התארגנו: כיצד ללכוד נתונים חשובים באמצעות אפליקציות סריקה ו- ocr

אפליקציית סריקה עם זיהוי תווים אופטי (OCR) הכרחית להתארגנות. אפליקציות הסריקה הטובות ביותר עוזרות לכם לתפוס כל מיני מידע כמו שקופיות מצגת מפגישה, תווי לוח, כרטיסי ביקור, שלא לדבר על מסמכים חשובים. הם מועילים גם לשימושים אחרים, כל דבר, החל מתכוני נייר דיגיטציה וכלה בחסכון באחריות.

לפני מספר שנים נאלצתי להשיג דרכון חדש ובאותו יום, להוריד אותו לוויזה. מיד אחרי שהרמתי את הדרכון, חשבתי, "כנראה שיהיה לי צורך להעתיק את זה לפני שאמסור אותו." הוצאתי את הטלפון וסרקתי אותו. בטח שהוויזה לקחה יותר משבועיים, ובינתיים הייתי זקוקה לפרטי הדרכון עבור חבורה של ניירת. דבר טוב היה לי עותק קריא!

איך אפליקציות סריקה עובדות?

כשאתה משתמש באפליקציית סריקה לנייד, זה לא שונה בהרבה מלהצטלם. בסביבה אידיאלית, אתה משחק את המסמך שטוח על רקע מנוגד ומכוון את המצלמה של הטלפון שלך אליו.

לאחר מכן, אפליקציית הסריקה מנחה אותך בתהליך. בדרך כלל זה אומר לך לתאר את שולי המסמך בסימני חיתוך במסך הטלפון. החזק יציב ככל שאתה יכול, אך אל דאגה. האפליקציה מתאימה לתנועות קלות. הסריקה נמשכת שנייה או שתיים. בסיום, בדרך כלל אתה רואה תצוגה מקדימה של המסמך שלך. היישום בדרך כלל שואל אם ברצונך להוסיף דפים נוספים או להתחיל סריקה חדשה.

אולי אתה חושב שאתה יכול לדלג על יישום סריקה לחלוטין ובמקום זאת לצלם תמונה של כל הניירות שאתה רוצה לשמור דיגיטלית. יכולת, אבל יש שני חסרונות. ראשית, סביר להניח שתמונה לא תהיה ברורה כמו סריקה, כך שאתה מסתכן בכך שלא יהיה טקסט קריא. שנית, אינך יכול לחפש בטקסט, מה שעלול להקשות מאוד למצוא את הדרוש לך אחר כך.

מה עליך לסרוק באמצעות אפליקציית סריקה?

בואו נסתכל על דוגמאות כיצד תוכלו להשתמש באפליקציית סריקה כדי להישאר מסודרים. לאחר מכן, אסביר אילו תכונות עליכם לחפש באפליקציות הסריקה הטובות ביותר ואציין כמה אפליקציות שיש להם.

כרטיסי ביקור

בפעם הבאה שמישהו מוסר לך כרטיס ביקור, השתמש באפליקציית סריקה כדי ללכוד את פרטי הקשר של אותו אדם ואז להחזיר את הכרטיס. תראה כמה קל להיות ללא נייר תוך איסוף הפרטים שלהם בפורמט דיגיטלי, כך שלא תצטרך להקליד שום דבר אחר כך. אפליקציות סריקה מסוימות יכולות לאתר כרטיסי ביקור וליצור רשומה חדשה באפליקציית אנשי הקשר שלך. אחרים מחפשים בלינקדאין כדי להציע להתחבר לשם.

לוחות לוח וחומרי מצגת

בפגישות, רובנו רוצים לתת לכל נואם את מלוא תשומת ליבנו. קשה לעשות זאת אם אנו מצמצמים למצגת או ללוח לבן ומקווים שלא לפספס פרט חשוב. פיתרון נהדר הוא לסרוק במהירות את השקופיות או חומרים אחרים בזמן שהם מופיעים בידיעה שתוכלו להביט עליהם ביתר פירוט בהמשך.

