סקירה ודירוג פרויקטים של מיקרוסופט

הבחירה להשתמש ב- Microsoft Project כאפליקציית ניהול הפרויקטים הייעודית של הצוות שלך הגיוני רק כאשר מספר כוכבים מתיישרים. ראשית, אתה באמת צריך שיהיה מנהל פרויקט מוסמך בכדי לנהוג בתוכנה. שנית, זמן צריך להיות לצידך ומנהל הפרויקטים המוסמך שלך לא יכול להיות ממהר ללמוד להשתמש בכלי. שלישית, הקבוצה שלך כבר צריכה להיות בית של מיקרוסופט, או שזה צריך יהיה מוכן ל להתאחד . רביעית, מספר הפרויקטים שהצוות שלך מנהל ורמת המורכבות שלהם צריכה להיות גבוהה למדי. אם הארגון שלך עומד בקריטריונים אלה, Microsoft Project עשוי להוכיח ככלי לא יסולא בפז. אם לא, עדיף שתוגש אפשרות אחרת, ויש הרבה כאלה.

אם קראתם עד כה והבנתם שפרויקט מיקרוסופט אינו מתאים לצוות שלכם, אני ממליץ על שלוש אפשרויות נוספות. עבור עסקים קטנים, פרויקטים של Zoho ועבודות צוות הם הבחירות של עורכי PCMag. שתיהן במחיר סביר וקל מאוד ללמוד להשתמש בהן, גם אם אינך עדיין אדון לניהול פרויקטים. הכלי האחר שמרוויח את בחירת העורכים הוא LiquidPlanner, כלי מתקדמים שאידיאלי לצוותים גדולים יותר המנהלים לא רק פרויקטים אלא גם אנשים ומשאבים אחרים.

כמה אזהרות

לפרויקט של מיקרוסופט לוקח זמן רב ללמוד להשתמש ואפילו לשלוט בו יותר זמן. אני כותב את הביקורת הזו מנקודת מבטו של מישהו שלא שלט בה (אפילו לא קרוב) אבל מי יש ל ניסיתי את זה במשך כמה שבועות ושאל שאלות של נציגי מיקרוסופט למידע נוסף. נקודת המבט שלי כוללת בדיקות השוואה עם עשרות אפליקציות אחרות לניהול פרויקטים, החל באפליקציות קלות משקל המיועדות לעסקים קטנים ועד אפשרויות בדרגה ארגונית.

מכיוון שפרויקט מיקרוסופט הוא דבר של דוב, הייתי ממליץ להשלים את המאמר שלי עם ביקורות משתמשים של אנשים שעבדו עם הכלי בהרחבה ויכולים לספק תובנות שונות לגבי אופן ההתמדה שלו בטווח הארוך.

תמחור ותוכניות

ישנן שתי דרכים לקנות את Microsoft Project. אתה יכול להוסיף אותו למנוי של Office 365 או לקנות גרסה עצמאית לפריסה מקומית. האפשרויות נעשות מבלבלות, אז הרשו לי לעבור עליהן חתיכות אחר קטע.

תוספת למשרד. כשאתה מוסיף את Microsoft Project למינוי של Office, אתה מקבל את הגרסה מבוססת הענן של האפליקציה. קיימות שלוש רמות תמחור לרכישה מסוג זה: Professional Online Professional, Premium ו- Essentials.

פרויקט המקוון המקוון עולה 30 $ לאדם לחודש. עם רמת שירות זו, כל אדם זוכה להשתמש באפליקציית שולחן העבודה של Microsoft Project על עד חמישה מחשבים לניהול פרוייקטים בלבד, ולא לניהול תיקים. למרות שמדובר באפליקציה לשולחן העבודה, היא עדיין פועלת בענן ( כלומר , היא דורשת חיבור לאינטרנט כדי להשתמש). הגישה דרך דפדפני האינטרנט כלולה גם.

Premium Online Premium עולה 55 $ לאדם לחודש. הוא מציע הכל בחשבון המקצועי, בתוספת כלים לניהול תיקים. זה מגיע עם תכונות מתקדמות לניתוח וניהול משאבים שלא תקבל בחשבון המקצועי.

