7 טריקים של ג'אד אסאנה להפוך לאחד עם תזרימי עבודה עסקיים

כשמדובר בכלי זרימת עבודה ופרודוקטיביות, אסאנה מפוצצת פלטפורמות שיתוף פעולה אחרות מהמים. תזרימי עבודה הם מה שמיועד עבור אסאנה, ושליטתו בהם נתנה לה בחירת עורכים לצד הנהלת PCMag להשתמש בה באופן פנימי ככלי זרימת העבודה שלנו לבחירה. כל אלמנט ותכונה עיצוביים מזינים את המטרה הסופית של שילוב וארגון של כל היבטי הפרויקט או כל משימה בצלחת המשתמש לחוויה שקופה לחלוטין.

התיישבתי עם אדון אסאנה הבית שלנו, שתפקידו חשף את הטריקים והטכניקות הנסתרות בכדי להפעיל את הכלי לניהול זרימות עבודה בכוח כמעט בלתי מוגבל. בחוסר רצון רב, הוא הסכים להתקשר מהאינטרנט המורכב שלו של משימות צולבות, משימות משנה ולוח השנה הפרוייקט מרחיק הלכת כדי לשתף כמה נאגטס בחוכמת זרימת העבודה. אדון אסאנה בחר לשמור על זהותו בצל וביקש למטרות המאמר ש- PCMag יתייחס אליו פשוט כ"שב ".

1. התחבק עם כוחה של צלב-אינדקס

צלב-אינדקס הוא ההבדל בין שימוש באסאנה לבין שליטה באסאנה. שיב תיאר זאת כתכונה החשובה ביותר של הפלטפורמה: היכולת לחצות אינדקס של משימות בודדות לפרויקטים מרובים תוך שימוש במשימה זו כדי להציג מידע באופן שונה לכל משתמש או צוות תלוי היכן הוא צמוד. צולבות לאינדקס אינן משכפלות משימה גם כן, ולכן השימוש בה פירושו משימה יחידה שהוחלבה באינדקס 10 פעמים בפרויקטים שונים ולא 10 משימות זהות במקומות שונים. כדי לצלב אינדקס של משימה, רחף עם העכבר מעל לשם המשימה ולחצן פלוס יופיע. לחץ עליו והקלד את שם הפרויקט.

ברמת המנהל, מנהלי מערכת יכולים לצפות בפרויקט ברמה גבוהה המכיל רשימה של משימות שזורות וסרטים משולבים המתרחשים על פי עיצוב זרימת העבודה שלהם. לאחר שהמשימה התקדמה כפי שתכננה בפרויקט אחד שהושלם, הם יכולים לראות כיצד אותה משימה עשויה לבצע בצוותים שונים כדי לקבל תחושת פרודוקטיביות (ולהחליט אם המשימה הזו עשויה להסתיים מהר יותר אם תוקצה מחדש ל חבר צוות אחר או פרויקט משותף).

ניתן גם לחצות אינדקס משימות משנה: לפתוח את תת המשנה, לחץ על כפתור הצפה בצד שמאל עליון ובחר הוסף לפרויקט. תת המשנה תופיע בפרויקט או בפרויקטים שצוינו אך עדיין שומרת על מקומה בתוך משימת האב שלה. Asana מאפשרת לך ליצור מספרים ורמות אינסופיות של משימות ותת משימות תוך חיבור לעיצוב זרימת העבודה הכולל. כפי שהסביר שב, חשיבה על צלב-אינדקס במונחים של משימות הורים המסתעפות כלפי חוץ יוצרת עיצוב בו צלב-אינדקס משימה לפרויקטים וצוותים שונים מעניקה לזרימת עבודה זו חיים משל עצמם בתוך העסק שלך.

2. צוותים והתראות

המזנון הבא של שיבא לחוכמת אסאנה נוגע לארגון הצוות. הוא הסביר כיצד משתמשים יכולים למנף שיחות צוות ולהגדיר התראות ליצירת תרבות ארגונית סביב זרימות עבודה. בלשונית שיחות הצוות בלוח המחוונים של אסאנה, שב אומרת כי למרות שהצ'אט הבסיסי מבוסס @ להזכיר עובד באופן דומה לסליק (גם בחירת עורכים לשיתוף פעולה), אסאנה מאפשרת לך לשלוח הודעות בצוותים המשמשות כחוט השני- התראות מבוססות. שיחות אינן מחוברות למשימות, אך אתה יכול @mention משתמשים או משימות הפניה בהן, אשר מופיעות כהיפר-קישורים. הודעות Asana מוגבלות על ידי צוות ולכן אינן מתאימות לסיעור מוחות ספציפי לפרויקט כמו הפונקציונליות של הצוות שתמצאו בפלטפורמה כמו Basecamp. אך הרשאות מבוססות צוות מוודאות שהודעות עם מידע על משימות ספציפיות עוברות רק למשתמשים רלוונטיים.

