איך מתפתח הנהלת חשבונות עבור עולם ראשוני בענן

עלייתם של שירותי חשבונאות ענן חזקים יותר משנה את האופן בו מנהלי חשבונות וגם הלקוחות שהם משרתים מנהלים את הכספים העסקיים. תוכנה מבוססת אינטרנט משפיעה על עסקים בכל הגדלים אך מספקת ערך רב אף יותר לעסקים קטנים ובינוניים (SMB) ובעלי יחידים אשר מקבלים גישה גדולה יותר לכלים חשבונאיים ופיננסיים מאי פעם כדי לייעל את עסקיהם.

ספק שירותי הנהלת חשבונות מבוסס ענן AccountantsWorld ממנף את המעבר הטכנולוגי הזה כדי לשפר את הפרודוקטיביות העסקית בין חשבונות חייבים לתשלום, חשבונאות, מלאי, דיווח ושכר, עם הפילוסופיה של להחזיר את הכוח לידי רואי החשבון ולתת לבעלי עסקים קטנים לדאוג על העסק במקום זאת. בשנת 2003 מכרה AccountantsWorld את עסק תוכנת המס שלה לתומסון רויטרס והעבירה את המיקוד שלה באופן בלעדי ליצירת פתרונות מבוססי ענן לרואי חשבון. על פי ד"ר צ'נדרה בנסאלי, מייסד-שותף ומנכ"ל של AccountantsWorld, מעבדה החברה כיום 30, 000 שכר-חברות מדי שנה באמצעות התוכנה שלה.

PCMag שוחח עם Bhansali על האופן בו פתרונות מבוססי ענן משנים את האופן בו רואי החשבון ו- SMB עושים עסקים, המגמות הטכנולוגיות המשפיעות על הענף וכיצד יכולות סלולריות מתפתחות ודאגות אבטחה מעצבים את עתיד החשבונאות.

PCMag: מהן הבעיות החשבונאיות שציינת לטפל בהן באמצעות טכנולוגיית הענן והאינטרנט?

ד"ר צ'נדרה בנסלי: שאלנו את עצמנו, מהן סוגי הבעיות שאנו יכולים לפתור באמצעות הכוח של האינטרנט? הבנו שזה מציע יכולות אדירות ששולחן העבודה לא עשה. דבר אחד ששמנו לב הוא ששכר השכר הוא למעשה פונקציה חשבונאית מכיוון שהוא מתייחס למיסים, אך באותה תקופה, מעט מאוד רואי החשבון הציעו שירותי שכר. אתה צריך להיות מדויק במאה אחוז ולמלא את הדרישות בצורה מתוזמנת אחרת יש עונשים נוקשים. לרואי החשבון לא היו הכלים לעשות זאת ולכן נהגו לנתב את כל רשימות השכר של לקוחותיהם לשירותים כמו ADP ו- Paychex Accounting Online.

אמרנו שזה לא הגיוני. הבנו שעלינו להיות מסוגלים ליצור מרכז עיבוד רב עוצמה ולהשתמש בשרתים במחיר של עלות השימוש במיינפריים. אז יצרנו את מרכז עיבוד השכר מבוסס ענן הראשון עבור רואי חשבון, ונתנו ללקוחות שלנו גישה לאינטרנט אליו כבר בשנת 2004. כעת הם יכולים להשתמש בזה כדי להציע שירותי שכר רווחיים במיוחד ללקוחותיהם, כאשר התוכנה עושה הכל מאחורי סצינות עבורם: הפקדה ישירה, הפקדת מס והגשת טפסי מס וטפסים W2, W3 ו- 1099 במדויק ובמועד. כל מה שרואי החשבון והלקוחות צריכים לעשות זה להזין נתונים. עבור רואי חשבון רבים זה הפך לאחד השירותים הרווחיים ביותר שלהם. אז שינינו את הפרדיגמה של עיבוד שכר באמצעות הענן; ספקי פתרונות שכר בעקבותיהם הציעו כעת כלים למנהלי חשבונות.

מעבר למקרי השימוש המיידי הללו, מהם כמה מהמגמות הטכנולוגיות האחרות המשפיעות על הענף?

Bhansali: המגמה היא באמת לשילוב בענן עבור כל השירותים הללו שעסקים ורואי חשבון משתמשים בהם ביום יום. לרואי החשבון יש כעת גם את הכלים להשתלט על הרבה מהפונקציות המשרדיות האחוריות הללו כדי לעזור ל SMBs לעשות את מה שהם עושים הכי טוב, ולנהל ולנהל את העסק שלהם בצורה יעילה יותר. זה שילוב של גורמים אלה. אני רואה את עליות הפריון המשמעותיות ביותר בתחום העסקים הקטנים.