הרמה השלישית, Essentials, אינה נדבך של שירות כמו סוג תפקיד שאתה יכול לבחור עבור חברי צוות שיש להם אחריות מוגבלת למדי באפליקציה. זה עולה 7 $ לאדם לחודש. ראשית עליך להיות בעל מקצוע או פרמיום כדי להשתמש באפשרות חיונית. משתמשים חיוניים יכולים לגשת רק ל- Microsoft Project באמצעות דפדפן אינטרנט או מכשיר נייד. הם יכולים לעדכן רק סטטוסים של משימות, לעבוד עם גיליונות זמנים, לשתף מסמכים ולתקשר עם עמיתים. הם לא מקבלים אפליקציות שולחן עבודה או פונקציונליות אחרת.

פריסה עצמאית במקום. אם אינך מעוניין להשתמש בגרסה המתארחת בענן של Microsoft Project, אתה יכול לארח אותה באופן מקומי, וישנן שלוש אפשרויות כיצד לבצע זאת.

האחד הוא Project Standard שעלותו 589.99 $ מחויב כפי ש תשלום קבוע חד פעמי. עם גרסה זו, אתה מקבל חתיכת תוכנה אחת המותקנת באופן מקומי במחשב אחד, ורק אדם אחד יכול להשתמש בה. זו תוכנת בית ספר ישן במובן זה שאין לה תכונות לשיתוף פעולה. אתה מקבל כלים לניהול פרויקטים, אך שום דבר לניהול משאבים.

האפשרות הבאה היא Project Professional תמורת 1, 159.99 דולר. כל רישיון טוב למחשב אחד בלבד. יש לו הכל ב- Project Standard, בנוסף היכולת לשתף פעולה באמצעות Skype for Business, כלים לניהול משאבים, גיליונות זמנים והאפשרות לסנכרן עם Project Online ו- Server Server.

שרת הפרויקטים, האפשרות האחרונה, היא גרסה של Microsoft Project שארגונים יכולים להשיג באמצעות SharePoint 2016. יכולתי להיכנס לפרטים כיצד להשיג את SharePoint 2016 ואת שלושת שכבות השירות הארגוני עבור Office, אבל אני מניח שאם אפשרות זו מעניינת אותך, יש לך כבר איש תמיכה במיקרוסופט שתוכל לבקש מידע נוסף.

מחירים השוואה

אם אנו משתמשים במחיר 30 $ או 55 $ לאדם לחודש עבור Project Online Professional כבסיס להשוואה, שהם שכבות השירות שאני מדמיין שהם נמצאים בבית הגלגלים שלך אם אתה קורא את המאמר הזה, אז המחירים של מיקרוסופט נמצאים בקצה הגבוה לעסקים קטנים ובינוניים.

TeamGantt הוא מקום טוב להתחיל להשוואה. הוא מציע שירות החל מחשבון חינם לחברות מתקדמת שעולה $ 14.95 לאדם לחודש. זה כלי מבוסס אינטרנט הכולל שיתוף פעולה והרבה יותר קל ללמוד להשתמש בו מאשר פרויקט.

תוכנית דומה עם Zoho Projects עולה מחיר קבוע של 50 $ לחודש, ללא קשר לכמה אנשים משתמשים בה. פרויקטים של עבודת צוות מציעים מחיר חודשי דומה (69 דולר לחודש עבור כמה מחברי הצוות שאתה צריך), וכך גם Proofhub (150 דולר לחודש).

אם נפנה לכלי עבודה מתקדמים יותר, LiquidPlanner יתחיל ב- 599.40 דולר לשנה עבור חשבון עסקי קטן של עד חמישה אנשים. מחיר זה מבוסס על תעריף של 9.99 דולר לאדם לחודש, אך התוכנית הספציפית הזו נמכרת רק באריזה של חמישה מושבים. התוכנית הפופולרית ביותר של LiquidPlanner, Professional, טובה יותר לעסקים בינוניים עד גדולים. זה מסתכם בכ- $ 45 לאדם לחודש, עם מינימום של עשרה אנשים. בדומה לפרויקט של מיקרוסופט, LiquidPlanner לוקח זמן לשלוט בחלקו מכיוון שהוא מציע כל כך הרבה כלים הן לניהול פרויקטים והן לניהול משאבים.

