6 טיפים על סודי טריים חדשים

פעם היה עסקים קטנים ופעולות חדשות עלולים להיתקל בבעיות במציאת פלטפורמת תוכנה לעסקים קטנים שמתאימה לשבירת הבנק. כבר לא. נוף התוכנה של ימינו מציע שלל פתרונות מעולים המועברים דרך הענן ומכוונים לכל אחד מחברות קטנות יותר עד פלטפורמות הנהלת חשבונות ארגוניות. גם בקרב נוף הספקים הגדול הזה, כמה פלטפורמות בולטות, ועבור עסקים קטנים, כזה הוא Freshbooks.

יש הרבה דברים שאוהבים ב- FreshBooks, החל מתכונות ההוצאות העיקריות ומעקב אחר הזמן שלה ועד לדיווח הכספי העמוק שלה ורשימה ארוכה של תוספות ואינטגרציות. אך הפלטפורמה מחזיקה גם בתכונות ואפשרויות נסתרות רבות לשיפור חווית העסק וגם הלקוח. להלן שישה מהטיפים והטריקים השימושיים ביותר לפשט חשבוניות, לשפר את הטיפול בלקוחות, לעבד תשלומים ולעקוב אחר הוצאות, כך שתוכל להפיק את המרב מההשקעה של FreshBooks בעסק שלך.

1. תשלומים ללא כאבים

לבעלי זכויות הבעלים והבעלים של עסקים קטנים ובינוניים (SMB), במיוחד בענף השירותים, הגדרת תשלומים מקוונים ושילובם עם תוכנת חיוב יכולה להיות מאמץ מושך שיער. דבר אחד שרבים מ- SMB אינם מודעים אליו הוא ש- FreshBooks מציע חווית תשלומים מתוכננת מחדש המיועדת במיוחד ל SMB.

FreshBooks מקבלת תשלומים באמצעות כרטיס אשראי כמו גם שערים לתשלום מקוון כמו PayPal ותוכנת נקודת מכירה (POS), כולל Stripe. חוויית התשלומים של FreshBooks מאפשרת לעסקים לקבל תשלומי כרטיסי אשראי ולקוחות לשלם חשבוניות מייד, לייבא אוטומטית דמי עסקאות תשלום כהוצאות כדי לחסוך זמן וכוללת פונקציונליות לחיוב אוטומטי בחינם. בדף החשבונית החדשה, סמן את התיבה FreshBooks בקטע תשלום מקוון, המאפשר למשתמשים עסקיים, כאשר נבחרים, להציג את מצב התשלום ישירות בלוח המחוונים של החשבון; זה גם נותן ללקוחות אפשרות של תשלום עכשיו בהודעות דוא"ל של חשבוניות המובילות לדף תשלום מאובטח. אם העסק שלך בנוי מעסקאות פשוטות ללא מבנה חיוב מורכב, סמן את תיבת התשלום של FreshBooks ודלג על כל טופסי ההתקנה.

2. שימון ה- COGS

לעסקים מבוססי שירות וקמעונאים מקוונים או אתרי מסחר אלקטרוני הרושמים מכירות רבות של מוצרים, יש לטעון כי אין על הוצאות חשבונאיות קריטיות יותר לעלות מאשר עלות סחורות שנמכרות (COGS) או את ערך הספרים של הסחורות שנמכרו בתקופה כספית מסוימת. אם אתה צריך לסמן הוצאה או קטגוריית רווח והפסד ב- FreshBooks כ- COGS, זה יכול להיות כל דבר החל מדמי חשבון סוחר ומיתוג מותאם אישית שנרכש עבור לקוחות, וכלה באספקה ​​או בשירותים של מוצר פיזי ועלות משלוח הזמנה.

כדי להתפתל ולרשום את כל ה- COGS הנעים הללו ב- FreshBooks, עבור אל החלק הרווח וההפסד של ההוצאות שלך וערוך קטגוריות הוצאות כדי לבחור איזה סוג של הוצאות COGS הוא חיוב נתון. האפשרויות כוללות פרסום, קבלנים, הטבות עובדים, הוצאות משרד ודמי משלוח, שירותים מקצועיים, נסיעות ועוד מספר קטגוריות. מתחת לקטגוריות העיקריות האלה אתה יכול גם ליצור ולבדוק קטגוריות משנה של הוצאות COGS. הוספת קטגוריית הוצאות היא גם פשוטה; פשוט לחץ על ערוך ברשימת ההוצאות, פתח את התפריט הנפתח קטגוריה, ושם קטגוריה או קטגוריית משנה חדשה בשפה ידידותית למס.

3. ביטול נעילת 'Helpdesk' וניהול פרויקטים

פלטפורמת הנהלת חשבונות בענן היא לעולם לא סתם פלטפורמת הנהלת חשבונות בענן. עבור כל FreshBooks שיכולים לעסוק בחשבוניות, מעקב אחר הוצאות, דיווח כספי, מיסים ועוד, זה כולל גם פונקציונליות עדינה ליצירה ולהגשמה של פריטים, פרויקטים ומשימות וכן מערכת מובנית לתמיכה בלקוחות. טריק שימושי כדי לארגן את הדברים ולהקל על הערכות וחשבוניות הוא לייעד פריטי מחירים ב- FreshBooks. פונקציונליות מסוג זה של ניהול פרויקטים מפשטת את זרימות העבודה בחיוב על ידי יצירת פריטים ומשימות להכנסה ישירות לחשבונית או דוח בערך קבוע.

