קרא את הנושא לפני שתנתח דוא"ל לרפיון

אימייל קל לשנוא. אה, איך אנחנו אוהבים לשנוא את זה. כקשר לעולם החיצון, זה נהדר. כדרך לדבר עם עמיתים לעבודה, לא כל כך. זה לא בזמן אמת, אנשים משתמשים לרעה בזה (שלום, "השב לכולם"), והודעות חשובות קבורות בבוצה היומית של עלוני מידע, מודעות והודעות דוא"ל למנויים ולשירותים שאתה יכול להישבע שמעולם לא נרשמת.

זה לא תמיד היה ככה. זה לקח יותר משני עשורים לאחר שמתכנת המחשבים האמריקני ריי טומלינסון יישם את מערכת הדואר האלקטרוני הראשונה בשנת 1971 כדי לקבל דוא"ל. אבל כשזה קרה, זה יצר מהפכה באופן שבו אנשים התקשרו, בתוך ומחוצה להם בעבודה. טומלינסון נפטר ב -6 במרץ בגיל 74.

כיום, חברות מוציאות דוא"ל בהמוניהם לכלי שיתוף פעולה מקוונים כמו אטלסיאן HipChat, Google Hangouts, והבולטת ביותר, Slack. הפעילות צפויה לדחוף את השוק העולמי עבור מה שהאנליסטים מכנים רשתות חברתיות ארגוניות ל -3.5 מיליארד דולר עד 2019 - יותר מכפליים ממה שהיה בשנת 2014, כך עולה מדו"ח הבינתחומי ביולי 2015.

המעבר ל- Slack או לכלי תקשורת פנים-משרדי דומה קל כמו לפתוח חשבון ניסיון בחינם. רפיון יכול להיות נהדר לחילופי דברים מהירים בין חברי צוות, או לשיתוף מסמכים ודיווחים ברחבי החברה. אבל יש עקומת למידה, זה יכול להיות יקר, והוא יכול להתפרק לזמן גדול כמו אימייל, אם לא גרוע יותר.

דני גרונר, שותפויות בלוגריות ומנהל Outreach באתר הצילומים Shutterstock, שמשתמש בסלאק לתקשורת פנימית, "זה דורש רכישה של עובדים". "אם אנשים יקנו את זה ומוכנים להכיר בערך שיש ערך, בעוד שלושה עד שישה חודשים תפסיק מהדרך הישנה."

להלן גורמים שיעזרו לך להחליט אם העסק שלך מוכן לנשק לשלום דוא"ל. הם מבוססים על תשומות של יותר מחצי תריסר עסקים קטנים עד בינוניים (SMB) שראיינתי שהעבירו הודעות משרדי לסלאק או לכלי דומה.

1. להבין מדוע אתה עובר

לא די בתיק דואר אלקטרוני מכיוון שהוא "רע". יעדי בטון יכולים לעזור לך לקבוע כיצד להגדיר ולהפעיל שירות חדש. גרג אדוארדס, מנכ"ל חברת אבטחת הרשת WatchPoint Data, רצה דרך מהירה יותר לקבל מידע מעובדים וממנה, אך עם היכולת לצרף קבצים, לשתף פעולה ולארכוב חומר. הוא היה זקוק לפונקציונליות עשירה יותר מכפי שהודעות מיידיות (IM) יכלו להציע, ולכן הוא בדק את Slack ומצא "זה עשה את כל מה שחיפשתי."

2. האקדחים הגדולים צריכים להוביל את הקרב

כן, זה יהיה קרב. גם אם דוא"ל מקולקל, זה הדבר שרוב האנשים רגילים אליו. מעבר לא יעבוד אלא אם כן המנהלים הבכירים הם המעודדות הגדולות ביותר - והמשתמשים הראשונים. בחברה קטנה יותר, זה יכול להיות הבעלים או המנכ"ל. בחברה גדולה יותר זה יכול להיות ראש המחלקה. לאחר שנרשם לסלאק, היה על אדוארדס להזכיר ללא הרף לשמונה עובדיו על כך. "עדיין הייתי רוצה שאנשים ישלחו אלי דוא"ל והייתי מגיב ואומר 'שלח לי את זה בסלאק'."

חברות אחרות נוקטות בגישה רכה יותר. יצרנית האפליקציות למספר טלפון וירטואלי, Burner, השתמשה באפליקציית צ'ט אחרת כשאחד המייסדים של החברה הזמין כמה חברים לנסות את Slack. גרג קון, מנכ"ל ברנר. "כולם התחילו להשתמש בסלאק יותר ויותר, והרגנו את השני. הוא מעריך כי נפח הדואר האלקטרוני שלו פחת בין 30 ל -50 אחוזים כתוצאה מכך - והיה פוחת יותר אם תפקידו לא היה כרוך בדוא"ל לאנשים מחוץ לחברה.

