סקירה ודירוג בענן של Docuware

בכל הקשור למערכות ניהול מסמכים, DocuWare Cloud נחשב זה מכבר כמתמודד חזק במרחב, מאז ימי Microsoft Windows 3.0 בהם ניהול המסמכים הפך להיות דבר. DocuWare Cloud מתומחר ב -300 דולר לחודש עבור מופע בגודל של עסק קטן עם עד ארבעה משתמשים ואחסון של 20 GB. הפלטפורמה כוללת מערך תכונות ארגוני חזק הכולל ייבוא ​​מסמכים מצוין ויכולות טיפול בטפסים. אף שהוא ותיק בתעשייה, הוא חסר את הפונקציונליות לשילוב ושיתוף שנמצאו במנצחי בחירת העורכים Ascensio System OnlyOffice ו- Microsoft SharePoint Online, אך מדובר בהצעה מוצקה שעדיין כדאי לקחת בחשבון.

הבסיס

בדומה ל- Adobe Document Cloud Standard, DocuWare Cloud נופל בכיכר בקטגוריית הארגון למערכות לניהול מסמכים עם פעמונים ושריקות. עם זאת, הוא ממשיך בקו עם ממשק המשתמש שלו (UI), ומעניק למשתמשים את הכלים הדרושים להם כדי לבצע משימות נפוצות, תוך מתן אפשרויות מתקדמות יותר למשתמשים או למנהלי כוח. התצוגה הראשית שרוב המשתמשים רואים עם DocuWare Cloud מפוצלת לשתי תצוגות ליבה. חלונית ניווט בצד שמאל מעניקה לך גישה לתיבת הדואר הנכנס, לחיפוש המסמכים, לרשימות העומדות לרשותך ולמשימות. בצד ימין ישנן אפשרויות נוספות המציעות מציג מסמכים יחד עם כלי הערות. כשבוחרים מסמך, החלונית השמאלית מעניקה לך גם אפשרות לערוך שדות אינדקס, ביד או על ידי לחיצה על טקסט בתוך המסמך, ואכלוס את שדה האינדקס באופן אוטומטי.

רשימות הן מכל המסמכים הראשי הגלוי למשתמשים, ומוגדרות על ידי מנהל המערכת. תצוגת הרשימה מספקת אפשרות שימושית למשתמשים ליצור קיצור דרך ישירות לרשימה ללא צורך בפירוק ה- URL. רשימות מציגות לא רק את המסמכים הזמינים במכל זה, אלא מאפשרות לך להציג, לייצא ולשתף את שדות האינדקס עבור אותם מסמכים בצורה של קובץ CSV.

חלונית הניווט השמאלית מציעה כמה אפשרויות מעניינות לקישור מסמכים יחד: מהדק וקליפ. המהדק והקליפ משולבים מסמכים לשימוש מאוחר יותר, והם הפיכים. מאפיין ההידוק חל רק על קבצי PDF, והוא ישלב מספר קבצי PDF למסמך PDF יחיד, או ישבור מסמך PDF מרובה עמודים לדפים בודדים. הגזירה מאפשרת לקשר בין סוגי מסמכים מרובים תוך שמירה על מסמכים ברורים.

ייבוא ​​מסמכים

ישנן מספר אפשרויות להכנסת מסמכים ל- DocuWare Cloud, על פני מגוון רחב של תרחישי תיקי שימוש. ניתן לייבא מסמכים דרך לקוח האינטרנט או ניתן להתקין את אפליקציית סריקת הענן של DocuWare כדי לסרוק מסמכים ישירות אל DocuWare Cloud. לחלופין, מנהלי מערכת יכולים להגדיר מנהלי התקנים של מדפסות מותאמים אישית כך שמשתמשים יוכלו לייעל משימות יבוא מסוימות, כגון אינדקס וטיפול בטפסים. למנהלי מערכת יש את היכולת להגדיר תיקיית FTP כך שמסמכים נשמרים מייד באזור ספציפי ב- DocuWare Cloud, מה שמאפשר מספר תרחישים כגון העלאות בכמות גדולה, יבוא תכנותי או מתוזמן, או שילוב עם תוכנת צד ג '.

תחום נוסף ש- DocuWare Cloud מצטיין בו הוא זיהוי תווים אופטי (OCR). רוב מערכות ניהול המסמכים תומכות ב- OCR, אך היכולת להתאים אישית את המנוע היא תכונה שלא רואים לעתים קרובות. DocuWare Cloud מאפשר למנהלי מערכת לבצע אופטימיזציה של מנוע ה- OCR לביצועים או דיוק בהתבסס על הצרכים העסקיים הנוכחיים. ניתן ללמד את מנוע ה- OCR, בדומה למילון לבדיקת איות, להעלות רשימות של מילים העשויות להיות בשימוש נפוץ בעסק שלך על מנת לייעל את תהליך ה- OCR.

