Microsoft Visio Pro לבדיקה ודירוג של Office 365

פעם היה זה נטל לשרטט תרשימי זרימה, תרשימים ארגוניים, תוכניות רצפה, דיאגרמות רשת ותמונות חזותיות אחרות הנפוצות בעסקים. Visio היה אחד החלקים הראשונים של התוכנה כדי לפשט את האופן בו נעשה על ידי אספקת צורות וחפצים מקדימה, ולא עטים וירטואלים ממושכים. Visio, שנמצאת בבעלות מיקרוסופט מאז שנת 2000, היא עדיין אחת מהאפליקציות החשובות ביותר של תרשימי הזרימה והתרשימים הקיימים. זה חזק ומלא אפשרויות, אבל זה הכי טוב לעסקים גדולים יותר עם תמיכה מסוימת בתחום ה- IT, מכיוון שתהליך הרכישה וההגדרה מבלבל.

רכישה והתקנה

קבלת Visio זה דבר מסובך מכמה סיבות. חלק מהבעיה היא שאתה לא יכול פשוט ללכת לאתר ולקנות את Visio. תחילה עליך לוודא שיש לך חשבון מיקרוסופט מהסוג הנכון, או שהוא חשבון עסקי (כשאתה נרשם, אתה מקבל כתובת דוא"ל שמסתיימת ב- "onmicrosoft.com") או חשבון עם Office 365 מנוי. ואז, תלוי באיזה סוג חשבון יש לך ואיזו גרסת Office התקנת, עליך לברר איזו גרסה של Visio אתה יכול להתקין. לאחר כניסה לחשבון מיקרוסופט, האתר לפחות בודק את זכאותך ומבקש ממך לעבר האפשרויות הנכונות, אך הגעה לנקודה זו נדרשת קצת.

מכשול נוסף הוא ש- Visio זמין רק כתוכנה המותקנת באופן מקומי ב- Windows. אינך יכול להשתמש בו במחשב Mac או Linux, ואין גרסה מבוססת דפדפן. למרות שמה, Visio Online אינה אפליקציית אינטרנט המתפקדת במלואה. עוד על זה בעוד קצת. בעידן בו כל כך הרבה תוכנות עסקיות מבוססות אינטרנט בלבד , ותוכלו להגיע אליו מכל מחשב עם חיבור לאינטרנט, הדבר עשוי להיות מתסכל דיו כדי להעלים אתכם מההתחלה. כל היישומים האחרים לתרשים שבדקתי - Creately, Draw.io, Gliffy, Lucidchart ו- SmartDraw - מציעים אפליקציות אינטרנט.

בהנחה שתגיעו עד כה, ישנן שלוש גרסאות עדכניות של Visio: Visio Standard 2016, Visio Pro 2016 ו- Visio עבור Office 365 (שהיא הגרסה שעברתי כאן). שתי גרסאות ישנות יותר, Visio 2010 ו- Visio 2013, עדיין בועטות ועשויות להיות הגרסא הנכונה עבור אנשים מסוימים, בהתאם לדרישות המערכת שלהם ולחשבון מיקרוסופט. למידע נוסף על Visio 2010 ו- 2013, ראה תרשים השוואה של מיקרוסופט.

Visio Pro עבור Office 365 (הגרסה שבדקתי) ו- Visio Pro 2016 זהים כמעט, מלבד העובדה ש- Pro for Office אתה קונה מנוי הכולל עדכונים למוצר כפי שהם זמינים. גרסת ה- Pro for Office כוללת עוד כמה תבניות וצורות, במיוחד אלה הנוגעות לחינוך. עם זאת, Visio Standard שונה בכך שהוא אינו כולל תמיכה בשיתוף פעולה ויש לו הרבה פחות תבניות וצורות.

תמחור והשוואות

Visio Pro עבור Office 365 נמכר על בסיס מנוי. זה עולה 15.50 $ לחודש או 13 $ לחודש בהתחייבות שנתית, העומדת על 156 דולר לשנה. Visio Standard 2016 עולה 299.99 דולר, ו- Visio Pro 2016 עולה 589.99 דולר. שני המחירים האחרונים הם עמלות חד פעמיות.

