ביקורת ודירוג של מיקרוסופט של Sharepoint ברשת

תחילת העבודה עם SharePoint Online

זה פשוט להירשם ל- Microsoft SharePoint Online. פשוט בחר תוכנית וספק את שמך, דוא"ל, מספר טלפון, חברה וכתובת. לאחר מכן, צור מזהה משתמש, סיסמא וכתובת אתר ייחודית (למשל, yourname.onmicrosoft.com). לאחר מכן, וודא שאתה לא רובוט על ידי הזנת קוד שיישלח אליך באמצעות טקסט או שיחת טלפון. לבסוף, הזן את פרטי התשלום שלך ובחר אם לשלם חודשי או שנתי. פרטי תשלום אינם נדרשים אם תבחר לתקופת הניסיון בחינם.

אם זו החוויה הראשונה שלך עם Office 365, ייתכן שתיתקל במעט עומס מידע כשתתחבר לראשונה. אם נרשמת לתקופת הניסיון בחינם של Microsoft Office 365 Enterprise E3, לוח המחוונים שלך יכלול למעלה מתריסר אריחים מקושרים לתוכניות ותכונות שונות של מיקרוסופט הכלולות ברמת Enterprise E3. אחד האריחים הללו הוא Microsoft SharePoint Online. בנוסף, אתה יכול לגשת להיבטים הניהוליים של Microsoft SharePoint Online תחת מודול הניהול באמצעות התפריט מרכזי ניהול בצד שמאל.

Microsoft SharePoint Online מאפשר למשתמשים ליצור אתרים בודדים כישות ארגון וניהול. לכל אתר SharePoint יכול להיות ספריית מסמכים, מחברות, אבטחה ועיצוב משלו. בנוסף, ניתן לארגן אתרים כאתרים עצמאיים או בהיררכיה באמצעות תת-בסיס. בעת יצירת אתר, תתבקש לבחור בין אתר צוות או אתר תקשורת. אתרי צוות הם אתרי SharePoint המסורתיים, המיועדים לשיתוף פעולה בארגון, במיוחד כאשר אחוז משמעותי מהמשתמשים יהיו מעורבים בניהול מסמכים. אתרי תקשורת שימושיים לתרחישים שבהם קבוצה או קבוצה קטנה יוצרת תוכן שצריכה לקבוצה גדולה יותר של משתמשים; חשוב על זה כמעבר בין ספריית מסמכים לבלוג. ניתן להשתמש בשתי אפשרויות האתר לשיתוף מסמכים וניתן להתאמה אישית רבה.

אתרי צוות ב- Microsoft SharePoint Online הם גמישים, בתנאי שמישהו מוכן לנווט בעקומת הלמידה. לדוגמה, ניתן להגדיר את ספריית המסמכים של אתר עם שדות מטא-נתונים רבים, אותם ניתן למנף למספר פונקציות שונות. ניתן להתאים אישית תצוגת מסמך כדי להציג שדות ספציפיים לשימושך לצורך חיפוש ומיון. ניתן לסנן תצוגה כך שתציג רק מסמכים עם מטא נתונים תואמים, מה שיאפשר לך ליצור תצוגות מרובות, שכל אחת מהן מותאמת אישית כדי להציג קבוצה מסוימת של מסמכים.

ניתן לסנכרן את ספריות המסמכים המקוונות של Microsoft SharePoint Online עם המחשב או המכשיר הנייד שלך באמצעות לקוח Microsoft OneDrive. משתמשי שולחן העבודה יכולים פשוט ללחוץ על כפתור הסנכרון בספריית המסמכים כדי להגדיר את החיבור (או להוריד את התוכנה). ניתן להוסיף קבצים חדשים לספריית המסמכים באמצעות גרירה ושחרור, העתקת קבצים לתיקיה מסונכרנת בשולחן העבודה, או באמצעות אפליקציות שונות של Office ב- שולחן עבודה או מכשירים ניידים. דפיקה אחת נגד Microsoft SharePoint Online במשך שנים רבות נבעה מאי יכולת החיזוי של לקוח הסנכרון OneDrive. מיקרוסופט הוציאה מאז לקוח OneDrive חדש, שנראה כי עושה עבודה טובה בהרבה כדי לסנכרן את הקבצים שלך.

