התחל נכון את השנה החדשה: שלח את רשימת הבדיקה

התחלת השנה ממש מנקודת מבט של IT פירושה להביא סדר רב לכאוס שאתה יכול. השבועות שבין חג המולד לראש השנה האחד נוטים להפסיק מבחינת בקשות עזרה IT, פריסות ומשימות ניהול אחרות באקראי. מרבית ינואר עוקבים אחריה כשאר שאר הארגון חוזר מהחגים ובונה לאט לאט מומנטום. השבועות ההם מועילים למנהלי מערכות מידע הזקוקים לזמן קביעת בתיהם כדי לספק בסיס טכנולוגי איתן לשארית השנה. להלן שישה צעדים עיקריים שעל מנהלי IT לנקוט מוקדם ככל האפשר בשנת 2016.

1. תכנן את רענון החכירה של חומרה שלך

אני מקווה ששמרת על יומן ביקורת חומרה מדויק המכסה את כל התשתיות באתר שלך, כולל לא רק מחשבים ניידים ומחברות, אלא גם חומרת רשת, מדפסות וקטגוריה הנרחבת והולכת של מכשירים ניידים. למי יש מה; איפה זה נמצא; מידע זיהוי בסיסי כגון מספרים סידוריים, והכי חשוב - תאריכי רענון של חכירה. רשמו מה החומרה שתתרענן השנה ומתי, וודאו לחשוב על כך בתוכניות הפרויקט שלכם. שימו לב במיוחד לאילו מכשירים ניידים עובדיכם משתמשים ככל שיותר ויותר אנשים משתמשים במכשירים ניידים אישיים לעבודה (שיכולים לשאת בנטל תשלום מיותר וסיכוני אבטחה).

2. בצע ביקורת רשיון תוכנה יסודית

אם עקבת אחר הליך תקין בשנה שעברה, היית צריך כבר לסיים ביקורת תוכנה. אבל במקרה שלא עשית זאת, אתה בהחלט לא רוצה לדלג על הצעד הזה עכשיו.

בדיוק כמו בביקורת החומרה שלכם, עם זאת, תגלו שמשתמשים מבצעים בחירות אישיות גם בתיקי התוכנה שלהם. בדומה לעובדים המשתמשים במכשירים אישיים לעבודה, רבים משתמשים גם בשירותים מבוססי ענן משלהם. זה יכול לקרות מכיוון שמשתמש בודד מחליט להירשם לשירות מסוים, או אפילו צוות שלם פורש שירות ענן רק בינם לבין עצמם.

לעתים קרובות, שירותים אלה משולמים באמצעות חיובים חוזרים המוקצים לכרטיסי אשראי אישיים או ארגוניים, והנהלת חשבונות יכולה להיות תקופה קשה להבין מי משלם עבור מה. אלה חדשות רעות עבורם, אך הם יכולים גם לנגוס בכם במהלך תקציב ה- IT, אז קדימו את זה עכשיו ככל האפשר. מגמה זו יכולה גם לגרום לכאבי ראש גדולים מנקודת מבט ביטחונית שכן רבים מהשירותים המכונים בענן למעשה מכריחים משתמשים להוריד מודולים בצד הלקוח אשר בהכרח מדלגים על תהליך הבדיקה הרגיל שלך. אם אינך יודע מה פועל במכשירים של המשתמשים שלך, אינך יכול להגן עליהם כראוי.

במובן המסורתי יותר, וודאו שביקורת התוכנה שלכם מכסה גם את הבסיסים הרגילים, כלומר הכוונה להערכה מדויקת של התוכנה המותקנת, לאן היא פועלת, למי יש גישה לעומת מי יש רישיונות ומתי פג תוקף הרישיונות. שימו לב במיוחד לתוכנת אבטחה - אנטי-וירוס, רשתות פרטיות וירטואליות (VPN) והצפנה הן שלוש דוגמאות.

3. סבלו מביקורת אבטחה זו

בטח, ביקורת אבטחת IT מהנה באופן שולי רק מביקור ממס הכנסה, אך החדשות הטובות הן שהן קריטיות לחלוטין ומתמחות מאוד. פירוש הדבר שיש לך מקרה נהדר לשכירת יועץ שתעבור עבורך את התהליך הזה. עם זאת, בין אם אתה או מומחה חיצוני שעושה זאת, וודא כי הדברים הבאים מכוסים בפירוט:

הוסף את הביקורות - קשר את התהליך בנתוני ביקורת החומרה והתוכנה שלך.

