וִידֵאוֹ: Wrike - Pro to Business Features (אוֹקְטוֹבֶּר 2024)
Wrike היא בין האפשרויות הטובות ביותר לעסק שצריך לפתוח במהירות פלטפורמת ניהול פרויקטים. המנהלים וראשי הצוות המנהלים צוותים, משימות ופרויקטים הם ריבוי משימות מטבעם, ורייק מצטיין בכך שהם עוזרים להם ללהטט בכל המידע הזה תוך שמירה על משימות מסודרות ותזרימי עבודה של הפרויקטים. להלן 10 תכונות, כלים וטריקים מוסתרים של Wrike כדי להפוך את ניהול פרויקטים מרובים לשקופים ונטולי לחץ ככל האפשר.
1. זרימות עבודה בהתאמה אישית
אחת התוספות הגדולות ביותר של Wrike בשנת 2015 הייתה זרימות עבודה בהתאמה אישית, מה שמאפשר למנהלי חשבונות לשנות את זרימות העבודה המוגדרות כברירת מחדל לשם שינוי או סטטוסים לדחייה וליצור זרימות עבודה נוספות עבור צוותים ספציפיים. זרימות עבודה מותאמות אישית אלה הגיוניות יותר מבחינה קונטקסטית עבור תיקיות, פרויקטים וצוותים ספציפיים, במיוחד כאשר הם נופלים ללוח מחוונים המחולק לשלבים שונים. במיוחד עבור מנהל פרויקטים או ראש צוות, ראיית זרימות עבודה מחולקות לטורים כמו מאושר, בתהליך, בבדיקה וכו ', הופכת את סקירת התהליך לניהול קל יותר בין הכרטיסיות בין מספר תיקיות ומשימות.
זרימות העבודה המותאמות עצמן מתואמות בצבע בשלבים כמו בזרימות עבודה רגילות, מפרקות משימות פעילות, מבוטלות, סיימות או המתנה בתוך זרימת עבודה. במקביל, אתה יכול להוסיף זרימות עבודה בהתאמה אישית היושבות במקביל בלוח המחוונים המציגות את השלבים הקשורים ספציפיים בצוותי העיצוב, הפיתוח או השיווק, למשל, עם אחוזי השלמה בזרימת עבודה אחרת שלצד זה. אם העסק שלך זינק לחשבון Wrike Enterprise, נצל את זרימות העבודה המותאמות אישית המנוהלות מלוח המחוונים המרכזי שלך.
2. תיקיות, תיקיות ותיקיות נוספות
התיקיות הן ככל הנראה הכלים הארגוניים הנמצאים בכל מקום של Wrike. לפלטפורמה סוגים שונים של תיקיות לכל דבר, כאשר לכל אחד מהם קבוצה שונה של הרשאות ועיצובים הניתנים להתאמה אישית ליצירת ארון קבצים לניהול פרויקטים אינטואיטיבי. ראשית, חשוב לארוז את קטע המידע בכל תיקיה עם כמה שיותר פרטים על יעדי הפרויקט, חברי הצוות, פרטי הקשר של הצוות והתקדמות במשימות שונות. Wrike מעצב תיקיות כך שניתן יהיה להעביר אותן בקלות מצוות לצוות, וככל שתניחו יותר מידע על הכיסוי, כך יהיה על המשתמש לחפור פחות.
כשמדובר בתיקיות עצמן, אתה יכול לחלק אותן לסוגים שונים למקרי שימוש ספציפיים. כדי לחסוך זמן בניהול משימות, ארגון יכול ליצור תיקיית ספרינט בה צוותים משליכים משימות שונות כדי לעדכן את כולם על התקדמות הפרויקט. להודעות דוא"ל, צוות תמיכה יכול ליצור תיקיית תבניות ממנה ניתן למשוך תגובות עקביות במהלך אינטראקציות עם לקוחות. יש גם תיקיות פרטיות לבעיות משאבי אנוש רגישות (HR) או פשוט תיקיה המוגדרת להרשאות "רק בשבילך" לשימוש ככלי ארגוני פרטני. לבסוף, צוותים יכולים להשתמש בתיקיות המשנה כדי לשתף מידע על פרויקטים מחוץ ל- Wrike לאורך טווחי תאריכים ספציפיים, המיוצאים כתרשים Gantt או קובץ Microsoft Excel.
