תוכן עניינים:
זוכרים את הימים ההם של תהליכי נייר? נראה כי חבילות תוכנת מעקב ההוצאות כיום מחקות טכניקות אלה. זו הייתה תקופה בה היינו ממלאים מעטפה מלאה בקבלות ומשלבים אותה עם דוח בסגנון גיליון אלקטרוני המפרט כיצד בזבזנו את כספי החברה. לאחר שמנהל המחלקה התנתק, נותרה מחלקת הנהלת החשבונות לבדוק שלכל קבלה היה הסבר מספק, ולהפך. בנק הקבלות (שמתחיל ב -14.99 דולר לחודש עבור משתמש סולו) נוקט בגישה מעט שונה, מה שעשוי להתאים מאוד לחלק מהעסקים הקטנים. זה עובד בעוצמה - ובהצלחה - להגיב על קבלות בודדות ולא על "דוחות" רשמיים. היא מאפשרת לכל מי שקיבל מעמד "מאשר" לתת אישור להחזר. והיא נשענת מאוד על שילוב עם יישומי צד שלישי, במיוחד יישומי חשבונאות מבוססי ענן, כדי לבצע את ההרמה הכבדה האחורית. אם כי אתה מחפש ניהול הוצאות מסורתי יותר בשורה, בדוק את אפשרויות העורכים שלנו, אישור עכשיו, Rydoo ו- Expensify.
ספירת עסקאות, לא משתמשים
במקום לחייב לכל משתמש פעיל, וכך גם Expensify, תוכנית התשלומים של בנק הקבלה מבוססת על מספר הפריטים שעובדו בחודש. יזמים בודדים המעוניינים לעקוב אחר הוצאות יכולים להתחיל בעבור $ 14.99 לחודש עבור 50 פריטים שעובדו, $ 29.99 עבור 100 פריטים שעובדו, או $ 44.99 עבור 150 פריטים ולהמשיך עד $ 202.49 עבור 675 פריטים. עסקים עם יותר ממשתמש אחד משלמים 25 $ לחודש עבור 50 פריטים שעובדו, 40 $ עבור 100 פריטים, 55 $ עבור 150 פריטים, ועד 220 $ עבור 675 פריטים.
עם זאת, מספרים אלה נמצאים בממוצע מתמשך של שלושה חודשים, כך שתוכלו לקבל לוח זמנים לנסוע כבד בחודש ספטמבר ואחריו חודשיים של זמן סרק, מבלי שתצטרכו לשדרג בגלל ועידה שנתית אחת, למשל. מנויים אלה כוללים סריקת קבלות אוטומטית לזיהוי תווים אופטיים (OCR), אבטחה של SSL (SSL) של 256 סיביות (שמשמעותה שמשתמשים יוכלו לוותר על השימוש ברשת פרטית וירטואלית (VPN) אם הם מגישים קבלות מהכביש), אינטגרציה עם יישומי חשבונאות מקוונים (כולל אינטואיט QuickBooks) ושיתוף נתונים עם ארגון נפרד, לרוב רואה חשבון של חברה קטנה או מנהל חשבונות.
ומשהו שלא מציעים אף אחד מהשירותים האחרים: שירות לעובדים עצמאים בחינם אם מוגבל ל 10 סריקות קבלה בחודש. אחרת, זה עולה 24.99 $ עבור 50 סריקות בחודש, ו 49.99 $ לשנה עבור מעל 50 סריקות. למרבה הצער, אין חברות בחינם, אך קיימת תקופת ניסיון חינם למשך 14 יום לתוכנית למשתמשים בודדים. מכיוון שרציתי לבדוק את תהליך האישור, ביקשתי וקיבלתי תקופת ניסיון בחינם של גרסת ה- multiuser.
צלם תמונה, צלם את הנתונים
בדומה ליישומי ההוצאות האחרים, אתה מזין נתונים לבנק הקבלה באמצעות אפליקציה סלולרית, העלאת דפדפן אינטרנט, על ידי העברת דוא"ל למזהה ייעודי לכל עובד, או באמצעות סנכרון כרטיסי אשראי ארגוני או אישי. יש לו כמה דרכים עצמאיות להכניס נתונים למערכת. בנק קבלות יכול לייבא קבלות וחשבוניות מ- PayPal או Dropbox. האחרון מגניב במיוחד: הצוות יכול להכניס את קבלותיהם לתיקיית Dropbox ייעודית, שממנה קולט בנק קבלות כל 24 שעות. לאחר עיבודן הוא מעביר את הקבלות לתיקיה ייעודית אחרת.