ניתוח הגנה על זהות - כיצד אתה שולט בגישה למשאבי IT ארגוניים ולנתונים הן במקום והן בענן.

ניתוח אבטחת ענן - נתח בנפרד את כל פעולות הענן שלך, בין אם מדובר רק בכמה הופעות של אחסון מחוץ לאתר או אפליקציה SaaS (Software-as-a-Service) מלאה, שמריצה תהליך עסקי מרכזי.

ניתוח הגנת נתונים ושחזור מאסון (DR) - כיצד הסתדר הפיתרון של השנה שעברה והאם היו נקודות חולשה או תרחישים בלתי צפויים שעליכם להתמודד השנה?

ניתוח ביקורת כולל - אינך יכול לתת זאת לאף יועץ; השתמש בדוח ביקורת האבטחה כדי להעריך את רמת בטיחות פעולות ה- IT שלך, ולברר לא רק היכן יש לבצע שיפורים, אלא גם היכן אתה יכול לחסוך כסף באמצעות פתרונות או טקטיקות אבטחה שונות.

4. למד את התהליכים העסקיים שלך

בחברה קטנה ניתן לעשות זאת בכמה מפגשי ישיבה אחד על אחד. בחברה בגודל בינוני, סביר להניח שתקבל הזדמנות להוציא כמה ארוחות צהריים. שם המשחק כאן הוא "איך זה באמת עובד?" הרעיון הוא לזהות תחילה מהם תהליכי המפתח בעסק שלך הגורמים לו לעבוד (כלומר, מאפשרים לו להרוויח כסף ולתפקד) ומי שמוביל או הבעלים של תהליכים אלה. ואז, תקבל זמן פנים עם האנשים האלה ותאפשר להם להעביר אותך - לפרטי פרטים - כיצד התהליכים הללו מתרחשים; מה באמת חשוב בכדי לגרום להם לקרות; אילו כלים משתמשים כיום בכדי לבצע את העבודה הזו; ומה שהאנשים האלה היו רוצים לראות, הלוואי שיקרה, או שבאופן כללי רוצים להתעסק.

רק בעזרת מידע זה תוכלו באמת להוסיף ערך. המומחיות שלך אינה רק לדעת מה קורה בטכנולוגיה; היא מסוגלת ליישם טכנולוגיה באופן יצירתי כדי לגרום לתהליכי קבלת הכסף האלה להתבצע מהר יותר, זול יותר או תחרותי יותר. רק כשאתה באמת יודע איך דברים עובדים אתה יכול לבצע את העבודה הזו ביעילות, אפילו בקלות. אז קחו קצת זמן מהמסך והכירו את חבריכם לעבודה. תתפלאו כמה הם שמחים לנהל את השיחות הללו וכמה המניה הפנימית שלכם יכולה לעלות כתוצאה מכך.

5. דברו עם שיווק

IT ושיווק הם בדרך כלל שתי מחלקות שלא קשורות רבות זו לזו, מלבד אינטראקציה פני השטח. אך עם ההתלקחות סביב שיווק במדיה חברתית, הטכנולוגיה ממלאת תפקיד חשוב יותר ויותר בתכנית השיווק הכוללת של החברה שלך. אם כן, קיום צ'אט של תחילת השנה יכול לשלם דיבידנדים גדולים בשאר השנה. הדברים העיקריים ששיווק כנראה ירצה לדון בהם כוללים:

ניהול נוכחות ברשתות חברתיות מקוונות - מחלקות שיווק רבות אין מושג לגבי רמת התחכום העומד לרשותן בכל הנוגע לניהול קמפיינים שיווקיים ברשת; הוספת המומחיות שלך כאן יכולה ליצור באופן מיידי תוכנית טכנולוגית לשנה לשני הצדדים.

איסוף ואחסון נתונים - אנשים מהשיווק נוטים לבקש הכל בכוונה להבין כיצד להשתמש בהם מאוחר יותר. זה יהיה בסדר אם ה"כל "לא כולל גם פטיט פוטנציאליים של נתוני אינטרנט, עסקאות ומעקב אחר לקוחות. הבנת מה האנשים האלה מתכנסים היום ומה הם מתכוונים לאסוף מחר יכולה להכתיב את אסטרטגיית האחסון שלך לכל השנה.

