סקירה ודירוג של מיטיב

לעתים קרובות מדי אנו לא מנצלים באופן מלא את הפוטנציאל שבפגישות העסקיות היום-יומיות שלנו, כך שיהיה קל להרגיש כאילו הם מבזבזים את זמננו. כאשר איש אינו בטוח במטרת הפגישה, ביעדיו, בתוצאות הצפויות בו, או באילו החלטות באמת צריך לקבל, שיתוף הפעולה נעשה קשה. אנשים בסופו של דבר מבלים שעה בשיחה על תוכנית מפוארת שלאחריה לא קורה כלום. Meeteor, שמתחיל ב -9 דולר למשתמש בחודש, שואף לעזור לבעיה זו.

Meeteor עוזר לחברי הצוות לארגן יעדים וחומרים לפני שהם מתכנסים, לרשום הערות ולהקצות פריטי פעולה במהלך האירוע, ולעקוב אחר המשימות גם לאחר שכולם עזבו את החדר. הרעיון הוא לכבוש מסקנות ורעיונות שיוצאים מדיון מסוים ואז לעודד ולעקוב אחר מעקב אחר כל החלטות שהתקבלו.

הנחת יסוד נהדרת, ביצוע "iffy". למרות שלתוכנה יש כמה רעיונות מצוינים, יש לה יישום חלש. אם ניתן לשלוף את התכונות, Meeteor יכול להפוך לכלי שימושי באמת בשווה לכמה ממוצרי Choice העורכים שלנו לשיתוף פעולה מקוון, כולל Podio ו- Slack.

תן לאנשים שלך להתקשר לאנשים שלי

תהליך ההרשמה הוא פשוט. Meeteor הוא חופשי לקבוצות עם עד חמישה חברים, מה שמקל על הבעיטות בצמיגים. עבור ארגונים גדולים יותר, יישום האינטרנט גובה 9 דולר למשתמש לחודש, כאשר רישיון ארגוני זמין עם תמחור ספציפי זמין רק ממכירות Meeteor. אורחי המפגש (מחוץ לארגון) אינם סופרים בתנאי הרישוי, כך שאינך צריך לשלם אגרה עבור מבקר חד פעמי. התוכנה משולבת עם Microsoft Outlook ו- Atlassian HipChat, עם תמיכה ביומן Google בקרוב, לפי Meeteor.

ההתקנה הראשונית קובעת את חברות הצוות ותצורת המערכת. לדוגמה, מנהלים קובעים מי רשאי להצטרף לצוות וכמה צוותים יש. עובדים עם תעודת זהות בדוא"ל בתחום החברה עשויים להיות רשאים להצטרף אוטומטית או שהם יצטרכו לבקש רשות; צוותים וסביבות עבודה יכולים להיות פרטיים אלא אם כן מוזמנים חברים.

סביר להניח שתרצו לבדוק את הקשר האופציונלי של Meeteor ל- Microsoft Outlook מכיוון שבלעדיו ההתקנה של הצוות עלולה לסבול מכאבים, במיוחד עבור ארגונים גדולים יותר. הקמת ארגון - במיוחד ארגון אד הוק דוגמת ועדת ענף - פירושה העתקה והדבקה של מזהי דוא"ל לשדות ההזמנה. זה בסדר לכמה משתתפים אבל זה מתיישן מהר. לכן, מנהלי מערכות מידע עם עץ של Microsoft Windows Server Active Directory (AD) המכיל מאות או אלפי משתמשים ירצו להשתמש במהירות באיזו יכולת ייצוא בכמויות גדולות. לכל הפחות, Meeteor צריך לבקש רשות לגשת לאפליקציית אנשי קשר או לאפשר העלאת קובץ CSV. באופן אידיאלי, זה צריך להשתלב עם אפליקציות קיימות של ניהול קשרי לקוחות (CRM) או חנויות לניהול זהויות, מכיוון שרשימת החברות ב- Meeteor מאחסנת רק שם ומזהה דוא"ל. לעתים קרובות, זה פשוט לא מספיק כדי לעזור לך למצוא את האנשים הנכונים.

סביבות עבודה עוזרות לכם לארגן פגישות קשורות על בסיס פרויקט, צוות או כל מבנה אחר שעובד עבורכם. זה בעצם ספרייה משותפת, כך שתוכל להיות גרגרי או כללי ככל שתרצה.

לפני הפגישה: הזמינו, התארגנו

לעתים קרובות, ארגון שלפני המפגש מורכב מסופת שלג בדוא"ל עם מגוון קבצים מצורפים שלפחות נמנע חשוב אחד בהכרח נשאר מחוץ לרשימת ההפצה. זה המקום בו Meeteor מאיר ביותר: Meeteor נותן לכולם מקום לחלוק בו מידע קשור הנגיש בזמן שכולם חושבים על נושא הפגישה. אם אין דבר אחר, היא קוראת לפגישה עם מארגני הצבת יעדים ברורים ואג'נדה ברורה.

