Mitratech מבוצע על חוזים ודירוג של חוזים

הניווט המהיר בין הכרטיסיות והבחנות הצבעוניות בין הכרטיסיות הם תכונה מבורכת עבור חברות גדולות יותר או עבור אנשים עם ריבוי חוזים. למי שנהל רק מספר מוגבל של חוזים, מספר הכרטיסיות עשוי להיראות מוגזם. במקרה זה, ניתן לבחור עיצוב פשוט יותר כמו אלה המוצעים על ידי חוזית או Blueridge Software Contract Assistant.

ל- GCD אפשרויות רבות להתאמה אישית בכל כרטיסייה. משתמשים יכולים לסנן ולקבץ את החוזים, המסמכים, התיקיות והשחקנים באמצעות תפריטים נפתחים. משתמשים יכולים גם לארגן מחדש עמודות המוצגות. עם זאת, התאמה אישית זו באה במחיר הפשטות. כל התפריטים, הלשוניות והלחצנים הנפתחים בכל רחבי המסך יכולים להרגיש עסוקים בהשוואה לניקיון של תוכניות כמו SecureDocs ContractWorks - שמציעה פחות התאמות מיידיות אך מספקת ממשק פחות מסובך.

מתחילים להתקין

כאשר המשתמשים מנווטים לראשונה דרך GCD, חלונות מבוא צצים עם פתיחת כרטיסייה חדשה. המידע מועיל במיוחד מכיוון שהוא לא רק מסביר את הדברים המעשיים שניתן לעשות באותו אזור מסוים, אלא גם את התיאוריה שמאחורי אותה כרטיסייה. לדוגמה, כאשר משתמשים לוחצים על הכרטיסייה תיקיות, GCD מודיע למשתמש כי "תיקיה ב- GCD תואמת תיקיה או קלסר פיזיים" ומראה למשתמש כיצד ליצור תיקיה חדשה.

חלונות מוקפצים מועילים אלה מגיעים על חשבון מדריך למשתמש נרחב יותר, כגון הוראות שלב אחר שלב שהיו זמינות אצל עוזר חוזים - או הדרכות הווידיאו שהיו זמינות מ- ContractWorks ו- Contract Insight. עם זאת, קיימת תכונה "שאל את GCD" לכל שאלה שיש למשתמשים שלא נענו על ידי המדריכים המיני.

הוספת חוזים, מסמכים, נגנים, תיקיות ופריטים אחרים מסוג GCD חדשים הם משב רוח. לחצני ההוספה נגישים מכל עמוד, בסרגל אפור דק החוצה את החלק העליון של סביבת העבודה. כפתורים אלה הפכו את ההתקנה הראשונית שלי למהירה וללא כאבים, ואיפשרו לי להוסיף מעטפת תיקיות ולמלא אותם בחוזים תוך דקות. סביב לחצני ההוספה המהירה נמצאות פונקציות חיפוש והודעות בדוא"ל לקבלת גישה נוחה.

פן אחד ייחודי ל- GCD הוא שהוא מבחין בין מה שהוא מכנה חוזים למסמכים. בתחילה מגדירה GCD את החוזים כהסכמים החוקיים הסופיים, העשויים להתאים למסמך, למסמכים רבים או בכלל לא. משתמשים יכולים להוסיף מסמכים בשלב אחד או יותר במהלך תהליך המשא ומתן כולל גרסאות חדשות ככל שיהיו זמינות. כאשר (ואם) המסמך הופך לחוזה, ניתן לשנות אותו בלחיצה על תיבת הסימון.

פעולות והתראות, המנגנונים שבאמצעותם המשתמשים שומרים מפני החמצת אירועי חוזה חשובים, פשוטים גם הם ליצור. התראות מצורפות לחוזים או למסמכים וניתן להתאמה אישית בקלות. ניתן להגדיר את ההתראות לשבת על לוח המחוונים של המשתמשים, לשלוח התראות בדוא"ל, לצרף מסמכים ולכלול טקסט מיוחד. ניתן ליצור התראות על בסיס תאריך התפוגה, תאריך הסגירה או כל תאריך שהמשתמש רוצה. לקח לי בערך 30 שניות להגדיר את ההתראה הראשונה שלי, כמעט ללא הוראות. פעולות הן משימות או קביעות עבור משתמש מסוים או קבוצת משתמשים מסוימת, אשר נוצרות גם הן בקלות.

מבחינת ההתאמה האישית ניתן להתאמה אישית של כל שדות הזנת הנתונים. אין הכשרה או ידע בתחום ה- IT. הצלחתי להוסיף ולהזמין מחדש שדות לטעמי. תיבות טקסט, תפריטים נפתחים ותיבות סימון כל אחד לקח רגעים בלבד ליצור. לוח השנה מספק חזותית טובה למי שמעדיף סגנון לוח שנה מסורתי. ניתן להתאים אותו כך שיכלול רק מידע הרלוונטי לחוזה, ואירועיו יכולים לקשר לחוזים, למסמכים ולפעולות לניווט מהיר.

חיפוש ודיווח

GCD מייצר דוחות על בסיס המידע שנצפה כעת על ידי המשתמש. מכיוון שהמשתמש יכול לסנן ולסדר מחדש את כל המידע הניתן לצפייה, המשתמש יכול ליצור את הדוח בשליטה מלאה. עם זאת, מגבלה אחת היא שניתן לייצא דוחות רק ל- Excel, אם כי ניתן לבצע את התהליך בלחיצת כפתור.

ל- GCD יש תכונת חיפוש חזקה ביותר בה ניתן לחפש בכל שדות הנתונים והטקסט המסמך שהוזנו על ידי המשתמש. אחת המגבלות ב- GCD היא שלא ניתן לייצא את תוצאות החיפוש, כמו באגילופט. בצד זה, ישנם מספר תכונות המבדילות את GCD ממערכות ניהול חוזים אחרות. יכולת מועילה אחת היא שילוב ה- GCD עם Microsoft Word ו- Outlook. התוסף ל- Word מאפשר למשתמשים לפתוח מסמכים ישירות ב- Word, לערוך או לשנות, ואז לשמור מ- Word ישירות ל- GCD. ישנו פלאגין דומה של Outlook המאפשר למשתמשים לשלב GCD בהודעות דוא"ל קיימות ולא לנסות להביא דיון מהדוא"ל ולמערכת ניהול החוזים, כמו שתמצאו בערך Onit.

כמה תכונות מעניינות אחרות הן כפתור הורדה המאפשר למשתמשים לתפוס את הגירסה העדכנית ביותר של כל המסמכים או החוזים הרשומים, להציג תצוגה מקדימה של גרסאות PDF או Word שהועלו ל- GCD (שניתן לחפש במלואן ולתת למשתמשים לראות את המסמכים מבלי להוריד את הקובץ), והיכולת לשלוח מיילים ישירות מ- GCD.

בסך הכל, קל מאוד ללמוד ולגדיר את ה- GCD בצורה תקינה. זה משתלב ביישומים שהמשתמשים שלך כנראה כבר (כמו Microsoft Word, Excel ו- Outlook), והוא מאפשר התאמה אישית נרחבת. חיפוש ודיווח קל כמו גם הוספת חוזים, מסמכים וביצוע פעולות בזרימת עבודה. יש מעט מאוד מה למצוא פגם ב- GCD, וזו הסיבה ש- GCD הוא אחד משני הזוכים בבחירת עורכי PCMag בסבב זה.