סקירה ודירוג של גיליונות גיליונות

תכונות וממשק משתמש

ישנן שתי דרכים עיקריות לשים את זמנך בגיליונות TS: האחת היא על ידי לחיצה על סמל לוח הזמנים מהתפריט בצד שמאל, אחרת היא לבחור לוח זמנים, לאחר מכן פעולות ואז להוסיף משמרת. כשאתה יוצר משמרת, מופיעה הודעה השואלת אם אתה רוצה להודיע ​​לעובד שלך. בלוח השנה אתה יכול להציג לפי עובד או לפי משרה. יש גם יישומון למעקב אחר זמן המאפשר לך לעקוב אחר כרטיס הזמן, מי עובד וכלים. כדי להפסיק לחיצה, לחץ על שעון זמן ואז לוחץ על הכפתור האדום "שעון החוצה" בשעון הזמן. לחלופין, תוכלו ללחוץ על שעון זמן ואז לבחור את המשימה ולשנות את שעון נכנס לכניסה או להיפך.

בינואר 2018 רכשה אינטואיט את TSheets, ורכישה זו הביאה אינטגרציה עם Intuit QuickBooks Online. משתמשים לא יצטרכו להפעיל מחבר אינטרנט כדי להתחבר ל- QuickBooks באופן מקוון, אך הם יצטרכו כזה עבור QuickBooks Desktop אם הם מפעילים גרסה משנת 2016 ומעלה.

מאפיין מפתח שאהבנו ב- TSheets הוא הווידג'ט "מי עובד", שמראה אילו אנשים נמצאים בשעון, אילו קבוצות עובדים ומפה של אנשים שנכנסים אליהם ברחבי העולם. ניתן לסנן זאת כך שתבחר רק את מי שתרצה לראות. אתה יכול גם ללחוץ לתיבה כדי לבדוק ידנית עובדים בעבודה.

תכונת המפה משתמשת ב- GPS מהאפליקציה הסלולרית כדי לעקוב אחר מיקום ותנועה בזמן השעון. הצלחנו להגיע לטווח של 53.5 מטרים. מעקב אחר מחשבים ניידים ושולחניים מתבצע על סמך כתובת IP (ולכן לא מדויקת). תוכל לראות באילו מכשירים ומערכת ההפעלה העובדים שלך משתמשים. אתה יכול לחסום עובדים באופן אוטומטי אם ה- GPS שלהם ייפול.

ההרשאות נופלות תחת ארבע רמות: מנהל מערכת, מנהל שכר, מותאם אישית ועובד. תחת עובד, שהיא רמת ההרשאה הנפוצה ביותר, יש לך תשע רמות הרשאה, כולל הזנת זמן לנייד, ניהול גיליונות זמן עבור כל העובדים, ניהול משרות וניהול חשבונות משתמש אחרים. אתה יכול להוסיף כללים מותאמים אישית לכל עובד, כולל דברים כמו שעות נוספות, קודי PTO ואפשרויות ניידות, או שאתה יכול להגביל, כגון כיבוי אפליקציות לנייד לעובדים מסוימים. הדבר נכון גם לכל רמה, כולל מנהל שכר, שנמצא בעיקר במערכת לאישור ודחיית גיליונות זמן ותשלומים.

המערכת מאפשרת להוסיף כתובות IP כדי להגביל את המיקומים שבהם אנשים עובדים. לדוגמה: אם אתה רוצה להבטיח שאנשים עובדים רק במשרד, אתה יכול להגביל את כל כתובות ה- IP האחרות. אם אתה רוצה לאפשר למישהו לעבוד מהבית, אתה יכול להעניק לו כתובת IP ביתית, בתנאי שהיא סטטית.

ה- Clock-in נעשה באמצעות שעון העצר של חלון צף. זוהי תכונה נחמדה מכיוון שהיא מאפשרת לראות את הטיימר פועל, אך אתה יכול לעבוד במקום אחר בתוך המערכת. כפתור "קח הפסקה" מאפשר לך להשהות את השעון למשך פרק זמן מסוים מבלי להפסיק לחלוטין. מעסיקים יכולים להגדיר מהן ההפסקות הללו, והן יכולות להפוך אותה לאוטומטית כך שהאפליקציה תודיע למשתמש שההפסקה עומדת להסתיים. משתמשים יכולים גם להזין זמן באמצעות כרטיס זמן ידני. כרטיס הזמן מתכוונן אוטומטית כאשר משתמשים מוסיפים רשומות חדשות או רושמים כניסות חדשות באמצעות שעון העצר.

