סקירה ומדרגה של משיכה

ניסוח וביצוע חוזה

למשתמשים הלא רשומים ניתן לגשת אל ממשק המשתמש של ניסוח החוזה כווידג'ט או פורטל המוטמע באתר של חברה. אך עבור אלה הניגשים ללוח המחוונים של מנהל המערכת של Updraft, הדרך הקלה ביותר ליצור חוזה חדש היא באמצעות לשונית המסמך. כאמור, Origin Systems מתאימה כל סוג של שאלון חוזים כך שהפלטפורמה מוכנה לשימוש עם ראיון בהתאמה אישית ברגע שתתחבר. אתה יכול להעלות מסמך קיים או להתחיל את תהליך הראיונות כדי ליצור משלך בנושא של דקות. תהליך ההעלאה מזכיר את תהליך הראיון, רק בלי החלק הראיוני וחוק התשובה בפועל. המשתמש בוחר סוג של חוזה, מזין את המידע הבסיסי ואז מעלה את המסמך. חוזים שנוצרו על ידי ראיונות ומסמכים שהועלו דומים באופן פונקציונלי אלא שלא ניתן לתקן או לשבט אותם. תהליך התיקון והשיבוט מרמזים שניהם על פרטי הראיון, אשר אינם מוזנים בעת העלאת המסמך ישירות.

בניגוד לגישה של ספריית הסעיפים ליצירת חוזים המשמשים כלים כמו Agiloft ו- Coupa ניהול מחזור חיים, Updraft מבטל את הסיכון לטעויות, כולל חישוב תאריך סיום התקשרות שגוי או שימוש במונח שגוי מכיוון שהתהליך המנוהל, המודרך, הוא לפני מאושר על ידי המחלקה המשפטית שלך. אין שום סיכון לחוזה לא שלם או בלתי ניתן לאכיפה העלול לגרום לקנסות או קנסות ציות פוטנציאליים מכיוון שמשתמשים אינם מבצעים בחירות משפטיות בדרך. היתרון בתהליך הראיונות המותאם לעץ ההחלטה הוא שמשתמשים עסקיים ואינם עורכי דין, במיוחד כאלה שאינם בקיאים בחוזים משפטיים, אינם צריכים לבחור מבין עשרות הסכמים ותרחישים שונים והתקדימים השונים הקשורים להם.

תהליך הראיונות עצמו היה פשוט ביצירת מגוון סוגים שונים של חוזים. התהליך מותאם אישית כאמור. אך לצורך בדיקות, ניסינו ליצור כמה סוגים שונים של חוזים שהוגדרו מראש. תקני NDA, הסכמי העסקה, חכירה מסחרית, התדיינות משפטית, הסכמי הלוואה, הסכמי מכר ועוד, הם כולם תקדימי חוזה נתמכים.

כשאתה עונה על השאלון ויוצר את החוזה שלך, יש סרגל התקדמות על גבי המסך שנותן לך את המשך המשוער שנותר. אתה יכול להשהות ראיון בכל עת על ידי מתן סיבה וציטוט של העבודה שלך בעיצומה, ואז ללחוץ על כפתור ההפעלה בכל עת כדי לחדש את הראיון. גם אם תתנתק שלא במתכוון, Updraft יחסוך את מקומך ויחזיר אותך ישר לשאלון כשאתה נכנס. לכל שאלון ראיון יש מזהה ייחודי שניתן לחפש אותו.

המערכת גם מוציאה אוטומטית מועדי מפתח ומגדירה התראות ואירועים חוזרים. אתה יכול גם להגדיר תזכורות משלך עם תיאור, תאריך ומספר ימי אזהרה בהתראה על חוזה נתון. ההודעות היו בדומה לכלים כמו Concord ו- ContractSafe במתן התראות סולידיות ומכוונות תאריך יעד עם מבחר מועיל של הדק דוא"ל לזרימות עבודה אוטומטיות.

בסוף השאלון, Updraft נתנה לי את האפשרות בכל פעם לראות את החוזה שהושלם שלי כקובץ Microsoft Word או PDF. אחרי 10-20 דקות לערך בכל חוזה, תלוי במורכבות, יכולתי להוציא חוזה משפטי כתוב מקצועי, הנגזר מתגובות הראיון שלי. לאחר יצירת החוזה, תמיד תוכלו לחזור לראיון כדי לתקן אותו או שתוכלו להעלות גרסה חדשה או חתומה של המסמך. אתה יכול פשוט לעדכן את שדות המידע אם אתה לא רוצה לחזור לשאלון. ניתן לשכפל את החוזה (זה נקרא "שיבוט" ב- Updraft), ניתן להוסיף הערות ותיאורים, ולצרף מסמכים תומכים.

ל- Updraft יש פלטפורמת חתימה אלקטרונית מקורית ואינה משתלבת עם Adobe Sign, DocuSign או ספקי צד שלישי אחרים. אתה יכול להשתמש בהזרקה לתמונות חתימה באמצעות קבצי PDF, אך Updraft מתמקד בניהול זרימת העבודה ובייצור ראיות להסכמה משפטית. מנהלי מערכת יכולים להקצות משימות למשתמשים ולהגדיר טריגרים לצוות המשפטי, למשל, שהושלם ראיון משובץ חדש ומוכן לבדיקה.

