תוכן עניינים:
- התקן אפשרויות ותמחור
- תחילת העבודה עם דוקמי
- כלים לניהול מסמכים
- אפשרות מקומית בת-קיימא עבור חברות קטנות ובינוניות
ל- Dokmee מבית מזל תאומים אין את ההכרה של המותג ב- Microsoft SharePoint Online או ב- Adobe Document Cloud Standard. עם זאת, לעיתים קרובות דבר אידיאלי לעשות אם לשפוט מוצר אך ורק לפי שם המותג שלו. דוקמיי, המיועד בעיקר לעסקים קטנים ובינוניים (SMB), נראה כי הוא מציע תכונות עיקריות לניהול מסמכים מבלי להפוך למורכבים עד כדי כך שמשתמשים אינם יכולים ליהנות מהכלי. אף על פי שכולו תכונות אטרקטיביות, זה לא מנצח את שני הזוכים בבחירת העורכים שלנו, Ascensio System OnlyOffice ו- Microsoft SharePoint Online, בקטגוריית ניהול המסמכים.
התקן אפשרויות ותמחור
קיימות מספר אפשרויות מבחינת היכן ניתן להתקין ולהשתמש בדוקמי, אם כי יש לקחת בחשבון משמעותי באשר להשפעה זו על תכונות זמינות ותמחור. הפיתרון ברמת הכניסה, Dokmee Desktop, מיועד למשתמש יחיד ומספק פונקציונליות בסיסית כמו אינדקס קבצים, רישום הערות, מעקב אחר מטא נתונים דרך שדות מפתח וכמה יכולות סריקה. ניתן לרכוש את שולחן העבודה של Dokmee במחיר של $ 249 מהחברה.
עבור חברות המעוניינות למזער את תהליך ההתקנה, Dokmee Cloud מציע
האפשרויות המקומיות של Dokmee, Dokmee Professional ו- Enterprise, הן אפליקציות מסורתיות יותר מבוססות שרת המאפשרות למשתמשים מרובים לנהל ולעקוב אחר מסמכים. היתרון הגדול ביותר של הבחירה באחד מפתרונות Dokmee המקומיים הוא בכך שתשיג את היכולת להשתמש בארונות קבצים מרובים. יכולת זו מספקת שכבת ניהול נוספת לדברים כגון יכולות אבטחה, אחסון וחיפוש. גמישות נוספת זו מגיעה עם העלות הנוספת של הצורך לבצע משימות ניהול התקנה ושרת, כולל תנאים מוקדמים כגון Microsoft SQL Server ושירותי מידע באינטרנט. המהדורה של Dokmee Professional מציעה תכונה דומה המוגדרת כ- Dokmee Cloud, מוסיפה גישה לפיתוח תוכנה (SDK) ויכולת לייבא ולייצא מסמכים עם מטא נתונים (בפורמט XML) אך מאבדת שליטת גרסאות בעת עריכת מסמכים.
Dokmee Enterprise מוסיף את היכולת לנהל אבטחה ברמת הקבצים והתיקיות בנוסף לארונות קבצים, גיבויים אוטומטיים, אינטגרציה עם Microsoft Active Directory (AD), וזיהוי אוטומטי של תווים אופטי (OCR) למסמכים סרוקים.
Dokmee Professional ו- Enterprise מציעים גם יכולות כגון פורטל לקריאה בלבד וייבוא קבצים אוטומטי באמצעות Dokmee Sync, אם כי תכונות אלה הן מודולים נוספים אותם יש לרכוש בנפרד. אפילו תכונות שנחשיב ליבה
תמחור עבור Dokmee Professional פועל בשכונה של 1, 500 דולר לשרת, ואילו Dokmee Enterprise תחזיר אותך קרוב יותר ל 4, 500 $. בשני המקרים, עליכם לרכוש רישיונות משתמש, שעולים 800 דולר למשתמש במקביל ויורדים ככל שגדל בסיס המשתמשים שלכם. חשוב לציין כי מדובר בעלויות חד פעמיות, מה שאומר שאינכם חייבים לשלם אגרה חודשית או שנתית עבור השימוש. עם זאת, תחזוקה ותמיכה (כלומר טלפון, דואר אלקטרוני וגישה לעדכוני תוכנה) לאחר השנה הראשונה יעלו לך 20 אחוז נוספים מרכישת הרישיון הראשונית שלך על בסיס שנתי. Dokmee מציעה גם פתרון ענן פרטי, החל מ- $ 250 לחודש, אשר מציב את Dokmee Professional או Enterprise במופע שרת מבוסס ענן המוקדש לשימוש של החברה שלך תוך מינוף של Dokmee לניהול היישום והשרת.