האפליקציה הסלולרית של קבלת בנק היא ווינר מובהק במחלקת קלות השימוש, וממזערת באמת את הזמן שעובד מבלה בהתעסקות בהזנת נתונים. אתה מצלם תמונה של קבלה, לוחץ על "שלח לעיבוד", וזמן מה אחר כך הנתונים המנותחים מופיעים עבורך לבדוק ולשלוח לאישור. חיסכון בזמן ממש נחמד שלא ראינו בשום מקום אחר: אתה יכול להגדיר את המצלמה לצלם מספר קבלות אחת אחרי השנייה, או קבלה אחת שיש בה יותר מדף אחד. בנק הקבלה עושה כמיטב יכולתו כדי לזהות את תאריך העסקה, המטבע, המס, הספק והקטגוריה. אם הוא מזהה את כרטיס האשראי המשמש לעסקה, הוא מסנכרן את הרשומות עם היישום החשבונאי שלך, כך שלא תצטרך להזין פריט פעמיים.
מצד שני, אין דרך להכניס הוצאה ידנית ללא קבלה כלשהי? וזה יכול להוות בעיה להוצאות, נניח, הטיפ שאתה משאיר לעוזרת הבית של חדר המלון שלך. כשנשאל, נציג החברה הציע להוסיף פתק בכתב יד.
תהליך ה- OCR לוקח קצת יותר זמן ממה שאנחנו מעדיפים. בבדיקות נראה היה שזה לוקח כשעה, אם כי לא השתמשנו בטיימר. עם זאת, בנק קבלות הופך את השווה להמתנה. זה עושה עבודה טובה להפליא בהפיכת שרבוטים של כתב יד מרושל בכוונה לטקסט מדויק. כאשר העברנו קבלת Uber מטיול בבודפשט לכתובת הדואר האלקטרוני האישית, בנק קבלות סרק נכון את חיוב הפורינט ההונגרי, ביצע את עסקת המטבע ורשם את הדולר האמריקאי בשדה ההוצאות. פלוס נוסף: אתה יכול, אם אתה צריך, לפצל בקלות חשבונית משולבת, למשל, חשבון מלונות, לפריטים בודדים.
ניתן ללכוד ולנהל עוד מידע נוסף. ביניהם: ניתן ליצור כללים עבור ספק מסוים, תמיד להקצות את העסקאות שלו לקטגוריה או לקוח מסוים. אתה יכול לפצל הוצאות. ואתה יכול לייצא את נתוני ההוצאות האישיות שלך ל- PDF או לגיליון אלקטרוני, כמו Microsoft Excel. לוח המחוונים של האתר מציג פריט וסיכום שימוש. תיבת הדואר הנכנס מציגה קבלות מצטיינות, כולל אפשרות לקטגוריות, לקוחות או שמות פרויקטים. במסך אחד תוכלו לערוך מספר פריטים במקביל לפני שתוסיפו אותם לדוח ותגישו לאישור.
כלים לשמח את רואי החשבון
לבנק הקבלה שלוש רמות משתמש: מנהל מערכת, אישור הוצאות ומשתמש בסיסי. מנהלי מערכת קובעים את כללי ומדיניות החברה, ויש להם גישה לכל התיבה. למתאימים תפקיד שונה במקצת: הם אינם יכולים לשנות את הגדרות החשבון, אך כל אישור יכול לצאת מהדוח של כל שולח, מבלי להיררכיה רשמית. החברה מתכננת להביא אישורים מרובים מתישהו בסתיו הקרוב.
שלושת רמות אלה פירושן גם ששיטות האישור של בנק קבלה שונות משל כל אחד מהאחרים שעבדנו איתם. למאשרים מומלץ לקבל כמה פריטים מחכים לתשומת ליבם. כמאשר אתה יכול ללחוץ על הפריט עצמו כדי לראות פרטים נוספים, כולל תמונת הקבלה. האישור ידני לחלוטין. אם אתה רואה משהו שאתה לא אוהב, אתה יכול ללחוץ על סמל דגל קטן מול הפריט; אתה יכול גם להשאיר פתק. אבל אין דרך לסמן אוטומטית הפרת מדיניות, והדרך היחידה לשלוח חזרה בעובד לעובד היא לשלוח עותק של CSV או PDF של הרשומה בחזרה באמצעות תכונת דוא"ל מעט מעורפלת.