הטכנולוגיה נוטה להעניק לרואי החשבון את היכולת להציע שירותים שלמים ללקוחותיהם. מדובר במילוי כל הקישורים או הרכיבים החסרים בשרשרת ההיא. נכון לעכשיו, ניהול תהליכים עסקיים (BPM) הוא תחום צמיחה. באיזו יעילות יכולים רואי חשבון לנהל את זה? אז, לעסקים קטנים רוב החשבונאות עד כה היו עשה זאת בעצמך (עשה זאת בעצמך). לקוחות היו עושים משהו בסוף שלהם ורואי החשבון היו מנקים את זה. ישנו שינוי משמעותי לעבר "אל-עשה זאת בעצמך" (DDIY). במקום זאת, עבד עם רואה החשבון שלך. אנו רואים כבר שכר עבודה, שנלקח מרואי חשבון, וחזר דרך תוכנת ענן. לא רק עבור רואי חשבון אלא גם עבור כל ספקי השירות האחרים, משך הזמן הדרוש לביצוע עבודות משרדיים לבעלי עסקים קטנים ועובדים מתכווץ באופן דרסטי מכיוון שהם משיגים את היכולת להעמיס את העבודה בפני רואי חשבון.

מבחינת רואה החשבון והלקוח, כיצד פתרונות מבוססי ענן משנים את אופן פעולתם?

Bhansali: לשכות שירותי שכר גדולים לא נותנות לרואי חשבון את אותה רמת יעילות ופרודוקטיביות, והן גובות לקוחות רבות. כעת רואי החשבון שהם הכי סומכים עליהם ואיתם הם מקיימים יחסים יכולים להציע ללקוחותיהם העסקיים הקטנים שירות שכר הניתן להתאמה אישית בצורה מאוד חסכונית, ובאינטגרציה בין מערכות החשבונאות לשכר השכר כדי להבטיח זרימת נתונים ישירה ומאובטחת.

במערכות הנהלת החשבונות, בעיה אחת מרכזית היא הנהלת חשבונות של לקוחות. דיברתי עם חבר רו"ח שלי לפני כמה שנים שדיבר על אחד מלקוחותיו, שאמר שהוא לעולם לא ייכנס לשום דבר לאחר שסגר את הספרים. הלקוח הוסיף רשומה נוספת וזה השליך את הכל מאיזון. לדבריו, הוא בילה 20 עד 30 אחוז מזמנו בתיקון הבלאגן שעסקים קטנים אלה עושים כאשר אין להם מושג לגבי הנהלת חשבונות ושאין להם גישה. התחלנו לשאול רואי חשבון ומצאנו כי הנהלת חשבונות מסוג זה מהווה מכשול עצום. אם אתה משתתף בכנס כלשהו לחשבונאות או לרו"ח, אחד המפגשים הגבוהים ביותר הוא תמיד הנהלת חשבונות. כדי לפתור זאת אנו משתמשים בענן בכדי לאפשר מעבר כדי לתת לרואי חשבון שליטה רבה יותר מאשר מערכות המיועדות לשימושם של הלקוחות העסקיים הקטנים עצמם. נתנו לרואי החשבון את הכוח להתאים אישית מערכות והרשאות לכל לקוח פרטני.

רואי חשבון אמורים להיות יועצים עסקיים חשובים עבור לקוחותיהם, אך עד כה הם לא הצליחו למלא את התפקיד הזה ביעילות עבור עסקים קטנים. אז, עבור אינסטלטור שאינו יודע דבר אודות הנהלת חשבונות, רואה החשבון ייתן להם גישה רק לכתיבת צ'קים ולהזנת תקבולים במזומן; זה כל מה שהם צריכים לדאוג להם. אם לקוח הוא מנהל חשבונות, הם יכולים להעניק לו גישה לחשבונות שעומדים לתשלום וחייבים ועוד. עם השנים זה התפתח מכיוון שחשבונאות מצד הלקוח היא רעה מיותרת לעסקים קטנים. באמצעות מערכות מבוססות ענן אלה, רואי החשבון יכולים להשתלט על עבודות חשבונאיות שלמות.