בהשוואה ליישומי תרשים אחרים, Visio הוא יקר. Lucidchart, למשל, הוא הבחירה המובילה עבור תוכנות מסוג זה והיא עולה רק 5.95 דולר לחודש או 59.40 דולר בשנה עבור חשבון משתמש יחיד בסיסי. חשבון Pro, שהוא הרובד שאני ממליץ עליו, עולה 9.95 דולר לחודש או 107.40 דולר בשנה. Lucidchart זמין רק בדפדפן, כך שאין צורך לדאוג לגבי תאימות.

SmartDraw הוא גם בחירת העורכים, ומחירו קרוב יותר לשל Visio. הגרסה המקוונת, הנקראת SmartDraw Cloud, עולה 179.40 דולר בשנה. ל- SmartDraw יש גם אפליקציה למחשבים שולחניים עבור Windows והיא זמינה בשלושה שכבות: 297 דולר עבור סטנדרט, 397 דולר לעסקים וכ -2995 דולר (מחיר התחלתי) לארגון.

ישנם גם כלי תרשים נוספים שעולים אפילו פחות. Draw.io הוא לגמרי בחינם, והוא מציע שירות די טוב. לשני אפליקציות אחרות, Gliffy ו- Creately, יש מחירים נמוכים מאוד. Gliffy מציעה כמה שכבות שירות, אך המחיר הזול ביותר שלה עולה 14.85 דולר כל שלושה חודשים, שזה שווה ערך לכ- $ 3.99 לחודש או 59 $ לשנה. יוצר עולה כמעט אותו דבר. מנוי מקוון לאפליקציית האינטרנט של Creately מריץ 5 דולר לחודש או 49 $ לשנה עבור תוכנית אישית. גרסת שולחן עבודה להורדה של Creately עולה תשלום חד פעמי של 75 $ ליחידים (המכונה Desktop Personal) וזמינה עבור Windows, OS X ו- Linux.

מתחילים

רכישה של עותק של Visio עשויה להיות מבלבלת, אבל תחילת העבודה איתה ברגע שתפעיל את האפליקציה זה לא. יש לו פריסת Microsoft Office מוכרת לניווט בתפריטים ואפשרויות בסיסיות. סביבת העבודה שלך נמצאת במרכז עם שורת התפריטים בלשוניות (ממשק רצועת כלים) בחלקה העליון. משמאל לוח המחזיק אובייקטים. מה שתמצא שם משתנה על סמך סוג התרשים שאתה יוצר או עורך. אפשרויות נוספות מופיעות בצד ימין כאשר הן רלוונטיות, כגון אפשרויות עיצוב בעת בחירת אובייקטים מסוימים.

תבניות יכולות ליצור או לשבור אפליקציית דיאגרמות, מכיוון שסיבה ענקית של אפליקציות לדיאגרמות הן שימושיות מלכתחילה היא מכיוון שהן עוזרות לך להכין תרשימי זרימה, תכניות רצפה ותמונות חזותיות אחרות מבלי שתצטרך לצייר אותם ביד כפי שהיית עושה אם היית משתמש תוכנת וקטור. ל- Visio עשרות תבניות. כמה דוגמאות לקטגוריות התבניות שתמצאו הן עסק, תרשים זרימה, הנדסה, רשת ותכנית רצפה.

בתוך אחת מהקטגוריות יש המון תבניות ספציפיות יותר. לקבוצת תוכנית הרצפה אפשרויות לתוכנית ביתית, תוכנית אתר, פריסת משרד, מפת תלת מימד כיוונית, תוכנית חשמל וטלקום ועוד. המשך לחקור ותמצא תרשימי גנט, דיאגרמות של סיעור מוחות ואפילו דיאגרמות ספציפיות מאוד הקשורות לשימוש ב- SharePoint.

לחלק מהתבניות יש תוכן כשאתה פותח אותם. כשהתחלתי תרשים ארגונים, למשל, זה היה מאוכלס מראש במנכ"ל, כמה מנהלים מתחת לתפקיד הזה, ועובדים שמתחתם. אבל תבניות אחרות מתחילות אתכם עם בד ריק ורשימה של צורות ועצמים סבירים שתשתמשו בהם מהחלונית בצד שמאל.

