התארגנו: כיצד לסרוק, לשמור ולגרוס את מסמכי המס שלכם

ארגון מסמכי המס שלך הוא תהליך מתמשך. ראשית, עליכם לעשות משהו עם כל מסמך כשאתם מקבלים אותו, בין אם מדובר בקבלה על הוצאה עסקית או טופס W-2 ממעסיק. אתה יכול לסרוק אותו. אתה יכול להגיש אותו לתיקיה. לא משנה מה תעשו עם זה, עליכם להתייחס אליו שוב כשאתם מבצעים מיסים, כך שתוכלו לאתר אותו. יתכן שתצטרך למסור חלק מהמסמכים הללו למישהו אחר בשלב מסוים, אולי לרואה חשבון, אך לכל הפחות למס הכנסה עד לתאריך המס. בסופו של דבר, תרצה לסלק את המסמכים שלך כראוי כדי להגן על פרטיותך.

אם אתה מפרק את כל התהליך כדי לחזות כיצד תשתמש ותתייחס למסמכי מס במועד מאוחר יותר, תוכל להגיע לשיטה לסריקה, שמירה ולגריסה של קבצים, כך שלא תעשה שלא בכוונה. עשה לעצמך עבודה נוספת לאורך הדרך.

אילו מסמכי מס עליכם לשמור?

עליכם לשמור את כל מה שנשלח אליכם מהמעסיקים, כמו גם כל מסמך שקשור בנדל"ן, חשבונות בנק, תרומות או השקעות. במילים אחרות, שמור מסמכים שנוצרו על ידי אחרים וסופקו לך לצרכי מס סוף השנה.

באשר למסמכים שנוצרו על ידיך, טיפים באתר מס הכנסה מציינים כי הרשומות כוללות "שטרות, קבלות על כרטיסי אשראי אחרים, חשבוניות, יומני קילומטראז ', בדיקות שבוטלו, הוצגו או החליפו, הוכחות תשלום וכל רשומות אחרות שתומכות בניכויים או זיכויים. אתה טוען בשובך."

סריקת מסמכי מס

סביר להניח שתקח את כל מסמכי המס שלך ותחאי אותם לתיבה, מגירה או תיקיה. זה בסדר, כל עוד תוכלו למצוא אותם במהירות מאוחר יותר כשאתם זקוקים להם.

דרך מהירה ונוחה יותר להבטיח שתוכלו למצוא מסמכים בהמשך היא לספרם באמצעות סריקה. סריקת המסמכים מעניקה לך גם את היתרון ביצירת גיבוי, כך שאם יקרה משהו לעותקים הפיזיים (אש, שיטפון, בן ארבע), יהיה לך סט חילוף.

אתה יכול להשתמש בסורק שולחני גדול או במדפסת רב תכליתית הכוללת סורק, וזה שימושי אם יש לך ערימות עמודים גדולות שאתה צריך לסרוק. אם יש לך רק קומץ של מסמכים רופפים, עדיף לך להשתמש באפליקציית סריקה לנייד.

אפליקציות סריקה סלולריות רבות בחינם. הם הופכים את הטלפון שלך לסורק. הם מוצאים את שולי המסמכים באופן אוטומטי וממירים תמונות למסמכי PDF. אם מעולם לא השתמשת באחד כזה, אני קורא לך לנסות זאת. הם סופר קלים לשימוש.

שמירת מסמכי מס ושמות

ברגע שאתה סורק את המסמכים שלך, הדבר המועיל ביותר שאתה יכול לעשות כדי לעזור לעצמך בהמשך הוא לתת שם לקבצים באופן מושכל ולהדביק אותם בתיקיה עם שם ברור מאוד, כמו "מסמכי מס 2016".

השתמש הן בשנת הגשת המס והן במילים "מס" וגם "מיסים" בתיקיית המחשב שלך ובשמות הקבצים שלך. ככה, כשאתה זקוק לקבצים מאוחר יותר, אתה יכול לחפש אותם גם אם אתה לא זוכר בדיוק איפה אתה מציב אותם.

עבור שמות הקבצים, כלול גם את שם הטופס, כגון 1099-INT או W-2, וכולל כל פרטים ספציפיים אחרים המסמנים לך או למישהו אחר המטפל במסמכים שלך בדיוק מה הקובץ מכיל. לדוגמה, שם קובץ טוב עבור 1099-INT משנת 2016 של Duffy Bank יהיה: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

גריסת מסמכי מיסים

לא מזיק לשמור עותקים דיגיטליים של מסמכי המס שלך ללא הגבלת זמן, אך אתה יכול כמובן להיפטר בבטחה מעותקי נייר לאחר מספר שנים. כאמור, למס הכנסה יש הנחיות לגבי אילו מסמכים יש לשמור למשך פרק זמן זה. אם אתה מעדיף לטעות בצד הזהירות, שבע שנים הוא המספר שצריך לזכור, מכיוון שזו התקופה הארוכה ביותר שהממשלה דורשת.

מכיוון שתגיש השנה לשנת 2016, אתה יכול לגרוס כל דבר בבטחה משנת 2009 או מוקדם יותר. אם אתה מנהל עסק קטן או שיש לך הרבה מסמכים רגישים, בעלות על מגרסה משלך היא הדרך ללכת. הם לא כל כך יקרים, עם מיטב המגרסות שנבדקו ב- PCMag נע בין 159 $ ל 329 $. סגנון Swingline + מגרסה סופר צלבית הוא הזול ביותר מבין הדגמים המדורגים מהדירוג.

שלח את המסים שלך באופן אלקטרוני

עכשיו כשאתה מבין איך להתמודד עם מסמכי המס שלך, הגיע הזמן להתחיל לבצע את המסים שלך בפועל - וככל שיהיה מוקדם יותר ייטב. אמנם יש לך טכנית עד 18 באפריל לעשות זאת, אך ביצוע המסים שלך מוקדם יותר טוב לשקט הנפשי שלך. אם תקבל החזר, תקבל את זה מוקדם יותר - ומי לא רוצה את זה? אם תצטרך לשלם, ובכן, יהיה לך יותר זמן להבין איך להתמודד עם זה.

יתר על כן, אם חסר לך מסמך או שאחד מהם יתברר כלא מדויק, עדיף לגלות זאת עכשיו מאשר קרוב לחצות ביום האחרון. אתה תמיד יכול לקבל הרחבה, כמובן, אבל אף אחד לא רוצה להתמודד עם סוג כזה של לחץ ברגע האחרון אם הם יכולים להימנע מכך. קחו בחשבון גם שאם אתם צריכים ליצור קשר עם התמיכה בשירות הגשת המס שבחרתם, הסיכוי שלכם להגיע למישהו הרבה יותר טוב עכשיו מאשר אם תגישו את המסים שלכם ברגע האחרון.

יש לנו שני שירותי הכנת מס מועדפים למיסי 2016 שלך (אלה שאתה צריך להגיש בשנת 2017). TurboTax עצמאי הוא הבחירה העליונה עבור מי שרוצה את הממשק הידידותי ביותר ואת התמיכה הרחבה ביותר, כולל אפשרות לוועידת וידיאו עם אנשי מקצוע שיכולים להסתכל על חזרתך בזמן אמת. PremiumAct Online Premium הוא בחירת העורכים שלנו לבצע מיסים על תקציב, אם אינך זקוק להחזקת ידיים כה רבה. עיין במאגר התוכנה הטוב ביותר להכנת מס לקבלת מידע נוסף.