים למצוא את זה, משהו שללא ספק קורה כל הזמן.)
3. איסוף פקסים
לפעמים, כדי לקבל מושג כיצד עסקים משתמשים בתוכנות ושירותים שונים, אני מבקר בחברות ומראיין אותם על מה שהם עושים. בשנה שעברה, בזמן שדיבר עם Vert (סוכנות שיווק ופרסום מנוסה בעולם הנייד), מייסד המשותף קווין פלנובסקי הסביר לי כיצד החברה שלו אוספת פקסים למאגר אחסון מבוסס ענן - ורט משתמש למעשה בתיבה, ולא ב- Dropbox, אך ההתקנה תומכת בשני - באמצעות HelloFax.
בכל פעם שמישהו שולח פקס, HelloFax מציב את הפלט הדיגיטלי בתיקיה ייעודית ב- Dropbox או Box. מאוד הולך צעד אחד קדימה על ידי חיבור כלי ניהול מקום העבודה Podio למערכת גם כן. כל פקס נכנס אוטומטית יוצר משימה בפודיו, אומר לפלאנובסקי ולמייסדו לסקור את השידור.
4. שתף מדיה עם לקוחות, לקוחות ושותפים
אחד היתרונות האדירים של השימוש ב- Dropbox הוא שאתה יכול להחליט, בגמישות רבה, אם ברצונך לשתף קבצים רק עם הצוות הפנימי שלך, או גם עם לקוחות ומשתפי פעולה. במקום בו אני רואה שיתוף חיצוני של קבצי Dropbox הוא בעיקר באתרי המסעדות, אשר לרוב הופכים את התפריטים שלהם לזמינים דרך קישור Dropbox ציבורי.
שקול עסק של מסעדה קטנה. התפריט עשוי להשתנות מדי יום. זוהי סביבה בלחץ גבוה שאינה פועלת על הרבה ציוד משרדי. ולא כל העובדים צריכים להיות בקי-טק. אם המסעדה שומרת על נגישות לתפריט היומי שלה ללקוחות באמצעות Dropbox (ולא למשל, למשל, עמוד אינטרנט), עובד יכול בקלות מאוד להוריד PDF של תפריט היום לתיקיה המתאימה שלקוחות יוכלו לראות, אין צורך בקידוד HTML. הקישור מאתר המסעדה למיקום התפריט ב- Dropbox תמיד יהיה זהה, כך שאין מהומה, אין מוס.
דרך נפוצה נוספת שבה עסקים משתמשים ב- Dropbox היא לשתף פעולה עם שותפים בפרויקטים בעלי אופי חזותי במיוחד, כמו עיצובים מחדש של אתרים. על ידי אחסון אומנות קונספט ומוד-אפ ב- Dropbox, כל הגורמים המעורבים יכולים לצפות בהם מבלי שהם צריכים לשלוח דוא"ל לקבצים גדולים.
הערה אחת: לקישורים לחשבונות עסקיים של Dropbox מגבלת רוחב הפס של 200GB ליום. אם חשבונך עומד במגבלה, הקישורים שלך מושעים אוטומטית (אך באופן זמני בלבד). ב- Dropbox נמסר כי הוא יודיע למנהל Dropbox באמצעות דוא"ל כאשר במקרה של בעיה זו, אך בינתיים, כל מי שינסה לגשת לקישורים יראה דף שגיאה במקום הקובץ שלך.
5. בחן את כישורי מועמדי המשרה
מועמדים לעבודה בתחומים מסוימים, כגון תכנות וכתיבה, נבחנים בדרך כלל מבחן במהלך תהליך הגשת הבקשה. מדוע לא להרחיב רעיון זה על ידי בדיקת כישורי המחשב והמועמדות של המועמדים למלא אחר הוראות על ידי בקשתם להעלות מסמכים מסוימים לאחת מהתיקיות שלכם ב- Dropbox?
ברגע שמועמד יעבור סינון ראשוני ונמצא בשלב הראיונות, תוכלו להזמין אותו או אותה לתיקיה משותפת ולספק הוראות מה להעלות, כמו קורות חיים, כתיבת דוגמא, קטע קוד תכנות, יצירות אמנות, קטעי וידאו - אתם קבל את הרעיון. תן למועמדים שלך הוראות מדויקות כיצד לתת שם לקובץ, לגודל המרבי שלו וכן הלאה, בכדי לראות באיזו קלות ומהירות הם יכולים להשלים את הפעילות. ואם מבחן זה משקף את הנהלים הרגילים של העסק שלך, המועמד מקבל טעימה מוקדמת של אופן פעולתה של החברה. (קיבלתי את הרעיון הזה מארגון שנקרא Nyaya Health. צוות הגיוס משתמש במבחן דומה עבור עובדים שכירים פוטנציאליים, רק בעזרת כלי שיתוף הפעולה וניהול המשימות Asana, במקום Dropbox.)