כדי להתחיל לנצל את דלפק העזרה המובנה של FreshBooks, פשוט עבור להגדרות והרשאות והפעל את הגדרות ניהול הלקוחות ומנהל הכרטיסים. זה מאפשר למשתמשים עסקיים לנהל כרטיסים ישירות ב- FreshBooks, ולהתמודד עם בקשות ובעיות של לקוחות בזמן שהם עולים מתוך היישום - מבלי שיהיה צורך להתממשק עם פלטפורמת דלפק עזרה נפרדת.

4. כיצד לשמור על הכל מסונכרן

שגיאות סנכרון הינן דרך קיומם של משתמשי FreshBooks רבים. במיוחד אם אתה מחבר את FreshBooks ליישומים אחרים, בעיות סינכרון עלולות לגרום לעתים קרובות לשכפול נתונים או לקבצים ואנשי קשר שאבדו, במיוחד כשאתה מעורב הנהלת חשבונות. ל- FreshBooks יש יכולות מעקב וחשבוניות מהשורה הראשונה, אך אם אתה מקבל יישום אחר המעורב לניהול חשבונות או מתממשק ישירות לאתרי מסחר אלקטרוני כמו אמזון או eBay, שינויים באפליקציה אחת לא תמיד הופכים אותו לאחר.

אמנם אין שום דבר שאפשר לעשות ב- FreshBooks כדי למנוע בעיית סנכרון ביישום אחר, אך הדרך הקלה והמקיפה ביותר לכסות את הבסיסים היא ליצור דוחות הכנסה וחייבים בכל אפליקציה. הפניה בין הצלחות לאותם סיכומים, יחד עם יצירת רשימת בדיקות חודשית של אזורים לעצמך ולקוחותיך שעומדים לרשותם, יעניקו לך דרך קלה להבטיח כי סך הכל תואמים לבנות יתירות כלשהי במקרה של שגיאת סנכרון, בין אם זה חסר או חשבונית המותאמת באופן שגוי או פריט תשלום שאינו מסתכם.

התאמה אישית, התאמה אישית, התאמה אישית

FreshBooks כולל המון אפשרויות התאמה אישית, עיצוב ועיצוב תבניות מובנים שעסקים רבים אינם מנצלים אותם במלואם. קח את הזמן לשיפור והתאמת חווית הלקוח שלך. באפשרויות ההתקנה, לחץ על הדף צבעים וסמלים כדי לשנות את צבע התפריט לתכנית הצבעים של החברה שלך ולהעלות את לוגו החברה שלך. הלקוח צריך להרגיש כאילו הוא מתחבר לאתר החשבונאות המקוון של החברה שלך, ולא של FreshBooks.

בתבניות, אתה יכול לבחור כיצד נראות החשבוניות שלך ולהתאים אישית את כותרת החשבונית, הערכות וכותרות אשראי, עם האפשרות להציג גוש תשלומים עבור אותם לקוחות המדפיסים את החשבוניות שלהם. אתה יכול גם להתאים אישית את הדוא"ל שלקוח מקבל כשנשלחת חשבונית, אז קח את הזמן ליצור נושא מותאם אישית וגוף דוא"ל ללקוח.

לבסוף, בדף הגדרות שונות תוכלו לאפשר קישורים לחשבוניות ישירות בדוא"ל, להחליט כמה שורות תרצה שיופיעו בחשבונית, לבטל את הסימון של אפשרות המיתוג של FreshBooks כדי להיפטר מסמלי הלוגו ותכנית הצבעים שלהם לטובתך, ולהוסיף פעמונים ושריקות אחרות כמו טקסט מתחת ללוגו שלך והודעות קבלת פנים קופצות כאשר הלקוחות מציגים את הדף שלהם. FreshBooks מציע חווית לקוח משכנעת יותר מבחינה חזותית מרוב פלטפורמות הנהלת החשבונות המקוונות האחרות, לכן אל תבזבזו את דמי המנוי החודשיים שלכם רק על ידי שריטות על פני השטח של מה שהיא יכולה לעשות.

6. הגעו ל- FreshBooks אל פעימות קטנות

לכל עסק יש חלק מהלקוחות שלעולם לא משלמים את החשבוניות שלהם במועד - או אולי בכלל. זו בעיה עבור כל ארגון, אך במיוחד עבור עסקים קטנים וחברות סטארט-אפ שאינן זקוקות רק לכספם בזמן, יתכן והן חסרות את הכספים הנוספים לשכור לשכות אשראי כדי לרדוף אחרי פעימות אלה. למרבה המזל, אם אתה במצב זה, FreshBook כיסה. פשוט לחץ לחלק אל תבנית הדוא"ל ותמצא מספר תבניות שימושיות שתוכל להתאים אישית, כולל דוא"ל לתשלום המאוחר שניתן להפעיל באופן אוטומטי אם הלקוח מאחר או בלוח זמנים אחר שתוכל להגדיר בעצמך.