5 דברים שכדאי לקחת בחשבון בבחירת תוכנת מעקב אחר זמן

אם החברה שלך מחפשת פיתרון למעקב אחר זמן שיכול לעזור לה לפקח טוב יותר על כמה זמן העובדים משקיעים במשימות ספציפיות, אז תשמח לשמוע שיש עשרות פתרונות שיכולים לעזור. לרוע המזל, מכיוון שקיימים כל כך הרבה שירותים, מציאת הכלי המתאים יכולה להיות מרתיעה. גורמים כמו פונקציונליות ניהול פרויקטים (PM), פיקוח על עובדים, התאמה אישית וכמובן מחיר הם שיקולים הנוגעים לחקירה שווה ואינטנסיבית.

, נפרט את הדברים החשובים ביותר שיש לקחת בחשבון בבחירת תוכנת מעקב אחר זמן. נסביר כל גורם בפירוט ונגיד לך מה עליך לחפש בכדי לקבל את ההחלטה הנכונה. ציד שמח!

1 1. PM לעומת Pure Play

תוכנת מעקב בזמן מגיעה בשני טעמים שונים. אתה יכול לקנות כלים שהם חלקים קטנים מסוויטות ה- PM הגדולות או שאתה יכול לקנות תוכנה שעושה מעט יותר מאשר לרשום, לעקוב ולעזור לתשלום עבור עבודת הזמן. כלי PM הם אידיאליים לחברות שירותים מקצועיים שרוצים לעשות דברים כמו שיתוף קבצים מבוסס ענן, האצלת ניהול משימות, ניתוח פרויקטים, דיווח על הוצאות, חיזוי תקציבי, חשבוניות, ביצוע תשלומים, מעקב אחר שעות החיוב והעלאת תחזיות לצורכי איוש בעתיד.. גודל בינוני לחברות גדולות נוטים להשתמש בכלים אלה יותר ממה שעושים עסקים קטנים וקבלנים עצמאיים. בקטגוריה זו תוכלו למצוא כלים כמו Mavenlink, Wrike ו- Zoho Projects - שכל אחד מהם מייצג את הטוב ביותר בשוק PM, עם מעקב אחר זמן איכות מובנה.

עבור פרילנסרים וחברות הנחוצות יותר לעקוב אחר מי עבד ומתי, קיימת קטגוריה נוספת של תוכנת מעקב אחר זמן שככל הנראה הגיונית יותר. בשיעור זה תמצאו תוכנות כמו Hubstaff וגליונות כלי הבחירה של העורכים שלנו. כלים אלה עושים מעט יותר מאשר לאפשר לך להוסיף ולעקוב אחר זמן, לערוך זמן שכבר נרשם, לדווח על זמן העבודה ולפקח על צוות העובדים. שני הכלים מבצעים משימות אלה בצורה יוצאת דופן. לרוע המזל, כלי מעקב בזמן משחק טהור לא יעניקו לך את הפונקציונליות של ה- PM שתמצא בקטגוריה האחרונה. המשמעות היא שחברות גדולות יותר שדורשות כלים של ראש הממשלה יצטרכו ללכת עם כלי של צד שלישי אם יבחרו בזמן למעקב אחר משחק טהור.



2 2. מחיר ותוכניות

פתרונות מעקב אחר זמן טהור הם פחות יקרים מאשר פתרונות למעקב אחר זמן הקשורים לסוויטות ראש הממשלה. גיליונות TS מתחילים בתכנית חינמית המיועדת למשתמש אחד. תוכנית זו אידיאלית עבור פרילנסרים הזקוקים לעקוב אחר זמן בזמן העבודה על פרויקטים. ל- TSheets יש גם תכנית של עד 99 משתמשים שעולה 4 $ למשתמש למשתמש בחודש, עם דמי בסיס של 16 $ לחודש. Hubstaff מתחיל בתוכנית בסיסית של $ 5 לחודש המאפשרת לך גישה לכלים פשוטים למעקב אחר זמן, מנהל לוח זמנים לתשלומי עובדים, תמיכה 24/7 והגדרות משתמש הניתנות לניהול על בסיס עובד-על-ידי עובד. Hubstaff מציעה גם תוכנית פרימיום בסך 9 דולר לחודש למשתמש, הכוללת את כל מה שתמצאו בתוכנית הבסיסית, אך תקבלו גישה גם לממשק תכנות היישומים (API) של Hubstaff וכלי תזמון בסיסי.

מכיוון שאתה מקבל כל כך הרבה יותר פונקציונליות מכלים ממוקדי PM, זה לא אמור להפתיע שאתה מתכוון לשלם יותר. התוכנית הזולה ביותר מבית Mavenlink הכוללת מעקב אחר זמן עולה 39 דולר למשתמש לחודש. תוכנית מעקב הזמן הזולה ביותר של Zoho עולה 25 דולר לחודש עבור מספר בלתי מוגבל של משתמשים אך 20 פרויקטים בלבד. תוכנית המעקב הזולה ביותר של Wrike עולה 24.80 דולר למשתמש לחודש.