פלטפורמות אחרות לניהול פרויקטים שמתאימות לארגונים גדולים יותר כוללות את Clarizen (החל מ- $ 45 לאדם לחודש), Celoxis (25 $ לאדם לחודש; מינימום של חמישה אנשים) ו- Workfront (כ- $ 30, תלוי בהתקנה).

מתחילים

אינני יכול להדגיש מספיק את העובדה שפרויקט מיקרוסופט אמור לשמש מנהלי פרוייקטים מנוסים, או מיומנים יותר, זה לא מיועד ללמידה תוך כדי תנועה. זה לא מגיע עם הדרכות ברורות להתחלה. זה מניח היכרות עם מושגים גדולים ופרטים נאים של ניהול פרויקטים. אם אתה חושב שאתה עשוי להשתמש בתוכנה זו אבל אתה (או האדם הראשי שישתמש באפליקציה) לא יודע מהו דוח שחיקה, הייתי ממליץ לך ברצינות לשקול כלי אחר.

האפליקציה עצמה דומה מאוד לאקסל. יש לו אותו ממשק סרט כרטיסיות מוכר שנראה ביישומי Microsoft Office אחרים. חלק הגיליון האלקטרוני של האפליקציה מכיל את כל הנתונים הקשורים למשימות או למשאבים. מימין לתאים נמצא תרשים של גנט המשקף את לוח הזמנים בזמן שאתה בונה אותו.

פרויקט מיקרוסופט תומך בכל הדברים האופייניים שתרצו לעשות באפליקציה לניהול פרויקטים. עבור כל משימה אתה יכול להזין הרבה פרטים, כגון תיאור, הערות, תאריך התחלה, משך המשימה וכן הלאה. אירועים חוזרים נתמכים, וכך גם תלות, שדות מותאמים אישית וקווי בסיס למעקב אחר התקדמות בפועל לעומת התקדמות מתוכננת.

הסורגים בתרשים גנט הם אינטראקטיביים, כך שככל שתתאים אותם, גם המידע בתאים מתעדכן. כאשר משימה מתבצעת, אתה יכול לציין את האחוזים שהיא נעשית על ידי החלקה של קו קטן יותר בסרגל הברגים המשויך לכיוון ימין.

בנוסף לתצוגת תרשים של גאנט, Microsoft Project מציע גם תצוגות לוח שנה ותרשימים. תצוגת לוח השנה מסבירה את עצמה, בעוד שתצוגת התרשים דומה לתצוגת גאנט, רק שהיא מכילה פרטים נוספים על המשימה. אם אתה עוקב אחר ציר זמן טוב יותר כאשר יש תחושה כלשהי של נרטיב מאחוריו, תצוגת התרשים יכולה להיות שימושית.

כאמור, בפעם הראשונה שאתה משתמש באפליקציה, אין הרבה אימון כיצד להתחיל. יישומים מסוימים מספקים הדרכות אינטראקטיביות על המסך. אחרים מתחילים אתכם בפרויקט לדוגמא. בכל זאת אחרים מפנים אותך מוקדם לערוץ של סרטוני עזרה לצורך התחלת העבודה. ל- Microsoft Project אין דבר כזה. לאמיתו של דבר, המעט שפרויקט מספק עשוי רק להוסיף לבלבול שלך, כמו העגלונות הקטנים של המידע שראיתי ביום הראשון:

"כדי להיות ברור, Project Online אינו גרסה מקוונת של Project Professional. Project Online הוא שירות נפרד לחלוטין המציע כלים מלאים וניהול פרויקטים באינטרנט. הוא כולל את יישום האינטרנט של Project, והוא יכול, תלוי במנוי שלך., כוללים גם לקוח שולחן עבודה מקוון של Project, המהווה גרסת מנוי ל- Project Professional. "

אפילו אחרי שעברתי בפירוט על כל אפשרויות התמחור והתכנון, המילים האלה עדיין גורמות לי להסתובב.