3. דוחות בזמן אמת
תכונה חדשה יותר היא Wrike Reports, המייצרת אוטומטית דוח נראות בזמן אמת של סטטוסים של התקדמות והתקדמות, עם פונקציונליות בלחיצה אחת ממרכז השליטה של Wrike. בכרטיסייה דוחות, מנהל פרויקט או מוביל צוות יכול לבחור פרויקטים או משימות ספציפיים, להחליט מאילו צוותים יש למשוך נתונים, להוסיף פילטרים (כגון בעל פרויקט, סטטוס, או תאריך התחלה / סיום / יצירה), וליצור סרגל אחת או גרף טבלה. דוחות מסוג זה מועילים לעדכוני התקדמות יומיים או שבועיים אך ניתן גם להתאים אותם להצגת מדדים כמו פעילות צוותים וביצועים. הדמיות הנתונים אינן מהודרות אך ניתן ליצור אותן במהירות באמצעות הנתונים הרלוונטיים ביותר.
4. תייגו הכל
משתמשים שגויים יכולים ליצור תגיות ללא הגבלה לתיקיות ומשימות; הם פועלים באופן דומה לתיוג המהיר שנמצא בכלי שיתוף פעולה כמו Evernote Business בכך שהתגים עובדים לא רק ככלי ארגוני אלא כדי לשייך אלמנטים ומסמכים שונים של פרוייקט יחד. אתה יכול לתייג משימה עם מספר תיקיות רלוונטיות פשוט על ידי גרירה ושחרור לתיקיות, תיוג המשימה כנקשרת לכל תיקיה מבלי לשכפל אותה. Wrike עוקב אחר כל התגים המשתנים הקשורים למשימה, כך שזה גם עוזר למפות את מצב המשימה לאורך זמן, על פני הפרויקטים והצוותים השונים שאליהם היא קשורה.
5. מיין את צבר המשימות
מיון המשימות הוא חלק טבעי בניהול זרימות עבודה של הפרויקטים, אך כאשר מתעדפים עדיף קל לאפשר למשימות רבות מדי להחליק לקטע 'צבר חוזר', תוך שהוא לוקח יותר ויותר מקו הזמן של Wrike. אז, בתוך תיקיה, משימות מופיעות באופן כרונולוגי או לפי סדר מותאם אישית שמיינתן. Wrike מאפשר לך למיין משימות לפי עדיפות, תאריך, סטטוס וכותרת. כדי לאלץ את הצוות שלך להתמודד עם משימה עם צבר אחורה, קבע את התיקיה לעדיפות, ואז גרור ושחרר את המשימות עם הצבר האחורי לסדר שאתה רוצה לסמן אותן. המיון לפי עדיפות גובר על תאריכים, סטטוס או כותרת, שמירה על המשימות האחוריות האחוריות מלפנים ומרכזיות עד שתבדוק אותן מהערמה.
6. שילוב ואוטומציה
Wrike מוסיפה ללא הפסקה אינטגרציות חדשות על פני יישומי תוכנה שונים כשירות (SaaS) הכוללים סוויטות משרדים של גוגל ומיקרוסופט, שירותי אחסון ענן שונים, פלטפורמות שיווק ושולחן עזרה, כלי סקר מקוונים (כגון SurveyMonkey) ויישומי שיתוף פעולה (כמו Slack ו- Atlassian HipChat).
כל אלה דרכים שימושיות למזג יותר מהתהליכים העסקיים החופפים שלך למקום אחד, אך שילובים אלו יכולים להיות שימושיים במיוחד לאוטומציה של כמה מההיבטים הידניים של ניהול פרויקטים ומשימות. Wrike משתלב הן עם שירות אוטומציה הטפסים Wufoo והן עם כלי הפעולה האוטומטי זאפייר, ומאפשר למשתמשים להפוך אוטומטית כניסות פרוייקטים חוזרות ונשנות עם בקשות פרוייקט המנתבות לטפסים המאכלסים אוטומטית של Wufoo (מבוצעים על ידי Zapier בפרויקטים חדשים מבלי להעביר ידנית בקשות פרוייקט או למלא כניסות פרוייקט ומשימות חדשות.).
