10 דברים על VoIP שלא ידעת שאתה צריך לדעת

שירותי טלפון Voice-over-IP (VoIP), במיוחד אלה המועברים באמצעות הענן, הפכו בסטנדרט בימינו, במיוחד לעסקים קטנים עד בינוניים (SMB). הבחירות הן עצומות, החיסכון הפוטנציאלי הוא גדול, ועבור עסקים רבים, מסתבר שהם יכולים לעשות דברים עם VoIP הם פשוט לא יכולים לעשות שום דרך אחרת, במיוחד סביב שילובם עם מערכות אחוריות כבד-שיחות אחרות, כמו למשל, דלפק עזרה. אבל ה- VoIP הוא גם מורכב. ככזה, זה יכול להיות פינקי, וייתכן שהוא לא יחסוך לך כמה שנדמה לך. זה יכול אפילו לעלות לך יותר משירות טלפון רגיל ותיק (POTS) אחרי הכל, נאמר ונעשה.

במהלך סדרת הבדיקות שסיימתי זה עתה לסיכום ביקורת PCMag הקרוב של ספקי VoIP ושירותי טלפון בדרגה עסקית, מצאתי 10 מלכודות פוטנציאליות עבור אנשים שמעולם לא יישמו מערכת טלפון חדשה. כמה מהמורות הללו צריכות להיות ברורות, אך יתכן שהן לא נועדו לכולם - וחלקן אולי לא יהיו ברורות כלל. אבל כולם חשובים, ולהשגיח עליהם יכול לחסוך מכם כאבי ראש רציניים בהמשך הדרך.

לפני שתעשה משהו אחר, תחליט בדיוק למה אתה עובר למערכת טלפון VoIP. יש הרבה סיבות לכך שזה יכול להיות רעיון טוב, אך אם אינך יודע מהן הסיבות האלו וכיצד הן עשויות להשפיע על העסק שלך, אינך מוכן לבצע את הרכישה או ההעברה בפועל. רעיון מעורפל שזה עשוי לחסוך כסף אינו מהסיבות הללו. דוגמאות לסיבות טובות כוללות בניית מוקד טלפוני, מתן אמצעי לשיתוף פעולה בין מיקומי משרדים שונים, שמירה על נתוני שיחה מפלטפורמת ניהול קשרי לקוחות (CRM) לשימוש בשיווק או שירות לקוחות, כמו גם הכנה למיקום חדש או צמיחה צפויה.

החלט מי עומד להיות אחראי על השלבים החשובים במעבר שלך ל- VoIP. שלבים אלה כוללים ניתוח ועיצוב צרכים ראשוניים, תהליך הרכש, היישום ולבסוף, הפעולה השוטפת של המערכת. שים לב שלרוב זה לא יכול להיות אותו אדם. עובדי IT עשויים להיות הבחירה הטובה ביותר ליישום ולתפעול, אך הם בדרך כלל אינם אלה אשר מתכננים את מערכת ה- IVR אשר לקוחותיהם ישתמשו בהם או יחליטו באילו נתוני שיחות הכי מועילים למחלקת השיווק. אז אתה צריך לייעד מי יהיו כל בעלי העניין שלך; וכן, חלקם עשויים להיות ספק או יועץ אם אין לכם את המומחיות הפנימית.

יהיה עליכם למצוא או לשכור עובד שייצג את האינטרסים של החברה במהלך תהליכי הרכש והביצוע. אמנם יהיו הרבה ספקים אשר יציעו לעשות את כל העניין, אך בהכרח אין להם אותם תחומי עניין. בדרך כלל, הם עוסקים למכור לך ככל האפשר, להתקין אותו ולהיות מופעל במהירות ואז לגבות תשלום נוסף עבור כל "זחילת היקף" שלאחר מכן. רק מישהו מהצד שלך ברצועות ידאג מהאמינות התפעולית לטווח הארוך ודברים נלווים כמו שמירה על נתוני שיחות בצורה מאובטחת כך שהחברה שלך תוכל להישאר תואמת את כל תקנות הבטיחות בנתונים בענף, למשל. שימו לב, עבור חברה קטנה באמת, זו יכולה להיות חובה בטחונות, אבל מישהו צריך להיות האדם החודשי. אדם זה צריך לקבל הבנה מספקת של טכנולוגיית ה- VoIP בכדי לקבל החלטות ולדעת כיצד ההחלטות הללו ישפיעו על שאר החברה. זה לא אותו אדם שהוזכר בנקודת הכדור הקודמת.