באמצעות Visio

קל מאוד לגרור ולשחרר אובייקטים, לשנות את גודלם, לסובב אותם, להוסיף טקסט, להוסיף קווי חיבור כדי להציג מערכות יחסים וכדומה. הכלים הם פשוטים, אך ישנם רבים מהם, והממשק בהחלט יכול לעמוד בכדי להיות מקושר. זה מגושם באותה צורה של מוצרי תוכנה של מיקרוסופט. יש כל כך הרבה ארוזים באפליקציה אחת, שכשכש בין תפריטים ואפשרויות עלול להפוך למייגע. אדובי, חברה אחרת שהתמודדה עם התאמת מאות פיצ'רים לאפליקציה יחידה, הצליחה הצלחה מסוימת ביצירת סביבת עבודה בהתאמה אישית, כך שתלוי בסוג העבודה שאתה עושה, הממשק מותווה לצרכים שלך. אפליקציות דיאגרמות, כולל חברת Visio, נוטות לעשות את אותו הדבר מבחינת מתן בחירות אובייקטים מתאימות, אך במקרה של Visio, יתכן וזה יצליח להציב את שאר הממשק גם על סמך התבנית שתבחר.

לחיצה ימנית על אובייקט או קבוצת אובייקטים מעלה גם כלים רלוונטיים. אתה יכול ליישר ולחלק אובייקטים בקלות, לקבץ ולבקש קבוצתם ולבצע שינויים אחרים, אם כי שוב רשימת האפשרויות ארוכה מכפי שהיא צריכה להיות.

ל- Visio ישנם כמה נוחות, שרובם מוצעים גם על ידי התחרות. לדוגמא, ציירתי תוכנית רצפה ורציתי לקבץ יחד כמה חפצים. כשראפתי את סמן סביב האובייקטים שרציתי, האפליקציה לא בחרה באופן מושכל את הקירות או את הצורה המייצגת את שטח הרצפה הכללי. דוגמא נוספת היא היכולת לעצב מחדש את תרשים ה- org שיצרתי לסידור אחר, כמו זה לצד זה, אנכי או אופקי. יש גם אפשרויות עיצוב, כמו מהסוג שנראה ב- Microsoft PowerPoint, שמשנות את ערכת הצבעים של כל התרשים בלחיצה אחת. אם אתה עובד עם מכשיר Windows המותאם למגע, אתה יכול להשתמש בכתב יד או באצבעך כדי לעבוד עם Visio גם כן.

קבצים מונע נתונים

אחת מנקודות המכירה הגדולות ביותר של Visio היא שתוכל לחבר דיאגרמה למערך נתונים ממוצר של Office אחר ולייצר דיאגרמות על בסיס הנתונים. זה דומה ליצירת תרשים ב- Excel המבוסס על נתונים בתאים אחרים. כשאתה משנה את נתוני הליבה, התרשים מתעדכן באופן אוטומטי.

אתה יכול ליצור דיאגרמות ותרשימים מונע נתונים באמצעות נתונים ממספר מקורות שונים, כגון Excel (חובה להתארח ב- SharePoint) ו- Microsoft Access, ותוכל להפיק את התרשימים הסופיים כרישומי אינטרנט, כך שכל אחד יכול לראות אותם, אפילו אנשים שאין להם עותק של ויסיו.

סוגי קבצים נתמכים

כשמדובר בעבודה עם מגוון רחב של סוגי קבצים, Visio היא האפליקציה עליה צריך להכות. יש לו יותר אפשרויות לייבוא ​​וייצוא מכל אפליקציית דיאגרמות אחרת הקיימת בשוק. Visio יכול לייצא לתבניות BMP, EMF, GIF, JPG, PNG, SVG, TIF, WMF ורבים נוספים כאשר אתה משתמש באפשרות שמירה בשם, במקום לייצוא. PDF, רישום AutoCAD, סטנסיל VSS ותבנית VST הם רק כמה דוגמאות. ל- Visio יש גם את התמיכה החזקה ביותר לסוגי הקבצים שתוכלו לייבא: BMP, DIB, DWG, DXF, EMF, EMZ, GIF, JPG, PNG, SVG, SVGZ, TIF, TIFF ו- WMF.

תמיכה בכל סוגי הקבצים הללו עשויה להיות חשובה לעבודתך אם אתה מחליף דיאגרמות לעתים קרובות עם אנשים המשתמשים בכלים אחרים, כגון AutoCAD.

שים לב ש- Visio אינו תומך בייבוא ​​פורמטים מיישומי דיאגרמות מתחרים, עם זאת, כגון סוגי הקבצים הקנייניים המשמשים את Lucidchart של Editors Choice.