התראות צוות מבוססות על מי שעוקב אחר שרשור נתון, המסדיר את כמות המידע הנכנס. למנהלים הם גם שולטים בכמה ראות אתה נותן לחברי צוות אחרים במשימות שונות. הודעות אסאנה קשורות אך ורק לשיחות בעוד שההודעות נוגעות למשימות ופרויקטים, אך שניהם מופיעים כעת בתיבת הדואר הנכנס החדשה של אסאנה. ניתן להגדיר הרשאות משימה ופרויקט כפרטיות עבורך, פרטיות לצוות או לקבוצת משתמשים ספציפיים בצוות, או לציבורי לצוות או לסביבת עבודה ארגונית גדולה יותר.

3. התייחס לחיפוש מתקדם כמו לסימניות

כמו אצל Slack, ניתן לחפש את כל נתוני אסאנה בארכיון. סרגל החיפוש של אסאנה מציג הצעות ברירת מחדל שימושיות כולל חיפושים אחר משימות שהקצבתם ומשימות או שיחות שיצרתם או שעוקבים אחריהם. אך ניתן למצוא את הכוח האמיתי בשדות החיפוש המתקדמים שלו. משתמש באסאנה יכול לצמצם חיפוש לפי מילות מפתח מסוימות, את חבר הצוות שאליו הוקצה משימה או שיחה, לאילו פרויקטים או חלקים בארגון שהמטלה שייכת, או אפילו מי שעוקב אחריו. אתה יכול גם לחפש לפי תאריך יעד או אם המשימה הושלמה או לא הושלמה, או לצמצם את החיפוש לקבצים מצורפים אם אתה מחפש קובץ מסוים. קיימת רשימה נפתחת ארוכה עוד יותר של פרמטרי חיפוש, כולל משימות משנה, תגיות ספציפיות או חיפוש בפרויקטים מרובים.

שיב מסביר את יכולות החיפוש של אסאנה כמעין חיפוש משומר אחר מנהלים. ניתן לשמור כל חיפוש במהירות ואז יופיע בניווט השמאלי של המנהל תחת חיפושים (כסימנייה נגישה לגישה למידע, צוות, פרויקט או קובץ שהם יודעים שהם יצטרכו שוב ושוב). תוצאות החיפוש שלך יופיעו בחלון המרכזי. לחץ על הכוכב ממש משמאל לכותרת העמוד והוא יישמר בסרגל החיפוש השמאלי שלך. במקום לחפש את רגשותיהם כדי לזכור את אותם פרמטרים מדויקים בפעם הבאה שהם זקוקים לנתוני הפרויקט המדויקים, המידע נמצא בלוח המחוונים שלהם.

4. פרויקטים שלא הוקצו = כלים לארגון נפשי

ניתן להקצות משימות באסאנה אך פרויקטים לא יכולים, אם כי אתה יכול להגביל את מי שרואה פרויקטים. לפני שתשתף אותו, אף אחד לא יכול לראות את הפרוייקט מלבדך. יחד עם השימוש בתצוגת לוח השנה של אסאנה כדי לכלול תאריכי תאריך למשימה ולפרויקטים, שיב מציע להשאיר משימות שלא הוקצו בפרויקט פרטי ככלי לארגון נפשי. אתה יכול לרשום את רשימת המשאלות שלך על כל משימה הקרובה שאתה רוצה לעבוד עליה בשנה הבאה, לדוגמה, ולחצות את האינדקס של משימות זו בזו אחר זו לפרויקטים ציבוריים כאשר הן עולות בזמן אמת. זוהי דרך לשמור על כל המשימות שלך מסודרות ולשתף עם צוותים ומחלקות אחרות כרצונך, תוך כדי לעקוב אחר כל מה שאתה עובד עליו. בדרך זו, אתה יכול לשלוט כאשר משתמש - המנהל שלך, למשל - יגלה על משימה מסוימת שאתה מבצע במקום להעמיס על אותו אדם מבול של הפעילות הקרובה שלך.

