תוכן עניינים:
ניהול חוזים של גימל הוא מערכת ניהול חוזים נוספת הניתנת להתאמה אישית במיוחד ועשירה בתכונות, שמובחנת מייד על פי תג המחיר העצום שלה: 20, 000 $ לשנה. אבל אל תתנו לזעזוע מדבקה להיטיב עםכם; ניהול חוזים של גימל (שכונה בעבר Prodagio לפני שנרכשה החברה מוקדם יותר השנה) הוא פיתרון גמיש המציע את כל פונקציות ניהול הליבה של חוזים, תוך שהוא מציע מגוון פיצ'רים נוספים כגון אוטומציה של זרימת עבודה, ייצור חוזים מבוסס תבניות, משימות משתמש שעשויות להפוך את זה לכסף עבור כמה. עם זאת, זוכה בחירת העורך שלנו Agiloft הציע רמת התאמה אישית שווה עם פחות מורכבות ותג מחיר נמוך יותר.
אם תשקול את גימל, סביר להניח שהמורכבות תהיה המכשול הגדול ביותר שלך. לאחר שתגדיר את גימל את הדרך הדרושה לך, מדובר במערכות מעולות, אך חשוב לציין כי כמות ההתאמה האישית שהמערכת דורשת תסבך ברצינות את חייהם של מנהלים המופקדים על יישום. חבל עוד יותר, אין אפשרות לנסות לפני שאתה קונה. ל- Agiloft רמת התאמה אישית שווה אך מצליחה להיות פחות מורכבת מכיוון שהיא בחרה לתצורה מבוססת אשף, וזה משהו שגימל צריך לקחת בחשבון.
בסך הכל, המחיר ההתחלתי של גימל הוא בהחלט תלול עבור ארגונים קטנים יותר. חברות כאלה צריכות לוודא כי רישיון למשתמש לא ישרת אותן טוב יותר במקום זאת, ועליהן לבדוק מקרוב את קבלת חוזים, המנצח האחר של עורך PCMag. ניהול חוזים של חברת גימאל מכוון באופן ישר לארגונים בינוניים וגדולים בהיקף ארגוני, שיצטרכו להעריך את התוכנה על בסיס התאמה אישית מול מורכבות ותחזוקה.
אפשרויות תמחור ותוכניות
גימל מציעה שלוש מהדורות שונות המובחנות במידה רבה על פי מספר המשתמשים המרבי שלהן אך גם ברמות יכולת שונות ומורכבות שונות.
באופן אירוני, המהדורה של Essentials במחיר הזול ביותר מאפשרת מספר בלתי מוגבל של משתמשים. הסיבה לכך היא שמהדורת Essentials מכוונת לאלה שרוב מחפשים מאגר חוזים ואינם צריכים להשתלב עם מערכות אחרות או שיש להם חוזים או תזרימי עבודה לא סטנדרטיים. המהדורה המתקדמת מכוונת למחלקות בודדות של פירמות גדולות מאוד או לארגונים בינוניים עם פחות מ -25 משתמשים שצרכיהם מתמחים יותר ואולי דורשים שילוב עם מערכות קיימות. לבסוף, מהדורת הארגון מיועדת לחברות עם יותר מ- 25 משתמשים וצרכים מיוחדים מעבר לאלה של המהדורה המתקדמת.
בזמן כתיבת שורות אלה, גימל עדיין לא שילבה באופן מלא את פרוג'ודיו בנכסי האינטרנט שלה. ועם מחיר התחלתי של 20, 000 $ ניתן להבין כי מידע על מחירים מיוחדים לא יהיה זמין דרך האינטרנט אלא על בסיס לקוח אחר לקוח באמצעות קשר ישיר עם נציגי המכירות של גימל. גימל גם לא מציע ניסוי בחינם להורדה או גישה אליו, כך שתסתמכו על אנשי מכירות לבדיקת רכישה מראש.
ממשק אייקון כבד
ממשק הגימל כבד סמלים ולכן ניתן לניווט קל למדי. הסמלים הגדולים בפינה הימנית של המסך מכסים את כל התחומים החיוניים לניהול חוזים, כולל מסמכים, המשימות שלי, הדוחות, החיפוש והניהול (לאלה המיועדים למנהלים). לאחר בחירת אייקון, הכרטיסיות מעל סביבת העבודה משתנות כדי לשקף את קטגוריית המידע הזמינה.
הפורמט של אזור המסמכים בגימל יהיה מוכר מייד לכל מי שהשתמש במחשב Windows. סמלים לביצוע פונקציות בסיסיות לרוץ בחלק העליון של סביבת העבודה (למשל, תיקיה חדשה, מסמך ייבוא והעתקה), כאשר אינדקס דמוי ארון קבצים פועל משמאל, ובאופן מתאים, נקרא ארון. גימל בחרה בעיצוב מנוסה ואמיתי ההופך את תחילת העבודה לאינטואיטיבית.
כרטיסיית המסמכים מועילה במיוחד מכיוון שיש לה גם את השיטה המאורגנת על ידי החברה לאחסון חוזים (ארונות) אך היא גם מספקת למשתמשים כרטיסיות גישה מהירה למסמכים האחרונים שלהם בתוספת רשימה בה הם יכולים לשמור את החוזים "המועדפים" שלהם. בנוסף להצגה הניתנת להתאמה אישית מלאה של עמודות נתוני חוזים בעת הצגת רשימות חוזים, סמלים מופיעים לצד חוזים כדי לציין מתי יש תזכורות, התחייבויות, מסמכים קשורים או הערות מצורפות. מצאתי שזו תכונה מועילה ולכן זיהיתי מייד באילו חוזים צורפו סוגים נוספים אלה של מידע.
