כיצד להימנע מחמש טעויות נפוצות בניהול רעיונות

ניהול רעיונות יכול להיות שימושי במגוון הקשרים עסקיים. הכלים יכולים להשתמש במפות מחשבים כדי לארגן מחשבות ומשימות, לעזור חזותית להבין את הנתונים המורכבים ולהשתמש בניהול ידע חברתי כדי לעזור לחבר בין כוחות המוח וההנהלה ולעודד יצירתיות. אף על פי שביקורתם של הסוקרת שלנו את התוכנה הטובה ביותר לניהול רעיונות הקיימות כיום בשוק, לטכנולוגיה יש דרך ארוכה.

תוכנת ניהול רעיונות עדיין מוגבלת במספר דרכים. דבש קדמי ועיקרי מעניק לך ממשק אינטואיטיבי וקל לשימוש ללא פונקציונליות עמוקה בהרבה; XMind הוא מסוגל ונייד, אך יש לו דרכים לעבור בשימושיות; אפילו יישומי תוכנה מומחים לבחירת מומחי בחירה של העורכים Mindomo, החוזרת יכולות מיפוי חברתיות וגם מיפוי דעת, היא מה שהסוקר שלנו כינה "המוצר הפחות פגום של החבורה." ניהול רעיונות הוא מושג טכני שאפתני, ולכן הביצוע היה סלעי כצפוי כשספקי התוכנה עובדים על הכישורים. בינתיים, על המשתמש לעסקים להימנע משגיאות נפוצות ומלכודות פריון. להלן חמש מכשולים מסוימים שיש להימנע מהם.

1. שמור על ראש האבטחה

רוב פלטפורמות ניהול הרעיון מבוססות הענן מטפלות באבטחה באופן קליל עם פרוטוקולי כניסה לצרכן הפועלים ולפעמים גם היכולת להגן באמצעות סיסמא על מסמכים או קבצים ספציפיים; אימות דו-גורמי הוא יציב אולי תלוי בפתרון. זה רחוק מלהיות אבטחה ברמה ארגונית, במיוחד אם מדובר בשכבות נוספות של הצפנה לנתוני מפתח או רעיון מבריק שיכול להיות סוד מסחרי חשוב בידי מתחרה.

כמו כן, אל תקבל אבטחת ברירת מחדל בפלטפורמת ניהול רעיונות מבלי לבצע בדיקת נאותות. אם אינך מרגיש בנוח עם רמת האבטחה שיש לתוכנה, יש כמה אפשרויות. עבוד עם מחלקת ה- IT של חברתך בכדי להחליט אם זה בר ביצוע, ופלטפורמת ניהול הרעיון שבחרת ניתנת להתאמה אישית עם ממשקי תכנות יישומים (API) כדי לחזק את האבטחה המובנית ולהוסיף הצפנה ואימות עמוקים יותר. אם כי לעתים קרובות יותר מכך, זה לא יהיה בר ביצוע או יהיה יותר מדי טרחה.

אלטרנטיבה הניתנת לניהול יותר היא ייצוא מסמכי נתונים ונתונים מרכזיים - בין אם מדובר במפת מחשבות גאונית במיוחד, מסמך סיעור מוחות פורץ דרך, או נתוני סקירה חברתית יקרי ערך עם תגובות סודיות של עובדים - ובמקום זאת להצפין ולאחסן את הקובץ בפתרון אחסון בענן. אל תשכח למחוק את הנתונים מפלטפורמת ניהול הרעיון לאחר שייצאת וגיבית אותם. פתרונות לניהול מסמכים בדרגה עסקית כמו Zoho Docs Standard או Box (לעסקים) יעשו את העבודה, או שתוכלו ללכת על פיתרון אחסון ענן מוצפן כמו sekereSafe לאמצעי אבטחה פרנואידים יותר כמו MicroEncryption. שמור את הרעיונות הזהובים האלה במנעול ובמפתח.

2. קח פונקציונליות ניידת עם גרגר מלח

כאשר הסוקר שלנו העביר את כל מוצרי ניהול הרעיון בקצב שלהם, הוא נתקל בחסימות דרכים בכל הנוגע לפרודוקטיביות סלולרית. בעוד שלרוב תוכנות לניהול רעיונות יש אפליקציות אנדרואיד ו- iOS הגונות, אין יכולת אינטגרציה סלולרית רבה עם אפליקציות אחרות, וגם לא היכולת לסנכרן נתונים ולעבוד בצורה לא מקוונת. אפליקציות סלולריות לניהול רעיונות הולכות ומשתפרות עם כל עדכון מצטבר, אך אם אתה בדרכים ומצאת רעיון עסקי אתה צריך למפות, הגן את ההימורים שלך.

בכל מקרה, פתח את אפליקציית Mindomo שלך כדי לפתור מפת מחשבה או Bloomfire כדי להתחיל ליצור סיעור מוחות עבור הצוות שלך. פשוט שמור את העבודה שלך בהערה או במסמך באפליקציה אחרת. ואז כשאתה נתקל בבעיית עיצוב, שגיאת סנכרון או שמירה כושלת באפליקציה לנייד לניהול רעיונות שלך - רחוק מוודאות, אך סיכון שכדאי להפחית בוודאות - אתה לא נשאר יושב ברכבת התחתית עם רעיון נהדר להחליק רחוק ושום דבר קונקרטי להראות לזה.

