סקירה ודירוג של פופרטרים

PaperTracer, אשר נבנה בכדי לכסות את צרכי ניהול המסמכים (DM) של עסקים, מתחיל ב -15 $ למשתמש לחודש) הוא פתרון הגיוני וניתן להתאמה אישית הבנוי סביב הכנת מסמכים, לכידתם וניהולם. בקרה מדויקת וגמישות בטיפול במטא נתונים של מסמכים הופכים אותו לפיתרון מסוגל לניהול מסמכים. PaperTracer חורג מעבר לשמירת מסמכים, ומספק למשתמשים כלים לאיסוף ומעקב אחר נתונים. תכונות שיתוף פעולה ושיתוף אכן נופלות וקיצור התמחור יכול להופיע במהירות אם יכולות האחסון גדלות. PaperTracer נופל ממש מאחורי זוכי בחירת העורכים שלנו Ascensio System OnlyOffice ו- Microsoft SharePoint Online בסביבת סקירת התוכנה DM שלנו בגלל היעדרם בתחומים אלה.

משתמשים, תפקידים וביטחון

מנקודת מבט של מנהל IT, הערכת כל מערכת DM פירושה לשים לב מקרוב לאבטחה, מאחר ואבטחה חלשה עלולה לגרום לא רק לנתונים שאבדו, אלא גם יכולה לחשוף את הארגון להפרות בכל הקשור לתקנות, תקני תעשייה או מדיניות עסקית. מרבית מערכות ה- DM הממוקדות בארגון שסקרנו בסיכום זה, כולל לא רק הזוכים בבחירת העורכים שלנו, אלא גם Adobe Document Cloud Standard, שמים לב לאבטחה מסיבות אלה.

PaperTracer יספק את דרישות האבטחה של מרבית העסקים עקב מגוון רחב של בקרות אבטחה. המבוקשים מבין אלה הם ניהול משתמשים וקבוצות, פסק זמן להפעלה ואכיפת אורך סיסמא (אך לא ניתן להגדיר את מורכבות הסיסמה). מערכת PaperTracer תואמת את חוק הניידות וחבות האחריות של ביטוח בריאות (HIPAA), עם תיעוד קבוע של כל הגישה לנתונים. למערכת סביבת הצפנה של 2048 ביט, מעסיקה אימות משתמש מאובטח, ויכולתה לייצר מסלול ביקורת מלא של כל הגישה, העדכונים והניתוב לנתונים.

הרשאות בתוך PaperTracer הן חזקות באופן דומה. למנהלי מערכת יכולת לשלוט על הגישה למשתמשים או לקבוצות למחלקה, או לפי שדות נתונים נפרדים. המשתמשים יכולים לגשת אליהם ויכולים להציג או להוסיף / לערוך זכויות ברמה העמוקה. כמו כן, ניתן לנהל הרשאות עבור רשומות ספציפיות, אשר מבטלת למעשה את ההרשאות שהוקצו לאותה רשומה בעבר בשיטות אחרות.

בנוסף ליכולות ההרשאה המקיפות, PaperTracer מציע דיווח שמיועד להבטיח תנוחת אבטחה מתאימה. דוח הגישה מזהה הרשאות שהוקצו למשאבים שונים, כמו גם את הגישה הזמינה למשתמשים וקבוצות בודדות. ניתן להשתמש בפונקציית יומן הביקורת למעקב אחר פעולות שונות המתבצעות בפרק זמן מסוים ו / או על ידי משתמש ספציפי. ניתן להסתיר רשומות הנוגעות לצפייה או ניתוב של מסמכים על מנת לקצץ בכמות הנתונים שאפשר לנפות. באופן אידיאלי ניתן יהיה לייצא את נתוני הביקורת לקובץ PDF או לקובץ Microsoft Excel, אך יכולת זו אינה זמינה.

זה הכל על הנתונים

מאפיין חשוב נוסף של PaperTracer הוא היכולת להתאים אישית שדות מטא נתונים בדרגה גבוהה במיוחד. כאשר מערכות אחרות לניהול מסמכים יאפשרו לך להתאים אישית שדות אלה, PaperTracer מטפל בשדות אלה כמו מערכת מסדי נתונים מסורתית, ומאפשר לך להגדיר את סוג השדה, ערכים אוטומטיים (על סמך פרמטרים, חותמות זמן או המשתמש מבצע פעולה), ערכים פוטנציאליים בטופס של רשימת ערכים, ואפילו הגדרת שדות כנדרש או לקריאה בלבד. ניתן לקבץ שדות גם כדי להציג בפני המשתמש תצוגת כניסת נתונים בכרטיסיות, וניתן להגדיר אותם כמו עם היררכיה, כך שאם ייבחר ערך מסוים שדות נוספים זמינים.