כאשר כל צד מקבל דוא"ל שהחוזה מוכן לחתימה, כלי השלט האלקטרוני המקורי פותח דף חתימה שתופס את התאריך והשעה של החתימה לרשומה לנתוני דיווח. ל- Updraft יש את היכולות הטובות ביותר ליצירת חוזה שבדקנו, ותהליך החתימה והביצוע מנוהל בצורה חלקה ומאובטחת. אף על פי שהיא אינה מציעה את שיתוף הפעולה המובנה ואת פונקציות המשא ומתן המקומי על משא ומתן הקיימים בכלים כמו Agiloft ו- Onit Contract Management ו- Contract Review & Approval, הרישום של Updraft מבוסס ראיונות עומד לבדו ביצירת חוזים מודרכת והפקת מסמכים. תהליך זה הוא הסיבה העיקרית לכך שהגדרנו את הכלי לבחירת העורכים.

ממשק, ניהול ודיווח

ממשק המשתמש של Updraft הוא דליל ויכול להיות מעט מגושם לניווט, אך יש לו מספר תכונות ניהול שימושיות. לאחר הכניסה, הדבר הראשון שרואים הוא תיבת הדואר הנכנס, שהיא רשימת משימות עם תור במבט חטוף של המשימות הדחופות ביותר והגבלות החוזה. הכרטיסייה 'ניהול' מאפשרת למנהלי מערכת להגביל גישה ותצוגות המבוססות על סוגי מסמכים ומחלקות ספציפיים, המקובצים לקבוצות אבטחה. לכן מה שתראה בתיבת הדואר הנכנס יהיה תלוי בתפקידך ובחוזים שאתה מנהל.

יש תיבת קידוד צבע בתיבת הדואר הנכנס לייצוג הדחיפות. פירושו של שחור אומר שחוזה פג, ירוק פירושו שהוא פעיל וסולם של כתום ואדום מעיד כי מועדים מתקרבים. אם תלחץ על חוזה, הוא יפתח חלון עם היסטוריית העסקאות המלאה של הקובץ ומידע קשור אליו. מתיבת הדואר הנכנס עומדות בפניך מספר אפשרויות ניהול: ישנם סמלים לעדכון החוזה או הוספת הערות, מסמכים תומכים או אירועים. ישנם גם סמלים לשינוי סטטוס המסמך או פעולותיו כגון שיבוט המסמך או העברת בעלות למשתמש אחר.

תחום שימושי נוסף הוא הכרטיסייה 'מקרים', המאפשרת לצוות המשפטי לאחסן מסמכים הרלוונטיים למקרה ספציפי יחד עם ראיונות מאוכלסים מראש כדי לנסח חוזים קשורים או ללכוד מידע מגורמים שיגרמו למסמכים נוספים ועסקאות הקשורים לתיק. כרטיסיית המסמכים שהוזכרה קודם כוללת חלון חיפוש עשיר עם פילטרים למיון לפי סוג מסמך, מספר תעודת זהות, תיאורים ומילות מפתח ספציפיות, בעל חוזה או סטטוס מסמך ספציפי. משיכת משיכה כוללת התקדמות והשלמת משימות, לכן לחיצה על לחצן 'הקודם' כשאתם באמצע פעולה, תתנתק לפעמים מממשק המשתמש. זה הופך את הניווט קדימה ואחורה למעט פחות אינטואיטיבי מאשר בממשק המשתמש הדומה ל- Gmail שנמצא בקונקורד או בחוויות פשוטות יותר כמו ContractSafe ו- Contract Hound. אבל בסופו של דבר זה היה פרשוף קל.

כלי הניהול והדיווח הם יציבים גם יחד, אם כי אינם מתקדמים בפירוק כמו הדוחות או הדמיות הנתונים של ניהול מחזורי החיים של קופה או Agiloft. באפשרותך להפיק דוחות על פרמטרים הכוללים חוזים פעילים או שפג תוקפם, מועדי חידוש ופעילות משתמשים. אתה יכול לייצא נתונים (בתבנית קובץ CSV, Microsoft Excel או XML) או להריץ אותם עם כמה מהאפשרויות הפשוטות של קו וגרף העמודות שה- Updraft נותן לך. ניתן להגדיר דוחות נוספים על ידי טווחי תאריכים מותאמים אישית ומסנני מסמך, תיאור, נתונים או משתמשים נוספים.

עד לחלונית הניהול, מנהלי מערכת יכולים להגדיר קבוצות גישה מסוימות למשתמש, קבוצות אבטחה והתראות וסוגי מסמכים מותאמים אישית עם הרשאות ספציפיות המצורפות. לכן, משתמש יכול להיות חבר בקבוצות אבטחה מרובות ובנוסף יש הרשאות להציג או לערוך חוזים או סוגי מסמכים ספציפיים.

שאלות ותשובות על חוזה טבעי

Updraft היא פלטפורמת ניהול חוזים איתנה עם מבחר טוב של תכונות מנהל, חיפוש וקטגוריות, דיווח וניהול משימות. אך לא זו הסיבה שהיא מרוויחה בחירת עורכים. תהליך הכנת חוזי מבוסס השאלון אינו משתווה בכל כלי אחר שבדקנו. בשילוב עם זרימות עבודה וחתימה חלקות, זה הופך את Updraft לכאורה לפלטפורמה הקלה ביותר עבור כל משתמש עסקי ליצור ולבצע חוזים איתו. זה דורש התקנת ספקים משמעותית ועלויות מקדימות, אך עבור מחלקה משפטית שרוצה לאפשר לכל הארגון שלה לנסח בצורה בטוחה חוזים לתרחישים שונים, חוויית הראיונות של Updraft הופכת אותו לתהליך פשוט וטבעי ככל האפשר.