תוכן עניינים:
Fluix (המתחיל ב -20 $ למשתמש לחודש עבור תוכנית Starter) הוא כלי לניהול מסמכים (DM) המופיע בייעול משימות הרוטוט סביב מסמכי ארגונים, שיפור יעילות כוח האדם ומאפשר עמידה בתהליכים עסקיים ודרישות משפטיות. אמנם היא מציעה אפליקציית אינטרנט, אך היא מוגבלת בתכונות ופונקציונליות בהשוואה לאפליקציית iPad המציעה את מערך הפיצ'רים המלא. עם זאת, אין גרסת אנדרואיד, שעשויה להיות נקודת עימות עבור ארגונים שאינם מתמקדים באייפד של אפל. בעוד שהמיקוד של Fluix הוא על משימות מסמכים כמו השלמת טפסים, ניתוב, אישורים וחתימות, Fluix תומך גם באחסון מסמכים עם הרשאות מבוססות תפקידים כמו גם חיבורים למספר ספקי אחסון בענן או אחסון מקומי קיים באמצעות פרוטוקולים סטנדרטיים. עם זאת, חסרונות באפשרויות המכשירים ואפילו יכולות שיתוף פעולה בסיסיות שומרים על זה מאחורי הזוכים בבחירת העורכים שלנו Ascensio System OnlyOffice ו- Microsoft SharePoint Online בסביבת סקירת התוכנה שלנו DM.
תחילת העבודה עם פלוקס
כדי למנף את Fluix במלואה, יש כמה משימות ניהול בסיסיות שתרצה לבצע בשלב מוקדם של התהליך. ניתן להוסיף משתמשים אחד בכל פעם או על ידי ייבוא קובץ CSV. שילוב עם Active Directory של מיקרוסופט (AD) מוצע רק עם תוכנית השירות הארגונית, אך לקוחות אשר יבחרו שלא ללכת עם שכבת הארגון לא צריכים להחמיץ את התכונה יותר מדי. לאלה שאינם דורשים חיבור לסביבת מודעות לספירה ארגונית, השלב ההגיוני הבא לאחר יצירת המשתמשים שלכם הוא יצירת קבוצות. Fluix משתמשת בקבוצות כדי לטפל בהקצאות זרימת עבודה, כמו גם לספק פירוט רב יותר ביחס לפריטים מסוימים בתצורה, כולל זרימת עבודה והתנהגות אפליקציות לנייד וכן אפשרויות שיתוף.
תהליך התצורה המורכב ביותר שתמצא ב- Fluix, כמו ברוב מערכות ניהול המסמכים, יבנה את זרימות העבודה שלך. חלק גדול ביצירת זרימת עבודה בכל מערכת כרוכה בהבנה והגדרת התהליכים העסקיים שזרימת העבודה תומכת בהם. ברגע שהגדרה זו קיימת, תוכלו להתחיל ליצור כללים. בהתחשב בדגש של פלוקס על אייפד של אפל, אם התהליך שלך אינו כולל מכשיר זה, כדאי לך להחליט אם הוא יכול או לא, ואז האם עליו לעשות זאת או לא. אם התשובה לשניהם היא כן, תוכלו להמשיך עם Fluix.
כדי לעזור בזרימות עבודה, Fluix מאפשרת לך ליצור כללים השולטים מסמכים מהתיקיות השונות באחסון הענן של Fluix שלך, כמו גם כל האחסון המרוחק בו העסק שלך משתמש. כדי להקל על זה, Fluix מרחיבה תמיכה ישירה למגוון פלטפורמות אחסון ענן של צד שלישי פופולריות, כולל Dropbox Business, Google Drive for Work ו- Microsoft OneDrive for Business, כמו גם אחסון אחר שמתארח, כל עוד זה נגיש באמצעות פרוטוקולי העברת הקבצים (FTP) או פרוטוקולי Webdav. הגמישות של פנייה לאחסון מבוסס ענן או משאבים מקומיים היא תכונה שימושית במיוחד ונותנת גמישות נחוצה מאוד לפליקס בהתחשב במיקוד המכשיר הצר למדי.
Fluix אבטחה
מרבית מערכות ניהול המסמכים מציעות רמת אבטחה מסוימת, בין אם על ידי הגבלת הגישה לתיקיות מסוימות, הגבלת תכונות או מתן גישה לפונקציות ניהול. פלוקס מטפל בכך באמצעות שימוש בתפקידים, השונים מבחינה תפקודית מקבוצות. ניתן ליצור תפקידים באמצעות תבניות המיועדות לתפקידי ניהול או משתמשים שונים, או מתבנית ריקה תוכלו להתאים את עצמכם. התפקידים מוקצים למשתמשים (לא לקבוצות) והם מכסים קטגוריות הרשאה שונות. הרשאות גלובליות כוללות גישה לאזורים ב- Fluix המוגבלים בדרך כלל למשתמשים ניהוליים או ניהוליים, כגון חיוב, מרכזי שליטה, אחסון מרחוק, דוחות, תפקידים והגדרות. ניתן להשתמש בתפקידים גם לניהול הרשאות משתמשים בכל הנוגע לביצוע משימות ניהול בתיקיות אחסון, קבוצות וזרימות עבודה.
