10 נקודות חשובות עבורו מעניקות את העברת הטלפון שלהם

לא ממש משנה במה החברה שלך משתמשת למערכת טלפון ברגע זה מכיוון שבשלב מסוים תצטרך למצוא משהו שיגדיל את עצמו כדי לתמוך בעסק הצומח שלך. ספק ענן מתקדם יותר ומספק סניפים פרטיים (PBX) יציע תכונות מהודרות יותר ונתיב לאיחוד תקשורת כשירות (UCaaS). זה גם יספק ביצועים טובים יותר עבור מספר גדל והולך של משתמשים, אבטחה מוגברת ויכולות ניהול חשבונות ודיווח יסודיות יותר, כך שתהיה לך מושג טוב בהרבה מה אתה מוציא והיכן.

כפי שדיברנו בטור של השבוע שעבר, השיקול הראשון שלך צריך להיות אם אתה רוצה מערכת טלפון בענן או בבניין שלך. ישנן מספר סיבות לבחור זו בזו, אך באופן כללי, מערכות טלפון מבוססות ענן בעלות חזיתית נמוכה יותר והן זריזות בהרבה אם צורכי התקשורת של החברה שלך פתאום ישתנו או שהמשתמשים שלך רוצים לאמץ חדש, סט קצה של תכונות. עם זאת, למערכות טלפון פנים יש עלות בעלות כוללת נמוכה יותר (TCO) ועלולות אבטחה טובה יותר.

אבל זו רק ההתחלה. אמנם אתה יכול פשוט להירשם לספק Voice-over-IP (VoIP) ולהסתפק בכל התכונות שהיא מציעה, כנראה שזה רעיון טוב יותר להחליט מה אתה רוצה שמערכת הטלפון תעשה, איך אתה רוצה שהיא תתקשר עם שלך עסק קיים, ואילו תכונות לדעתכם נחוצות. לשם כך תצטרך לשבת עם לא רק צוות ההנהגה הבכיר שלך, אלא גם עם מנהלי החזית של העסק כדי לקבוע בדיוק כיצד משתמשים במערכת הטלפון הנוכחית שלך. זו הדרך הבטוחה היחידה לגלות אילו תכונות העובדים שלך צריכים בהחלט לשמור והיכן יש מקום לשיפור וטכנולוגיה חדשה.

עם זאת בחשבון, להלן 10 שיקולים ונקודות ידע שתצטרך לכסות בבחירת מערכת טלפון חדשה:

האם יש לך מערכת טלפון קיימת? אם תעשה זאת, כל מה שתבחר בהמשך צריך להיות תואם, ולו רק כדי לעבור מהשירות הטלפון הישן והפשוט (POTS) ל- VoIP בצורה חלקה למדי. מערכת טלפון פועלת היא חלק קריטי למשימה של מרבית העסקים, ולא סביר שהארגון שלך יתקבל בברכה שבוע של השבתה בזמן שאתה ממיין דברים ומחזיר שיחות מהטלפון של הילדים בבית.

כמה אנשים ישתמשו במערכת הטלפונים עכשיו וכמה גדול אתה חושב שתגדל בחמש השנים הבאות? אלא אם אתה מתכנן להגביל את הצמיחה שלך על ידי הגבלת הגישה לטלפון עבור הצוות שלך, מערכת הטלפון שלך צריכה להיות ניתנת להרחבה. תוכניות הצמיחה ישפיעו על מספר שיקולים אחרים, החל מארכיטקטורת הרשת שלכם ועד לבחירתכם האולטימטיבית של ספק PBX או ספק. למרבה המזל, מרבית מערכות ה- PBX IP הן די מדרגיות.

האם אתה צריך לתמוך בטלפונים אנלוגיים? יתכן שתרצה להימנע מהצבת יציאת ה- Ethernet עבור טלפון VoIP באזורים ציבוריים כאמצעי אבטחה, אך עדיין תרצה לספק דרך למבקרים לבצע שיחות טלפון. באופן דומה, יתכן שלא תרצה לשים טלפון VoIP בסביבות מסוימות, כמו אזור הרכבה חיצוני או על רצפת ייצור.

