7 טיפים להגברת הפרודוקטיביות באמצעות Office 365

Office 365 הוא המוצר המסחרי הצומח ביותר של מיקרוסופט אי פעם וכעת הוא היישום מספר אחד בפריסה בארגון. מיקרוסופט הודיעה מוקדם יותר השנה כי ל- Office 365 יש כיום כמעט 50 מיליון משתמשים עסקיים פעילים בחודש. ולפי דוח הרווחים האחרון של מיקרוסופט, Office 365 ממשיכה להיות המוצר העסקי והפרודוקטיבי הרווחי ביותר של החברה.

ככל שעסקים ועסקים קטנים ובינוניים (SMB) עוברים ל- Office 365 ו- Office 2016, הם ניצבים בפני אתגרים עם מעבר לטכנולוגיה חדשה תוך התמודדות עם מערכות מורשת ושינויים תרבותיים משמעותיים לעסקים שפועלים באותה צורה במשך שנים. רק מכיוון שחברה קונה את Office 365 אין פירושה שהעובדים שלהם מנצלים את זה כדי לשפר את שיתוף הפעולה ולהגדיל את הפרודוקטיביות. לגרום לעובדים לשנות את מה שהם רגילים להם זה אתגר, וכך להשקיע את הזמן והמשאבים הדרושים בכדי להבטיח אימוץ משתמשים במהירות ובאופן חלק.

MessageOps, שירות שיתוף מסמכים מבוסס 365 ו- Office Azure מבוסס ענן, מספק שירותי הדרכה, אימוץ ושינוי ניהול כדי לעזור לעסקים לעבור ל- Office 365 בענן Azure. כריס פייל, מנכ"ל MessageOps, אמר ל- PCMag כי Office 365 הופך את המעבר לפשוט אך ללא אסטרטגיה ברורה שמטרתה להביא לאימוץ, עסקים אינם יכולים ולא ישחררו את הערך העסקי המלא של הפלטפורמה.

"עם Exchange ו- SharePoint אתה לא צריך לדעת להגדיר את זה, להגדיר אותו, לנהל אותו, להפוך אותו למיותר ולהפוך אותו לנגיש, " אמר פייל. "עם Office 365 כל שעליך לעשות הוא להוסיף את הנתונים והמשתמשים שלך, ולהעניק לך סביבה ארגונית מתפקדת ומלאה ביותר. ניתן לגשת לסביבה זו מכל מקום בצורה מאובטחת, עם ניסיון ביישומים מועט ללא כל יישום. חברות קטנות יכולות לקבל את אותה סביבה כמו חברות Fortune 500 מבלי שנצטרך להשקיע במשאבים טכניים מאוד מיומנים ויקרים מאוד. יש להם גישה גם לכלים החזקים שמציעה Office 365 לכל החברות גדולות או קטנות, ויכולות להיות פועלות תוך ימים ספורים."

פייל הציב 7 המלצות וטיפים המאפשרים אימוץ אפקטיבי של Office 365 וכיצד להשתמש בו כדי למקסם את הפרודוקטיביות העסקית בעת השלמת פרויקטים.

1. טרנספורמציה מלמעלה למטה

כדי להבטיח מעבר חלק של Office 365, אמר פייל רכישת מנהיגות היא חובה. "אם העובדים לא רואים את הגברים הגבוהים מקדמים את הפלטפורמה ומשתמשים בהם, הם גם לא יעשו זאת", אמר פייל. "כשם שמנהיגים מציבים דוגמה חזקה, כך גם 'אלופים' או 'משתמשי כוח' בצוותים. אלה העובדים שלא מסתפקים בסטטוס קוו וממש מתלהבים מהפוטנציאל של Office 365."

2. חינוך והדרכה

הנהגת הנהלה בחברה לא יכולה לצפות מהעובדים לנצל את Office 365 במלואם מבלי להעניק להם הכשרה והשכלה ראויה. פייל המליץ ​​לחברות להרכיב ספריית וידיאו של קטעי וידיאו למידה של דקה או שתיים דקות כדרך נוחה ויעילה להדרכה שוטפת. "תקשורת היא גם המפתח, יחד עם ההנאה של מסע האימוץ", אמר פייל.