שיתוף ושיתוף מסמכים

בבסיסה, Microsoft SharePoint Online היא פלטפורמת ניהול מסמכים. בנוסף ליכולות בסיסיות של ניהול מסמכים, כגון העלאת קבצים והורדות, עריכה ושיתוף, Microsoft SharePoint Online מטפל גם במעקב אחר שינויים. שמירת יומן של מי ביצע עריכות ומאפשר לך להוריד מהדורות קודמות של המסמך שלך כדי לבדוק שינויים או לחזור למהדורה קודמת מעניקה לא מעט גמישות ל- Microsoft SharePoint Online. משתמשים יכולים גם להגדיר התראות בספריית מסמכים כדי לקבל הודעה בעת ביצוע שינויים. ניתן לבדוק מסמכים כדי למנוע בעיות עם מספר אנשים שעורכים את אותו הקובץ, אם כי עריכה משותפת (מספר משתמשים שעורכים את אותו הקובץ בו זמנית) נתמכת גם עבור מסמכי Office מודרניים, בהנחה שכל המשתמשים משתמשים ב- Office 2010 ואילך.

מיקרוסופט מציעה כמה תכונות אבטחה ותאימות נוקשות למדי ב- Office 365, שרבות מהן ניתן למנף כנגד Microsoft SharePoint Online. רוב חבילות ניהול המסמכים האחרות בדרגה עסקית, כגון Ascensio System OnlyOffice, מציעות מאפייני אבטחה בסיסיים כמו הרשאות ומעקב אחר ביקורת. Microsoft SharePoint Online תומך גם בתכונות אלה אך כולל גם תכונות בסדר גודל מעל לתחרות. בתור התחלה, אתה יכול ליצור מדיניות המטפלת בדברים כמו תוויות מסמכים, מניעת אובדן נתונים, שמירת מסמכים וגישה למפקח. תוויות מסמכים משמשות לזיהוי מסמכים שעלולים להיות נתונים רגישים, כגון כרטיסי אשראי, מספרי ביטוח לאומי או נתוני לקוחות.

SharePoint מציע כלים לא רק ליצור ולנהל תוויות אלה, אלא להחיל אותם על מסמכים קיימים (או אפילו כתובות דוא"ל אם אתה משתמש בחבילת Office 365 מלאה) בהתבסס על תוכן המסמך. כלים דומים זמינים למניעת אובדן נתונים, כגון מניעת שיתוף של מסמכים המכילים מידע רגיש מחוץ לארגון שלך. כלים זמינים גם לניהול שמירת מסמכים, הן למניעת משתמשים למחוק לצמיתות מסמכים והן לאכיפת ארכיון או הסרה לאחר פרק זמן מוגדר. ברבים מהמקרים הללו, מיקרוסופט מציעה קבוצה מוגדרת מראש של מסננים שנועדו להקל על עמידה בתקנות במדינות שונות, כולל חוק הניידות וחבות האחריות של ביטוח הבריאות (HIPAA) והתקנות המתאימות. ניתן גם להגדיר יישום מדיניות באמצעות מונחי חיפוש. ניתן ליישם מדיניות זו בכל Microsoft SharePoint Online או באתרים בודדים.

ניתן להשתמש ברישום ביקורת למעקב אחר פעילויות ברמת המשתמש או שינויים מנהליים. לאחר הפעלת רישום, אתה יכול לחפש ביומן הביקורת אחר פעולות, משתמשים, חלונות זמן או מונחי חיפוש כדי למקד את התצוגה שלך. תכונה אחת שהוזכרה בעבר, eDiscovery, היא כלי מקיף לאיתור מסמכים הקשורים לנושא ספציפי כמו פעולה משפטית. על ידי שימוש ב- eDiscovery, אתה יכול לאתר מסמכים שנמצאים בגדר זימון או בקשת מידע אחרת, להגן על מסמכים רלוונטיים על ידי הצבת עצירה אותם, או אפילו לייצא קבצים רלוונטיים כדי להיענות לבקשה.

אם תכונות האבטחה האלה נשמעות מאיימות, דעו שהן אופציונליות לחלוטין ולא יפריעו לכם אם תבחרו להתעלם מהן. אפשרויות אבטחה סטנדרטיות נוספות, כגון הרשאות מבוססות קבוצה או משתמש, זמינות גם הן. אתה יכול גם להגדיר כיצד עובד שיתוף קבצים מחוץ לארגון שלך, כגון שיתוף רק למשתמשים מאומתים, הגדרת תקופות תפוגה לגישה אנונימית, או באמצעות קבוצות לניהול מי יכול לשתף מסמכים באופן חיצוני. אתה יכול גם להגדיר קישורי שיתוף כדי לספק גישה לקריאה בלבד למסמכים שלך.