דיווח חזק

יכולות הדיווח מצטיינות. דוח שימושי במיוחד הוא "דו"ח מתוזמן לעומת עבד". אתה יכול לקבל השוואה של שעות שנקבעו ועבדו במשך שבוע או תקופת תשלום מסוימת. האפשרויות כוללות צפייה לפי שבוע, תקופת תשלום או טווח מותאם אישית. אתה מוצא זאת על ידי לחיצה על תזמון דוחות מהתפריט שבצד שמאל> מתוזמן לעומת עבד. ואז בחר תקופת תשלום או טווח תאריכים מותאם אישית ולחץ על הפעל דוח. מעבר לדוחות> תזמון דוחות> Tardies מעניק לך תצוגה של אנשים שאחרו ותוכלו לציין שהם איחרו עד 0, 1, 5, 10 ו- 20 דקות.

ישנן כמה תוספות כמו כרטיס אגרוף / ניקוב זמן וכרטיס זמן ידני, מחוון זמן, עורך גיליונות זמנים וכלי פסק זמן לתשלום. הכלי כולל מגוון רחב של דיווחים מעולים מראש על שימורים המבוססים על פירוט שעתי של עובדים, תשלום, מיקום GPS ובעצם כל דבר אחר שהמערכת נותנת לך שדה נתונים. מה שמדהים בגיליונות TS הוא היכולת לעקוב אחר נתונים מתקדמים ואז להפוך את הנתונים המתקדמים לדוחות "בהתאמה אישית". הצלחנו לבחור יומן גיליונות זמנים ולהוריד קובץ CSV המאורגן לפי תקופת שכר. זהו קובץ CSV מסודר בקפידה, ובו מידע כאשר משתמשים נכנסו פנימה, לחצו החוצה והחליפו קודי עבודה.

אפליקציה לנייד

היישום הנייד המקורי נקרא TSheets Time Tracker. זה קל להפליא לשימוש. כשאתה מתחבר, אתה מקבל מסך שעון עצם חשוף עם אפשרויות כמו תאריך ושעה פנימה, עבודה ופתקים. האפשרויות הניידות תחת "אחר" הן סקירה כללית, שעון זמן, גיליונות זמנים, לוח זמנים ועוד.

אהבנו כיצד באפליקציה לנייד שעון הזמן הוא האפשרות הראשונה. לאחר שנכנסת לנייד, מופיע מפה של המיקום שמראה היכן אתה. אתה מקבל אפשרות לחצן אדום לכיבוי והכפתור הירוק כדי לשנות את הזמן והמשרה. בצד שמאל תראה תצוגה של היום הכולל של הזמן שנעגל ובימין השעה הנוכחית שנרשמה במהלך המשמרת.

בנוסף ללחצני Clock In ו- Clock Out, באפשרותך להוסיף אפשרות כתומה ל- Take Break. לאחר שתמצא אפשרות זו, היא תוספת נוחה לאפשרויות למעקב אחר זמן. כדי להוסיף כפתור "הפסקת צהריים", פשוט לעבור אל "תכונה להוסיף תוספות" ואז "הפסקות", ואז להוסיף חוקים לעובדים מסוימים באורך מסוים של הפסקה.

יש לך אפשרות להפוך את ההפסקה אוטומטית או הפסקה ידנית עם עובדים שמתחילים או מפסיקים הפסקה. הצלחנו להוסיף את כפתור ה- Take Break במחשב, אך לא הצלחנו לגרום לו להופיע בטלפון. הבעיה הזו תוקנה כשיצאנו ונכנסנו שוב. טריק אחד הוא שאתה צריך לכבות "אוטומטית" להפסקת הצהריים ו"הפסקת מנוחה ".

הצלחנו להוסיף תמונה למשמרת הזמן הניידת שלנו. האפליקציה הניידת מציגה תצוגה קלה למעקב אחר משמרות עבודה בפרויקטים שונים לשבוע. יצרנו את הפרויקטים "עבודה כעוזרת משפטית", "שדרוג תשתיות חשמל לעיר XYZ", "טכנאי חברת כבלים", "ציור משרד ממשלתי" ו"דיווחי SEO לחנויות XYZ ".