מסמכים לדוא"ל או לגיבוי

בעוד שאנשים וארגונים רבים שמחים לשלוח אליכם מסמכים דיגיטליים, עדיין ישנם מקרים רבים כאשר אנו נתקלים בנייר. נניח שהבנק שלך נותן לך מסמך נייר חשוב לחתום עליו, אבל אתה רוצה שעורך הדין יבדוק אותו קודם. זה זמן נהדר להשתמש באפליקציית הסריקה שלך. סרוק מספר דפים כך שתוכל לשלוח אליהם דוא"ל סטטוס. אפליקציות סריקה מסוימות כוללות כלי המאפשר גם לך לחתום עליהם דיגיטלית.

מאמרים חשובים נוספים שאולי תרצה לסרוק ולגבות כוללים רישומי חיסון, מסמכי מס ותעודות משפטיות (לידה, נישואין, הגירה וכו ').

מה לחפש באפליקציית סריקה

אפליקציות הסריקה הטובות ביותר לוכדות את המסמכים שלך בבירור, הופכים את הטקסט לחיפוש ועוזרים לך לשמור את הקבצים המוגמרים במקומות הנכונים. להלן מה לחפש:

גילוי קצה אוטומטי

אפליקציית סריקה ו OCR נהדרת מוצאת את שולי המסמכים באופן אוטומטי. כשאתה מכוון את המצלמה אל הנייר, סימני החיתוך שאתה רואה על המסך צריכים לחפש את קצה המסמך בכוחות עצמם ולהתאים לממדים שונים. אז בין אם אתה סורק גיליון A4 או כרטיס ביקור, האפליקציה מציגה זאת באופן אוטומטי.

שמור וייצא אפשרויות

אפליקציות הסריקה הטובות ביותר נותנות לך אפשרויות למקומות שבהם תוכלו לשמור או לייצא את הטקסטים החדשים שנסרקו, כגון Google Drive, Dropbox או שירות אחסון אחר. אינך רוצה אפליקציה שתאלץ אותך לשמור מסמכים במקום חדש.

OCR

הזכרתי את ה- OCR בראש מאמר זה. כשיש לך OCR, כל המילים שאתה סורק הופכות לטקסט. ניתן גם להעתיק ולהדביק את הטקסט או לערוך אותו. נניח שאתה סורק מתכון ונראה שיש בו שגיאת הקלדה. עם אפליקציית סריקה ואפליקציות OCR ממש טובות, אתה אמור להיות מסוגל לתקן את ההקלדה. יישומים מסוימים יכולים להמיר את הטקסט הסופי שלך לפורמט מוכר לעיבוד תמלילים, כמו.docx. אחרים מאפשרים לך לשנות את הטקסט נכון באפליקציה מבלי שתצטרך לפתוח תחילה את המסמך במעבד תמלילים.

OCR מאפשר גם לחפש בטקסט של מסמכים. המשמעות היא שאם אתה רוצה למצוא את רישומי החיסון שלך, אתה יכול לנסות לחפש את שם הרופא שלך כדי למצוא את הקובץ. אינך צריך לזכור איך קראת לקובץ. אם אתה משתמש בחיפוש רב כדי למצוא קבצים, אתה בהחלט צריך OCR.

פונקציונליות חיפוש

אולי אתה לא מאורגן במיוחד בכל הקשור לייצוא ושמירת הקבצים שלך למיקום אחר. במקרה כזה, תרצה שתוכל לחפש בתוכן של אפליקציית הסריקה כל דבר שסרקת פעם ועכשיו זקוקה לו. אפליקציית סריקה נהדרת תהיה בעלת פונקציונליות חיפוש משלה.

תמיכה מרובת-דפים

אפליקציות סריקה ממש טובות יכולות לסרוק מספר דפים ברצף. לאחר מכן עליהם לאסוף את כל הדפים למסמך PDF בודד בקלות. אפליקציות הסריקה המתקדמות ביותר מתאימות גם לעיוות דפים, למשל כשאתה סורק דפים מתוך ספר ולא מצליח ממש לגרום לו להניח שטוח.