זרימת עבודה גמישה וניתנת להרחבה

SharePoint של מיקרוסופט תמך ביצירת זרימת עבודה זה זמן רב ו- SharePoint Online אינו יוצא מן הכלל. בעוד שרוב מערכות ניהול המסמכים עם מודול זרימת עבודה תומכים במשימות בסיסיות של ניהול מסמכים, כגון סקירת ניתוב או בקשות חתימה, Microsoft SharePoint Online משתלב היטב עם Microsoft Flow, כלי ליצירת זרימות עבודה בין פלטפורמות שונות. באמצעות Flow, באפשרותך לשלוח בקשות אישור כאשר טעונים של מסמכים לספריה, להשתלב עם טפסים של מיקרוסופט כדי לנתב מידע לאיש הקשר המתאים, או לקשר ספריית מסמכים עם פלטפורמת אחסון ענן של צד שלישי כגון DropBox Business או Google Drive עבור עבודה. מיקרוסופט מציעה יותר ממאה תבניות Flow, או שתוכל לגלגל בעצמך.

תחום נוסף שמיקרוסופט דוחפת כנקודת אינטגרציה לפלטפורמת ניהול המידע ההוליסטית שלהם הוא Microsoft PowerApps. הכוונה שמאחורי PowerApps היא שמשתמשים יכולים בקלות רבה (במונחים יחסים) ליצור אפליקציה שיכולה ללכוד ולאחסן נתונים ב- Microsoft SharePoint (אפילו באמצעות Flow). ניתן לרשום PowerApps אלה בחנות Microsoft ולהשתמש בהם בתהליכים עסקיים פנימיים או כפורטלים הפונים ללקוח.

אם מדברים על אפליקציות, מערכת היחסים ארוכת השנים של מיקרוסופט עם מפתחים פירושה שקטלוג האפליקציות של Microsoft SharePoint מלא באפליקציות שאתה יכול לשלב באתרי Microsoft SharePoint שלך. אפליקציות אלו מגיעות הן באופציות בתשלום והן בחינם, אך עליכם להיות מודעים לכך שאפילו האפליקציות החינמיות מגיעות עם מחיר. הרשאות אפליקציה של Microsoft SharePoint דומות בדיוק כפי שהייתם מצפים במכשיר הנייד, וכל אפליקציה כוללת רשימה של דברים שהאפליקציה תוכל לעשות עם המסמכים והנתונים שלכם, ולכן יש לטפל בהם בזהירות המתאימה. בנסיבות הנכונות, יישומי Microsoft SharePoint יכולים להוסיף פונקציונליות כגון יכולות התראה משופרות, אפשרויות לוח שנה נוספות, שילוב בשירותים אחרים ושלל אפשרויות אחרות.

SharePoint Online הוא פלטפורמה רבת עוצמה

המוניטין של Microsoft SharePoint כי הוא קשה לניהול או אפילו שימוש הוא תוצאה של ההתמקדות בתכונות על פני שמישות. עם ההתמקדות המוגברת של מיקרוסופט בהנגשת Office 365 ומרכיביה השונים למנהלים במשרה חלקית (במיוחד אלה המשלימים את התפקיד מתוך הכרח), Microsoft SharePoint Online הוא גילוי מבחינת הצעת תכונות מתקדמות הפונות ללקוחות ארגוניים מבלי לספק פיתרון כה מורכב עד שאי אפשר להשתמש בו בחנויות IT קטנות יותר. למען ההגינות, ישנם עדיין כמה מורכבות של ניהול Microsoft SharePoint, כולל מספר מיקומים להגדרות ניהול. אבל רוב התכונות פשוטות יותר להגדרה מכפי שהיו בעבר.

התמחור של Office 365 של מיקרוסופט הוא אגרסיבי וניתן יהיה להשיג את Microsoft SharePoint Online במחיר של 5 $ למשתמש למשתמש בחודש. אבל זה עדיין רחוק מהתמחור של $ 1 למשתמש למשתמש לחודש שתוכל לקבל מהמתחרה Ascensio System OnlyOffice, בחירת העורכים האחרים שלנו. עם זאת, על סמך המיקוד החדש וקל לשימוש בו, שיתופי הפעולה המתקדמים ותכונות האבטחה המוצעות באמצעות Flow, eDiscovery והמגוון הרחב של מדיניות הניהול שניתן להגדיר, Microsoft SharePoint Online מרוויח בקלות את אחד מפרסי בחירת העורכים שלנו בניהול המסמכים. קטגוריה.