כשאתה לוחץ על כפתור לוח הזמנים בנייד, אתה יכול להציג את לוח הזמנים שלי בצד שמאל או לוח הזמנים המלא לעובדים. אם תלחץ על משרה וזה לא מוקצה לך, תקבל הודעת שגיאה. המנהל צריך להקצות לעובד את העבודה. "משרה זו לא מוקצה לך. אנא צור קשר עם המנהל שלך כדי לפתור את הבעיה." אם אתה מנסה לשמור גיליון זמן וזה מתנגש עם זמן אחר, אתה מקבל את "התנגשות שנמצאה."

תכונות מעקב ה- GPS והגדרתו הגיאוגרפית הן תכונות עיקריות בגליונות TS. אתה יכול להציג את המיקום בגירסת שולחן העבודה של המיקום הנייד של מישהו אחר. גיאוגרפיה מאפשרת לך לעקוב אחר ההיקף הגיאוגרפי של מקום הימצאותו של עובד לעומת מעקב GPS, העוקב אחר מיקום בודד.

מעקב והתאמה אישית מתקדמים

מרבית פתרונות המעקב מבססים את הפתרונות שלהם כמעט לחלוטין בזמן. יש 24 שעות ביממה, כפול שבעה ימים, כפול ארבעה שבועות, כפול 12 חודשים. קח את כל הנתונים שנאספו בפרמטרים אלה ודחוף אותם לחשבוניות, דוחות, תשלומים והתחזיות לעומס עבודה. זה ההיגיון שמניע מערכות אחרות למעקב אחר זמן. מה שגיליונות TS עושים היטב בצורה יוצאת דופן הוא ההכרה בכך שניתן לבצע ולמדוד עבודה מחוץ לשעת החשבון הרגילה, יום, שבוע, חודש, שנה.

הכלי מציע מעקב מתקדם אחר כמויות, שאם אתה נהג משאית או אומן, יכול להיות שהוא מועיל יותר מאשר לעקוב אחר השעות שעבדת. בעזרת גיליונות TS, אתה יכול ליצור שישה שדות הניתנים להתאמה אישית מלאה, ואז להשתמש בהם כאל הוראות לכל סיבוב. אם אתה מנהל חברת בנייה, אתה יכול לשאול את הפקודה "היה אירוע? כן. לא." אם העובדים לא יגיבו, הם לא יוכלו להסתגר. אתה יכול לשאול משאיות כמה קילומטרים הם נסעו. לאחר מכן, שדות אלו יימשכו לדוחות כדי לספק לך מבט עשיר יותר של אופן העבודה, עד כמה צוותים יצרניים וכל נתוני מקום רלוונטיים אחרים שתצטרך כדי ליצור תמונה מלאה של יום עבודה או משמרת. לא תמצא רמה זו של מעקב מתקדם ב- Mavenlink, Zoho Projects או Wrike. רק זכרו שהכלים הללו מציעים תכונות לניהול פרויקטים המתקדמות קילומטרים מתכונות המתאימות שתמצאו ב- Hubstaff ו- TSheets.

מעסיקים יכולים גם להשתמש בתכונה זו כדי לדרוש צילום כניסה וכניסה. אולי אתה מתעניין אם אנשים מנקים את תחנת העבודה שלהם או אם מוצרים הועברו ממקום למקום. יכולת זו מעניקה למנהלים ומנהלים פיקוח נוסף (ללא תוכנות ריגול דרקוניות תמצאו בכלים כמו TSheets). אם אתה באמת צריך לפקח על עובדים ברמה של דקה אחר דקה, השתמש בממשק ה- API הפתוח לבניית מעקב באמצעות אפליקציה של צד שלישי.

מעקב אחר זמן גמישות

גליונות TS מאפשרים לעובדים להשתמש בשיחות טלפון בכדי להיכנס לשעון. זוהי תכונת תוספות שעלותה $ 1.50 לחודש למשתמש. זה אידיאלי לעובדים בשכר נמוך שאולי אין להם טלפון חכם או מחשב שימושי אך צריכים להיכנס לעבודה. הם מחייגים מספר חינם, אומרים את שמם, נכנסים ומנתקים. אם ברצונך להוסיף אבטחה עבור תכונה זו, תוכל גם להמיר שיחות קוליות לטקסט תמורת $ 0.05 לכל תמלול.