האם אתה צריך לשלוח פקסים? באופן מפתיע, לא כל מערכת VoIP תומכת בפקס. חלקם ידרשו מתאם, חלקם ידרשו שער פקס או שרת פקס, וחלקם פשוט יתעלמו מפקס. במקרים אלה, עיין בשירותי הפקס המקוונים האלה לקבלת עזרה, ואז תוכל לעבוד עם ממשקי תכנות היישומים של ספק ה- VoIP שלך כדי לשלב שירות פקס של צד שלישי במארג השיחות שלך ל- VoIP.

שירותי ענן יכולים לרדת. אפילו מיליארד שחקני דולרים כמו Amazon Web Services (AWS) נוטים לרדת פעמיים בשנה. אם אמינות שיחות מוחלטת היא הכרח לעסק שלך, ה- PBX שלך, בין אם זה במקום ובין אם בענן, יזדקק לחיבור לרשת הטלפון הממתנית הציבורית (PSTN). (מה ה- PSTN? תחשוב מא בל.) הרשת הזו חורגת מחמשת תשע האמינות שהוכנו על ידי חברות ענן, אך שמירה על חיבור כזה מוכן כאופציה דורשת יכולות מסוימות מצד ה- PBX שלך, במיוחד אם זה בענן.. וודא שחיבור מיותר מסוג זה נתמך, ודע בדיוק כיצד הוא נתמך כדי להימנע מהפתעות שעלולות להיות מגעילות.

אילו סוג של תכונות מתקדמות אתה רוצה לעסק שלך? כל המערכות בימינו יכולות לבצע ולקבל שיחות קוליות ולהציב אנשים בהמתנה עם אפשרויות רבות למוסיקת עצור מעיק. מרבית מערכות ה- VoIP יאפשרו שימוש בטלפונים חכמים, שהם יישומים הפועלים במחשב שולחני או אולי בטלפון סלולרי. תכונות אחרות עשויות לכלול ועידת וידיאו, שיחות שיתוף פעולה, שולחן כתיבה חם או המלונות. אם אתה זקוק לאלה, עליך לבדוק שהם זמינים. יתכן שתרצה גם העברת הודעות מיידיות (IM), דיווח בהתאמה אישית, או ייצוא נתונים או יכולות אבטחה קשות יותר כמו ביקורת, הצפנה והקלטה.

האם העסק שלך מסודר כך שיהיה לך פקיד קבלה או מפעיל טלפון אי שם בתמהיל? אם זהו, תצטרך את היכולת לתמוך בקונסולה של מפעילים כלשהם ותצטרך להגדיר הרשאות וזרימות עבודה ספציפיות עבור אותו אדם.

1. האם לצוות המכירות או התמיכה שלך יש נפח שיחה גדול או שאתה מנהל מוקד טלפוני בפעולה שלך? שניהם ידרשו לא רק אופטימיזציות לרשת אלא סביר להניח שתמיכת תוכנה. צוות מכירות ותמיכה יצטרך להשתלב עם יישומי ניהול קשרי הלקוחות שלך (CRM) ויישומי עזרה, ואילו מוקד טלפוני בדרך כלל דורש תוכנה ספציפית אחרת מלבד לקוח UCaaS כללי מספק השירות הקולי שלך.

האם הרשת שלך עומדת לרמות? שיחות קוליות צריכות רשת נפרדת או שהם זקוקים ל- LAN וירטואלי (VLAN) עם תמיכה באיכות השירות (QoS) כך שהשיחות הקוליות יישארו מובנות. בנוסף, אתה זקוק לשער לשיחות VoIP שלא יופטרו על ידי Windows Update או הורדות YouTube. ארגונים קטנים יכולים בדרך כלל להסתדר עם רשת משותפת ו- VLAN מוגדר כהלכה, אך יותר מזה דורש רשת נפרדת. והרשת הזו חייבת להיות מהירה מספיק, מה שאומר שאם אתה לא מפעיל את Gigabit Ethernet, אז אתה לא מספיק מהיר.

האם אחוז משמעותי מכוח העבודה שלך הוא נייד או תקשוב? אם זה קשור, אלה הם למעשה שיקולים נפרדים שידרשו מכם לחשוב על צמצום תשתית הגישה המרחוק שלכם, שילוב של מגוון מכשירים ניידים במסגרת ניהולכם ושיקולי אבטחה ללוחמי דרכים שעשויים לכלול דברים כמו הצפנת שיחה או ביצוע שיחות בלבד באמצעות שירות רשת פרטית וירטואלית (VPN).

