7 דרכים לפשט את ניהול הפרויקטים בפרויקטים של עבודת צוות

לניהול ערימת פרוייקטים מוגזמת עם הכי פחות טרחה, אינך יכול לעשות הרבה יותר טוב מאשר פרויקטים של עבודת צוות, אחת מבין אפשרויות העורכים שלנו לפתרונות תוכנה לניהול פרויקטים. עם עבודת ממשק משתמש מודרנית ואינטואיטיבית (UI) ותכונת תכונות העוטפת את הפונקציונליות הפשוטה ביותר והידידותית ביותר מראש, Teamwork Projects היא אפשרות קלה לשמירה על פרויקטים מאורגנים וצוותים במשימה.

מכיוון שעבודת צוות פרוייקטים היא בעלת פונקציונליות כה גדולה מהקופסה, עסקים אולי לא מבינים שיש מגוון של תכונות ואינטגרציות מועילות מתחת לפני השטח כדי להתאים אישית יותר ולפשט את חוויית ניהול הפרויקטים. שבעת הטיפים הבאים יכולים לעזור לצוות שלך להתמקד בהשלמת פרויקטים ובמקסימום תפוקה בשולחן העבודה ובנייד.

1. חיבוק תבניות

כדי לעזור לך לחסוך זמן במשימות חוזרות ופרויקטים דומים, Teamwork Projects מאפשר לך לשמור כל פרויקט כתבנית. כדי להעתיק פרוייקט ולייעד אותו כתבנית, לחץ על כפתור האפשרויות בדף הסקירה של כל פרויקט ובחר "העתק / העבר פרויקט זה." משם, אתה יכול לשנות את שם הפרויקט כסוג מסוים של תבנית או לשנות את תאריך ההתחלה ולעדכן פריטים בודדים כדי להפוך את המסגרת של הפרויקט ישירות לפרויקט הבא שלך.

אתה יכול גם לשמור רשימת משימות כתבנית. בתוך כל רשימת משימות בפרויקטים של עבודת צוות, אתה יכול ללחוץ על האפשרויות ולבחור תבניות כדי לשמור את רשימת המשימות כתבנית (יחד עם הערות לגבי מקרה השימוש ברשימה). בעת יצירת תבנית רשימת המשימות, באפשרותך גם לייעד אם ברצונך לכלול משימות שהושלמו ולהחליט אם זו צריכה להיות תבנית ציבורית או תבנית פרטית אך ורק עבור החברה שלך. כדי להוסיף רשימת משימות זו לפרויקט חדש או קיים, בחר רשימת משימות חדשה ולחץ בכרטיסייה מתקדם כדי להציג תבניות זמינות.

2. תייגו הכל

דרך נוספת שעבודת צוות פרויקטים מסדירה את העניינים היא על ידי מתן אפשרות להתייג כל היבט בפרויקט. עבודת צוות הציגה לאחרונה תכונה חדשה בשם תגיות המשימות, אליה ניגשים דרך אייקון תג בקצה הימני של כל פרויקט ברשימה. זה מציג רשימה מקודדת צבע של תגים זמינים כולל אישור, נדחה, חשבונית, לבדיקה או בהמתנה. אתה יכול גם להוסיף תגי משימה מותאמים אישית, לתייג פרויקט עם תגיות מרובות או למזג תגיות. התכונה כוללת גם הגדרה ניהולית המיועדת לקבוע אם רק מנהלים או כל חברי הצוות יכולים ליצור תגיות.

המשימות אינן מרכיב הפרויקט היחיד המאפשר לך לתייג. הפלטפורמה כוללת גם אפשרויות לתייג קבצים, קישורים, הודעות, אבני דרך, מחברות או פרויקטים עצמם. תיוג עובד באותה צורה: פשוט רחף מעל כל קובץ, אבן דרך או פרויקט נתון, בחר בסמל התג ובחר בתג קיים או צור קובץ חדש.

3. שתק את הרעש

לפרויקט עסוק במיוחד, אולי צוות בו צוותים מרובים מתממשקים ותמיד יש המולה של הודעות ועדכונים חדשים, משתמשים עשויים לרצות לכבות את ההודעות על מנת לסכל את תיבת הדואר הנכנס. כדי לבטל סוגים ספציפיים של התראות על פרוייקטים, בחרו ערוך את הפרטים שלי תחת הפרופיל שלכם, ותחת העדפות, כבו את ההגדרה לקבלת הודעות דוא"ל מלאות, הודעות דוא"ל לעדכון מצב, כתובות דוא"ל "הוספו כמעקב" וכו '. תוכלו גם להשתיק התראות עבור עצמך רק על פרויקט מסוים על ידי מעבר לכרטיסייה אנשים בפרויקט ובחירת סמל הדואר שלצד שמך. כאשר הוא הופך לאדום, לא תקבל עוד התראות על אותו פרויקט.