כשאתה נכנס לגיליונות TS לך מסך כדי להזין מדוע אתה עוקב אחר הזמן שלך, כלומר לתזמן עבודה, לעקוב אחר פרויקטים, להפעיל דוחות שכר או לקוחות ביל. יש לך אפשרות לבחור לעקוב אחר זמנך באפליקציה לנייד, במחשב או בקיוסק של שעון זמן. מצאנו את מסכי התצורה קלים לשימוש. כברירת מחדל מוגדר מסך תצורה "המאפשר לעובדים לתקן את זמנם." הדרכות מועילות צצות כשאתה מתחבר. סקירה כללית מראה לך איך זה ייראה כשאתה נכנס לאפליקציה לנייד. המאפיין של מי עובד הוא המפתח. אתה יכול ללחוץ על השם לצפייה במפה שבה עובד העובד.

מתפריט התחלת העבודה תוכלו להקים את החברה שלכם, עובדי הספינה, לעקוב אחר פרויקטים, להתכונן לשכר עבודה ולעיין בסיורים והדרכות. יכולנו בקלות להוסיף פרויקטים כמו "שדרוג תשתיות חשמל עבור XYZ סיטי." התבקשנו לקבוע כיצד להריץ שכר. קבענו את זה לדו שבועי.

נכנסנו זמן לפרויקט המזויף "דוחות SEO לחנויות XYZ" לשבוע של 11 במרץ, 2019. אחר כך רצינו לחזור אחורה ולהיכנס לשבוע שלפני. אתה לוחץ על "(אין עבודה)" כדי להציג תפריט של משרות למעקב. כשהזמן משתנה מאפור ל"אדום ", פירושו שעברת שעות נוספות. מצאנו שקידוד הצבעים הוא תכונה מועילה.

התוכנה כוללת אפשרויות תצורה חזקות. תחת הפרופיל שלי אתה יכול להגדיר תזכורות לגבי המועד לפתיחה ויציאה של שעון, וכאשר משמרת שהוקצתה או שונו. אתה יכול גם לסמן ששכחת להיכנס לאחר שהחל משמרת. תחת התראות אתה יכול גם להירשם לניוזלטר החודשי, לעיכול שבועי או להזמנת דוא"ל מוזמן למשתמש.

המגבלה עליה נתקלנו הייתה כאשר ניסינו להזין זמן עתידי לעובד באמצעות עורך הגיליונות. כשניסינו להזין זמן עתידי קיבלנו את ההודעה הקופצת "אסור לך ליצור גיליונות זמנים בעתיד." אנו חושבים כי יכולת זו יכולה להיות מועילה אם צוות צריך לנהל מי יעבוד משמרות בשבועות הקרובים. עם זאת, אנו מבינים את הסכנה בחיוב בטעות לגבי עתיד בעתיד.

חריץ מעל

TSheets הוא הפיתרון הטוב ביותר למעקב אחר זמן משחק בשוק. לרוב, גיליונות TS נראים קלים לשימוש. זה מאורגן היטב עם התפריט השמאלי של שעון זמן, לוח זמנים, מי עובד, רשומות זמן, זמן בתשלום כבוי, אישורים ודוחות. למרות שזה חסר את האלמנטים של ראש הממשלה שתוכלו למצוא בפתרונות כמו Mavenlink, Wrike ו- Zoho Projects, יש לזה מספיק תחזית כוח עבודה ופונקציונאליות לניהול זמן בכדי לגרום לכם לעבור ניהול משמרות בסיסי ואישי פרויקטים. גיליונות TS גם אינם מציעים את הפונקציונליות של תוכנות ריגול שתמצאו בכלי כגון Hubstaff, כך שאם אתם זקוקים לצילומי מסך של עבודת עובדים המוטמעת בתוך כלי מעקב אחר זמן, סביר להניח שתרצו לחפש במקום אחר.

אם הדבר הדרוש לכם הוא היכולת למדוד זמן, ייצור וקריטריונים אחרים הניתנים לחיוב במערכת קלה לשימוש, הרי שגיליונות TSheets מונחים את הכלי הטוב ביותר שבדקנו. ניתן להתאמה אישית, ידידותי למשתמש ואינטליגנטי ביותר.