שיתוף פעולה ושילוב

Visio תומך בשיתוף פעולה מסוים, אך ישנן מספר דרישות שעליך לעמוד בהן בכדי שתוכל לעבוד. שיתוף פעולה נתמך רק על ידי Visio Professional 2016 ו- Visio Pro עבור Office 365 (ולא Visio Standard 2016), מה שאומר שכל משתפי הפעולה צריכים תחילה לעמוד בכל הדרישות הנחוצות כדי להשיג אחד מאותם אפליקציות. לאחר מכן, כל מי שרוצה לשתף פעולה זקוק לחשבון SharePoint או לחשבון Office 365, בנוסף לכך שיש לו תוכנת Visio.

אם אתה עומד בדרישות, אתה מקבל כלים לשיתוף פעולה, הערות והערות. כמו במוצרי Office אחרים, באפשרותך גם להגדיר את Skype לשילוב עסקי שייפגשו כמעט על ידי Skype תוך כדי עבודה משותפת.

אם לומר זאת בצורה קונקרטית יותר, תוכלו לשתף פעולה מלא עם אחרים ב- Visio, אך רק אם לכולם יש עותק עבודה של Vision Professional או Visio Pro כבר מותקן. כך שזה עשוי לעבוד בשיתוף פעולה פנים ארגוני.

איך אתה חולק דיאגרמות עם אנשים מחוץ לארגון או עם אלה שאין להם עותק של Visio? מיקרוסופט הוציאה לאחרונה את Visio Online (היא הייתה בגרסת בטא מאז סוף 2016), אך היא לא מתרגשת יתר על המידה - השם זה קצת מטעה. אם מה שאתה מצפה הוא, למשל, אפליקציה מקוונת שמציעה את אותן פונקציות כמו גרסאות Windows של וויזיו, אתה מאכזב. Visio Online מוגבל הרבה יותר מזה. נניח שאני יוצר תרשים ורוצה לשתף אותה עם סוזן, שאין לה עותק של ויסיו. אני יכול לשלוח לה קישור לגרסת הצפייה בלבד של הקובץ שלי שתופיע בדפדפן האינטרנט שלה. סוזן יכולה לראות את הקובץ ולהוסיף אליו תגובות. אבל היא לא יכולה לערוך את זה. היא עדיין תצטרך עותק מקומי של Visio לשם כך.

אם לסוזן אכן יש עותק של Visio, היא יכולה לעבור מהביט בגרסה המקוונת לעריכת התרשים בלחיצה אחת או שתיים. Visio Online מוצאת עבורה את הקובץ כך שהיא לא צריכה לחפש אותו. זהו זה - לא מרשים במיוחד.

אם שיתוף פעולה חשוב לעבודה שלך, הייתי ממליץ לגרד את Visio ולהסתכל על Lucidchart במקום, מכיוון שהוא מציע עריכה שיתופית בזמן אמת, ואתה לא צריך לדלג על שום חישוקים כדי להשיג את זה. זה עובד בפשטות ובקלות, וזה עובד לכל שכבות השירות. מילת האזהרה היחידה היא שהמגבלות של סוגי חשבונות שונים עדיין חלות בעת שיתוף פעולה. לדוגמה, אם מישהו עם מנוי ל- Team מזמין בעל חשבון בחינם לשתף פעולה בתרשים, המשתמש החופשי יכול לערוך את הקובץ רק אם יש עליו פחות מ -60 אובייקטים ואם הוא לא כולל אובייקטים מוגבלים ל משתמשים משלמים.

עדיף לעסקים גדולים יותר

Visio היא אפליקציה חזקה ללא ספק עם המון יכולות. זה גם טריקי להתחיל לעבוד, יקר, וזה עובד רק במחשבי Windows. בנוסף, אינך יכול לשתף פעולה עם משתמשים שאינם Visio על ידי שליחת קישור לתרשים והכנתם לאפליקציית אינטרנט. ישנם אפליקציות אחרות לדיאגרמות שקל יותר להשיג, עולות פחות ועושות את מה שרוב האנשים זקוקים להן.

Visio היא תוכנה איכותית, אך היא כנראה המתאימה ביותר לארגונים גדולים עם מנהלי IT שאחראים לרכישה ולהגדרה. למרות כוחו של ויסיו, בעלי עסקים קטנים עשויים למצוא אפשרויות אחרות מושכות יותר. אפשרויות העורך של Lucidchart ו- Smartdraw במיוחד קלות יותר להתחיל לעבוד ולהשתמש בהן.