תחילת העבודה עם דוקמי
התקנת Dokmee Enterprise כוללת קביעת תנאים מוקדמים כמו התקנת שרת SQL של מיקרוסופט (המהדורה המהירה של אקספרס מספיקה) ותפקיד שירותי מידע באינטרנט. תנאים מוקדמים אלה מפורטות בבירור במדריך ההתקנה של Dokmee. לאחר סיפוק הדרישות הראשונות ומתקין Dokmee הפעל, ניתן לאתחל את אפליקציית השרת של Dokmee.
אפליקציית השרת Dokmee מאפשרת לך להזין את פרטי הרישיון שלך, להגדיר הגדרות אפליקציה כמו אישורי SQL Server או AD ולנהל את מיקום מאגר הקבצים. משימות Dokmee, כמו יצירת ארונות קבצים, עריכת שדות אינדקס וניהול אבטחה, מבוצעות גם מתוך אפליקציית השרת של Dokmee.
כלים לניהול מסמכים
כלי לניהול מסמכים שאינו חורג ממבנה בסיסי של קבצים ותיקיות לא שווה לבזבז את זמנכם ודוקי אכן מציע כמה תכונות שיקלו על חייכם. ניתן לקבוע את התצורה של Dokmee לצפייה בתיקיות קיימות למסמכים חדשים, אותם ניתן לייבא אוטומטית לארון קבצים של Dokmee לניהול. כדי שההעלאה האוטומטית הזו תעבוד, יש ליצור קשר בין 1 ל- 1 בין תיקיית קבצים לתיקיית Dokmee ולהגדיר לוח זמנים. למרבה הצער, זה בערך היקף הפונקציונליות מכיוון שאין לך שליטה על סוגי הקבצים שנשאבים דרך הפיצ'ר, למרות שיש לך את היכולת לאפשר OCR לקבצים מיובאים.
שמירת קבצים היא תכונה קריטית לעסקים העוסקים בתאימות רגולטורית או חוקית, כמו חוק סרבנס-אוקסלי, ודוקמי תומך ביכולת זו באמצעות מודול תוספות כלשהו. ניתן להגדיר שמירת קבצים בכל ארון קבצים, ויש לך את היכולת להגדיר את תקופת השמירה וכן מאיזה שדה אינדקס מחושבת תקופת השמירה. אפשרויות הגדרה ניתנות להגדרה, כלומר ניתן לבחור כיצד לטפל בקבצים שפג תוקפם, האם הם מועברים או מיוצאים והאם הם נשלחים לתור קבצים שפג תוקפו או אפילו מוחקים לצמיתות. אפשרויות התראה ניתנות גם להגדרה, המאפשרות למנהלי מערכת לקבל הודעה מתקדמת על קביעת קבצים מסוימים.
תזרימי עבודה הם כלי קריטי למערכות ניהול מסמכים בכך שהם יכולים לעזור לאכוף ולייעל את התהליכים שגורמים לעסק שלך להתנהל. שימוש במערכת שיכולה לקבל החלטות על בסיס מטא נתונים של מסמכים ולא לחייב ממשתמש לבצע פעולות אלה תייעל את העסק שלך, תמזער את הטעות האנושית ותאפשר לך לבצע תהליכים אלה כאשר המשתמשים אינם זמינים. למען האמת, יהיה צורך בהרכבה מסוימת לבניית זרימת עבודה העונה על צרכי העסק שלך (עם תהליכים גדולים ורב-שלבים הדורשים תצורה מורכבת יותר). זרימות עבודה פשוטות יכללו כמה הצהרות אם / אז שאחריהן תבוצע פעולה, כגון העברת המסמך למקום אחר, שליחת דוא"ל, ביצוע עדכון לשדה אינדקס או הפסקת זרימת עבודה במסמך.
אפשרות מקומית בת-קיימא עבור חברות קטנות ובינוניות
קשה להמליץ על Dokmee באמצעות Microsoft SharePoint Online או Ascensio System OnlyOffice מכיוון שהוא אינו יכול להשוות בין מחיר או תכונות. היכן שדוקמי יכול לספק מענה לצרכים שלך נמצא במצב מקומי עבור SMB שמתלבט בפתרון מבוסס ענן. Dokmee Professional ו- Enterprise אכן דורשים מעט מנות דרך מנהל מערכת לצורך ההתקנה וההגדרה הראשונית, אך כפלטפורמה, Dokmee הוא די פשוט עבור משתמשי הקצה כדי לנהל את המשימות היומיומיות.
