סקירה ודירוג של Smartsheet

כל עסק מצליח כבר משתמש בגליונות אלקטרוניים, וכנראה שהרבה יותר מסתם תקצוב. Smartsheet הופך את השורות והעמודות של התאים המוכרים ליישום ניהול פרויקטים. התוצאה היא הכלאה ייחודית שיכולה להתמודד עם כל דבר, החל מתקצוב ודיווח ועד ניהול משאבים ומעקב אחר משימות. אפליקציה מבוססת ענן בהחלט הופכת את הגליונות האלקטרוניים לחכמים יותר, ועבור סוגים מסוימים של עבודה, היא עשויה להעדיף על פני פלטפורמת ניהול פרויקטים מסורתית יותר. אם ניסית ואמיתית זה יותר מה שהיה לך בראש, עם זאת, עיין במנצחי בחירת העורכים המסורתית יותר בניהול פרויקטים, פרויקטים של Zoho ועבודות צוות.

תמחור ותוכניות

Smartsheet מציעה ארבע שכבות שירות, כמו גם ניסיון חינם למשך 30 יום. עם זאת, אין לו שירות שירות בחינם. ישנם שני סוגי תכניות שתוכלו להירשם אליהם ישירות מהאתר: אדם רגיל (19 $ לאדם לחודש או 168 $ לאדם בתשלום מדי שנה) ועסקים סטנדרטיים (32 $ לאדם לחודש או 300 $ לאדם בשנה). הייתה פעם אפשרות בשם Smartsheet Team, אך היא הופסקה.

מעבר לכך, ל- Smartsheet יש תוכנית ארגונית ו- Enterprise Premier. שני שכבות השירות הללו מיועדות לארגונים גדולים הזקוקים לבקרות ניהול ואבטחה נרחבות. צרו קשר עם החברה לקבלת הצעת מחיר עבור אחת מהאפשרויות הארגוניות.

כדי לקבל את תקופת הניסיון בחינם, אתה זקוק לכתובת דוא"ל עסקית - כלומר כתובת שאינה חשבון דוא"ל חינמי ברור. עם זאת אינך זקוק לכרטיס אשראי. לניסיון החינמי יש גם מגבלות מסוימות. לדוגמה, אתה יכול לקבל רק 50 גיליונות בכל פעם. עם זאת, תוכלו לשתף את הגיליונות עם מספר בלתי מוגבל של משתפי פעולה ולהוסיף עמיתים כדי לנסות כמה מתכונות התוכנית העסקית. כל אדם מקבל גם שטח של 5 ג'יגה-בייט. אתה יכול להשתעשע עם טפסים של Smartsheet (אלה טפסים באינטרנט וסוגים אחרים של טפסי איסוף נתונים), אך אינך יכול לפרסם אותם בזמן שאתה משתמש בניסיון הניסיון בחינם.

ההבדל בין חשבון Standard Individual ו- Standard Business מסתכם במגבלות על תכונות מסוימות ותכונות ניהול משתמשים. בחשבונות בודדים יכולים להיות 10 משתפי פעולה לפריט, 10 גיליונות בסך הכל, חמישה דוחות ולוח מחוונים אחד. שכבה זו מגיעה עם שטח אחסון של 50 ג'יגה-בתים למשתמש מורשה. חשבונות עסקיים מקבלים משתפי פעולה, דוחות ולוחות מחוונים ללא הגבלה, ויכולים להיות להם 100 גיליונות למשתמש מורשה. חשבונות עסקיים מקבלים גם שטח אחסון של 100 ג'יגה-בתים למשתמשים מורשים; בקרות לניהול משתמשים, קבוצות ומשאבים; וגישה ליומני פעילות.

השוואת מחירים

כיצד המחיר והערך של Smartsheet משתווים לאפליקציות אחרות? זה באמת תלוי איך אתה משתמש בשירות. לדוגמה, אם אתה משתמש בו לניהול פרויקטים, המחיר דומה לאפליקציות בינוניים בקטגוריה ההיא, שנעים בין 30 ל -45 דולר לאדם לחודש. אפליקציות ניהול הפרויקט במחיר התחרותי ביותר עולות בין פחות מ -5 $ עד 12 $ לאדם לחודש.