ודא שתשתית הרשת הנוכחית שלך יכולה לתמוך ב- VoIP ויש לה את היכולת להתמודד עם הגידול בתעבורת הרשת. עליכם לדעת האם התשתית שלכם יכולה להתמודד עם הדרישות הספציפיות של תנועה קולית ווידאו, כולל תמיכה בכל דרישות איכות שירות (QoS) או דרישות LAN וירטואליות (VLAN). פירוש הדבר יכול להיות ששדרוגי תשתית מסוימים אם הנתבים או המתגים הנוכחיים שלך אינם תומכים ביכולות אלה. יתכן שתצטרך לשדרג את ספק שירותי האינטרנט שלך (ISP) אם הספק הנוכחי שלך לא יכול לתמוך בדרישות רוחב הפס של הרבה תנועה טלפונית. הערכת מידת נפח השיחה שלך תגדיל את רוחב הפס שלך זה דבר שספק ה- VoIP שלך אמור להיות מסוגל להתמודד איתו, אך אתה יכול לשכור מומחה חיצוני שיעשה גם את החישובים האלה.

אל תזלזל בעלויות ה- VoIP. בטח, התעריפים החודשיים האלה נראים טוב אבל מתחפרים עמוק יותר. אם כל מה שאתה מקבל זה טלפונים חכמים הפועלים בטלפונים ניידים, אז תצטרך גם לקנות לכולם טלפון סלולרי, עם הרבה דקות נתונים או יותר סביר שתוכנית בלתי מוגבלת. אם הטלפונים הסולפטיים הללו פועלים במכונות Windows או Mac, כולם יצטרכו להחזיק מחשב עם החומרה שתומך ב- VoIP, גישה לאינטרנט ומשהו פנימי כדי לטפל בסאונד ובאוזניות. אם בחירת ה- VoIP משתמשת (או לפחות תומכת) בטלפונים שולחניים, זכור כי אלה עולים איפשהו בין 75 ל -150 דולר כל אחד בתוספת עלות חיבור רשת קווית לכל טלפון. מעטים מכשירי ה- VoIP השולחניים תומכים ב- Wi-Fi, אך אלה שכן ידרשו ממך לשדרג את נקודות הגישה שלך אם אתה נותן לכולם טלפון Wi-Fi. אה, ותזכרו בעלויות כוח האדם: מישהו צריך לנהל את כל זה ומישהו צריך לספק תמיכה. ואז יש תחזוקה שוטפת ורישוי; הכל מסתכם, לכן הקפידו לעבור על היישום כולו לפרטי פרטים, כדי שלא תופתעו מהוצאות חדשות עם צמיחתם.



מצא לוח זמנים מציאותי עבור המעבר ל- VoIP. למרות מה שחלק מהספקים עשויים לומר, זה לא יהיה מיידי. גם אם אתה משנה ממערכת VoIP אחת לאחרת, זו אינה פעולה של יום אחד. שב וחשב את זמן התכנון, הרכישה, היישום, ההדרכה והמעבר ואז הכפיל אותו. אולי אפילו לשלש את זה. זהו שינוי גדול ביכולת של החברה שלך לתקשר עם עצמה והעולם החיצון. למהר זה פשוט טיפשי. עבדו בזמן לפתיחת פיילוט, בדיקה ואופטימיזציה ואז הפצה סופית המגיעה בשלבים כך שכל הפעולה שלכם לא תהיה בכאוס אם משהו ישתבש.

החלט מה תעשה עם מערכת הטלפון הישנה שלך. אם יש לך חבורה של טלפונים אנלוגיים במצב טוב, ייתכן שתוכל להשתמש בהם במערכת הטלפונים שלך עם VoIP עבור עובדים שאינם זקוקים לתכונות VoIP. לחלופין, ייתכן שתרצה אותם באזורים שבהם הם זמינים לציבור או שבהם הם נמצאים בסביבות קשות, כמו אזור הרכבה בחוץ או בקומת המפעל. וייתכן שתרצה כמה לגיבוי (עוד על זה הבא).