טיפול בטפסים

DocuWare Cloud עושה עבודה נהדרת בהפעלת טפסים אלקטרוניים לשימוש פנימי או לתרחישים הפונים ללקוח. התהליך מתחיל בכך שמנהל המערכת יוצר תבנית טפסים בעזרת כלי מעצבי טפסים. ישנם שני סוגי טפסים בענן DocuWare. טפסים ברשת הם בסיסיים למדי, מכיוון שמוצר הסיום מקבל את המראה והתחושה של התבנית שתוכנן על ידי מנהל המערכת. לעומת זאת, טפסים ממוזגים לוקחים את הנתונים שנאספו באמצעות תבנית הטופס ואז מכסים את הנתונים על מסמך קיים על סמך העדפת מנהל המערכת. שני סוגי הטפסים משמשים גם לאכלוס שדות אינדקס, וניתן למנף אותם גם למשימות ואינטגרציות אחרות הקשורות בנתונים.

באמצעות מעצב הטפסים של DocuWare Cloud אתה יכול לגרור אלמנטים שונים לטופס ולמקם אותם במהירות היכן שאתה רוצה. תוכלו לתייג שדות ולסמן אותם כנדרש, ותוכלו למקם במהירות הוראות גם שם אתם זקוקים להם. מיזוג טפסים דורש העלאת תבנית הפלט, שדות מתבנית הטופס שישולבו בתבנית הפלט ואפשרויות עיצוב הטקסט הבסיסיות שיש להגדיר עבור כל שדה. שני סוגי הטפסים בסופו של דבר גורמים לכך שהטופס המאוכלס לאחרונה מוצב בחנות המסמכים שתבחר, כמו כן שדות אינדקס מתמלאים בנתוני טפסים או בערכים סטטיים. לבסוף, באפשרותך להגדיר הרשאות במהלך תהליך זה, לאפשר למשתמשים פרטיים לנהל או להשתמש בטופס. יש לך גם את היכולת להפוך טפסים לציבוריים, לאפשר למשתמשים חיצוניים לאכלס ולהגיש טפסים.

תכונות ניהוליות

מנהלי מערכת ארגוניים יהיו יכולות האבטחה של DocuWare Cloud מאוד. ניתן לקבוע את התצורה של הרשאות במספר רמות, אך בדומה ל- Dokmee, הן הנפוצות ביותר בארונות קבצים. אלה יכולים להכיל דיאלוגים מרובים, שהם אלמנטים המאפשרים למשתמשים לגשת למסמכים או לאחסן אותם. דיאלוגים של רשימה הם אוספי מסמכים מבוססי שאילתה המוגדרים באמצעות עורך גרפי או באמצעות משפט SQL. תיבות דו-שיח לאחסון משמשות לזיהוי שדות האינדקס המשמשים בעת הצגת מסמך באחסון, ואילו תיבות דו-שיח של רשימת תוצאות מפרטות את השדות המשמשים לתצוגת רשימת המסמכים וטפסי עריכת שדות אינדקס. לבסוף משתמשים בדיאלוגי תיקיות לזיהוי מבנה התיקיות המשמש לאחסון ומסמכים של מסמכים. מבנה התיקיה נבנה על ידי הצבת שדות אינדקס או ערכים סטטיים ברמות תיקיה שונות על מנת לבנות את ההיררכיה לטעמך.

עבור מנהלים המעוניינים להקל על חייהם של המשתמשים שלהם, DocuWare Cloud מציע גם קצת עזרה. שתי דוגמאות הן אכיפת אפשרויות שדה אינדקס ואוטומציה של תהליכים עסקיים. ניתן להגדיר שדות לסוגי מסמכים שונים לשימוש ברשימות ערכים למטרות בדיקה ואימות, בין מתוך רשימה סטטית, כזו שנוצרת מנתונים בתוך DocuWare Cloud, או אפילו ערכים ממקור נתונים חיצוני. ניתן להגדיר קשרי מסמכים, בין ארון יחיד או בין שני ארונות, על ידי השוואה בין שדות מפתח.

שקול את העלות

החיסרון היחיד עם DocuWare Cloud הוא התמחור הערמומי למדי. שלא כמו רוב התחרות שלה, תצטרך ליצור קשר עם החברה לקבלת מחירים מדויקים מכיוון ש- DocuWare Cloud מתומחר לגודל המופע ולא למשתמש. כאמור, מופע של DocuWare Cloud בגודל של עסק קטן, עם עד ארבעה משתמשים ו -20 GB של שטח אחסון, יביא לך 300 דולר לחודש. מופע גדול יותר התומך ב- 40 משתמשים ועלויות אחסון של 100 ג'יגה-בתים קרוב יותר ל -1, 500 דולר לחודש. ללא קשר לצרכי המשתמש והאחסון שלך, תרצה ליצור קשר עם צוות המכירות של DocuWare Cloud כדי לדון בדרישות העסק שלך וכיצד ישפיעו על התעריף החודשי שלך.

ככלל, DocuWare Cloud מציע מספיק תכונות כדי להפוך אותו לאופציה מפתה במרחב ניהול המסמכים. היכולות המקיפות טפסים אלקטרוניים מועילות במיוחד לעסקים רבים, וכמה מהתכונות הניהוליות גם משכנעות. אמנם זה מפגר מעט מאחורי בחירות העורכים שלנו Ascensio System OnlyOffice ו- Microsoft SharePoint Online מבחינת שילובים וקלות השימוש, אך הפיגור הוא לא ממש. מסיבה זו, DocuWare Cloud נותרה אפשרות לניהול מסמכים שכדאי לבדוק.