אם אתה משתמש ב- Smartsheet יותר ממסד הנתונים וזוויות הגיליון האלקטרוני, אתה יכול להשוות אותו ל- Airtable. הטבלה עולה פחות, החל מ 12 $ לאדם לחודש ועולה עד 24 $ לאדם לחודש. לאפליקציה הזו יש גם שירות שירות בחינם, כך שתוכלו לנסות אותה כל עוד תצטרכו.

תחילת העבודה עם גיליון החוכמה

יש הרבה מה לעשות עם Smartsheet, אם אתה מוכן להכניס קצת עבודה. כמעט כל דבר שתוכלו לעשות בתוכנית של גיליון אלקטרוני, תוכלו לעשות ב- Smartsheet. עם זאת, לא כל מה שקשור לאפליקציה הוא אינטואיטיבי ביותר, ועליכם לתכנן להשקיע מעט זמן בצפייה במדריכי וידיאו וללמוד את הפרטים הקטנים של התוכנית.

כשאתה מתחיל עם Smartsheet, הפועל בענן (באמצעות אפליקציית אינטרנט) וב- iOS ו- Android, אתה יוצר גיליון ריק או בוחר תבנית. התבניות מסודרות לפי קטגוריות, הכוללות משאבי אנוש, שיווק, IT, פרויקטים, מכירות ותחומים אחרים. כדי לתת לך מושג לגבי הטווח, תוכל למצוא תבניות לשימושים הכלליים ביותר, כגון טופס משוב לקוחות ולוח שנה שנתי לפי יום, כמו גם שימושים ממוקדים יותר, כמו תחזוקת נכסי השכרה, דוח הוצאות, צנרת מכירות על ידי נציג ותוכנית אירועים ותקציב. ואז יש תבניות לניהול פרויקטים הכוללות:

• פרויקט זריז עם גנט
• גשש גליון עם טופס
• תוכנית השקת פרויקט
• פרויקט עם גאנט ושונות תקציב
• פרויקט עם תאריך יעד קשה וגאנט
• מועצת תכנון ספרינט

לא משנה איך תצללו באפליקציה, שכבות-על מופיעות על המסך כדי להסביר את כל התכונות הבולטות. טיפ לכלים וקישור לתיעוד וסרטוני הדרכה נמצאים תמיד בהישג יד, ותזדקק להם בשלב מסוים. גם אם אתה חידון אקסל, Smartsheet עדיין עשוי לסיים אותך לפעמים. לא כל הנוסחאות זהות בשני היישומים.

Smartsheet שומר על ממשק מסודר. הגיליון האלקטרוני תופס את אמצע המסך. סרגל כלים דמוי מיקרוסופט בחלקו העליון כולל לחצני עיצוב בתוספת אפשרויות לשינוי התצוגה. כאשר תרשים Gantt כלול בגיליון שלך, אתה יכול לבחור להציג אותו; זה נראה מימין לתאים. המחוונים מאפשרים לך לשנות את רוחב החלונות כדי להתאים אישית טוב יותר את התצוגה שלך.

לוח בצד שמאל מתקפל מאפשר לך לראות את כל הגליונות שיצרת או שאנשים שיתפו איתך. אתה משתמש בזה כדי לעבור במהירות בין הסדינים שלך.

בצד ימין של הממשק ישנם כמה סמלים המאפשרים לך לראות את כל השיחות שהתקיימו בגליון זה, קבצים מצורפים והערות הקשורות לבקשות הגהה. בהתאם לרמת הגישה וסוג החשבון שלך, יתכן שתראה גם בקשות עדכון, יומן פעילות, כפתור פרסום הגורם את הגליון בכתובת אתר ציבורית וסיכום של הגליון.

תכונות ושימוש

גיליון חכמים הופך את נתוני הגיליונות האלקטרוניים ליותר דינמיים עבור גורואים שאינם Excel בינינו. כל שורה או עמודה יכולים להיות תפריט נפתח של ערכים מותאמים אישית, רשימת אנשי קשר, תאריך, תיבת סימון, סמל וכן הלאה. כדי ליצור רשימת משימות, לדוגמה, אתה יכול להניח תיבות סימון בעמודה אחת ולהעניק לה את השם הושלם, ואז לשים לצידה עמודה בשם שם המשימה. תוכל אפילו להוסיף עמודה שלישית המכילה את רשימת אנשי הקשר שלך, כך שתוכל להוסיף מקבל. גיליון Smarts מאפשר גם לך להקצות מספר אנשים למשימה. בעמודה רשימת אנשי קשר, עליך לבחור לאפשר אנשי קשר מרובים בתא.