3. חיבוק משרד 2016

יציאת Office 2016 הופכת את הענן לנגיש יותר. יש יותר אינטגרציה בענן, כלומר אפשרויות קישוריות מורחבות. "OneDrive ו- SharePoint בענן מאפשרים לך לשמור ולשתף קבצים לענן בפשטות ובקלות, " אמר פייל. "אנו רואים ב- Office 2016 דרך נוספת לעסקים בכדי למקסם את שווי ההשקעה שלהם ב- Office 365. הם יכולים להשתמש במשאבים שרכשו באמצעות Office 365, הכוללת את Office 2016 עבור משתמשי E3. כמו לכל תכונות חדשות או גרסה חדשה, של כמובן שתמיד תהיה עקומת למידה הכרוכה במציאת היכן שוכנות כל האפשרויות וההגדרות שלך."

4. קח בחשבון את האבטחה

Office 365 כולל כיום יותר מתריסר יישומים הכוללים OneDrive, OneNote, Outlook, Sway ו- Yammer. אולם פייל הדגיש את החשיבות של אבטחת מידע בעבודה עם יישומים אלה. "הוספה והנגשת יישומים אלה הם פשוטים. משתמשים יכולים לשתף באופן פנימי פשוט על ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על 'שתף עם' ואפילו להרחיק לכתיבת קבצים ב- Word, Excel ו- PowerPoint, " אמר פייל. "Office 365 מסתמכת על Azure Active Directory לצורך אבטחה, אולם ארגונים צריכים להיזהר כאשר מתכננים להעביר נתונים רגישים משליטתם הישירה. מיקרוסופט הוסיפה גם מניעת אובדן נתונים הן עבור SharePoint והן עבור Exchange כדי להוסיף רמה נוספת של אבטחה. אבל, כמו עם כל דבר חדש, הבנה ספציפית של ביטחון צריכה להיות תמיד בראש שלך."

5. MDM ופריון נייד

פייל ציין את היכולות הניידות של Office 365, ובמיוחד את יכולתה לעזור להגדיל את הפרודוקטיביות הכללית. "Office 365 מקל על המשתמשים לגשת למשאבים שלהם בכל מכשיר, מכל מקום, מבלי לדאוג לקישוריות ואבטחה, " אמר פייל. "לדוגמה, משתמשים יכולים לגשת ליישומי Office בטאבלטים ובטלפונים שלהם. ניהול מכשירים ניידים (MDM) כלול כעת ב- Office 365 לכל המכשירים הניידים. לבסוף, תוכנה כשירות (SaaS) מעביר את האחריות מהצרכן. לספק (במקרה זה, מיקרוסופט) במובן זה שאם הוא לא מתפקד כנדרש, אתה פשוט מכבה את השירות ומפסיק לשלם."

6. שיתוף פעולה פנימי

אחד מיתרונות הפרודוקטיביות המתקדמים ביותר של Office 365, אמר פייל, הוא יכולת שיתוף הפעולה הפנימית שמעניקה OneDrive for Business (OD4B) ו- SharePoint (SP). "משתמש יכול להעלות קובץ לספריית המסמכים, ללחוץ על המסמך, לשתף אותו עם משתמש או קבוצה וכן לעבוד בשיתוף פעולה על המסמך בו זמנית", אמר פייל.

"קבצים מצורפים מאתגרים עבור כל הארגונים מכיוון שנראה שמשתמשים משתמשים בדוא"ל כארון הקבצים שלהם. SP ו- OD4B מאפשרים להשתמש ב'קישורים 'לקבצים לעומת קבצים מצורפים, ושניהם ב- OWA ו- Exchange באמצעות הכלי MessageOps, אתה יכול ללחוץ על 'צרף' אך תינתן לך האפשרות להעלות ל- OD4B ולשתף קישורים, מה שמוסיף גרסאות ושיתוף פעולה תוך כדי התהליך שאנשים מוכרים אליו. השימוש ב- OD4B ו- SP מאפשר למשתמשים לעבוד בצורה מאובטחת בכל מכשיר באמצעות גרסאות מבוססות דפדפן של הגרסאות המובילות ביותר של מיקרוסופט אפליקציות פופולריות, ובעלות היכולת לבדוק, לערוך ולהעלות את השינויים בפעם הבאה שהמשתמש מחובר."

7. סקייפ לעסקים

פייל אמר כי סקייפ לעסקים מציעה פונקציונליות נהדרת של Office 365 עבור ועידת וידיאו, פגישות מקוונות והודעות מיידיות ככלי פרודוקטיביות לכל עסק בכל גודל. "משתמשים יכולים להתחבר באמצעות סקייפ, לדבר קדימה ואחורה דרך המחשב האישי שלהם או בטלפון, ולבצע עריכות בקובץ בו זמנית או סדרתית, עם היכולת לחזור לגרסאות קודמות בהתאם לצורך", אמר.