כמו כן, בנק הקבלה אינו מחייב את המשתמשים להסתמך על דוחות הוצאות. משתמשים אינם צריכים להגיש או ליצור אוספים של "טיול בניו יורק"; מנהל משרד יכול להקצות קבלות לדוח מטעמם. אתה יכול גם להעניק גישה לרואה החשבון שלך או מנהל חשבונות על מנת להוסיף פריטים חדשים, לערוך פריטים, לחלץ או לדחוף נתונים מחשבונך.
ההגדרה קלה: אזור ההעדפות מאפשר לך לשמור גם על ההגדרה האישית שלך וגם של המשתמשים שלך. מעניין, כשמוסיפים משתמשים, אתה (לא המשתמש) מספקים סיסמא (מוצעת סיסמה בשבילך), שנשלחת אליך בדוא"ל למשתמש.
בנק הקבלה באמת מאיר בשילובו עם תוכניות הנהלת חשבונות - החל במספרן שהוא תומך בהן: Xero, Intuit QuickBooks ו- FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One, Sage 50. אתה יכול לחבר בנק קבלה לאחד בלבד תוכנית הנהלת חשבונות בכל פעם. כאשר שילבתי את המערכת בחשבון FreshBooks שלי, היא הביאה את כל הקטגוריות בהן נעשה שימוש, כמו גם שמות פרויקטים ולקוחות. לאחר מכן היא מסתמכת על היישום החיצוני לכל דבר החל מחזר הוצאות לחשבונות לתשלום למגמות דיווח. לא ניתן להוסיף קטגוריות או פרויקטים חדשים תוך כדי תנועה. במקום זאת, עליך לעבור ל- FreshBooks (או לאיזו מערכת אתה משתמש), להוסיף אותם לשם ואז לסנכרן מחדש.
אמנם אנו אוהבים את העובדה שבנק קבלה מכניס את הקטגוריות החשבונאיות, אך יש לנו פרשוף עם הדרך בה הוא מציג אותן. אנו בטוחים כי אנשי מקצוע בחשבונאות מעריכים את קטגוריות הרישום של התוכנה לפי מספר GL (0030 - ארוחות ובידור), אך מבחינת המשתמש אנו מעדיפים ארגון אלפביתי (במקום לגלול בין כל המספרים) או בדרכים אחרות לבצע מצא את האפשרויות (כגון "אילו קטגוריות אני יכול לבחור בנסיעת דרך?").
ישנם מספר סוגיות אחרות המבדילות את בנק הקבלה מאחרות. לדוגמה, בעוד שהתוכנה מסמנת בעיות מסוימות, כגון הגשות לא שלמות, היא אינה מסמנת באופן אוטומטי הפרות מדיניות. בנוסף, קיימת הנחה כי אישורים (או סירובים) יגיעו מהנהלת חשבונות ולא מהאישור הראשוני. אחד הדברים הראשונים שאתה מתבקש לעשות כשאתה מתחיל לעבוד הוא לשלב את בנק קבלות עם תוכנית הנהלת חשבונות.
יש לעשות רבות כדי להקל על החיים של חברות רואי חשבון התומכות בעסקים קטנים. ניתן לייבא נתונים דרך Dropbox ו- MyFirmsApp (עבור חברות רואי חשבון). יש גם שילוב של שכר עם KeyPay ו- PaySuite, ועוד יותר שילוב עם שירותי חיוב וחשבוניות, כולל Gusto ו- Bill.com.
פונקציות העזרה של בנק הקבלה מצוינות. אם תלחץ על כפתור העזרה בפינה השמאלית התחתונה של כל עמוד, הוא יציג מספר נושאים קשורים או יאפשר לך להקליד את שאלתך. במרכז העזרה הכללי יש מגוון רחב של תשובות ודרכי ביצוע. יש גם מגוון השתלמויות מבוססות וידאו.
בנק קבלות לא עושה הכל בצורה הצפויה. עסקים עם חזקה "אנחנו עושים את זה ככה!" דברים מסוימים עלולים להידרש, כגון היררכיית האישור השטוחה ומדי פעם מבלבלת. בנוסף, מוזרויות כמו חוסר היכולת ליצור הוצאה ללא קבלה או להחזיר הוצאה בעייתית לתיקון יכולות להפוך את הדברים למביכים יותר מהנדרש. אחרת, זה קרוב למערכות העליונות ביותר, כמו הכלים הזוכים בבחירת העורכים שלנו Certify ו- Rydoo.
