התארגנו: כיצד להשתמש בשינויי מסלול במסמכי google

מאז 2014 Google Docs אפשרה לאנשים לעקוב אחר שינויים תוך עריכה או שיתוף פעולה בעבודה שלהם עם אחרים. היכולת לעקוב אחר שינויים מעניקה לך יותר כוח עריכה בשתי דרכים. ראשית, אתה יכול לערוך את העבודה שלך מבלי לבצע את השינויים שלך, למקרה שאתה או מישהו אחר ירצו לבדוק אותם. שנית, באפשרותך ליצור מסמך ולשתף אותו עם אחרים, והם יכולים להציע שינויים בקובץ שאתה או מישהו אחר יכולים לראות ולקבל, לדחות או לשנות אותו. זה הופך את תהליך שיתוף הפעולה לשקוף יותר וקל יותר לניהול.

בעוד שאנשים רבים מתייחסים לפונקציונליות זו כ'עקוב אחר שינויים '- כך קוראים לזה ב- Microsoft Word, ונמצא שם זמן רב יותר - גוגל מכנה זאת מציעה. זה עובד באופן דומה לתכונה ב- Microsoft Office. למעשה, אם אתה מייבא Google Doc ל- Microsoft Word או להפך, כל השינויים או ההצעות שנמצאו במעקב נשמרים ונראים לעין.

להלן אופן השימוש ב- suggesting ב- Google Docs.

כיצד להפעיל מצב הצעה

אם אתה כותב ועורך סולו, או שאתה מציע שינויים בעבודה של מישהו אחר, התחל על ידי הפעלת מצב הצעה. בשולחן העבודה, חפש בפינה השמאלית העליונה של המסך סמל עט והמילה עריכה. לחץ עליו ובחר הצעה. במכשירים ניידים, התבונן בתפריט ההגדרות, שם זה נקרא הצע שינויים. הפעל אותו.

לאחר הפעלת הצעה, העריכות החדשות שלך מופיעות בדף כעריכות ולא כטקסט מחויב. לדוגמה, כל מחיקה מופיעה כטקסט עם קו חוצה. מילים חדשות שהקלדת מופיעות בצבע חדש (במקרה זה ירוק).

עבור כל שינוי שאתה מציע, Google Docs יוצר תיבת סיכום קטנה בשוליים הימניים שמראה מי הציע את השינוי ומה הוא. תיבות הסיכום הללו מעניקות גם לך ולעורכים אחרים את הכוח לקבל או לדחות את השינויים, אותם אני מכסה ביתר פירוט בהמשך.

כיצד שתף את המסמך שלך

אם ברצונך לקבל שינויים מוצעים מאנשים אחרים, עליך תחילה לשתף את המסמך שלך ולאפשר עריכה. בפינה השמאלית העליונה בשולחן העבודה, לחץ על כפתור השיתוף הכחול. בנייד האפשרות נמצאת בהגדרות תחת שיתוף ויצוא. אתה יכול לשתף את המסמך רק עם אנשים שאתה בוחר או על ידי יצירת קישור הגורם למסמך גלוי לכל מי שיש לו קישור זה.

הנה החלק החשוב ביותר: עליך לתת למשתפי הפעולה שלך הרשאת עריכה. בחר באפשרות ניתן לערוך מהאפשרות הרלוונטית.

כאשר משתפי הפעולה שלך מקבלים את המסמך, עליהם לבדוק שהם מציעים ולא לערוך כך שכל אחד יכול לראות את השינויים. כאשר צוותים עובדים בדרך זו בתדירות גבוהה, כולם יתרגלו לראות את העריכות שלהם על המסך ויידעו מיד אם ההצעה אינה מופעלת. אם אנשים אינם חדשים במעקב אחר שינויים, ייתכן שתצטרך להזכיר להם.

כיצד להשתמש בתגובות

כלל נפוץ של עריכה (שכולם שוברים כל הזמן) הוא לעולם לא לכתוב למסמך משהו שלא הייתם רוצים לפרסם. לדוגמה, לעולם אל תניחה בדיחה כטקסט מציין מקום, ולעולם אל תכתוב תגובה מקושרת. שאלות ומחשבות ארוכות יותר לדיון שייכות כהערות.

להוספת תגובה, חפש את הסמל בסרגל הכלים שנראה כמו תיבת דיבור עם סימן פלוס במרכז. לחלופין, תוכלו להדגיש טקסט כלשהו ולחצן הערה מופיע בשוליים הימניים. לחץ עליו ותוכל להוסיף את התגובה שלך.

