דינמיקה של מיקרוסופט 365 למימון ותפעול, סקירה ודירוג מהדורות עסקיות

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, המהדורה העסקית (Dynamics 365), שהושקה בנובמבר 2016, מצטרפת ליישומים אחרים לתכנון משאבי ארגונים (ERP) של Microsoft Dynamics, כולל Dynamics GP ו- Dynamics NAV. Dynamics 365 מתמקדת במפעלים קטנים ובינוניים (SME) ומוצעת במודל פריסה בענן בלבד. המחירים מתחילים ב 40 $ למשתמש לחודש, אם כי כל אחד מחברי הצוות (המוגדרים כמשתמשים שצריכים רק לצפות אך לא להזין או לשנות מידע) משלם רק 5 $ לחודש. כמו ברוב מערכות החשבונאות וה- ERP הממוקדות SME, תצטרך להתמודד עם שותף של מיקרוסופט בכדי להשיג את האפליקציה. מסיבה זו, תדע רק את העלות הסופית שלך לאחר שאותו בן זוג הוסיף את החיובים שלו. בעוד ש Dynamics 365 הוא מוצר יציב, היעדר הנוכחי בשכר שכר, ניהול קשרי לקוחות (CRM) וניהול פרויקטים (PM) מאפיינים אותו מאחורי הזוכים בבחירת העורכים שלנו, Oracle NetSuite OneWorld ו- Syspro, בסביבת ה- ERP שלנו.

נחיתה נחמדה שם

מיקרוסופט סיפקה לי מופע בדיקה מלא ואוטונומי של Dynamics 365, המתארח בענן של מיקרוסופט כמו כל לקוח אחר. המערכת יזמה דף נחיתה עם אריחים למגוון רחב של אפליקציות ענן משולבות של מיקרוסופט, כולל Microsoft Office 365 וכמה אחרים. לחיצה על האריח "Dynamics 365" מפעילה את האפליקציה.

בדומה למספר מערכות הנהלת חשבונות של חברות קטנות ובינוניות שסקרתי, בדף הנחיתה ישנם אריחים המייצגים פריטים פתוחים ומדדי ביצועים עיקריים (KPI). מיקרוסופט מכנה את "הרמזים" האלה. יש גם תרשים בצד ימין של החלון בו תוכלו לציין אילו KPIs, רמזי תזכורת ומידע תרשים שתרצו להציג. עם תרשים העוגה במערכת הבדיקה שלי, ריחוף מעל פרוסה מעלה את הנתונים הכספיים הקשורים לפרוסה זו. לחיצה על הקטע מעלה את הלקוח, הספק או רשומה אחרת הקשורה לחלק הגרפי. בדומה לפריטים אחרים בעמוד הנחיתה, באפשרותך לבחור אילו פריטים תרצו בתרשים ולשנות את גודל הגודל של כל הפריטים או כולם. בדף הנחיתה נמצא גם מאזן תקציר קצר לניסיון, תכונה שימושית שהערכתי. פירוש יכולות ההתאמה האישית הוא שמשתמשים יכולים בעצם לתכנן את פורטלי הנחיתה הראשוניים שלהם ללא כל סיוע או אפילו יותר מ- IT.

מנגנון הניווט הראשי שלך הוא תפריט בצד שמאל של חלון הנחיתה. מה שמוצג שם תלוי בתפקיד שהוקצה למשתמש מסוים. תפקידים זמינים כוללים רואה חשבון, מנהל, מנהל עסקים, מנהל פרויקטים, פעילויות מכירות, מנהל מכירות ויחסים, מעבד הזמנת מכירות וחבר צוות. כאמור, חבר צוות יכול להציג נתונים בלבד, לא להזין או לערוך אותם.

ביצעתי את הסקירה הזו בתפקיד רואה החשבון. בתפקיד זה התפריט השמאלי הראשוני כלל סמלים למימון מתקדם, אישורים, מימון, בית, רכישה ומכירות. כל אייקון מלווה בתיאור קצר של הפונקציות הזמינות. לדוגמה, לחיצה על סמל האוצר מביאה אותך לחלון המאפשר לך לאסוף ולבצע תשלומים, להכין דוחות ולהתיישב בין חשבונות בנק. סמל הכספים המתקדמים מביא אותך לחלון בו תוכלו לנהל תקציבים, לנתח תזרימי מזומנים, לבצע פונקציות של רכוש קבוע ולטפל בניתוח מכירות.