3. שקול את האפשרויות שלך

סלאק הוא שחקן גדול, אבל יש אלטרנטיבות. הכלים של Sameroom מסייעים בשיתוף הודעות בין פלטפורמות תקשורת לא תואמות, והחברה משתמשת בפתרונות מרובים להודעות בין-משרדיות כולל אטלסיאן HipChat, אינטרקום ו- Slack, אם כי היא בעיקר משתמשת ב- Fleep. בין היתר, משתמשי Fleep יכולים לכתוב הודעות בתוך הפלטפורמה למשלוח לדוא"ל וממנו, תכונה שאינה זמינה בגירסה החינמית של Slack (כך אומר אנדריי סורוקר, מנכ"ל סמרום).

4. קחו בחשבון את העלויות

הרפוי הוא בחינם עד שתפגע ב- 10, 000 הודעות וחמישה כלים נתמכים. לאחר מכן זה עולה 8 דולר לחודש למשתמש (או 6.67 $ כשמשלמים מדי שנה). ג'ף גלדניק, מייסד ומנכ"ל חברת פיתוח אתרים Great Dental Websites (GDW), משלם 200 דולר לחודש עבור Slack עבור 30 עובדיו. הוא אוהב את השירות אבל היה שמח למצוא משהו זול יותר. "אתה מכה בקיר מהר יותר ממה שאתה חושב, " הוא אמר, "ואז הצוות שלך מתלונן כשהם לא מצליחים למצוא דברים ואומרים בוא נחזור לדוא"ל. אז אתה קונה. זה כמו הרואין, אתה נתקע בזה ו לא יכול לרדת."

5. מציעים הדרכה

קשה כמו לדמיין, פעם היו אנשים צריכים ללמוד כיצד להשתמש בדוא"ל. זה אותו דבר לגבי סלאק. וודא שהעובדים מכירים את היסודות של Slack, כגון אופן הפעולה של הערוצים ואיך להצטרף או לבטל אותם. אם אתה משלב את Slack עם אפליקציות פרודוקטיביות משרדיות, ודא שהם מבינים מה הם אלו ואיך הם מתחברים. קבל יותר רמזים כיצד לבצע ב -7 טיפים חיוניים למשתמשים רפויים. ככל שיש לעובדים גדולים יותר, פחות הסיכוי שהם יחליקו לסוג ההרגלים הרעים שיצרו את דוא"ל המורס הוא היום.

6. להחליט כמה תרבות התרבות שלך שאינה עשויה לעבוד, תאפשר

עובדים ב- GDW הקימו ערוצי Slack לאנשים שאוהבים חתולים, סקי וסנובורד. "הרבה מהתרבות שלנו עשתה את דרכה לסליקה", אמר גלדניק של GDW.

אבל כיף גדול מדי יכול להיות דבר רע. במקום לתת לאנשים סיכוי לפוצץ קיטור בין משימות, ערוצי גיבוי יכולים להפוך לבזבוז זמן אדיר.

Slack הודיעה לאחרונה על צ'אט קולי פנימי משלה באותו הקווים של סקייפ.

סורוקר אומר שהוא עבד פעם בחברה שהשתמשה בסקייפ, "והיו אנשים שהעבירו את כל יום העבודה שלהם רק כדי להתבדח בחדרי הצ'אט (סקייפ) האלה, להחליף תמונות חתולים ו- GIF מונפשים", אמר. "אם זה הופך למציאות, זה מסוכן." ב- Sameroom אמר סורוקר כי אין ערוצי Slack מהנים. "אנחנו לא אומרים שום דבר אלא אם זה קשור לעבודה. אנחנו מנסים להיות משעממים בכוונה."

7. אל תתעלם מאפליקציות תקשורת ליצירת קשר עם לקוחות

יתכן וכלי שיתוף פעולה ואפליקציות העברת הודעות פנימית לא נועדו לתקשורת עם לקוחות, אולם חברות משתמשות בהן כעת כך. Cohesion סינגפור, מארגן אירועים קבוצתיים בקבוצת קבוצות כמו תג לייזר וכדורגל בועות, משתמש ב- WhatsApp Messenger וב- Telegram Messaging כדי לענות על שאלות של לקוחות פוטנציאליים. החברה, בת 18 חודשים, שמטה דוא"ל לטובת אפליקציות העברת הודעות לפני כשנה מכיוון שהיא אפשרה לעובדים להגיב מהר יותר, כך אמר מייסד שותף של Cohesion, סינגפור, Xavier Chng. והוא ציין, הלקוחות מוכנים לשלם פרמיה עבור "ערכים מהותיים" כמו תשובות מהירות.