הערות מופיעות בשוליים הימניים לצד כל השינויים האחרים במעקב. משתפי פעולה יכולים לענות לתגובות, המאפשרות לנהל דיון במסמך על השינויים שאתה עשוי לבצע.

כיצד לקבל, לדחות ולפתור הערות

לאחר כל ההצעות, מי שיש לו את המילה האחרונה על העבודה יכול לקרוא את המסמך ולקבל או לדחות את השינויים.

לתגובות, יש לך אפשרות "לפתור" כל אחת מהן. פיתרון תגובה מוחק את היסטוריית השיחות לצמיתות ולכולם, וודא שהעניין באמת נפתר לפני שאתה לוחץ על הכפתור.

מה אנשים אחרים רואים?

משהו שכדאי לזכור כשאתה מציע שינויים ולהעיר הערות על מסמך זה מה שאנשים אחרים רואים אם יש להם גישה לאותו קובץ. לדוגמה, אלא אם כן הם לא ביטלו את הסכמתך, המחבר או המחברים המקוריים מקבלים הודעת דוא"ל לגבי כל הצעה בודדת שאתה מגיב והערה שתוסיף בזמן אמת בזמן אמת. המשמעות היא שאם מישהו מציע עריכה ואז ישנה את דעתו, המחבר עדיין רואה את ההצעה המקורית באמצעות הדוא"ל. זו תועבה.

אני ממליץ מאוד לבטל את ההודעות הללו, במיוחד אם אתה מתקשה בתהליך העריכה. במקום להתייסר עם הידע של כל מחשבה קטנה שחוצה את דעת העורכים שלך, עבור אל Google Drive, לחץ על סמל גלגל השיניים ובחר הגדרות. תחת התראות, וודא ששתי התיבות אינן מסומנות.

כיצד להשתמש בהיסטוריית הגרסאות

כלי נוסף שאינו מהווה חלק מהמצעות אך בהחלט מועיל לכתיבה ועריכה שיתופית הוא היסטוריית הגרסאות.

חפש תחת קובץ> היסטוריית גרסאות. מופיעות שתי אפשרויות: שם גרסה נוכחית וראה היסטוריית גרסאות.

אתה יכול להשתמש בגרסה הנוכחית של שם כדי לשמור עותק של הקובץ לפני שתפתח אותו בפני אנשים אחרים לעריכה. ככה, אם משהו משתבש, כמו שמשתף פעולה שוכח להפעיל את ההצעה, אתה יכול לחזור במהירות ובקלות לדראפט הקודם שלך.

האפשרות האחרת, ראה היסטוריית גרסאות, מציגה גרסאות ששמרת בעבר את הקובץ המתויג לפי תאריך ושעה. אתה יכול לשנות את השמות למשהו יותר תיאורי אם זה עוזר. כשאתה מסתכל על גרסאות קודמות של הקובץ שלך, אתה רואה שינויים מודגשים בצבע אחר. זהו כלי שימושי להחזרת השעון לאחור כשאתם אולי קיבלתם או דחתתם שינויים ועכשיו הייתם רוצים שלא.

כיצד להשוות מסמכים

הכלי האחרון שכדאי להזכיר הוא כלי חדש בשם Compare Documents. זה תחת תפריט כלים (כלים> השווה מסמכים). בעזרת כלי זה תוכלו להשוות בין שני מסמכים כדי לראות מה שונה ביניהם. זה שימושי למציאת שינויים שנוספו (בכוונה או אחרת) למסמך שלך, בין על ידך או על ידי מישהו אחר. תצוגה זו יכולה גם למשוך הערות על הקבצים.

אם אתה משתף פעולה עם קבוצה של אנשים שאינם מורגלים בעריכה קבוצתית, אתה תמיד יכול לשמור טיוטה מהעבודה שלך ולהשוות אותה לגירסה הערוכה כדי לוודא ששום שינויים לא השתמטו לך בטעות.

טיפים נוספים ל- Google Docs

ישנם כמה טיפים נוספים שכדאי לדעת אם אתה משתמש ב- Google Docs לעתים קרובות. בתור התחלה, וודא שאתה יודע לשמור את Google Docs במצב לא מקוון. באופן זה, הפסקות אינטרנט ואירועים בלתי צפויים אחרים לא ישבשו את עבודתכם. אתה יכול גם להצפין מסמכי Google המאוחסנים ב- Drive, טיפ נוסף שימושי. הקפד גם לחקור את רשימת הטיפים הטובים ביותר של Google Docs.