7. ערימו את התבניות והווידג'טים
האינטגרציה של Wufoo / Zapier נהדרת לאוטומציה של זרימות עבודה חוזרות, אך כך גם התבניות המותאמות של Wrike. כדי ליצור תבנית מותאמת אישית מתוך פרויקט או משימה קיימים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על אותה משימה בתיקיה ושכפל אותה עם כותרת חדשה. זה גם מאפשר לך להעתיק את התיאורים וההערות שציינת יחד עם המשימה או הפרויקט, ואפילו מאפשר לך להעתיק על פני אותם משתמשים אם מדובר בצוות ספציפי אשר יבצע שימוש חוזר בתבנית. לעולם לא תצטרך ליצור מחדש ידנית פרוייקט או משימה. ניתן גם ליצור תבנית המבוססת על משימות מרובות על ידי הגדרת המשימות הספציפיות למצב "נדחה" וחזרה על תהליך הכפילות. תבניות הן אחד התחומים ש- Wrike באמת מאיר, ומעניקים לו יתרון למשימה ופריון על פני פתרונות ניהול פרויקטים דומים כמו Basecamp.
ווידג'טים הם דרך אחרת ש- Wrike עוזר לך לחסוך זמן. ישנם ווידג'טים שנבנו מראש כמו הוקצו לי והגיע היום / השבוע, אך התכונה חשובה יותר בעת יצירת יישומונים מותאמים אישית לפיקוח על פרויקטים, משימות או אנשי צוות ספציפיים. בתיקיית פרויקט או משימה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הפריט ובחר הוסף ללוח המחוונים כדי ליצור ווידג'ט פשוט לגרור ולשחרר למרכז השליטה כרצונך.
8. מעבר לחיפוש פשוט
חיפוש מילות המפתח הבסיסי של Wrike מהיר ומועיל למצוא משימה או פרויקט המכילים מילים מסוימות, אך תכונת החיפוש המתקדמת של הפלטפורמה מעניקה לך מנוע חזק הרבה יותר לחפש בשדות ספציפיים כדי למצוא מילות מפתח בתגובה, תיאור או כותרת. חיפוש מתקדם יכול גם לעזור לך למצוא קבצים מצורפים על ידי מתן אפשרות לחיפוש שמות קבצים. אין לחצן או אפשרות מיוחדת לחיפוש מתקדם; אתה פשוט מתחיל להקליד בסרגל החיפוש הראשי (או בסרגל החיפוש בתיקיה ספציפית) ולהשתמש במרכאות כדי לציין שדה, מילים או פרויקטים להשמיט. אתה יכול גם לציין פרמטרים נוספים כמו הוספת תג "@me" כדי למצוא תוצאות חיפוש בהן הוזכרת בשם.
9. הפוך את השימוש בדוא"ל שוב
שילובי הדואר האלקטרוני של Wrike מקלים על יצירה ועריכה של משימות מג'ימייל או מ- Microsoft Outlook בשולחן העבודה ובמובייל, ומאפשרים לך להפוך דוא"ל לפריטי פעולה ולהקצות אותם ישירות לחברי הצוות. באמצעות שילובים אלה, אתה יכול גם לראות התראות Wrike @mention בתיבת הדואר הנכנס שלך, להוסיף דוא"ל ישירות לתיקיות Wrike ולהשיב לתגובות ישירות מהדוא"ל.
בנייד, אפליקציות ה- Wrike לאנדרואיד ו- iOS מציעות גם תכונה נכנסת חכמה חדשה לסריקה, מיון וארכיב של הודעות באמצעות החלפות מהירות, יחד עם היכולת להסתיר באופן זמני הודעות אינדיבידואליות או קבוצתיות בתוך חבילות שונות, ולגבש את מה שהיה בעבר פעילות Wrike מרכז הזרמת והודעות. בדומה ליישום ה- Inbox החדש של גוגל, זו דרך לצמצם את העומס ולהפוך דוא"ל לפלטפורמה בה המשתמשים יכולים לבצע פעולות בפועל (במקום לנפות ולנקות כל הזמן).
10. הפוך את הטלפון החכם שלך למרכז פיקוד פרויקט
יחד עם תיבת הדואר הנכנס החדשה החכמה, יישומי המובייל של Wrike לאנדרואיד ו- iOS יכולים לעשות כמעט כל מה שאפליקציית האינטרנט יכולה. האפליקציות של Wrike כוללות תצוגת משימות יחידה עם פונקציונליות של תאריך ומשימה, יצירת משימות ומהירות של פעולות מהירות ו (באפליקציית Android) תצוגה כפולה לטאבלטים. מנהלי פרויקטים וצוותים לא צריכים להרגיש מכווצים באמצעות הלך הרוח בלבד באינטרנט בשנת 2016. ברוב הפעמים, קל יותר לפתוח את האפליקציה למובייל תוך כדי תנועה, לבדוק את המשימה ולהמשיך עם היום שלך.