ל- PaperTracer יש גם יכולות ניהול נתונים אשר חורגות מעבר להגדרת שדות מותאמים אישית. ראשית, יכולות הדיווח תואמות את מה שהיית מצפה מכלי לניהול נתונים, ומציעות לא מעט התאמה מבחינת אילו שדות משמשים לתצוגה, סינון, מיון וקיבוץ. יתר על כן, מנהלים יכולים לבצע ייבוא ​​בכמויות גדולות באמצעות Microsoft Excel או שינויים המוניים באמצעות כלי העריכה בכמות גדולה, המאפשר למצוא רשומות המכילות שדה עם ערך מסוים ולעדכן את השדות הללו בנפרד או בבת אחת. הוסף יכולות פלטפורמת נתונים אלה יחד ועסקים רבים יכולים להשתמש ב- PaperTracer, לא רק כדי לנהל מסמכים אלא לנהל את כל פעולות איסוף הנתונים שלהם.

דגש על ניהול חוזים

לניהול החוזה יש השלכות משפטיות חמורות מטבען, והיא בדרך כלל הליך עסקי שנצפה מקרוב מבחינת לא רק אבטחה אלא גם שלמות וזרימת עבודה. PaperTracer כולל יכולת ליצירת חוזה על מנת לייעל את הקשר בין קבלנות לניהול מסמכים.

ניתן להפעיל את התכונה של PaperTracer ליצירת חוזים על ידי מנהל מערכת, ולהשתמש בתבניות המוגדרות על ידי מנהל מערכת באמצעות סעיפי חוזים וסעיפים, שכל אחד מהם יכול להיות מוגדר מראש בשפה משותפת המסופקת על ידי הצוות המשפטי של הארגון. לאחר הסעיפים והסעיפים הללו בנויים, הם קשורים לסוג חוזה אחד או יותר. ניתן לבנות תבניות חוזה אלה על ידי שימוש בשדות קלט משתמשים, המאפשרים למשתמשים לאכלס את החוזה במהירות במידע הרלוונטי, בין משדות ב- PaperTracer או באמצעות קלט ידני.

משתמשים עם הרשאות מתאימות יכולים ליזום חוזה, לאכלס שדות נתונים המזינים את שפת החוזה, תוך שילוב הסעיפים והסעיפים הרלוונטיים וכן שפה ספציפית לכוונת החוזה. לאחר שנחתם חוזה בתוך PaperTracer, ניתן לנתב אותו לאישורים וחתימות כמו כל מסמך אחר. זה יכול להיות תהליך ידני, המופעל על ידי המשתמש, או לשלב זרימת עבודה, המתאמת עם משתמשים הן פנימיות לארגון או חיצונית.

תמחור ויכולות

PaperTracer מגיע בשתי מהדורות: Express ו- Enterprise. המהדורה של אקספרס ממוקדת לעסקים קטנים ובינוניים (SMB), והיא מתומחרת על סמך בחירת תבניות זרימת עבודה, משתמשים ואחסון. כל תבנית של זרימת עבודה בעלות של 30 $ לחודש והיא כוללת אפשרויות בתעשייה כגון ניהול נכסים, ניהול מרפאות, קבלת עובדים, ניהול חוזים וניהול משרד עורכי דין. המשתמשים הם 15 דולר נוספים בכל חודש למשתמש, ואחסון הוא 25 דולר לגיגה-בייט (GB) בכל חודש.

המהדורה הארגונית כוללת גישה נוחה יותר ליישום, כאשר PaperTracer מסייע לעסק שלך בהתאמה אישית של זרימת עבודה, ייבוא ​​נתונים והכנת המערכת להפעלה. תמחור עבור מהדורה זו תלוי בדרישות העסק שלך, אך הצעת מחיר לדוגמא שסופקנו כללה עלויות התקנה של $ 2, 000 עבור התקנה ורישוי ראשוניים, $ 1, 000 להכשרה במנהל מערכת ו 30 יום של תמיכה לפי הצורך, וכן 300 $ נוספים לחודש עבור 3 GB של אחסון מתארח, חמישה משתמשים פנימיים ומשתמשים חיצוניים בלתי מוגבלים.

בהחלט יש שוק PaperTracer, במיוחד בקרב עסקים המחפשים מערכת ללכידת נתונים ולא רק מסמכים. עם זאת, עלות PaperTracer היא בהחלט מה שיש לקחת בחשבון, במיוחד אם דרישות האחסון שלך הולכות להיות גורם משמעותי. בשורה התחתונה: הקפידו למפות מקרוב את הצרכים שלכם ליכולות של PaperTracer לפני הרכישה. אם הם עומדים בתור, זה פיתרון מוצק. אבל אם הצרכים שלך הם יותר מיינסטרים, אולי כדאי לך להמשיך לחפש.