סקירה ודירוג תוכן של Computhink

רבות ממערכות ניהול המסמכים שסקרנו, כמו אחוז גדול ממערכות ה- IT בכללותן, עושות את המעבר מיישומי מקומי, שרת לקוחות לאפליקציות SaaS המועברות בענן.. ברוב המקרים זה מציע יתרונות הן ללקוח והן לספק. יד ביד עם מעבר ענן זה היא תנועה לעבר ממשקי משתמש פשוטים יותר (ממשקי משתמש) המיועדים לדור שגדל עם מכשירי iPad של Apple.

Computhink Contentverse (שמתחיל ב -15 $ למשתמש לחודש עבור התוכנית המקצועית) מכניס מגמות אלה ובוחר במקום ארכיטקטורת שרת לקוח בסביבה מקומית או מתארחת. זה קרוב לאפליקציית SaaS, אך לא אותו הדבר. ואף שחלק מאלמנטים עיצוביים המשמשים בממשק המשתמש שלה מוכרים למשתמשים ב- Windows 10, כמו סרט הכלים בסגנון Microsoft Office בראש המסך, שם תואר אחד שלא תוכלו להשתמש בו כדי לתאר את זה הוא "פשוט. " כתוצאה משיטות הבדלה משונות אלה, למרות שהיא מציעה כמה תכונות ניהול מסמכים חזקות בדרגה ארגונית, מצאנו שהיא מפגרת היטב מאחורי המנצחים של בחירת העורכים Ascensio System OnlyOffice ו- Microsoft SharePoint Online.

עושר של תכונות ארגוניות

אין ספק כי Computhink Contentverse מכוון לארגונים המעוניינים להביא עקביות ותאימות לתהליך ניהול המסמכים שלהם. Computhink Contentverse מציע את היכולת ליצור מבנה ארגוני מונחה תיקיות באמצעות מטפורת ארון / מגירה / תיקיה. זה משמש לטיפול באבטחה וניהול סוגי מסמכים בצורה כזו שיש לאכלס מטא נתונים של הקבצים כראוי. מטא נתונים של קובץ זה, הידועים ב- Computhink Contentverse כ"שדות אינדקס ", עוזרים בתיאור המסמך, מטרתו או מידע הבעלות עליו, ומניעים תכונות מתקדמות יותר כמו שמירת קבצים, חיפוש וזרימת עבודה. הערה חשובה למנהלי IT: רבים מתכונות הארגון המורכבות יותר מוגדרים באמצעות אפליקציית ניהול נפרדת, כגון קביעת תצורה של סוגי מסמכים, משתמשים, מדיניות שמירה ועוד.

מדיניות שימור היא דרישה עיקרית לתאגידים הפועלים בעסקים כבדי ליטיגציה. מניעת אובדן מסמכים עסקיים קריטיים היא תכונה מכריעה עבור חנויות IT המחפשות לשמור על ציות והגבלת חשיפה משפטית. Computhink Contentverse מספק ערכת כלים לניהול מדיניות שמירה באמצעות מסוף הניהול. זה כרוך בתצורה של תיקיה, סוג מסמך, מצב ופעולה רלוונטיים. מדיניות זו מבוססת-תנאים מאפשרת לך לסמן קבצים העונים על כלל מסוים כקריאה בלבד, כדי למנוע שינוי או לאכוף ארכיון או מחיקה לאחר פרק זמן מוגדר. לחלופין, באפשרותך לשלוח הודעת דוא"ל לפני ביצוע הפעולה. כל מדיניות חלה על תיקיה אחת ויכולה לבצע פעולה אחת בלבד, מה שהופך את ניהולן לבלתי יעיל למדי. באופן אידיאלי, תוכל להחיל מספר תנאים ופעולות על מדיניות יחידה ואז לאכוף מדיניות זו באופן גלובלי או על פני מספר תיקיות; זה משהו שאנחנו מקווים לראות במהדורות עתידיות.

תכונה נוספת לניהול מסמכים שרוב החברות מחפשות ליישם היא זרימת עבודה, משהו ש- Microsoft SharePoint עושה טוב יחד עם השחקן הפחות מוכר Ademero Content Central. כאשר הוא מיושם כראוי, זרימת עבודה של ניהול מסמכים יכולה לשפר את היעילות והתאימות באמצעות אוטומציה, המופעלת בשדות אינדקס או בתיקיות. זרימות עבודה הן מעט יותר מורכבות להגדרה מאשר מדיניות שמירה, אך Computhink Contentverse מספק מודול תצורת זרימת עבודה באפליקציית הניהול. החל מצומת התחלה, המופעל על מסמך חדש בתיקיה, ערך אינדקס שמוגדר, או שמשתמש בוחר ידנית את זרימת העבודה, ניתן לטפל במסמכים באופן מתאים בהתאם לכל הקריטריונים שמנהל ה- IT בחר. זרימות עבודה יכולות להיות פשוטות כמו ניתוב של המסמך למשתמש בודד לאישור, או מורכבות מספיק כדי להתמודד עם החלטות מותנות וניתוב למספר חתימות לאישור שכבה.