תפריטים אלה משופרים על ידי תפריטי סרטים בראש כל מסך המציגים משימות משנה שונות שתוכלו לבצע בהתאם לחלון התפריט בו אתם נמצאים. בניגוד לחלק מתוכניות ה- ERP וחשבונאות האחרות בהן סקרתי, כמו QuickBooks Enterprise פתרונות ו- Sage 300, Dynamics 365 אינה מספקת אפשרות ניווט בתרשימי זרימה. אף על פי כן, זה מסודר באופן אינטואיטיבי עד שהכרתי במהירות את תהליך הניווט של האפליקציה. אם אתה צריך להגיע לפונקציה ספציפית ואינך בטוח היכן היא ממוקמת, אז הזנת הפונקציה הרצויה או הדוח בתיבת החיפוש מציגה מייד אפשרויות שונות שאחת מהן תביא אותך למיקום הרצוי.

ל- Dynamics 365 יש אפליקציות סלולריות מקבילות זמינות עבור אנדרואיד ו- iOS, ובדקתי אותן בטאבלט iPad Air ו- Lenovo Yoga. נראה כי המסכים זהים לגירסת המחשב האישי, אם כי מעט קטומים בגלל גודל המסך הקטן יותר של תצוגת הטאבלט, אך עדיין מעוצבים יפה בתוך אותם אילוצים.

מבנה תרשים החשבונות החזק של Dynamics 365 יכול להכיל עד 35 תווים בסך הכל, 20 כמספר החשבון בפועל, והשאר כדבר שמיקרוסופט מכנה "ממדים". ניתן להשתמש במימדים אלה כדי לתאר דברים כגון מחלקות ותפקוד, הדומים במקצת לשדות מותאמים אישית במערכות החשבונאות של ספקים אחרים.

דוחות הם בשפע וקל לגישה. ל- Dynamics 365 יש את הדוחות הכספיים הסטנדרטיים, כולל חשבונות סיכום ופירוט כלליים, יתרות ניסיון, יתרת ניסיון בעבודה והדוחות הכספיים הסטנדרטיים של מאזן, דוח רווח והפסד ותזרימי מזומנים. תופעת לוואי נחמדה של השילוב ההדוק עם שאר חבילת Microsoft Office ו- Office 365 היא שיצירת דוחות מותאמים אישית היא קלה למדי בעזרת כלים שככל הנראה כבר מכירים.

ל- Dynamics 365 גם יכולות גרפיקה ותרשימים מעולות. אלה משופרים מאוד בכך שמאפשרים לך לשלב בקלות תרשימים וגרפיקה נוספים מ- Microsoft Excel והמחשות נתונים מורכבות עוד יותר מ- Microsoft Power BI. עם זאת, Microsoft Power BI לא היה פעיל במערכת הסקירות שלי ולכן לא בחנתי ישירות יכולת זו, אם כי התכונה "ייבא מ- Microsoft Excel" עבדה טוב.

מכירות ורכישות מוצקות

יכולות המכירה והרכישה של Dynamics 365 הן סטנדרטיות למדי למעט סטנדרט אחד. בצד הפונקציונאלי הבסיסי, תוכלו ליצור הצעות מחיר והערכות ולהפוך אותן לחשבוניות. אתה יכול גם ליצור הזמנות רכישה בקלות. הן מכירות ורכישות קשורות קשר הדוק למלאי, כך שקל לדעת אם יש לך מלאי מספיק כדי למלא הזמנה, או האם עליך להזמין סדר חוזר של חלק מההזמנה או את חלקה, ולהוציא הזמנת רכש כדי לבצע מחדש את המלאי שלך. עם זאת, Dynamics 365 אינה ממש מערכת לניהול מלאי בפני עצמה מכיוון שהיא כרגע לא תומכת במספר מחסנים, קידוד בר או תכונות דומות שתצפו בקטגוריה זו.

תכונות הבולטות הן היכולת של Microsoft Dynamic 365 for Financials ליצור הצעות מחיר מכירות ואפילו חשבוניות ישירות בתוך הודעת דוא"ל של Microsoft Outlook וכדי שהצעת המחיר או החשבונית ישתקפו מייד ב- Dynamics 365. זו תוצאה של האינטגרציה הדוקה מאוד עם Microsoft Office 365, ומצדיק בקלות את קבלת Microsoft Office 365 אם אינך כבר מנוי. כאשר ב- Microsoft Outlook 365, יש כפתור עם סמל הכספים. לחיצה על סמל זה פותחת את רשומת הלקוח ותוכלו ליצור את האומדן או החשבונית ישירות ב- Dynamics 365; זה מצורף לתשובה בדוא"ל שנשלחה ללקוח. עם מרבית מערכות החשבונאות האחרות, יהיה עליכם ליצור את המסמך בתוך מערכת הנהלת החשבונות, לשמור אותו כמסמך מסוג כלשהו ואז לצרף אותו לדוא"ל.