5. שמור על פרויקט "תחנת מיתוג" שימושי

שיתוף בין צוותים באסנה יכול להיות מאתגר, ולכן שבב ממליצה להשתמש בפרויקט הנראה לעין כרשימת משימות חוצה מחלקות כדי לעדכן את סביבת העבודה כולה על מה צוותים שונים עובדים עליהם. מכיוון שהייעודים של אסאנה יכולים להיות מעט טריקיים, משמעות הדבר היא פרויקט ציבורי בצוות שכולם חברים בו. עם התקדמות הפרויקטים, מנהלי מערכת יכולים להקצות משימות שונות ברשימה למחלקות או למשתמשים שונים. בדרך זו, כולם יודעים על מה הם אחראים ואילו צוותים חולקים את עומס העבודה בכל משימה נתונה.

6. תבניות, גיבוי, וסאובינג

אחת התכונות החדשות של אסאנה היא היכולת לשכפל משימות בין צוותים על ידי הקצאת עותקים. פשוט על ידי לחיצה מימין למשימה ובחירת הקצה העתקה, משתמשי אסאנה יכולים למעשה ליצור תבנית מתוך אותה משימה מבלי להשתמש בפקודה הכפולה. לאחר הקצאת עותק לחברי צוות אחרים, אתה מתווסף אוטומטית גם כממשיך באותה משימה, וזו דרך טבעית להחזיק את המנהלים. לחץ על שדה הקצה ואז לחץ על סמל האדם בתיבה שמימין. בשלב הבא, הזינו שמות מרובים והמשימה תועתק ותוקצה למספר אנשים.

עם זאת, השימוש בפקודה הכפולה היא דרך טובה לגבות את נתוני הפרוייקט שלך. אסאנה כוללת יומן שינויים בסיסי בתחתית משימה או פרוייקט, אך עבור זרימת עבודה שרבים מחברי או צוותים משנים, כדאי להשתמש בתכונת השיבוט כדי ליצור תבנית בפרויקט נסתר למקרה שמשהו קריטי יימחק. או להחליף. לכל עמוד באסאנה יש גם כתובת אתר מותאמת אישית, כך שקל לקחת את התבנית הנעולה הזו ולשתף אותה אם צריך. כדי לשכפל משימה ידנית, לחץ על כפתור הצפה בפינה הימנית הקיצונית של משימה ואז לחץ על כפילות. אתה יכול לבחור את כל השדות שתרצה להיות משוכפלים בתהליך.

תבניות הן גם כלי טוב לאונפוד. יצירת סדרה של תבניות מסודרות יכולה לעזור לעובד חדש להדביק כיצד להשתמש בפלטפורמה ומה כרוך בעומס הפרויקט שלהם על ידי ניווט בדיוק איך נראה תהליך זרימת העבודה של הצוות שלהם. בשילוב עם הסיור האינטראקטיבי שהוסיפה אסאנה במהדורה הגדולה האחרונה שלה, משימה או רשימת פרוייקטים משובטים משמשים כסדרה של נקודות קליעה להעלאת המתחילים החדשים.

7. הקצאה מרובה

הטריק הטוב ביותר של שייב להניע פרויקטים אם משימות או צוותים נתקעים הוא, שוב, להשתמש באינדקס צולב. זה מאפשר למנהלים לחלק פרויקט למספר חלקים, כולל משימות משנה, ולהעביר דברים סביב כדי לשמור על הפרויקט מהום - מה שמאפשר לצוותים מרובים לעבוד במקביל בלי להיות קשורים להתקדמות לינארית.

אסאנה לא מתייחס בחביבות למישהו שמנסה להקצות משימה למספר משתמשים - מתוך מחשבה שהיא מצמצמת את האחריות על ידי פיזור האחריות. עם זאת, לשבב יש טריק לעקוף את זה. כשמסתכלים על פרויקט שברצונך להקצות ליותר ממשתמש אחד, אתה יכול להקצות משימות עצמית ולאחר מכן לשכפל אותן בעזרת משימות או משימות משנה נוספות שהוקצו לחברי צוות שונים. זוהי טכניקה שאסאנה עשויה לשקול כבלתי טבעית, אך היא יכולה לעזור להניע שוב פרויקט שנתקע על ידי הקצאת כוח אדם ביעילות רבה יותר.