מחיר

לרבים מאפליקציות הסריקה וה- OCR הטובות ביותר יש רמת שירות בחינם ורמת פרמיה בתשלום. OCR נחשב לעתים כמאפיין פרימיום. התמחור של אפליקציות סריקה ואפליקציות OCR מעט אגוז. במשך זמן מה, אתה יכול לצפות לשלם בין 4 $ ל- 7 $ עבור אפליקציה הגונה. כעת, העמלות החד פעמיות גבוהות פי עשרה. בעוד ששיעורי המנוי סבירים יותר, ישנם אנשים הזקוקים לאפליקציית סריקה רק מספר פעמים בשנה.

אפליקציות הסריקה הטובות ביותר

עכשיו כשאתה מבין מה אפליקציות סריקה יכולות לעשות ומדוע אתה רוצה אפליקציות, הנה כמה מהטובים שאתה יכול למצוא. התמקדתי באפליקציות שמציעות סריקה ו- OCR והופכות את הטקסט לניתן לעריכה. יש המון אפליקציות שפשוט עושות סריקה. Evernote Scannable ואפליקציית Dropbox לנייד הן שתי דוגמאות. אבל הם לא נותנים לך טקסט סופי שתוכל להעתיק ולהדביק או לערוך. אפליקציות אלה אכן עושות זאת.

לא משנה באיזו אפליקציה תבחרו, תגלו שייתכן שאפליקציית סריקה בהישג יד שאתם סומכים עליהן עוזרת לכם לספרת את המסמכים ולהישאר מסודרים.

ABBYY FineScanner

חינם; מקצוען תמורת 4.99 $ לחודש, 19.99 $ לשנה, או 59.99 $ עמלה חד פעמית

ABBYY FineScanner הוא אולי הסורק הטוב ביותר והיכול ביותר ליישום OCR למכשירים ניידים. הוא מייצא קבצים למגוון פורמטים, מאפשר לשמור קבצים ברוב שירותי האחסון הגדולים ואף מריץ OCR ביותר מ- 40 שפות. אתה זקוק לחשבון Premium כדי לקבל OCR, שעולה 4.99 $ לחודש, 19.99 $ לשנה, או 59.99 $ תמורת תשלום חד פעמי.

זמין באנדרואיד, iOS

עדשת אופיס של מיקרוסופט

חינם

עדשת Office של מיקרוסופט היא אחת ממעט מאוד אפליקציות הסריקה החינמיות לחלוטין. זה מעט יותר איטי ובלאגן יותר מאפליקציות אחרות עם איתור וחיתוך קצה, אבל זה עושה את העבודה. לאפליקציה מצבים מיוחדים לסריקת כרטיסי ביקור ולוח לוח. כדי לערוך את הטקסט שאתה סורק, עליך לייצא את הטקסט באמצעות Microsoft OneDrive ואז לפתוח אותו Word.

זמין באנדרואיד, iOS, Windows

Scanbot 9

חינם; מקצוען תמורת 4.49 דולר בשנה הראשונה ואז 22.49 דולר לשנה; או 69.99 $ חד פעמית ב- iOS

Scanbot היא אפליקציית סריקה ו OCR מעולה. האמור, החברה שינתה לאחרונה את מודל התמחור שלה מתשלום חד פעמי בעלות נמוכה למנוי שנתי או מחיר חד פעמי יקר יותר (69.99 $). בנוסף, קשה מאוד לאתר את המחירים. בכל מקרה, שווה לשקול את גרסת ה- Pro של Scanbot אם אתה זקוק לאפליקציית סריקה מהירה ומדויקת כמעט לכל סוג של מסמך. יש לו כלי תיקון ואופטימיזציה צבעוניים טובים, בנוסף לתכונות סריקה אחרות, כמו קורא קוד QR וסורק ברקוד. אתה יכול גם להשתמש בו כדי לחתום על מסמכים באמצעות לא יותר מאשר האצבע והטלפון או הטאבלט שלך.

זמין באנדרואיד ו- iOS