הבין כי התלות שלך בפעילות ותוכניות המשכיות עסקית תצטרך להשתנות, וכי תצטרך לתכנן ולהשקיע באמינות נוספת. בעיקרון, איך אתה הולך להמשיך לנהל עסקים אם הרשת תיפול או אפילו סתם מתקשה? מכיוון שמערכת הטלפון שלך תהיה תלויה באמינות וביצועים של הרשת המקומית שלך ושל האינטרנט כאחד, עליך לחשוב במונחים של כישלונות קפה וחלופות. גיבויים לספק שירותי האינטרנט העיקרי שלך (ISP), ואם הקול הוא קריטי לפעולה שלך, דרך לקבל שירות טלפוני גם אם הפסקת האינטרנט מוחלטת. כן, פירוש הדבר יכול להיות זמינה של קווים אנלוגיים וטלפונים תואמים. המשמעות היא גם תכנון לכישלונות, יתירות רשת וכמובן גיבוי.

אל תשכח את הביטחון. כל הדברים שיכולים לתקוף את רשת ה- IT שלך יכולים גם לתקוף את רשת ה- VoIP שלך, ובנוסף ישנם דברים כמו חבלה בשיחות וחטיפת שיחות, כמו גם חבר'ה רעים המשתמשים במערכת הטלפונים שלך ב- VoIP לביצוע שיחות למרחקים ארוכים ושימוש בבית שלך ציוד כמארח להתקפות זדוניות. זה יכול להחמיר אם מערכת ה- VoIP שלך לא משחקת היטב עם האבטחה שלך, כגון דרישה שתכבה את בדיקת המנות (כפי שמצאתי במערכת טלפון אחת שבדקתי). בנוסף, לעיתים יש לתקנות פרטיות נתונים דרישות משלהן כשמדובר בהגנה על תנועת VoIP במעבר ובמנוחה אם אתה שומר נתוני שיחה למטרות מכירות או שירות. אם הענף שלך מוסדר בצורה כזו, וודא שאתה מבין בדיוק איך ה- VoIP מתאים לשאר אמצעי הזהירות לבטיחות הנתונים שלך.

1. • ספקי ה- VoIP העסקים הטובים ביותר לשנת 2019. ספקי ה- VoIP העסקיים הטובים ביותר לשנת 2019
   • VoIP ו- UCaaS: ההבדלים הסבירו VoIP ו- UCaaS: ההבדלים הסבירו
   • מדוע מערכת ה- VoIP העסקית שלך לא יכולה להיות שייכת לענן מדוע מערכת ה- VoIP העסקית שלך לא יכולה להיות שייכת לענן

   לבסוף, קח בחשבון את צרכי העובדים והלקוחות שלך בעת בחירת מערכת טלפון VoIP. זה כולל החלטה אילו תכונות העובדים שלך זקוקים בפועל ומה הם לא צריכים. באופן כללי, משמעות הדבר היא הקצאת בעלי עניין אשר ימפה את כל התהליכים הכרוכים במערכת הטלפון שלך וגם יושבת עם עובדי הקו החזית המפעילים את התהליכים האלה כדי לראות כיצד ניתן לשפר אותם. זה כולל גם את תכנון המערכת כך שלקוחות לא ילכו לאיבוד בתפריטים, יסבלו מבחירות מפתח מוזרות או ישמעו אינסוף אפשרויות מהדייל האוטומטי. אם אין לך את המומחיות לעשות זאת בבית, זה הדבר שרוב יועצי ה- VoIP מיומנים לטפל בו; רק זכור להוסיף אותם לעלות הכוללת שלך במהלך התכנון.

עליך גם לזכור את סדר העדיפויות האמיתי שלך בעת בחירת מערכת VoIP. לדוגמה, אם אתה רוצה שזה יעבוד טוב, עלות לא צריכה להיות הגורם העיקרי. במקום זאת, אתה רוצה פונקציונליות. אם מערכת ה- VoIP שלך מתפקדת כמו שצריך ואין לה תכונות שאינך צריך, סביר להניח שהיא גם תחסוך לך קצת כסף ישירות, והיא צריכה להפוך את הצוות שלך לפרודוקטיבי יותר, שיחסוך כסף בעקיפין.