אם אתה חושב להשתמש ב- Smartsheet רק למעקב אחר משימות פשוט, תוכל גם להשוות אותו לאפליקציות אחרות לניהול עבודה, כגון Airtable ו- Trello. בעיקר, טרלו זוכה לשבחים רבים על היותו כה קל לשימוש. זה יכול לעשות רק שבריר ממה ש- Smartsheet יכול, אבל אם כל מה שאתה רוצה מהאפליקציה הוא דרך לנהל ולעקוב אחר הקצאות בשיתוף פעולה, Trello עשוי להתאים יותר.

בניגוד לטרלו, עם זאת, באפשרותך להוסיף היררכיות לרשימת המשימות שלך בגליון Smarts. בלחיצה אחת תוכלו להזין שורות תחת שורות אב. אתה יכול בקלות לגרור תאים ושורות אל שורות הורים ומחוצה לה, או לתפוס את שורת האב כדי להזיז אותה ואת כל שורות הילד שלה.

רוצה להציג את הגיליון האלקטרוני שלך בצורה אחרת? הוסף עמודה לתאריכי התחלה וסיום ותוכלו ליצור תרשים Gantt לגליון. הוסף עוד כמה עמודות והתאם הגדרות מסוימות, וניתן לקשר יחד משימות בתרשים הגאנט כדי לשקף מתי אחת מסתיימת ופתיחה אחרת. למרבה הצער, תרשים ה- Gantt משתף את המסך בצורה לא ברוחה עם הגיליון האלקטרוני שלך.

Smartsheet מצטיין בהוספת סוג הכלים שאתה מעוניין בגיליונות אלקטרוניים סטנדרטיים המסופקים בצורה ידידותית יותר למשתמש. לדוגמה, כלי העיצוב המותנה מאפשר לך להגדיר פרמטרים למילוי-ריק. דרוש מספר לחיצות בלבד כדי להגדיר גיליון שמדגיש אוטומטית כל שורה שיש בה ערכים שתרצה להדגיש. הדבר נכון גם למערכת הפקת הדוחות שלה, אשר מפטרת גיליונות חדשים על סמך הקריטריונים שצוינת.

מכיוון של- Smartsheet יש את כל הכלים של יישום גיליון אלקטרוני ומנהל פרויקטים, אתה יכול ליצור מסמכים היברידיים חזקים. לדוגמה, אתה יכול ליצור גיליון תקציבי שמשתמש בנוסחאות לחישוב ההוצאות עבור כל פרויקט בחברה, וכן תוכל להקצות מי אחראי לכל פרויקט, כמה התקדמות הפרויקט והתזמון לתחילת הפרויקט. וסיום.

כמובן שאתה יכול לעשות הרבה יותר עם Smartsheet. לדוגמה, אתה יכול לקשר תאים בגיליון אחד לתאים בגליון אחר לגמרי, ולאפשר לזרום נתונים בין פרויקטים. ניתן ליצור טפסי אינטרנט לאיסוף נתונים שנוספים אוטומטית לגליון המתאים. עם קצת פרגלינג, אתה יכול להוסיף סרגל התקדמות לתרשימי גנט. עם כוונון עדין עוד יותר, אתה יכול להציג ולנהל כמה עבודה מוקצה לכל אדם בחברה שלך, ולאזן את העומס בהתאם. השירות יכול גם לייבא את הגיליונות האלקטרוניים הישנים שלך, ולאפשר לך להחמיר את המערכת הארגונית הקיימת שלך.

לוקח את גליון Smarts עוד יותר

ל- Smartsheet כמה תכונות מסודרות שכדאי ללמוד. במיוחד, זרימות עבודה שווה לבחון. זרימות עבודה היא תכונה המאפשרת לך ליצור אוטומציה משלך בתוך האפליקציה. אתה מגדיר כמה פרמטרים וכאשר מתקיימים התנאים, פעולה אחרת מתרחשת אוטומטית. לדוגמה, תוכל ליצור את זרימת העבודה הבאה: לאחר 1 בינואר, כאשר כל פריט מסומן "שלם", הודע למרי מנהל עם הודעה שמזכירה לה לבדוק את העבודה עם הלקוח.

ממשק זרימת העבודה קל לשימוש, אם כי הוא לא נראה מרשים במיוחד, עם עיצוב די בסיסי למדי.