ניתן לייצר מסמכים באמצעות תבניות או לייבא ישירות למערכת. לכל מסמך יש לוח מחוונים קופץ בו ניתן לגשת בקלות לכל המידע על החוזה. השדות הצפויים כוללים מסמכים קשורים, הערות, תזכורות ונתיב ביקורת. אבל גימל מגיעה גם עם תחומים רבים אחרים, כולל התחייבויות חוזיות שניתן להוסיף, רשימות בדיקה של תהליכים עסקיים שנוצרו על ידי מנהל ניתן להקצות, את זרימת העבודה של החוזה שניתן לצפות בהם ואת אנשי הקשר המצורפים שניתן לנהל.
הדוחות נשמרים פשוטים. פשוט בחר סוג דוח מהרשימה, הזן את נתוני הדוח (למשל, הגבלת תאריכים או שם מסמך, סוג או מזהה), וייצור. כל התהליך לוקח שניות בלבד. גימל מגיע עם מספר דוחות סטנדרטיים מוגדרים מראש, אך דוחות חדשים יכולים גם להפיק מנהלים באמצעות תהליך פשוט. ניתן להדפיס או לייצא את הדוח ל- CSV (לאחר אפשרות להוסיף, להסיר או לסדר עמודות נתונים) וניתן לפתוח אותו ב- Excel.
אם המידע הרצוי אינו זמין באמצעות דוח, רכיב חיפוש חזק זמין. למשתמשים יש אפשרות בין חיפוש מהיר לחיפוש מתקדם יותר. החיפוש המהיר סורק הן את הנתונים שהוזנו על ידי המשתמש והן את המסמכים המצורפים. תכונה מגניבה בגימל היא שמדובר ביכולות זיהוי תווים אופטיים (OCR) שממירים קובצי PDF של תמונות למסמכים הניתנים לחיפוש. תוצאות החיפוש מועילות מאוד וכוללות אחוזי דירוג והקשר של ההתאמות. מצאתי תכונה זו שימושית במיוחד כדי לסייע בהפצה של כמות גדולה של תוצאות חיפוש ולהימנעות מדביקה על ידי פתיחה ובדיקה של תוצאות התאמה יחידה.
למשתמשים המחפשים מידע ספציפי יותר, תכונת החיפוש המתקדמת יותר מספקת למשתמשים את הכלים למצוא כמעט כל חוזה. משתמשים יכולים לחפש מילים או ביטויים מסוימים, סוגי מסמכים, את התוכן של כל שדה מסוים, או אפילו גודל קובץ, בכל שילוב שניתן להעלות על הדעת. לאחר שנמצאו התוצאות הרצויות, המשתמש יכול להדגיש את הערכים הרצויים ולחץ באמצעות לחצן העכבר הימני כדי לייצא ל- CSV, ובאופן יעיל לדווח על כל חיפוש או רשימה. אם סביר להניח שהמשתמש ישתמש בחיפוש שוב, הוא יכול להישמר ואף לפרסם את כל המשתמשים בכדי להאיץ את התהליך בעתיד.
מתחילים להתקין
גימל מציעה את שני השירותים הזמינים מחוץ לקופסה שיכולים להיווצר במהירות ביום אחד, וגם שילובים והתמחות מורכבים יותר. גרסת התוכנה החוצה מהקופסה תספק ככל הנראה את היכולות הנחוצות עבור אלו המחפשים את תפקידי הליבה של ניהול חוזים, כולל חנות, מסלול והתראה, חיפוש ודוח.
ניתן ליצור תכונות מתקדמות יותר למי שרוצה להמשיך אוטומציה של התהליכים העסקיים שלהם. מנהלי מערכת מנוסים יותר יכולים ליצור זרימות עבודה שמאפשרות אוטומציה של תהליך האישור לחוזים חדשים, רשימות בדיקה של פריטים מטלות המצורפות לחוזים ותבניות שיכולות להיות מאוכלסות בנתונים שהוזנו על ידי המשתמש.
גימל מציעה מגוון רחב של משאבים מועילים ולשונית הפניה שלמה תחת הקטע מסמכים. פרק זה מכיל מדריכים ליצירת תבניות, מדריכי עיון מהירים, סרטוני הדרכה ומדריכי משתמשים. ואם הבעיה הספציפית אינה מכוסה באף אחד ממשאבים אלה, ככל הנראה, מדריך למשתמש מלא עם יותר מ- 250 עמודים עשוי לקבל את התשובה. בנוסף, תמיכת לקוחות זמינה באמצעות הסכם התמיכה השנתי.
ניהול חוזים של חברת גימל מציעה מערכת הניתנת להתאמה אישית גבוהה הניתנת להתאמה אישית לצרכיו של לקוח מסוים. למרות כמות השירותים העצומה שגימל מציעה, היא יצרה ממשק שניתן ניווט ואינטואיטיבי בקלות. הוא מציע תכונות רבות החורגות מפונקציות הליבה של ניהול חוזים כדי להמשיך ולהגביר את הנהלים העסקיים ולחסוך זמן יקר של עובדים. עם זאת, ההתאמה האישית יכולה להיות מרתיעה וקשה לאיסוף, והמחיר עשוי להיות גבוה עבור ארגונים קטנים יותר.