אתה יוצר ישיבה על ידי הגדרת מטרתה (לדוגמה, "החלט באיזה ועידות עלינו להשתתף השנה" או "בחר מקבלי פרסים") והקצאתה לסביבת עבודה. תתבקש לבחור משתתפים, תאריך ושעה של מפגש, ומיקום ולוגיסטיקה. זהו תחום נוסף בו שילוב של Microsoft Outlook מועיל אם מנהלי ה- IT שלך הוסיפו חדרי ישיבות לרשימת הכתובות הגלובלית. מילוי הטופס לא יפתיע אתכם. אם זה כן, אתה לא תישאר מבולבל לאורך זמן. טקסט העזרה מעוצב היטב.

לאחר מכן מייטור מוליך אותך בתהליך יצירת סדר יום מובנה, ומבקש ממך לספק את התוצאות הרצויות, פריטי סדר יום ספציפיים והוראות "עבודה מוקדמת" שיעזרו למשתתפים להתכונן לפגישה. אתה יכול להעלות מסמכים שיעזרו במאמץ זה. אתה יכול גם לספק חומרי מפגש, כללי קרקע, ולקבוע תפקידים כמו מנחה ולוקח פתקים. אף אחד מאלו אינם שדות חובה וזה פלוס ומינוס. מצד אחד, זה מקל על הפשטות של פגישה אד הוק. מצד שני, זה מדרג לצדדים את התחשבות שהכלי מכוון לעודד.

קל להזמין משתתפי ישיבות מרשימת חברי צוות, אך אתה יכול להזמין כל אחד לפגישה באמצעות דואר אלקטרוני. כולם מקבלים את סדר היום מראש יחד עם הזמנת לוח שנה, כמו גם את הסיכום לאחר סיום הפגישה. רק משתמשי Meeteor יכולים לתרום לפגישות סדר יום ולהערות, לניהול משימות או לניהול סביבות עבודה. זה טוב מכיוון שמבקש ממישהו להירשם למיטור (או לכל שירות אחר) לפגישה חד פעמית מבקש צרות, שלא לדבר על עמוס ברשימת אנשי הקשר הארגוניים.

אולם כאן מתחילה הבעיה, מכיוון שתזמון פגישה מתחיל בהקלדת היום, השעה והמיקום (וירטואלי או פיזי). אם אינך משתמש במערכת היומן הקבוצתית של Microsoft Outlook, יהיה עליך לחפש את לוח הזמנים של עמיתיך בנפרד. פירוש הדבר שעבור ארגונים קטנים יותר או פגישות המתקיימות עם אנשים מארגונים שונים, תצטרך לנהל שיחה נפרדת (כמו "מתי אתה זמין? האם יום שלישי טוב?"). זה גרם לי לאחל לסוג הפונקציונליות של "אנא ציין מתי יעבוד לך", כמו זו שמספקת דודל או קלנדלי. אם אני צריך לקיים חמש או 10 שיחות אימייל כדי לקבוע זמן פגישה מקובל, אז זה מספיק תקורה בשבילי כדי לתהות מדוע אני זקוק למיטור.

כמו כן, ברגע שמתוכננת פגישה היא מופיעה ברשימה עצמאית בתוך האפליקציה. אני צריך לזכור להוסיף אותו ל- iCal (או איזו אפליקציה) באופן ידני ברגע שההזמנה תגיע, שוב, אלא אם כן שילבת אותה עם Microsoft Outlook. אפילו במיטור, בפגישות לא מוצג לוח שנה חזותי; זה מקשה לראות שמישהו הזמין אותך למפגש בשעה 7:30 בבוקר או למפות את היום שלך. בשורה התחתונה: הערך של מייטור מיועד יותר לניהול ומיטוב הפוטנציאל של הישיבה ולא לתזמון ולוגיסטיקה.

ניהול רישום פגישה

המשתתפים יכולים לרשום הערות עם Meeteor במהלך פגישה, המהווה שינוי תהליכי רב עוצמה ושימושי עבור מרבית הפגישות. תכונת ההערות הופכת את Meeteor למושכת, במיוחד עבור אנשים המשתתפים בפגישות רבות. רובנו משרבטים לעצמנו פתקים, אך הם לא משותפים ל"עכשיו מה אנו הולכים לעשות בקשר לזה? " באופן, במיוחד לאחר הפגישה.

הערות אלה יכולות להיות טקסט רגיל או לסמן כמשימות, החלטות או "למידה". אתה יכול ללוות החלטה או למידה עם טקסט שמסביר את הרציונל ואת השפעתו, אך מטבע הדברים, אלה פשוט הערות מודגשות. זה לא דבר רע שכן זה מעודד את המשתתפים לשאול, "אז מה הוחלט כאן?"