עבודת צוות הציגה גם בשנה שעברה תכונה חדשה בשם Filter, שיכולה לסייע בפענוח לוח מחוונים של פרויקט, משימה או ציון דרך בנוסף להודעות. על ידי הקלדת מילת מפתח בשורת הסינון בצד ימין למעלה של לוח המחוונים, הפריסה תאוכלס רק בתוצאות המכילות מילת מפתח זו. מסננים יכולים גם לחפש לפי תגיות ספציפיות, כדי להציג פרויקטים בשלב זרימת עבודה מסוימת, או על ידי משתמש ספציפי כדי לעקוב אחר עומס העבודה וההתקדמות של חבר הצוות. סרגל הסינון עובד גם עבור קבצים, הודעות ומחברות.

4. קח את קיצורי הדרך

פרויקטים של עבודת צוות כוללים מספר קיצורי מקשים מובנים כדי לחסוך זמן בפעולות נפוצות. כמה מהשימושיות ביותר הן:

• עורך את המשימה הנוכחית עליה העכבר מרחף.
• רושם חותמת זמן במשימה הנוכחית שעברה העכבר.
• הפעלת טיימר במשימה הנוכחית.
• מצרף במהירות קבצים למשימה שעבר העכבר.
• יוצר במהירות תזכורת למשימה.
• סוגר / מבטל כל דו-שיח פתוח.
• פותח את תרשים הגנט בכרטיסיית המשימות של הפרויקט.
• ממקד את תיבת החיפוש עבור קלט חיפוש מיידי.
• פותח את התפריט "הוספה מהירה" בצד שמאל למעלה.
• פותח את התפריט "החלף פרויקט".
• יש הרבה קיצורי דרך אחרים בבסיס הידע של עבודות צוות.

5. קבל מעורב בדלפק העזרה

פרויקטים של עבודת צוות משתלבים עם פיתרון שולחן העזרה של Teamwork Desk של החברה, המאפשר להוסיף משימות שולחן לפרויקטים. כדי לאפשר שילוב מ- Teamwork Desk, עבור אל הגדרות מהלוח המחוונים הראשי. בחר הוסף משימה כדי לבחור פרויקט ורשימת משימות ישירות מפרויקטים של עבודת צוות; לאחר מכן הוא יופיע מסומן בסמל שולחן העבודה. לאחר הפעלה, משתמשי עבודת צוות יכולים לנצל את תכונות השולחן, כגון תיבת הדואר הנכנס החכמה, בכדי להפוך סוגיות של לקוחות לכרטיסים, אשר לאחר מכן ניתן להפוך לפרויקטים ולהשלים בפרויקטים של עבודת צוות.

6. נצל את היתרון של האפליקציות לנייד

אחד המתמקדים העיקריים בפיתוח עבודת צוותים בשנתיים האחרונות היה יישומי האנדרואיד ו- iOS. התוצאה היא חווית אפליקציה טובה למדי המתפרסת על פרויקטים של עבודת צוות ותכונות מסוימות של שולחן העבודה והצ'אט של עבודת צוות. אפליקציות האנדרואיד ו- iOS שימושיות להתחלה או רישום של התקדמות ברכיבי הראשי של עבודת צוות, והחברה הטמיעה לאחרונה כפתור הוספה מהירה עבור אפליקציית iOS להוספת משימה, אירוע, ציון דרך, כתיבת הודעה, זמן יומן או העלאה קובץ. ניתן גם לנהל חברי צוות וסטטוסים בפרויקט, ולהתחיל צ'אט ישירות באפליקציה עם משתמש אחר. בעת יצירת משימה, אתה תמיד יכול להקצות אותה לעצמך במהירות על ידי החלקה ימינה. עם זאת, הקפד להגדיר התראות, הן באפליקציה עצמה לפרויקטים ספציפיים והן בהגדרות הסמארטפון שלך (כדי להבטיח שאתה מקבל רק את הודעות הדחיפה הרצויות לך).

7. הצטרפות לשלוחות ואינטגרציות

עבודת צוות הוסיפה חבורה של שילובים והרחבות שימושיות כדי לשפר את יכולות ניהול הפרויקטים בנייד ולהפוך את הדברים לפשוטים יותר על שולחן העבודה. הרחבת השיתוף הנייד עבור אפליקציות Android ו- iOS של אנדרואיד ו- iOS מאפשרת למשתמשים לשתף תמונות, קבצי PDF או כל סוג קובץ אחר לחשבון Teamwork Projects באמצעות החלקה והעלאה מהירה. יש גם שילוב iPhone בשם 'היום', שמאפשר למשתמשים לנהל משימות או זמן מהכרטיסייה היום במסך הנעילה של האייפון.

השתמש בתוסף הדפדפן של גוגל כרום כדי להוסיף משימות, ליצור פרויקטים, זמן יומן וכמה אפשרויות אחרות ישירות מהדפדפן, מבלי לדרוש מהמשתמש לפתוח פרויקטים של עבודת צוות. הוסף פרוייקטים של עבודת צוות עבור Chrome מחנות האינטרנט של Chrome כדי להתקין את התוסף, ואחרי הכניסה, התוסף פותח תיבה מוקפצת להוסיף פרויקט, משימה וכדומה. בעת יצירת פריט חדש, הדפדפן מאפשר לך לקבוע איזה משתמשים, סוג ההתראות וכמה עדיפות גבוהה להגדיר משימה נתונה. עבודת צוות מציעה שורה ארוכה של שילובים אחרים של צד שלישי, כולל זירו וזנדסק.