תכונות ופרטים

פרויקט מיקרוסופט הוא רב עוצמה בכל הקשור להיבטים המפורטים יותר של ניהול פרוייקטים, כגון ניהול משאבים, דוחות וגיליונות זמנים. עוצמה לא אומרת כמובן קל או פשוט.

בפרויקט Microsoft, עם שכבות השירות הכוללות ניהול משאבים, אתה יכול לנהל עבודה (הכוללת אנשים גנריים ואנשים ספציפיים, כמו גם משאבים אחרים הקשורים "לעבודה"), חומרים ועלויות. אתה יכול לעשות הרבה עם האלמנטים האלה אם יש לך את הזמן והנטייה.

לדוגמה, אתה יכול להוסיף פירוט למשאבי חומרים, כגון יחידת מידה, ואם אתה רוצה לפרט באמת אתה יכול להזין עלויות עבור חומרים. מה אם העלויות של חומר שינויים שעות נוספות? ב- Microsoft Project, חלונית פירוט נוספת מאפשרת לך לעקוב אחר שינויים בעלויות לאורך זמן ולחשב עליה.

עם משאבי עבודה ציינתי שאתה יכול לעקוב אחר אנשים ספציפיים או כללית אנשים. בהתאם לעבודה שאתה עוקב אחריה, יתכן שתצטרך להקצות משאבי אנוש כלליים, כמו "מתכנת חזית" או "בודק QA", ולא אדם ספציפי. הכל תלוי במה אתה מנהל ואיך.

הדוחות ניתנים להתאמה אישית רבה, אם כי כמו שאר היישומים לוקח זמן ללמוד כיצד להשתמש בהם. עם זאת, חלק מהתכונות הבסיסיות יותר מסודרות ופשוטות להפליא לשימוש. ניתן ליצור דוח על ידי ניווט לקטע הדוח ובחירת הנתונים שברצונך שיופיעו במודולים שונים בדף. באמצעות תיבת בחירת שדה בצד ימין, אתה יכול להפוך את האלמנט העליון לפרויקט, ומתחת זה תוכל להוסיף טבלה המציגה כמה מכל שלב בפרויקט כבר הושלם, וכן הלאה.

כל האלמנטים שאתה מוסיף לדוח הם מסוגננים והם אינם מתכוונים אוטומטית בכדי להתאים זה לזה. לדוגמה, אם טקסט מאלמנט אחד פועל לאורך זמן, הוא יכול לקרוס לאחר. גם אלמנטים חזותיים מינוריים אחרים זקוקים לעדינות. אתה יכול לבזבז הרבה זמן לשנות את גודל התיבות ולהטמיע אלמנטים שמאלה וימינה כדי שזה ייראה הגון, וזה כנראה לא מה שמשלמים לך לעשות. זו העבודה של מעצב, באמת.

עם זאת, לעיצוב הדוחות בצורה זו יש מטרה. לאחר שתסיים עם כל ההתאמות, המוצר הסופי נראה מוכן לייצוא למצגת ישירות (ב- PowerPoint, ללא ספק), כך שתוכל לעבור מהפקת דוחות לשיתוף שלהם בלי רב צעדים נוספים.

בחלק הגיליונות הזמנים, עבור גרסאות האפליקציה הכוללות אותה, אתה יכול לאנשי צוות למלא גיליונות שבועיים בכל משך הצורך, כגון שבועי או חודשי. חברי הצוות יכולים לדווח לא רק על זמן שהוקדש למשימות הקשורות לפרויקטים, אלא הם יכולים גם לציין באיזו זמן עבודה זה היה, כמו מחקר ופיתוח או הגשמה. אפשרות אחרת מאפשרת לאנשים להוסיף זמן לגיליונות הזמן שלהם למשימות שאינן קשורות לפרויקט בפרט. לדוגמה, אם ג'וליה נוהגת להיפגש עם לקוח, הצוות עשוי לרצות לרשום את הזמן הזה ולחייב אותו, למרות שהנסיעות לא מופיעות כמשימה בפרויקט.

