התארגנו: כלים לפגישות טובות יותר

מומחים אוהבים לומר שפגישות הורגות את הפרודוקטיביות. בהחלט יש פגישות לא נחוצות ומתוכננות בצורה גרועה. אבל יש פגישות הכרחיות. פגישות יכולות לחתום על עסקאות חדשות. הם יכולים להשיק צוות בנושא מיזמים חדשים ופוריים. הם יכולים לתקן את המסלול בפרויקט ששבש. והם יכולים להקל על חברותיות בקרב משתפי פעולה שאינם מסוגלים להיות יחד באותו מרחב. כאשר אתה בהחלט צריך לקיים פגישה, תצטרך כמה טיפים לקיום פגישות יצרניות יותר, כמו גם את התוכנה הנכונה לעשות זאת.

תזמון

כנראה ש- Outlook יוצא לי בראש כתוכנת המשרד הטיפוסית המשמשת לתיאום פגישות, אך לדעתי רבות מהתכונות של Outlook מגושמות וקשות ללמוד לשימוש ככוונה. אם כל משתתפי המפגשים שלכם הם משתמשי Outlook מיומנים, סביר להניח שתוכלו למצוא זמן להיפגש שעובד עבור כולם, להזמין חדר ישיבות ולקבל את הפגישה הזו בלוח השנה ללא כל שימוש מלבד Outlook. אני זקוק למשהו פשוט יותר, ואני מעט חובב כלים ארגוניים, כך שאני יכול רק לדמיין איך אחרים עשויים להרגיש לגבי Outlook ככלי תזמון.

Doodle.com הוא הפתרון הפשוט הזה. זה אחד האתרים האהובים עלי לתכנון פגישות ומפגשים. Doodle.com הוא אתר ושירות חינמי שהופך את התזמון לפשוט כמו יצירת סקר. אתה מזמין אנשים למשאל (על ידי שליחת כתובת אתר, או הזמנתם ישירות מ- Doodle), והם בודקים את זמני הסימון שהם זמינים על סמך הבחירות שיוצר הסקרים מציע. זהו חלום התייעלות.

למידע נוסף על דודל ראו את הראיון שלי עם מייסד נאף, מייסד דודל, הכולל סרטון שמראה כיצד דודל עובד.

אירוח פגישות וירטואליות

Webex ו- GoToMeeting הם שניים משירותי הפגישות הווירטואליות הידועות ביותר, אשר מניסיוני נוטים לשמש אנשים אשר לחברות שלהם כבר יש חשבון עם אותו ספק. חשבונות ששולמו של אחד מהשניים מלאים בפיצ'רים, כגון היכולת להקליט פגישות, לשוחח עם משתתפים אחרים, לשתף את כל מה שקורה על מסך המחשב של מישהו, לחבר מצלמות אינטרנט מרובות ועוד. GoToMeeting דורש התקנת אפליקציה מותקנת כדי להשתמש בה.

Webex אכן מציע חשבון בחינם (GoToMeeting לא), אך הוא מגיע עם כמה מגבלות הדוקות. לדוגמה, רק אדם אחד יכול לארח פגישות, והמספר המרבי של האנשים בפגישה הוא שלוש. כל מי שנמצא בפגישה צריך להשתמש ב- VoIP מכיוון שלא ניתן לתמוך בחיוג לטלפון והמארח יכול לשתף את שולחן העבודה, הלוח ולמסמכים שלה, אך לא יישומים או כל דבר שרץ מרחוק. אז אם אתה משתמש באחד מהשירותים האלה, סביר להניח שתרצה את החשבון בתשלום.

Join.me היא אפשרות פופולרית נוספת לאירוח פגישות וירטואליות. כמו Webex, יש לה אפשרות בחינם, אך עם מגבלות רופפות. חשבון Join.me בחינם מקבל עד 10 משתתפים בפגישה וירטואלית, תומך בשיתוף מסך ויכולת לשתף שליטה (כלומר, למסור חלק מתפקידי האירוח למשתתף אחר).

MeetingBurner (בחינם; חשבונות Pro החל מ- $ 39.95 לחודש) היא אפשרות נוספת הפועלת בדפדפן ללא התקנות. באמצעות חשבון חינמי אתה יכול לקיים פגישות של עד עשרה אנשים, אך VoIP אינו נתמך - Skype הוא, לעומת זאת, ועובד ממש בשירות.

סקייפ אינו כלי גרוע לארח סוגים מסוימים של פגישות, אך הוא לא תמיד אמין כמו חלק מהאחרים. בדומה לכלים האחרים, חשבון סקייפ חינמי מגיע עם מספר מגבלות (שום שיתוף מסך אינו זה הגדול לפגישות, ועידת וידיאו עם אדם אחד אחר בלבד), אך הוא יכול להיות אפשרות נוחה כאשר אתה צריך לקבל שמע במהירות להתקשר עם אנשים הפרוסים בכל רחבי העולם… וכבר יש להם חשבונות סקייפ.

משתף פעולה פנים אל פנים

רוב כלי הסמינרים המקוונים שהוזכרו לעיל מקלים על שיתוף פעולה וירטואלי מקוון, אך כאשר כולם נמצאים באותו החדר ויכולים לדבר פנים אל פנים, אני אוהב להשתמש בכלים פחות אינטנסיביים בניהול.

כונן Google (בחינם) שימושי במשרד מכיוון שרבים אנשים יכולים לעדכן מסמכים בזמן אמת. אתה יכול לראות מתי מישהו אחר עורך או צופה באותו מסמך שפתחת. למרבה הצער, כונן Google אינו אידיאלי במכשירים ניידים. אני עדיין מוצא את זה הרבה יותר קל להשתמש במחשב נייד במהלך פגישות מאשר דרך אפליקציית iPad של כונן Google, למשל.

אסאנה לקחה את עולם שיתופי הפעולה בסערה בעזרת הכלי המשובח (ניהול וביצוע הפרויקטים המקוונים) של שיתופי פעולה. זהו שירות נהדר לשימוש בכל מחזורי העבודה שלך, ומראה את ערכו במהלך פגישות ליצירת משימות חדשות, כמו פעולות המשך שהוקצו לאנשים בסוף פגישה.

לרשום הערות

Evernote (חינם ל- $ 45 לחודש בפרמיה) היא הגורילה של 800 פאונד לרישום הערות, ואני משתמש בה בזעם במהלך פגישות. אני אוהבת שיש לו פונקציונליות להקלטת שמע מובנית המאפשרת לי לתפוס את כל השיחה למקרה שאצטרך להתייחס אליה אחר כך. זה גם מעולה במכשיר נייד עבור תכונת המצלמה שלו. הצמד תמונה של לוח לבן, העלה אותה ל- Evernote, וכל הטקסט בתמונה מנותח על ידי OCR והופך לחיפוש מלא.

Minutes.io (בחינם), המיועד למטרה מפורשת של לקיחת דקות פגישה, עובד בדפדפן אך פועל גם באופן מקוון וגם לא מקוון. כשאתה מתבקש לרשום הערות רשמיות לפגישה באופן בלתי צפוי, דקות דקות מופעלת במהירות ועובדת טוב, נותנת לך תבנית למשימה העומדת בפניך.