התארגנו: כיצד להעתיק אנשי קשר מאפליקציה ליישום

איפה אנשי הקשר שלך? האם הם בתוכנת ניהול קשרי לקוחות (CRM), חשבון דוא"ל, הטלפון שלך, או אפליקציית שיווק בדוא"ל, כמו MailChimp? רשימות אנשי הקשר שלך עשויים להיות פרוסים בכל מקום. היי, זה קורה. לפעמים אתה צריך לנקות אותם, למזג אותם או פשוט להעתיק את מסד הנתונים של האנשים ואת פרטי הקשר שלהם ממקום למקום.

באופן כללי, ישנן שלוש דרכים להעתיק אנשי קשר ממקום למקום.

1. סנכרון. ראשית, אתה יכול לסנכרן את אנשי הקשר שלך, שהיא ללא ספק האפשרות הקלה ביותר כאשר היא זמינה. התוצאה היא שיש לך שני מסדי נתונים של אנשי קשר שהם זהים לחלוטין, לנצח נצחים, עד שתפסיק לסנכרן.

2. השתמש באפליקציית אנשי קשר. יש כמה אפליקציות ושירותי אנשי קשר בשוק, כמו אנשי קשר + (לשעבר איש קשר מלא), שמוצצים נתוני קשר ממגוון מקורות (פייסבוק, ג'ימייל, לינקדאין), אוספים אותם ואז יורקים אותם חזרה לכל מקום רוצה את זה. עם יישומים אלה, זכור את פרטיותך ואנשי הקשר שלך כאחד. אינך רוצה להזין ברצון את כל פרטי הקשר שלך לאפליקציה שרק הולכת להסתובב ולמכור אותם.

3. ייצוא / ייבוא ​​ואחריה סינכרון אופציונלי של שינויים חדשים. השיטה השנייה היא לבצע העברה גדולה של אנשי קשר. אנו יכולים לקרוא לזה שיטת הייצוא / היבוא. כאן אתה מוריד את כל פרטי הקשר שלך ממקור אחד בהמוניהם ומעלה אותו למקור חדש. זו העברה חד פעמית. לחלופין, אתה יכול להוסיף שלב כך שמכאן והלאה, כל פרטי הקשר החדשים שאתה יוצר או משנים בעדכוני בסיס הנתונים הראשונים בזה השני.

בואו נסתכל על האפשרויות הללו כדי לראות מה הן כרוכות בה.

סנכרון אנשי קשר

מהן דוגמאות פשוטות לאן וכיצד ניתן לסנכרן אנשי קשר? אם אתה משתמש ב- iCloud, אתה יכול לסנכרן אנשי קשר בין מכשירי iPhone, iPad ו- Mac שלך. קל, נכון? נראה שזה פשוט עניין של יישום אנשי הקשר של Apple בכל המכשירים שלך, אך למעשה, עליך לאפשר את הסנכרון גם באמצעות iCloud כדי שהיא תעבוד. אם אינך מאפשר סנכרון, המידע ביישומי אנשי הקשר שלך יהיה שונה בכל מכשיר.

הדוגמה הראשונה הזו משתמשת באפליקציה אחת. להלן דוגמא עם שני אפליקציות. קיימת אפשרות סינכרון בין MailChimp ל- Eventbrite שתוכל לאפשר להביא את פרטי המשתתפים ב- Eventbrite אל MailChimp, כך שתוכל ליצור מסעות פרסום בדוא"ל עבורם בקלות. אתה מגדיר אותו על ידי בחירת הקבוצות שברצונך לסנכרן, ומאותה נקודה, עד שתשבית אותם, כל הנתונים שנבחרו יהיו זהים בין שתי האפליקציות.

כשרוצים לסנכרן אנשי קשר, חיפוש שילוב הוא בדרך כלל האפשרות הטובה ביותר. יש המון כאלה. לדוגמה, אתה יכול לשלב את Outlook ו- Salesforce כדי לסנכרן פרטי קשר בין שני היישומים האלה, ותוכל לסנכרן אנשי קשר של Gmail עם CRM רבים.

השתמש באפליקציית אנשי קשר

יש בשוק יישומי אנשי קשר רבים שיושכו נתונים ממגוון מקורות, יאספו אותם וימזגו אותם ויעזרו לכם להבין את זה. אם יש לך פרטי קשר בכמה חשבונות דוא"ל, לינקדאין, טוויטר ומיקומים אחרים שברצונך להתמזג במהירות ובקלות, אפליקציית אנשי קשר תעשה בדיוק את זה. יישומים אלה מרבים לסנכרן את הנתונים המתקבלים חזרה לאן שאתה רוצה. כך, למשל, אם אתה שולח מידע מ- iCloud, אנשי קשר של גוגל, לינקדאין ופייסבוק, אתה יכול לסנכרן את הכל בחזרה אל אנשי קשר של גוגל ו- iCloud, למשל.

כאמור, הקפד לזכור את הפרטיות כשאתה חוקר יישומי אנשי קשר. PCMag לא סקר רבים מהם, וכמה שיש לנו כבר לא פועלים. אנשי קשר + הוא היחיד בו השתמשתי בכל דרגה שאני מרגיש בנוח להמליץ ​​עליהם, אך בהחלט ישנם אחרים. האם לקרוא עליהם לפחות מעט לפני שתבטח בהם.

ייצוא / ייבוא ​​פלוס אופציונלי לסנכרן שינויים חדשים

לא תמיד יש לך אפשרות לסנכרן באופן מלא אנשי קשר בין שתי מערכות. במקרים אלה, הורד או ייצא את אנשי הקשר שלך מאפליקציה אחת, העלה אותם ליישום ואז, באופן אופציונלי, סנכרן את כל השינויים העתידיים מאחד ליישום.