לא ממש ראש הממשלה

בנוסף למכירות, רכישות ומלאי, Dynamics 365 מציעה את מה שמיקרוסופט מכנה לניהול פרויקטים. אבל אם אתה מצפה לכלי ממש אמיתי שתומך בתכונות כמו שיטת נתיב קריטי (CPM), תרשימי הערכת תוכנית הערכה של תוכניות (PERT), הקצאת משאבים מינימלית / מקסימאלית או תרשימי גנט, תתאכזב. תכונה זו עשויה להיקרא בצורה מדויקת יותר ניהול משרות או עלות עבודה. כדי להשתמש בו, אתה יוצר כרטיסי עבודה ואז אתה יוצר משימות ושיעורים עבור אלה כמו גם זמני תכנון ותקציב. לאחר סיום זה תוכלו להחיל משאבים על העבודה.

אמנם יכולות ה- PM של Dynamics 365 אינן כוללות תרשימי גנט, אך עדיין ניתן לקבוע אבני דרך ולקבוע עד כמה התפקיד עומד בהן. ניתן גם להזין כרטיסי זמן ולהקצות הוצאות כרטיסי זמן אלה לפרויקט או למשרה. עבור הרבה עסקים קטנים ובינוניים (SMB), גישה זו תעבוד מספיק טוב. אבל אם אתה זקוק לעומק רב יותר, תצטרך לקפוץ למיקרוסופט פרויקט (החברה אכן מציעה גרסת ענן) או כלי כלשהו של צד שלישי.

נכסים קבועים הם תוספת נחמדה

זה לא כל כך רגיל למצוא יכולת נכס קבוע במערכת ERP או מערכת הנהלת חשבונות שמכוונת לשכבות שוק SME. עם זאת, אפילו כשאחד זמין, לרוב מדובר במודול אופציונלי בעלות נוספת. Dynamics 365 כולל יכולת נכס קבוע כחלק מהצרור הבסיסי שלו, שהוא נגיעה נחמדה. נכסים מוחדרים למערכת בכרטיסי הנכסים המכילים תיאור של הנכס, עלות הרכישה ותאריך ושיטת הפחת הרצויה.

ל- Dynamics 365 יש את שיטות הפחת הסטנדרטיות הכוללות קו ישר, יתרת ירידה ופחת, המחושבות באמצעות אמנת חצי השנה. אתה יכול גם לציין שיטת פחת משלך. אמנם נכסים קבועים ב- Dynamics 365 אינם ממש מקיפים כמו אלה ברבים ממודולי הנכסים הקבועים העצמאים הזמינים למערכות ERP מודולריות, כגון SAP Business One Professional, אך הן צריכות להיות מספקות עבור רוב בסיס הלקוחות המיועד של Dynamics 365.

המלאי מוגבל מעט

תפריט המלאי של Dynamics 365 מייצג תת-מערכת ניהול מלאי גנרית למדי. עם זאת, זה נראה טוב; במערכת הבדיקה שסקרתי, כל פריט מלאי הותאם לתמונה של אותו פריט. זה נגיעה נחמדה ומקלה על אימות חזותי שאתה עובד עם הפריט הנכון.

בחיסרון, ל- Dynamics 365 יש רק שיטת תמחור מלאי אחת, כלומר First-In First-Out (FIFO). זה כנראה לא יהווה פורץ עסקה עבור משתמשים רבים פוטנציאליים, ונציג מיקרוסופט אישר לי שהחברה חושבת שה- FIFO מספיקה ללקוחות המיועדים לה. אבל הייתי שמח לראות לפחות את שיטת העלות הממוצעת המשוקללת כלולה. מיקרוסופט נמצאת בתהליך של הוספת Kitting (יצירת מכלולי משנה), אם כי זו עדיין לא תכונה בגירסת התוכנה שסקרתי.

בסך הכל, לאחר שבדקתי את המהדורה הראשונית הזו של Dynamics 365, אני חושב שמה שזמין נעשה יפה. עם זאת, האפליקציה היא עבודה רבה מאוד. בזמן שבדקתי את התוכנה, היא הייתה זמינה רק בארה"ב ובקנדה. אם אתה מנהל עסק באזורים אחרים בעולם, עליך לבדוק קודם עם מיקרוסופט. עדיין, Dynamics 365 נראית כמו התאמה טובה לחברות המעוניינות להתקדם ממערכת הנהלת חשבונות ברמת כניסה יותר, כמו FreshBooks. זה ניתן למדרגה גבוהה ונקווה בתקווה חלק מהיכולות הנוספות שרבים ממתחרותיה בשוק הביניים מציעים, במיוחד שכר ויכולת ניהול מלאי מקיפה יותר.