3. מעקב אחר עובדים

חלק מהפתרונות עוברים מעבר לוודא שהעובדים עובדים איפה ומתי הם אומרים שהם נמצאים. כלים מסוימים, כגון Hubstaff, מקליטים צילומי מסך בזמן שהעובדים עומדים בשעון ואז יש תמונות מסך אלה שנשלחו למנהלים לפני שניתן יהיה לזקוף לעובדים שהם סיימו משמרת. כלים אלה יכולים גם לרשום יומן של נפחי פעילות מקלדת ועכבר במהלך משמרות. מרבית הכלים שבדקנו מאפשרים לך לעקוב אחר תנועות עובדים באמצעות מעקב GPS כאשר הם משתמשים באפליקציות הניידות של הכלי, וחלקם מאפשרים לך לדרוש ממשתמשים להצמיד את ה- selfie כשהם מגיעים או עוזבים מיקומים.

אם אתה זקוק לרמה זו של פיקוח (מצמרר), אז התחום שלך יהיה צר. לא כל פעם שמעקב אחר כלי המעקב יציע זאת כפונקציה מובנית וכלים מבוססי PM נוטים שלא להציע פונקציה זו כלל. הקפד לשאול כל ספק אם הם מציעים זאת לפני שתתחיל לנסות מוצרים.



4 4. שדות מותאמים אישית

רוב הכלים מבוססים כולה על זמן מעקב. עם זאת, כלים מסוימים מאפשרים לך לקבוע מערכי נתונים נוספים עבור חברות ואנשים פרטיים שעשויים להיות ממוקדים יותר בייצור ולא לאורך זמן. זה מועיל במיוחד לשירותי בנייה, הובלה וייצור שנוטים למדוד לפי מבנים שנוצרו, מרחקי נסיעות ופריטים שיוצרו במהלך שעות העבודה. לדוגמה, גיליונות TS מאפשרים לך לבנות שישה שדות הניתנים להתאמה אישית מלאה שניתן להוסיף כבקשה לכל פתיחה. אם אתה מנהל חברת בנייה, אתה יכול לשאול את הפקודה "היה אירוע? כן או לא." אם העובדים לא יגיבו, הם לא יוכלו לחסום. או שאתה יכול לשאול משאיות כמה קילומטרים הם פשוט נסעו. לאחר מכן, שדות אלו יימשכו לדוחות בכדי לתת לך מבט ממדי יותר של אופן העבודה, עד כמה צוותים יצרניים וכל נתוני מקום רלוונטיים אחרים שתצטרך כדי ליצור תמונה מלאה של יום עבודה או משמרת.

למרות ש- Wrike לא מעניק לך מעקב מתקדם זהה לזה של גיליונות TS, עדיין תוכל לאסוף נתונים חשובים מעובדים בתחילת משמרות ובסיום. Wrike מאפשר לך להוסיף שדות מותאמים אישית לחלונית המשימות כך שכשאתה עובר על הדוחות שלך תוכל לראות דברים כמו "חיוב", אירועי עבודה, קילומטראז 'וכו'. לרוע המזל, אלמנטים אלה יופיעו ב תצוגת משימות כוללת מתוך מסוף ה- PM אך הנתונים לא יופיעו בדוחות הזנת הזמן שלך.

אם העסק שלך נוטה יותר למדוד ייצור משעות עבודה, פתרון עם שדות מותאמים אישית עשוי להיות טוב יותר עבורך. הקפד לשאול את הספק שלך איזו התאמה אישית הם מציעים, וכיצד ההתאמות האישיות הללו מתחברות לדוחות.



5 5. שילובים והרחבות

היתרון הגדול ביותר של Zoho Projects הוא קבלת גישה למערכת האקולוגית של תוכנה של Zoho, הכוללת ניהול קשרי לקוחות (CRM), שיווק בדוא"ל וכלי תוכנה וכלי ניהול משאבי אנוש (HR). אתה יכול בקלות להפוך מוצרים אלה לפיתרון מקיף המזין נתונים מאחד לשני ללא כל התערבות ידנית. זה נהדר לעיבוד תשלומים, איוש פרויקטים, חשבוניות וכמעט כל דבר אחר שמשלב זמן עבוד עם נתונים המופיעים בתוכנה אחרת.

הקפד לשאול את הספקים שלך אם הם משתלבים בכלים של צד שלישי. אם אתם אוהבים שני ספקים באותה מידה, אך אחד מציע יותר שילובים אורגניים אלה מהשני, עליכם ללכת עם הקודם. זכור: רוב פתרונות מעקב הזמן מציעים ממשק פתוח לתכנות יישומים (API), מה שאומר שצוות הפיתוח הביתי שלך יכול לבנות אינטגרציות עם כלים פתוחים אחרים של API. עם זאת, אם אתה מנהל חברה קטנה או אם אין לך את הידע הטכני שבבית, סביר להניח שתזדקק לשילובים אלה באופן אורגני דרך הספק שלך.