התארגנו: כיצד להכין מסמכי חירום ביתיים ועסקיים תוך פחות משעה

אם אתה מנהל משרד, האם יש לך תוכנית קומה שנשמרה באופן מקוון, למקרה שיש אסון או סיבה אחרת שאנשים שאינם מכירים את החלל צריכים להיכנס אליו? אם אתם שוכרים נכס נופש או אפילו סתם חדרים בבית, האם אתם מספקים לאורחים שלכם מידע חירום הולם? היכן מפת יציאת החירום שלך למשפחה שלך וכל האורחים שעשויים להתארח אצלך?

לחשוב על היערכות לשעת חירום זה אף פעם לא כיף, אבל לתכנן קדימה ולהיות מוכנים זה הרבה יותר טוב מאשר לאחל שעשיתם זאת לאחר אסון. להלן פרויקט פשוט שיעזור להיות מוכנים טוב יותר: צרו מפות יציאה לשעת חירום, תוכניות קומה ושאר המסמכים הדרושים לכם, ובצעו זאת כשעה.

הסוד לקצר את הפרויקט הזה הוא להשתמש באפליקציות דיאגרמות הזמינות באופן חופשי באינטרנט ומתות פשוטות לשימוש. לא פחות חשוב, האפליקציות הללו מגיעות עם תבניות לכל מיני דיאגרמות, מפות, תרשימים וכדומה.

כשאתה עובד מתבניות אלה, כל שעליך לעשות הוא לארגן מחדש את הרהיטים, כביכול. אתה לא צריך לצייר שום דבר מהתחלה.

באיזו אפליקציית דיאגרמות להשתמש?

בהנחה שאינכם יודעים כלל על תוכנת עיצוב או רישום וקטורי, ישנן שתי אפליקציות בהן אני ממליץ להשתמש כדי להכין תכניות יציאת חירום, מפות רצפה ומסמכי מפתח אחרים לבית, לנכסי נופש ועסק. הם Lucidchart ו- SmartDraw.

מניסיוני עם אפליקציות אלה, Lucidchart קל יותר לשימוש, אך ל- SmartDraw יש עוד תבניות מוכנות לשעת חירום. שניהם מועילים מאוד. לשניהם רמת שירות חינמית, כך שאתה לא צריך לשלם כלום כדי ליצור קבצים קריטיים אלה. ולשניהם יש אפליקציית אינטרנט, כך שתוכלו להשתמש באפליקציה ישירות בדפדפן שלכם מבלי להתקין תוכנה כלשהי.

מסמכי מוכנות לשעת חירום

אני רוצה לספק כמה דוגמאות למסמכי היערכות לשעת חירום מכיוון שלעתים קרובות אינך יודע אילו מהם אתה זקוק עד אשר יהיה לך אפשרות לדפדף בכמה מהאפשרויות. כמה נפוצים הם:

• תוכנית פינוי קומה / מפה,
• בניית תוכנית / מפת פינוי, כולל נקודת מפגש בטוחה,
• תוכנית פינוי ביתית / מפה, כולל נקודת מפגש בטוחה,
• תכנית המשכיות עסקית,
• רשימת אנשי קשר לשעת חירום (כל בית צריך להיות כזה במקרר או להופיע במקום איפה שהוא גלוי לעין),
• עץ טלפון חירום,
• תרשימי עזרה ראשונה ומידע החייאה
• טיפים על שריפה, שיטפון, רעידת אדמה וטיפים במקום מקלט.

יכולתי להמשיך עוד ועוד, אבל אני מקווה שהרשימה הזו מעוררת כמה רעיונות למסמכים ותרשימים המתאימים למיקום ולנסיבות הספציפיות שלך. לא כל מסמך מתאים לכל בית או עסק, כמובן. חלק מהמסמכים הללו זמינים להדפסה פשוטה, כגון החייאה ותרשימי עזרה ראשונה. אחרים כל כך פשוטים וברורים עד שאפשר אפילו לנסח אותם במהירות באפליקציה לעיבוד תמלילים. אולי אפילו תתפתו לכתוב אותם ביד. עם זאת, אני ממליץ לעבור דיגיטלית מכיוון שאז קל יותר לשמור עותקים דיגיטליים שנשמרו בענן. פירושו של עותקים דיגיטליים בענן פירושו 1) תוכלו לעדכן אותם בקלות ו -2) תוכלו לקבל את המידע גם אם אינכם מול פיסת הנייר שהדפסתם.

כיצד להכין מסמכי חירום

שימוש באחת משתי האפליקציות שציינתי קודם, SmartDraw או Lucidchart, יהפכו את הפרויקט הזה למהיר ויעיל. אולי אפילו תיהנו להשתמש בכלים.

התחל בבחינת התבניות שהאפליקציה מספקת. בתוכנת דיאגרמות, "תבנית" פירושה מסמך לדוגמא, כך שאתה מקבל הרבה יותר מסתם קובץ עם עיצוב נכון. בואו ניקח את הדוגמא של מפת פינוי משרדים. לתבנית יש למעשה תוכנית רצפה לדוגמא ונתיב פינוי שכבר מצוירים עליה (במקום לתת לך בד ריק וספריה של חפצים מתאימים לסטירה עליו). כל שעליכם לעשות, מילולית ומטפורית כאחד, הוא להזיז את הרהיטים. אתה גורר ושחרר חפצים המייצגים דלתות, חלונות, שולחנות, כיסאות, עציצים, מקררי מים, חדרי אמבטיה, ארונות וכדומה עד שתוכנית הרצפה המדגמית הופכת לייצוג של שטח המשרדים שלך בפועל. באופן דומה, אתה מזיז ומסתובב, מאריך או מקצר חצים אדומים שמצביעים על היציאות הקרובות.

יתכן שלא תוכל למצוא את התבנית המדויקת שאתה רוצה, אך אתה תמיד יכול לבחור בתרשימים דומים אחרים למטרתך. לדוגמה, תרשים ארגוני אנכי אינו שונה כל כך, באופן סכמטי, מעץ טלפון.

קח שעה אחת כדי להיות מוכן יותר

יישומי דיאגרמות מקלים כל כך על רישום של כמה מסמכי מוכנות לשעת חירום, שכדאי שתוכל לחסל רבים מהיבואנים הכי גדולים שאתה צריך תוך שעה בערך. קח כל יום אחר הצהריים של יום שישי במשרד כשאתה מרגיש שרוף מביצוע עבודות אחרות, או בוקר בבוקר בבית למסמכים אישיים, וקבל כמה תיקים ביקורתיים.

כמובן שזה רק החלק העליון של הקרחון כשמדובר בתכנון הגרוע ביותר. מה תעשה אם הכוח יעבור? מה קורה אם המחשבים שלך נפגעים על ידי תוכנת ransomware? האם כל הנתונים שלך מגובים בענן? כאשר הזמן מאפשר, עליך לקרוא כיצד להגן על העסק שלך בפני אסונות, הכולל מידע על תכנון, ביצוע והדרכה של מוכנות לאסון.