וִידֵאוֹ: Getting Started With Zoho Docs - Webinar (אוֹקְטוֹבֶּר 2024)
שיתוף ושיתוף מסמכים
שיתוף קבצים דומה גם ל- Google Drive, שם תוכלו להזין כתובות דוא"ל ולהגדיר הרשאות על ידי בחירת קובץ ולחיצה על כפתור השיתוף. למסמכים יש גם permalinks לשיתוף מחוץ לתוכנה. משתמשים יכולים גם לשתף תיקיות שלמות וליצור קבוצות כדי להקל על השיתוף עם עמיתים רבים. תכונה נחמדה אחת היא שתוכלו לשתף מסמך אך להגן עליו באמצעות סיסמה למען אבטחה נוספת; אתה יכול אפילו לקבוע תאריך תפוגה, ובשלב זה כל מי ששיתפת איתו את המסמך מאבד גישה. ניתן לבדוק קבצים ולבדוק אותם (במילים אחרות, נעולים) כדי למנוע חפיפה בעריכה.
אתה יכול להוסיף משימות למסמכים אם אתה צריך לשלוח אותם לעמית לבדיקה או עדכון. כשאתה מקצה משימה לעמית, המקבל יקבל התראה וקישור למסמך המשויך; אתה, בתורו, תקבל התראה לאחר סיום המשימה.
אם אתה כבר משתמש בסוויטת ה- G של גוגל (שנקראה בעבר Google Apps for Work), תוכל לשלב את חשבונך במוצרי Zoho. Zoho Docs Standard יכול להשתלב עם גוגל דרייב וניהול המשתמשים של גוגל. ניסיתי לקשר בין חשבונות Zoho Docs Standard ו- Google G Suite. לאחר שהתירתי כמה הרשאות והתחברתי לגוגל, התבקשתי להמשיך בהתקנה - ואז רוח רפאים. המסך הופנה לחשבון Zoho Docs שלי ללא שום סימן לכך שגוגל שולבה. לאחר התייעצות עם מאמר עזרה גיליתי דרך לעקיפת הבעיה: לחצתי על כפתור העלאה, בחרתי ב- Google Drive מהתפריט הנפתח ואז התבקשתי לאמת. לאחר שתתחבר בהצלחה לחשבונות שלך, תוכל להעלות קבצים ותיקיות מכונן Google. אתה יכול גם לסנכרן תיקיית Dropbox עם תיקיית Zoho Docs ברציפות או רק פעם אחת. שתי האינטגרציות הללו הן דרך נהדרת לנצל את התכונות של Zoho תוך המשך להשתמש בתוכנת אחסון ענן מוכרת. אתה יכול גם לקשר ל- Adobe Sign כדי לאפשר חתימות דיגיטליות.
במסגרת Zoho Docs Standard, המשתמשים יכולים ליצור ולערוך מסמכים באמצעות Zoho Writer, הכולל תכונה של שינויי רצועות, חתימות דיגיטליות ומספר כלי עריכה מתקדמים. ניתן ליצור מקרואים, תרשימים צבעוניים וטבלאות ציר, למשל. ניתן לייצא מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות כקובצי PDF, Windows וקבצים אחרים. ניתן גם לערוך קבצים במצב לא מקוון; השינויים יסונכרנו לאחר שתחזור לרשת.
תכונה מגניבה אחת היא היכולת לערוך מסמך במקביל לעמיתים שלך. התגובות אתה ועמיתיך יופיעו על המסך של כולם, המסומן בשם העורך. משתמשים יכולים להגיב ולשוחח בצ'אט לאורך כל התהליך. לכל קובץ יש היסטוריית גרסאות ותוכלו לבחור לחזור לגירסה קודמת בכל עת.
אפליקציית Zoho Docs Standard זמינה עבור אנדרואיד ו- iOS, שם תוכלו לגשת, ליצור ולערוך קבצים תוך כדי תנועה. הורדתי את אפליקציית Android, שיש לה ממשק משתמש תואם (UI) ונפתח לתיקיית Docs Recent. אתה יכול להציג את כל התיקיות שלך, למיין אותן לפי שם או תאריך ולחפש בקבצים.