ניתוח נתונים - אם מנהלי מסד הנתונים שלך (DBA) ענו עד כה על שאלות בתחום הבינה העסקית (BI), היכנס לשינוי. עם עליון מובהק באיסוף נתונים יבוא עלייה זהה בכרייה של נתונים אלה לערך. העמסתם זו על כתפיהם של DBAs אחד או שניים עמוסים מדי היא כנראה טעות. במקום זאת, בדוק אם כלי שירותי ביון עסקי (BI) בשירות עצמי (כגון Microsoft Power BI או Tableau Desktop) יכולים לעזור לארגון שלך. שוחח עם שיווק, כספים ומחלקות עתירות נתונים אחרים על אילו תובנות הם מחפשים, ואז בדוק אם אתה יכול לפרוס כלים כדי לאפשר להם לחפור עבור אותם נאגטס בעצמם.

6. גש לתכנון

אם עקבת אחר הצעדים שכבר התוארו, כעת יש לך מושג מדויק באיזו טכנולוגיה החברה שלך משתמשת, איך משתמשים בה וכמה היא עולה. יש לך גם נוף טוב לחורים המחוררים את המצב הזה - שבהם אתה משלם יותר מדי; היכן שיש סיכוני אבטחה פוטנציאליים; מה יהיה צורך לעדכן או לרענן השנה, ועוד.

השתמש בממצאים אלה כדי להתחיל למפות את שנת ה- IT שלך. עליך להבין כמה פרויקטים המחלקה שלך יכולה להתמודד עם אלה שצריכים לקרות (כמו חידוש רישיון, הפצות חומרה חדשות עקב רענון חוזי שכירות וכדומה). רק לאחר שתמפה את הפרויקטים הלא-אופציונליים האלה תוכל להתחיל בתכנון ערך מוסף.

אך כשמגיעים לשלב הזה, ישנם כמה צעדים עיקריים שעליך לבצע:

נפגשת עם מנהיגי תהליכים מקדימים; עכשיו להיפגש עם ההנהלה העליונה. אנשים מהשורה הראשונה נתנו לך תובנה כיצד הדברים עובדים והיכן אתה יכול לעזור, אך רק ההנהלה הבכירה יכולה לתת לך את הפרספקטיבה הגדולה. אתה זקוק לשתי הפרספקטיבות כדי להגיע לתוכנית טכנולוגית אפקטיבית.

פעלו ל"מכירת "פרויקטים לפני שתקדיש זמן להערכה ובדיקה. להבין אילו כלים יעבדו בצורה הטובה ביותר בארגון שלך יכול להיות משימה מייגעת וארוכה זמן. אל תמשיך לקחת את זה עד שתקבל רכישה הן מצד בעלי עניין בקו החזית והן מההנהלה העליונה. במילים אחרות, מכרו את רעיון הפרויקט שלכם לאנשים שירוויחו לפני שתקדישו להם שעות עבודה משמעותיות.

בעת מכירת הפרויקטים שלך, אל תתמקד רק בחיסכון בעלויות. מנהלי IT רבים מחליטים למצוא פתרונות זולים יותר לכל הכלים המשמשים כיום. לפעמים זו זווית טובה - במיוחד לדברים כמו שיחות סלולריות ותוכניות נתונים. אבל, עבור תוכנה ושירותי ענן מוכווני משימות, התמקדות בפונקציונליות מוגברת היא משחק טוב יותר. הגדר הדגמות של פתרונות מוצעים לבעלי העניין כדי לאפשר להם לראות מה התוכנית שלך יכולה לעשות עבורם ותקבל תשומת לב רבה יותר מאשר אפילו בגיליון האלקטרוני המהודר ביותר.

אל תגזימו. ברגע שיש לך את תשומת הלב של ההנהלה העליונה ורכישה מבעלי עניין בתהליך, קל להיסחף ממומנטום והתרגשות. זה יכול להוביל להבטיח יתר על המידה, אשר בתורו, מוביל לכישלון הפרוייקט ותלות Advil. היזהר מאוד בתכנון הפרויקט שלך. ספק חיץ לא רק מבחינת זמן אלא גם מבחינת התקציב, למקרה שתצטרך לשכור עזרה חיצונית כדי להשלים משהו בזמן. זכור כי ה- IT צריך גם להגיב למצבים בלתי צפויים, לכן הקפדה על פריסה למחר תוך התמודדות יעילה עם היום היא המפתח.