מקום לשיפור

כבר הרמזתי על כך ש- Microsoft Project יכול להציע עזרה רבה יותר לעזור לאנשים להתחיל איתו וללמוד להשתמש בזה.

בנוסף, פרויקט חלש בכל הקשור לתקשורת בתוך האפליקציה. הבעיה היא שמיקרוסופט היא ממלכה, ובתוכה תחום יש לו כבר כלים רבים לתקשורת. אתה יכול לנתק דוא"ל עם Outlook, או לקבוע פגישה ביומן או להיכנס לצוותי מיקרוסופט עבור צ'אט , או יאמר לשיחות, או סקייפ לשיחות וידאו וכדומה. אבל לפעמים, כשאתה עובד על פרוייקט, אתה פשוט רוצה להודיע ​​למישהו או לשלוח אותו בצ'אט ולשאול שאלה מבלי לשבור את הקשר של העבודה שלך על ידי ניווט לאפליקציה אחרת. כיוון שהכלים הללו כבר קיימים, מדוע לשכפל אותם בפרויקט? (חלקם עשויים להתייחס למיקרוסופט כבעלת "מערכת אקולוגית" ולא לממלכה. מערכת אקולוגית לא יכולה שלא להיות מה שהיא, אבל ממלכה בוחרת את גבולותיה.)

אכן, טיול ברחבי הממלכה הרגיז אותי עד הסוף בזמן שבדקתי את פרויקט מיקרוסופט. רצון לשתף מידע עשוי לגרום לכך שהאפליקציה תבריח אותי לאאוטלוק. צורך לעדכן משהו בנוגע לפגישה שנקבעה בתוך הפרויקט שלי יכול להשאיר את המחשב שלי טוען כרטיסייה חדשה ליומן ללא הסכמתי. פעמים רבות רציתי את היכולת להתאים את כל הפרטים הקשורים לפרויקט שלי מתוך האפליקציה לניהול פרויקטים, ולא במקום אחר.

בעוד שלמיקרוסופט יש המון אפליקציות משלה העובדות עם Project, ארגונים רבים מסתמכים על כלים שמגיעים ממקום אחר, Salesforce הוא דוגמא עיקרית. פרויקט לא משתלב עם כלים רבים אחרים. זה גם לא נתמך על ידי זאפייר, שהוא כלי מקוון שיכול לפעמים לחבר אפליקציות ושירותים שלא מדברים זה בזה באופן טבעי. אם אתה מקווה להעביר את יישום ניהול הפרויקטים שלך לשירותים מקוונים אחרים בהם הצוות שלך כבר משתמש, בין אם Slack או Trello או Salesforce, Microsoft Project אינו כלי טוב לבחירה.

כלי רב עוצמה בתחומו

למרות שהוא חזק ויסודי מבחינות רבות, Microsoft Project מתאים לחברות ספציפיות מאוד. יותר ויותר, זה המצב באפליקציות רבות של מיקרוסופט. הצוות שלך צריך להשקיע כבר במוצרי מיקרוסופט כדי שהפרויקט יהיה הגיוני. זה עובד גם בצורה הטובה ביותר עבור ארגונים בינוניים עד גדולים, אך לא קטנים. בנוסף, אתה זקוק למנהל פרויקטים מוסמך ומנוסה בצוות כדי להיות האדם שמנהל את האפליקציה. עם זאת, הקוראים שלנו חוו ניסיון טוב עם התוכנה, אולם הם העניקו לה פרס בחירה עסקית לניהול פרויקטים בשנת 2019.

אם פרויקט מיקרוסופט אינו מועמד אידיאלי לצורכי ניהול הפרויקטים שלך, אני מציע שתלבושות קטנות יבדקו את פרויקטים של Zoho ועבודות צוות, ואילו ארגונים גדולים יותר המנהלים פרויקטים ומשאבים רבים נוספים לוקחים צלילה לתוך LiquidPlanner. שלושתם הרוויחו את בחירת עורכי PCMag.