ניתן גם להקצות משימות למשתתף בפגישה או למישהו אחר בארגון. לכל אחד מהם ניתן להקצות תאריך יעד ולאחסון לפי קטגוריות הניתנות להתאמה אישית (כגון "הצעדים הבאים" או "צורב אחורי"). ברמה הפשוטה ביותר, זה בדיוק מה שאתה קונה. עם זאת, אנו מעוניינים לראות שלמשימות יש הגדרות עדיפות או שדות זמן, שאינן קיימות בגירסה הנוכחית. חוסר זה יכול להיות בעייתי עבור אנשים שמשתתפים בפרויקטים מרובים או בצוותים רבים - בדיוק סוג הלקוחות המפגשים הכבדים שהיו מעוניינים במיטור.

כמו כן, אינך יכול להקצות משימה למישהו שאינו בארגון, שהוא פיקוח אחר. תאר לעצמך פריט פעולה: "וודא שהיועץ לעיצוב אתרים יביא לנו את העגלים החדשים עד יום שלישי." המעצב לא יקבל אותה מטלה או יבחין ישירות אלא אם הוא או היא משתתפים בפגישה או משתמש במיטור. זה לא פיקוח קריטי מכיוון שמי שמנהל את מעצב האינטרנט נמצא כנראה באותה פגישה. אבל זה בהחלט יהיה נוח ויעיל יותר אם ניתן לנתב משימות ישירות לאנשי צוות חיצוניים.

בהמשך ל

לאחר סיום המפגש, תוכלו לשלוח את הסיכום למשתתפים, כך שיוכלו לשלב את הפריטים המטיילים שלהם ביומנים שלהם, אשר, שוב, תלויים בתכונות של אפליקציית הדואר האלקטרוני שלכם. הסיכום לא מראה מי הוזמן, מי השתתף ומי היה אי-הופעה. זו תכונה נוספת שנרצה לראות מכיוון שלעתים קרובות קבלת סיכומים אלה יכולה להועיל.

משימות שהוקצו למשתתפים בפגישה מופיעות ברשימת מטלות, אולם ניהול המטלות של Meeteor הוא מינימלי. כנראה שאתה עדיין טוב יותר עם אפליקציה לניהול פרויקטים מלאים או אפליקציה לניהול משימות, כמו אסאנה. Meeteor מאפשר לך ללחוץ על פריט כדי לומר שעשית את זה; זה בערך הכל. אין פונקציונליות מתקדמת יותר, כמו דרך לרשום אם כל המשימות שהוקצו הושלמו, מתי הן הושלמו, או אפילו דרך למסור אותן באופן רשמי למישהו אחר ("ביל יעשה זאת במקום").

מעט מאוד אפשרויות שילוב של Meeteor פוגעות בשירות, במיוחד בהשוואה לאפליקציות SaaS רבות אחרות של Software-as-Service, שבאופן כללי מנסות להגיש כמה שיותר אפשרויות אינטגרציה לתוכנות של חלק שלישי ושירותים אחרים ככל האפשר. בפרט, חוסר התמיכה של Meeteor בממשק ה- API של REST, שיאפשר למפתחי הלקוח לבנות אינטגרציות משלו, הוא פיקוח עליו צריכה החברה לפנות. לפגישות עסקיות יש פוטנציאל להשפיע על כל תהליך עסקי, וכך בהרחבה פלטפורמות תוכנה עסקיות רבות ומגוונות. אפילו כמה שילובים נוספים למועמדים ברורים כמו לוחות שנה ומנהלי קשר יהיו נהדרים. למען ההגינות, Meeteor כן אומר שיותר פיצ'רים כאלה מגיעים. מהירות ההשבחה והוספת תמיכה בפיתוח אינטגרציה עצמאית בהחלט תועיל, במקום שהחברה תשמור על הכל בתוך הבית (כפי שנראה כאסטרטגיה הנוכחית של מיטאור).

מבחינה מעשית, עלי לקבוע פגישה במיטור לאחר התייעצות עם אנשים אחרים באשר ליום והשעה שעובדים עבורם. לאחר מכן עלי ללכוד פריטים שהוקצו למשימה במהלך הפגישה (ולהוסיף אותם ידנית ליומן שלי). לאחר מכן עלי לבצע מעקב אחר פריטים מטלות אלה באופן ידני או בעזרת אפליקציה אחרת לניהול פרויקטים. עם דרכים רבות יותר לחבר את Meeteor לאפליקציות אחרות, לתוכנה יש פוטנציאל להיות מכסה על כאב מתמשך שחווים רבים בעסקים. אבל, במתכונתו הנוכחית, הוא מכריח מספיק מידע לנהל משא ומתן ידני או להזין אותו פעמיים שתרצה לנסוע בזהירות את Meeteor לפני הרכישה.