אתה יכול להשתמש בהגדרות אבטחה שונות כדי לשלוט בדברים כגון התנהגות יישומי iOS, אימות דו-גורמי (2FA) עבור פורטל הניהול, מורכבות הסיסמאות ותקופות שמירת מסמכים. הגדרות אחרות הכרוכות בשיתוף קבצים, עריכה וסינכרון משפיעות גם על אבטחה וניתן להגדיר אותן באופן גלובלי או ברמת הקבוצה.
אפשר כוח עבודה ללא נייר
כאשר פליקס מצטיין הוא בטיפול בסוגים מסוימים של שיתוף פעולה במסמכים. בהתחשב במיקוד ה- iPad שלו, אין זה מפתיע שיכולות שיתוף הפעולה שלו ייחודיות לאלה הנפוצות ברוב התרחישים הניידים, כגון השלמת טפסים וחתימות אלקטרוניות. ערכות הכלים באפליקציות הניידות של Fluix הן אידיאליות לעובדים ניידים עם צורך למלא טופס, לאסוף חתימות ולהגיש את הטופס באופן אלקטרוני באמצעות מכשיר נייד. שוב, תוכלו למצוא תמיכה טובה לכל זה באפליקציית iOS של Fluix. למרבה הצער, אמנם קיימת אפליקציית דפדפן אינטרנט אם ברצונך להשתמש בשולחן העבודה שלך, אך היא למעשה לא שלמת תכונות כמו גרסת iOS, לכן הערך אותה בזהירות כדי לוודא שהתכונות שאתה זקוק להן זמינות. ולמי שרוצה להשתמש במכשיר נייד מבוסס אנדרואיד, זה דפדפן האינטרנט או שום דבר. ל- Fluix אין גרסת אנדרואיד של האפליקציה שלה זמינה בזמן כתיבת שורות אלה.
חסרון נוסף בריכוז ה- iPad שלו הוא שרוב האנשים עדיין לא יוצרים מסמכים ב- iPad, אלא אם כן הם טפסים. זה ניכר בפלוקס, מכיוון שהאפליקציה לא נותנת לך הרבה מבחינת יצירת מסמכים, לא מבחינת שיתוף פעולה או כלי עריכת מסמכים. אפילו משימות בסיסיות כמו שינוי סגנונות טקסט או צבע מסמך יצטרכו להתבצע מחוץ לפליקס, והשיתוף מוגבל לשליחת דוא"ל עם המסמך המצורף. עריכת קבצי PDF ב- Fluix מוגבלת לדברים כמו הערות ושינוי סדר העמודים. השמטות תכונות אלה אינן משפיעות על מיקוד הליבה ש- Fluix מציב על הפעלת תהליכים עסקיים ללא נייר, אך הם מהווים מקרה נפוץ עבור עסקים רבים הבוחנים פלטפורמת ניהול מסמכים, והם פשוט אינם נתמכים עם Fluix. זה יכול להפוך את זה למכירה קשה בהשוואה לפתרונות מלאים יותר, Microsoft SharePoint Online או אפילו Adobe Document Cloud Standard.
תמחור
פליקס שינתה לאחרונה את תוכניות התמחור שלה. תוכנית Starter היא הרמה הנמוכה ביותר ומריצה 20 דולר למשתמש בחודש (עם מינימום 10 משתמשים), עם תמיכה במדיניות סיסמאות ושיתוף מסמכים. שכבת הליבה הולכת כעת על 30 דולר לחודש אך מוסיפה שורה של תכונות, כולל זרימת עבודה, הרשאות, גישה לאפליקציית האינטרנט, עמידה בכמה תקני פרטיות והכללת תמיכה טלפונית. לבסוף, קיימת תוכנית מתקדמת, שעלותה עולה ל- 50 $ למשתמש לחודש. אך תוכנית זו מוסיפה לוחות מחוונים לדיווח וניהול, הסכמי רמת שירות מותאמים אישית (SLA), יומני ביקורת, אינטגרציה עם AD ותמיכה באינטגרציה עם שירותי צד ג '.
הדפיקה היחידה נגד שכבת ה- Starter של פלואיקס היא שמקסימום האחסון שלה הוא רק 5 ג'יגה-בייט, ושכבה זו גם חסרת יכולות שמירה על מסמכים בהתאמה אישית. זהו תחום מפתח עבור עסקים המחפשים לעבור לניהול מסמכים אלקטרוניים, מכיוון שלעתים קרובות מדובר באמצעי מפתח נגד השלכות משפטיות חמורות. למרבה המזל, גם שכבות הליבה וגם הרמה המתקדמת תומכות בתכונה זו.
בהתחשב בדגש הספציפי שלו רק על יכולות מסוימות של ניהול מסמכים, כמו גם התלות הכבדה שלה בפלטפורמת iOS, Fluix באמת הגיוני רק לעסקים שמעורבים רבות בעיבוד טפסים ניידים באמצעות ה- iPad. האתגר הוא שפתרונות אחרים לניהול מסמכים יכולים גם לייעל את המשימות הללו, אולי עם פחות פוליש וקצת יותר מורכבות, אך לעיתים קרובות עם תמחור תחרותי יותר ובוודאי עם יותר מקום לצמיחת תהליכים אם צרכי העסק ישתנו.