היכולת לבצע מחדש מחדש של מסמך, חסימת מידע רגיש, היא דרישה פופולרית נוספת עבור ארגונים רבים שצריכים לשלוט באיזה מידע מתפרסם למשתמשים, לקוחות, שותפים וסיווגים אחרים. ניהול מסמכים מחדש ב- Computhink Contentverse מנוהל על ידי משתמש, ולערוך שימוש בכלי הערות המסמכים לבחירת תוכן המסמך שיש להסתיר. על ידי המשתמשים עם ההרשאות המתאימות ניתן לראות את הגירסה המוחזרת של המסמך, ואילו רק משתמשים עם סיסמת ההפצה יכולים להציג את המסמך במלואו.

הרשאות תיקיה הן תכונה של מנהל אחת שאינה נמצאת באפליקציית הניהול. משתמשים (בהנחה שיש להם הרשאות מתאימות) יכולים לנהל הרשאות במבנה התיקיות Computhink Contentverse. תהליך זה כולל בחירת קבוצה או משתמש, והחלת הרשאות כגון יצירת מסמכים, עריכה ושיתוף (באמצעות דוא"ל, הדפסה וכו '). ניתן להגדיר הרשאות תיקיה לרשת מתיקיית האב, המאפשרת יישום יעיל של הרשאות.

בנוסף לפתרונות ציות ובקרת מסמכים, עסקים רבים מחפשים אפשרויות לייעל שיתוף ושיתוף מסמכים. Computhink Contentverse לא מספק ערך רב בתחום זה, בעיקר מכיוון ששיטות השיתוף העיקריות הן באמצעות דואר אלקטרוני, פקס או הדפסת עותק קשיח של מסמך.

עובד ממשק המשתמש

בשורה התחתונה: אנחנו לא אוהדי ממשק המשתמש המוצעים על ידי Computhink Contentverse ויש לנו רשימת סיבות לכך. לחלונות הניתנים להתאמה אישית יש את השימושים שלהם, אך במחצית מהזמן הם פשוט מבוזבזים מקום, מכיוון שהם לא מציגים מידע כלשהו עד שנבחר מסמך או עריכתו. כמו כן, קשה למדי למצוא את הכפתור לביצוע פונקציה מסוימת. אחת הסיבות העיקריות שמיקרוסופט הטמיעה את ממשק המשתמש של הסרט הייתה לספק אזור מרכזי (רגיש להקשר) לכלים. אחוז גדול מהפונקציות ב- Computhink Contentverse זמינים רק דרך תפריט ההקשר או לחיצה ימנית. בעוד שתפריט ההקשר הוא כלי רב עוצמה בפני עצמו, הוא לא יעיל וקשה ללמוד זאת כשיטת הניווט הראשית.

למרבה האירוניה, בהתחשב בחיבתו של Computhink לתקן ממשק המשתמש של מיקרוסופט, ניגוד מושלם לממשק המשתמש של Computhink Contentverse הוא זוכה בחירת העורכים Microsoft SharePoint Online. מיקרוסופט השקיעה זמן רב בהתמודדות בגלל המורכבות העליונה וחוסר שימושיות. מיקרוסופט השקיעה עבודה רצינית בכדי להקל על הכאב שבדרך להתחיל עם מערכת ניהול המסמכים שלהם. למשתמשי כוח ומנהלי מערכת יש עדיין את היכולת להשתמש בתכונות מתקדמות, אך הם מרובדים כראוי מאחורי עיצוב הכולל את הכלים הנפוצים ביותר שמשתמשים דורשים ומבקש להקל על העבודה עם מסמכים ארגוניים, ולא קשה יותר. ל- Computhink יש לעשות כמה עבודה כדי לחקות את היכולות הללו באמצעות Computhink Contentverse.

בסך הכל, מחוץ לתכונות שיתוף ושיתוף מסמכים, המהווה מחדל משמעותי, מערך התכונות Computhink Contentverse תחרותי עם הפתרונות המובילים לניהול מסמכים שסקרנו. אם זה מספיק בשבילך, דע כי הרמה המקצועית של Computhink Contentverse עולה 15 $ למשתמש לחודש בתצורה שמתארחת, אם כי היא מוגבלת מעט בתכונות. גרסת ה- Enterprise (שהיא זו שבדקנו) כוללת דברים כמו הערות וסיכורים ותמיכה נוספת בפורמטים של פלט והיא תריץ לך 33 דולר למשתמש לחודש. אם תבחר בארכיטקטורות פריסה באתר או בהיברידיות, יהיה עליך לפנות לחברה לקבלת מידע על מחירים.

למרבה הצער, ממשק המשתמש פגום קשה ויש לקחת בחשבון מבחינת העלות שלו בגלל יעילות שאבדה או אפילו דרישות הכשרה בהשוואה ל מעוצב טוב יותר הצעות כגון Microsoft SharePoint Online ו- Ascensio System OnlyOffice. אלא אם כן תוכלו לעבור את היעדר שיתוף המסמכים האמיתי והמשתמשים שלכם יוכלו להתמודד עם ממשק משתמש פחות אינטואיטיבי, הרוב ירצו להימנע מ- Computhink Contentverse עד שהחברה תעבד מחדש את הקצה הקדמי שלה.