בסקירה קודמת של Smartsheet, ציינו כי היא אינה מערכת אידיאלית למעקב אחר זמן, דיווח וכמה משימות עסקיות נפוצות אחרות. בהחלט, ייתכן שתוכל למצוא ולהתאים אישית תבנית שעובדת לצרכים הספציפיים שלך, או שתוכל לבנות מערכת אם אתה מספיק מיומן בגיליונות אלקטרוניים. אך כרגע אין באפליקציה שום דבר למעקב אחר זמן. כששאלנו את נציג החברה בנושא זה, הם הזכירו כי סמרטשי רכשה לאחרונה 10000ft, אפליקציה עסקית לתכנון משאבים, תכנון פרויקטים ומעקב אחר זמן. עם הזמן, צפו לראות סינרגיה נוספת בין שני האפליקציות.

משהו נוסף שצוין בסקירה קודמת ששונה הוא כיצד Smartsheet שומר נתונים. בעבר לא הייתה שמירה אוטומטית כלל. היית צריך ללחוץ ידנית על כפתור שמור, וזה מאוד יוצא דופן עבור אפליקציה מבוססת ענן. עם זאת, ישנן אפשרויות לחיסכון אוטומטי במרווחי זמן. בהגדרות האישיות שלך, הקפד לבחור את שתי האפשרויות: שמור אוטומטית לאחר דקה של חוסר פעילות ושמור אוטומטית את השינויים שלי כשאני משאיר גיליון, דוח או לוח מחוונים. הגדרות אלה טובות יותר אך עדיין אינן אידיאליות. ברצוננו לראות כי ב- Smartsheet יש שמירה אוטומטית כברירת מחדל עבור כל פעילות.

אינטגרציה ואפליקציות סלולריות

מחוץ לקופסה, Smartsheet עובד עם מספר לא מבוטל של אפליקציות ושירותים אחרים, כגון Box, Dropbox ו- Google Drive. יש גם חנות אפליקציות נרחבת שתוסיף פונקציונליות רבה יותר. אם אינך מצליח למצוא את מה שאתה צריך, אתה יכול להשתמש ב- Zapier כדי לחבר את Smartsheet לאפליקציות אחרות או לעבוד עם ה- API של Smartsheet.

בצד הנייד, ל- Smartsheet יש אפליקציות ל- iOS ולאנדרואיד. האפליקציה למובייל מותאמת היטב במובן זה שהיא לא סוחפת ומסחררת כפי שאתה יכול לדמיין עבור יישום מסוג גיליון אלקטרוני. זה עובד בצורה הטובה ביותר לדברים כמו להתעדכן בדיונים או להגהץ קבצים.

הטוב והגרוע משני העולמות

Smartsheet הוא כלי רב-עוצמה לניהול פרויקטים, בדרכים טובות וגם רעות. עבור מנהלי פרויקטים רבים, גיליונות אלקטרוניים מגיעים עם היכרות וגמישות. הם מטפלים בנתונים גולמיים ותוכלו לבנות אותם לעשות כל מה שתרצו. למידה להשתמש בהם יכולה להיות קשה מאוד, עם זאת, אם אינך כבר בקצב מהיר. יתרה מזאת, כמות ההתאמה האישית שהם זקוקים לעיתים יכולה לדרוש מיומנויות המובילות בתכנות מחשבים בפועל.

הטוב: גיליון החוכמה הוא חזק וגמיש, עם קטע עצום של תיעוד וסרטוני הדרכה. הרע: בסופו של דבר תצטרכו לשלוט בתוכנת ניהול פרויקטים וגם בתוכנות הגיליון האלקטרוני.

אם ניהול פרויקטים באמצעות גיליונות אלקטרוניים נשמע את סמטתך, לא תמצא דבר טוב יותר מ- Smartsheet. אם אתה עסק קטן שצריך לפצח במהירות את ניהול הפרויקטים ללא מנהל אקסל לצידך, דבק במשהו ידידותי יותר למשתמש. הבחירות העיקריות שלך צריכות להיות בחירות העורכים שלנו Zoho Projects, שהיא מצוינת לעסקים קטנים בתקציב, פרויקטים של עבודת צוות, אשר בולטת בזכות קלות השימוש בהם, ו- LiquidPlanner, המתאים ביותר לארגונים גדולים מאוד עם צרכים מורכבים.