מידע ההדרכה המדויק לייצוא אנשי הקשר שלך מאפליקציה אחת ישתנה בהתאם לאיזו אפליקציה מדובר. עבור אפליקציות דוא"ל כמו Gmail ו- Outlook, ייצוא אנשי הקשר שלך די פשוט. השאלה הדוחקת ביותר היא בדרך כלל באיזה סוג פורמט קובץ אתה רוצה להשתמש, CSV או vCard. אז בואו נדבר על ההבדלים לפני שנחרש קדימה.

מהו קובץ CSV?

CSV מייצג ערכים המופרדים בפסיקים, וזהו פורמט הקובץ המקובל ביותר לנתוני פנקס כתובות. זה אותם ערכים המופרדים בפסיקים שתקבל בעת הייצוא של גיליון אלקטרוני לקובץ מעבד תמלילים. כל שורת נתונים מגיליון האלקטרוני מתורגמת לשורת טקסט, כאשר תוכן התא מופרד בפסיקים. CSVs הם קריאים אנושיים, גמישים וקלים במובן זה שגודל הקובץ לעולם לא יהיה עצום. אז למה לא להשתמש בזה? ובכן, ייצוא ל- CSV יכול לגרום לאובדן נתונים, כולל תמונה של אנשי הקשר שלך, כינוי, אתר ולעיתים שדה "הערות". CSV-אנשים גרועים בטיפול בתווים מיוחדים, כך שאם יש לך מידע ליצירת קשר בתסריט אחר או שאתה מכיר אנשים עם סימני מבטא בשמם, אלה ייעלמו או יתקדשו.

מה זה vCard?

vCard הוא פורמט כרטיס ביקור אלקטרוני. זהו פורמט ייצוא מקיף יותר של מידע ליצירת קשר, כלומר הקובץ שהתקבל ככל הנראה יהיה גדול יותר מ- CSV. VCard מיוצא לא מאבד כמות גדולה של נתונים והוא תומך ביותר (אך לא בכולם) תווים מיוחדים ואלפבית זרה. עם זאת, אתה תאבד כינויים, אתרים ונתוני AIM כשאתה מייצא ל- vCard. vCard נוטה להיות משויך ליישומי OS X ו- iOS, אם כי Outlook ותוכניות דוא"ל אחרות הפועלות גם ב- Windows יכולות להשתמש בו.

חזרה לייצוא / ייבוא ​​ולסנכרון אופציונלי. לאחר שתבין באיזה פורמט תרצה להשתמש ותאמת אותו יעבוד עם כל האפליקציות והמאגר שיש לך בראש, תוכל להוריד את אנשי הקשר שלך מאחד מהם ולהעלות אותם לאחרים. לא רעיון רע לבדוק כמה מהמגעים שנוצרו כדי לוודא שהוא עובד נכון.

כעת, לאחר שהעתקת את אנשי הקשר מאפליקציה אחת לאחרת, האם אתה רוצה ששינויים חדשים שתבצע באחד מהאפליקציות יופיעו אוטומטית באפליקציה השנייה? אם כן, תזדקק לכלי צד שלישי לתפקיד. כמה דוגמאות הן IFTTT, Zapier ו- Microsoft Flow. לפעמים הם נקראים כלי אוטומציה.

כלי אוטומציה יכולים לחבר אפליקציות שלא בהכרח משתלבות בעצמם. במילים אחרות, יש לך אפליקציות A ו- B, ואף אחת מהן לא בנתה אינטגרציה בנגיעה אחת עם השנייה. כלי האוטומציה נכנס ובנה עבורכם אינטגרציה בין A ו- B וכעת הוא יכול לעזור לכם להגדיר ולנהל את זרימת הנתונים בין שתי האפליקציות הללו.

בעזרת כלי אוטומציה, לרוב אינך יכול להעתיק מסה של מידע קיים מאפליקציה אחת לאפליקציה באותה דרך שתוכל לעשות כאשר אתה מייצא / מייבא בעצמך. יש כמה דרכים לעקיפת הבעיה המטרידות את גיליונות גוגל, אך הם יכולים להיות מתסכלים ליצור וקשה להגיע נכון. עם זאת, אתה יכול להשתמש בכלי אוטומציה כדי להגדיר כלל כך שכל השינויים החדשים באפליקציה האחת יועברו לשני, שהיא השיטה עליה אני ממליץ.

• התארגנו: אנשי קשר בדוא"ל התארגנו: אנשי קשר בדוא"ל
• כיצד לגשת לאנשי הקשר שלך ב- Windows 10 כיצד לגשת לאנשי הקשר שלך ב- Windows 10
• 5 תכונות Gmail חדשות שכדאי לבדוק עכשיו

לדוגמה, באפשרותך להגדיר כלל כך שכאשר כלי האוטומציה יגלה עדכון לאנשי הקשר שלך ב- iCloud, הוא ירים את השינוי ומעתיק אותו אל, למשל, אנשי קשר של גוגל. או להפך. אתה יכול להגדיר את זה בין כל שתי אפליקציות הנתמכות בכלי האוטומציה שלך.

הטריק האמיתי הוא לוודא שאתה מבין מה לא וקורה כשאתה מגדיר את האוטומציה. עליך לוודא שאתה יודע לאיזה כיוון הסנכרון קורה והאם יש עיכוב בין ביצוע השינוי לבין הופעתו באפליקציה השנייה.

אין יותר העתקה והדבקה

העתקת נתוני קשר בין שתי אפליקציות אפשרית לחלוטין, והיא אינה מסתמכת שתפגע שוב ושוב ב- ctrl-c, ctrl-v. יש לך מספר אפשרויות, תלוי במה שאתה רוצה לעשות, וכולן די פשוטות.