תבחין שלא דיברתי בגורמים אלה במונחים של PBX שנמצא במקום או בענן מכיוון שרוב אותם שיקולים נכנסים לשחק בכל מקרה. אך ראוי לציין כי גורמים מסוימים, כגון צורך בטלפונים אנלוגיים או שימוש כבד בפקס, עשויים לבטל מספר אפשרויות. בבדיקת מערכות ה- VoIP וה- UCaaS, ציין PCMag כי ספקי הטלפונים בענן מציעים מספר יתרונות עבור כל עסק כמעט, כולל עלויות כוללות נמוכות יותר, מערך תכונות מעמיק יותר וערוצי תקשורת משולבים הכוללים לא רק שיחות טלפון VoIP אלא גם וידאו כלים לשיחות ועידה, טקסט ושיתוף פעולה מקוון. אך למרות שרוב העסקים יכולים להחליף ברירת מחדל לפתרונות מבוססי VoIP כאלה, עדיין קיימים PBX מקומיים הנמכרים לארגונים מסוימים, בעיקר בגלל תוכנה מותאמת אישית או מדור קודם ומדרישות אבטחה מסוימות. זה מחקר על העסק שלך שתצטרך לבצע לפני שתבחר כל סוג שהוא.

מספר פתרונות חומרה IP PBX מבוססים על תוכנות קוד פתוח, כמו Asterisk או FreePBX, הכוללות גם מכשירים שנבנו במיוחד עבורם. אחרים, כמו 3CX, תומכים בסטנדרטים פתוחים, ויש מערכות PBX מכמה מתחנות כוח קנייניות מקוריות, כמו Avaya. אמנם פתרונות אלה יקרים ובוודאי שאינם מציעים את כל הגמישות של מערכת מבוססת ענן, אך הם עדיין בעסקים בגלל לקוחות מדור קודם ואלה עם בעיות תאימות שלא ניתן לפתור בשום דרך אחרת. בדוק עם הצוות המשפטי שלך כדי לגלות היכן החברה שלך נופלת.

• ספקי ה- VoIP העסקים הטובים ביותר לשנת 2019. ספקי ה- VoIP העסקיים הטובים ביותר לשנת 2019
• 9 שלבים למיטוב הרשת שלך ל- VoIP 9 שלבים למיטוב הרשת שלך ל- VoIP
• בעיית האבטחה הגדולה של VoIP? זו הבעיה הגדולה ביותר של SIP VoIP? זה SIP

עוד כמה דברים שכדאי לחשוב עליהם: ראשית, כשמדובר במכשירים הפיזיים שעובדיכם ישתמשו בהם, תוכלו בדרך כלל לבחור את הטלפונים שבא לכם, מכיוון שכמעט כל הטלפונים של ה- VoIP יעבדו על חומרה המבוססים על אותו סטנדרט: פרוטוקול החניכה של מושב. (SIP) פרוטוקול. עם זאת, כמה ספקים, במיוחד מבוגרים יותר המתמקדים בלקוחות ארגוניים, עדיין משתמשים בגרסאות קנייניות משלהם של SIP, כך שתצטרך לבדוק מה תומכים הטלפונים הרצויים שלך לפני הקנייה.

לבסוף, אל תדלג על החלק בספרות המכירות של הספק המדבר על הצעות שירות ותמיכה מקצועיות. כפי שנדון קודם לכן, תנועה קולית וערוצי תקשורת זורמים אחרים הם בעלי חיים שונים בהשוואה לניהול רשת מכוונת נתונים ישר. תתמודד עם קביעת תצורה מחדש של נתבים, מתגים וכנראה שאחוז משמעותי מהיישומים שלך על מנת לא רק לפנות מקום למערכת VoIP אלא גם לוודא שהשיחות שלך שומרות על רמת שמע מינימאלית. היכולת להעסיק את שירותיהם של צוות תמיכה הבקיא (לפחות בשלב הפריסה הראשוני) יכולה להיות מפתח כאשר מחליטים בין ספקי קול מתחרים.