לפני כשנה הצגנו אפליקציה המאפשרת ללקוח לצלם תמונה של חשבונית, שנכנסת ישירות למערכת שיש לשלם. השילובים הם ממש מפתח כאן מכיוון שהם יכולים גם לחבר זאת לפורטל האינטרנט של הלקוח ולמערכת לניהול מסמכים. אז החשבונית נכנסת ישירות לתיקיה הנכונה במערכת ניהול המסמכים ובמקביל ניתן לסרוק ולזהות כל תשלומים ועסקת כרטיסי אשראי. כאשר רואי החשבון נכנסים לרשומת התשלום, כל העסקאות מופיעות ברשימה. ישנן גם שילובים עם מערכות תשלום חיוב מתוחכמות יותר, מערכות זמן וחיוב, מערכות זמן ונוכחות וספקי 401, 000. אנו גם יוצרים API פתוח לשילוב עם כמעט כל דבר.

משתמשי תוכנת הנהלת חשבונות בענן יכולים להיות עסק קטן וחברת רואי החשבון המשרתת אותם, או עסק ארגוני גדול יותר עם מחלקת הנהלת חשבונות פנימית. במה מקרים אלה משתמשים זה מזה, או האם כן?

בהאנסאלי: מה שקורה עם הפתרונות הללו הוא שיש המון כלים אנליטיים המובנים בתוך. עסקים קטנים אכן זקוקים לייעוץ ברמת כספים, אך לעסקים קטנים ובינוניים יש מחלקת חשבונאות משלהם ויכולות במערכת שלהם לבצע ניתוחים מסוג זה, עם סמנכ"ל כספים ומנהלים לספק קלט. לעסקים קטנים אין את זה. לכן, בפתרונות בענן שבהם רואי החשבון עובדים עם נתונים חיים ויש להם כלים לנתח אותם, רואי החשבון יכולים לבצע פונקציות מסוג זה של CFO לעסקים קטנים יותר. הכל עניין של עזרה לרואי חשבון לרתום את הענן, והתוכנה מעניקה לרואי חשבון (ובסיומה, לעסקים קטנים) יכולות שלא היו יכולים להרשות לעצמם לפני כן.

איזו השפעה יש לצמיחה של מחשוב נייד על חשבונאות בענן?

Bhansali: הטלפונים החכמים בהחלט משנים את הדרך בה אנו מנהלים עסקים. במיוחד עבור משרדי רואי חשבון בודדים שעוסקים בבלעדיות, אחת הסיבות לכך שמעולם לא עשו שכר מעולם הייתה מכיוון שאם הם היו בחופשה, נניח, לא הייתה להם דרך לגשת אליו. כעת, באמצעות אפליקציות סלולריות לחשבונאות ושכר, הם יכולים לעשות זאת מכל מקום. לאפליקציה שלנו יש מסך פשוט מאוד להזנת נתונים ניידים. ישנה גם אפשרות לסרוק חשבוניות ובדיקות, ואפליקציה סלולרית נוספת עליה אנו עובדים הן הוצאות עובדים, כך שיוכלו לצלם את התקבולים עבור חשבונות הוצאות.

ההיבט החשוב האחר של הנייד עבור רואי חשבון ולקוחות הוא התראות. לכל עסק ישנם ספים. חלקם עשויים לקבוע שאם חייבים לעבור מעל 50, 000 $, זו בעיה. עבור עסק גדול יותר, אולי זה 300, 000 $ ואותו הדבר לחשבונות לתשלום או למזומן בבנק. רואי החשבון יכולים לקבוע ספים עבור כל הנהגים העסקיים החשובים הללו עבור לקוחותיהם, וכאשר חורגות הספים, רואה החשבון יכול להגדיר התראה לקבלת תחילה טקסט ואז להתקשר ללקוח לדון בפרטי, או להגדיר התראה לצאת גם להם וגם ללקוח בו זמנית. לפורטלי רואה החשבון ישנם מסכים שבהם הם יכולים לראות מבט ממעוף הציפור על מצב הסף של כל לקוח.

כשעוברים לפתרונות מבוססי ענן ומטפלים בנתונים פיננסיים רגישים, איך מתמודדים עם פן האבטחה כדי להבטיח שידור בטוח, העברת קבצים ואחסון?

Bhansali: זה קריטי לחלוטין. עבורנו עשינו את המעבר לפני חמש שנים ל- Amazon Web Services (AWS), שהיה מהלך להכניס את נתוני הלקוחות שלנו לתשתית עם רמת אבטחה גבוהה מאוד. נוסף על כך אנו מבצעים הצפנה של כל הנתונים הרגישים, ממספרי ביטוח לאומי ומספרי זיהוי עובדים ועד פרטי בנק. בנוסף אנו מכילים הרבה טכנולוגיות מידע ואבטחת מידע (ITS) על מנת להפחית את הסיכון ולהפוך את נתוני המערכת והלקוחות שלנו לאבטחים ככל האפשר.