3. הקפידו על שילוב יישומים

אחת המגבלות הנוכחיות הגדולות ביותר עם תוכנת ניהול רעיונות היא היעדר תיעוד ברור או אפילו שילובים טובים יותר, שנבנו מראש עם תוכנות ארגוניות פופולריות אחרות, בהן הרעיונות שנוצרו בפלטפורמה ישיכו שורשים ויהפכו לפרויקטים ויוזמות בפועל. Bloomfire משתלב עם Salesforce.com Sales Cloud Professional Edition לניהול קשרי לקוחות (CRM), אך מרבית הפלטפורמות החברתיות-ראשונות אינן משלבות באופן טבעי פלטפורמות ניהול CRM או משאבי אנוש (HR), ואפילו לא עם חברת Wiki פנימית בה הרבה מהנתונים הסקרים יגיעו בהכרח.

הדבר נכון גם לפלטפורמות הממוקדות במפה-מחשבתית, כאשר שילוב עם כלי הדמיית נתונים לייצוג מושגי יותר משכנע יהיה מועיל להסתכל על רעיונות ממופים-מחשבים בדרך אחרת. עם זאת, אפילו עבור קודאי מסוגל לנסות לבנות אינטגרציה בעצמך ללא ערכת פיתוח תוכנה עם קוד פתוח (SDK) והנחיות או תיעוד ברור לשילוב פלטפורמה אחרת לא בדיוק רצוי. האפשרות הטובה ביותר שלך היא, שוב, לייצא ולייבא נתונים ידניים מפלטפורמת ניהול הרעיון שלך ליישום העסקי הרלוונטי שאתה צריך. עקוב אחר זרימות העבודה הידניות - אילו נתונים צריך לייצא ולייבא ומי אחראי - בכלי כמו אסאנה כדי לשמור על הכל ישר.

4. אל תנסה להמציא מחדש את ניהול הפרויקטים

ניהול רעיונות ומפות נפש יכולות להיות דרך נהדרת לבטל את ניהול הפרוייקט שלך על ידי האצלת משימות וארגון מחשבות באמצעות חזותיים אינטראקטיביים וקצרים של סמלים מועילים. הסכנה אינה בשימוש בניהול רעיונות לביצוע טוב יותר של ניהול פרויקטים, אלא בשימוש בפלטפורמת ניהול פרויקטים למשהו שהוא לא נדרש לעשות. אם מחלקת IT כבר הושקעה במערכת ניהול פרויקטים או בשיתוף פעולה, הדרך היעילה היא לנקב את הטכנולוגיה הזו גם לניהול רעיונות.

במקרה זה, תסתיים עם טלאים מבלבלים של פרויקטים רב-תכליתיים, חדרי צ'אט או ערוצים שיוצרים רעש לא מובן בצורה של הערות בראש הערות ללא ארגון רעיוני. עסקים בסופו של דבר תיבת דואר אלקטרוני נוספת בה עומס יתר על רעיונות ללא מבנה מסתיים בכך שיותר מדי קבורים מתחת לערימה. תוכנת ניהול רעיונות אינה בסך הכל בוגרת מנקודת מבט תכליתית כמו כלי ניהול פרוייקטים או שיתוף פעולה, אך היא עושה את מה שהיא נועדה לעשות - מספקת את הנתיב של הכי פחות התנגדות להפיל רעיון ולהפיץ אותו, ולנהל את החפיפה בועות מחשבה של כל משתמש שתורם לה.

5. הרעיון לא מספיק, עשה משהו עם זה

ברמה האסתטית, ניהול רעיונות מושך כי הוא נראה מגניב. פלטפורמות כמו Mindomo ו- Bloomfire משכנעות חזותית ומציגות רעיונות במפות מחשבים מעוצבות בצורה חכמה ובגרפי תגובה חברתית אינטראקטיבית, בהתאמה. הסכנה בפלטפורמות מסוג זה מסתכלת על ההמחשות המלוכלכות שלהם וחושבת שהמשימה נעשית.

מפת מחשבה זו ותוצאות הסקר לא אומרת כלום אם התובנה הזו לא מתגבשת והופכת למטרה עסקית גבוהה יותר. מבין חמש הפלטפורמות שבדקנו, רק לבלומפייר יש ניתוח מובנה, אך כולם פרט ל- Front & Main Honey משתלבים ישירות עם Microsoft Office 365. אז בין אם אתה מייצא את הנתונים ליישום CRM, ניהול פרויקטים או לבינה עסקית., או לשלוח אותו ישירות ל- Office 365 כדי לבנות אסטרטגיה סביב רעיון, סיימו את העבודה. איסוף רעיונות הוא חלק קריטי בחידוש אורגני של כל היבטי העסק שלך, אך זהו רק החלק הראשון.