התארגנו: ג'ייסון שאה, מייסד do.com בנושא הפיכת הפגישות לפרודוקטיביות יותר

כמה זמן אתה מבזבז בפגישות מכיוון שהאנשים המנהלים אותם אינם מוכנים? אין אג'נדה. עמיתים מגיעים באיחור. מה שנדון קשור אליך או לעבודה שלך. כעבור שעה, לא עשית כלום, לא למדת דבר ותרמת דבר. מה הטעם?

Do.com שואפת לעזור לאנשים לקיים פגישות טובות יותר על ידי מתן להם את המשאבים לתכנון וביצוע שלהם. בהרבה מובנים, זה כמו רשימת בדיקה של דברים שצריך לעשות לפני, במהלך ואחרי פגישה כדי לוודא שזה פרודוקטיבי לכל המעורבים.

לפני שפגשתי את ג'ייסון שאה, מייסד ומנכ"ל Do.com, שלחנו לנו אימייל למצוא תאריך ושעה מתאימים לדבר. לאחר שסיכמנו, הוא ענה, "אני מתכוון להתקשר אליך לסקייפ, ואשלח בקרוב הזמנה של לוח שנה." רגע לאחר מכן, די בטוח, הגיעה הזמנת לוח שנה.

ביום הפגישה שלנו קיבלתי דוא"ל מ- Do.com דרך שאה. בפנים מצאתי סדר יום, זמני התחלה וסיום ברורים לפגישה, רשימה של האנשים שהיו בשיחה ופרטי הקשר שלהם (רק שנינו, במקרה זה) וקישורים למידע רקע. כל זה עזר לנו להתמודד עם המרדף במהלך השיחה, כאשר שאה הסביר מה הופך פגישה לייצור, המוטיבציה שלו להתחיל את Do.com וכיצד אופי הפגישות בקרב עובדי הידע משתנה.

ג'יל דאפי: בוא נדבר על פגישות ומדוע אנשים שונאים אותם.

ג'ייסון שאה: ממה שמצאנו, רוב האנשים משתתפים בישיבות שהם לא מוכנים אליהם. אין סיבה טובה שהפגישה מתרחשת. אין סדר יום שהופץ לפני כן. אנשים באים מאוחר ומישהו צריך לעשות דברים מחדש. אנשים שמארגנים אותם לא תמיד מתחשבים במי שצריך להיות שם, וכך בסופו של דבר יש לך פגישות גדולות בהן מחצית האנשים הם אופציונליים, ואולי חצי מהאנשים הם הליבה, כך שהדינמיקה כבויה וזה מונע את הפרודוקטיביות.

זה מסתכם בזמן מבוזבז לאנשים עסוקים.

אם תבקש ממישהו לשבת בחדר במשך 30 דקות ולא להשיג דבר, הם היו חושבים שאתה משוגע. אבל זה מה שאנשים עושים מיליוני פעמים ביום במקום העבודה.

ג'יי.די: איך היית מתאר פגישה יצרנית?

JS: צריך שיהיו לך כמה מרכיבי מפתח. ראשית, זה צריך לקרות בפועל. אם ניתן לטפל בדואר אלקטרוני במהירות, עשו זאת. אבל אם זה צריך להיות פגישה, אז בסדר.

ההכנה היא המפתח: לפרוס את מה שנדון, מי אחראי למה, אותם דברים שמובילים לשיחה ממוקדת. במהלך הפגישה: דבקות, שמירה על זמן, רישום הערות וסיום בזמן.

גם זמן הפגישה חשוב מאוד. הרבה אנשים פשוט מחליפים שעה. שמתי לב שהיית מכוונת מאוד ואמרת 25 דקות לשיחה הזו. אני חושב שזה תרגול טוב.

מה שקורה אחרי הפגישה הוא גם המפתח. אם בוב וסטייסי יגידו שהם הולכים לעקוב אחר גרסה חדשה של סיפון שקופיות, ומארק אומר שהוא עומד לשלוח לך את מספרי המכירות, הם למעשה צריכים לעשות את זה! אנו מגלים שרוב האנשים אומרים, "נהדר! פגישה טובה!" והם עוזבים ואין מעקב. וגם אם יש, זה קורה בזמן הלא נכון, מה שמביא לידי פגישה נוספת או עבודה מיותרת יותר.

לכן הכנה, ניהול הפגישה היטב, מעקב בהצלחה אחר כך הם מרכיבי מפתח בפגישה טובה.

JD: כלי ניהול פרויקטים, וכלים אחרים לניהול עבודה נועדו לייעל את העבודה. הרעיון הוא לקיים פחות פגישות ו (ופחות אימיילים). אתה יכול להקצות זה לזה משימות ותאריכי יעד ללא פגישות אודותיהם. מנקודת מבטך, האם כלים אלו שינו פגישות בכוח העבודה בידע?

JS: כן. ברמה של מאקרו, אני מקווה שנקיים פחות פגישות כתוצאה מהכלים הללו.

לדוגמה, אם אני רואה ש- mockups עודכנו ב- Dropbox, ואני חושב שהם טובים, אני לא צריך להיפגש עם המעצב כדי לדון בהם. היא אפילו לא צריכה להודיע ​​לי. אני יכול פשוט לפטר הודעה שאומרת "היי ראיתי את הקבצים המעודכנים." עם משהו כמו Slack, אני יכול במהירות לשאול מישהו שאלה בלי שאצטרך להיפגש כדי לדון באופי השאלה.

לפני כן, אנשים רצו פחות טכנולוגיה מכיוון שהיה קשה, למשל, להשיג את הדונגל למסך, או שזה מסיח את הדעת עבור אנשים.

אני מקווה שהעלייה של הכלים הללו מובילה לפחות ישיבות, אבל אני לא יודעת אם יש עדיין נתונים קונקרטיים שתומכים בכך, פרט לתעמולה שחברות בודדות הציגו שם. ובפגישה עצמה אני חושב שהטבע של אלה משתנים מכיוון שאנחנו מכוונים יותר טכנולוגית. אם אנו משתמשים בשירותים מחוץ לפגישה, גם הפגישות עצמן צריכות להתמיד בזה.

ג'יי.די: אני אוהב לקיים פגישות עבודה. הם נוטים להיות הפרודוקטיביים ביותר עבורי. אני נפגש עם קבוצה של אנשים, אנחנו יושבים ועושים את העבודה שאנחנו צריכים לעשות ממש שם, אולי עם הכלים שלנו המוקרנים על גבי מסך.

JS: זה גורם לי לחשוב על מודל הכיתה שהופנה. הכיתה היא מקום עבודה, במקום להסתכל במצגת, כמו שלא צריך להתקשר לפגישה רק כדי לדפדף על הסיפון שמישהו יכול בקלות לשלוח לך בדואר אלקטרוני.

JD: בואו נדבר קצת על Do.com. תן לי את ההסבר בן 30 השניות על מה Do.com ואז נדבר ביתר פירוט על אופן השימוש שלך.

JS: Do.com היא תוכנת שיתוף פעולה לפגישות. זה לא קשור לווידיאו והשמע. הכל קשור בפריון של פגישות.

בעזרת Do אנשים יכולים לקבוע סדר יום כדי שיידעו על מה לדבר. הם יכולים לרשום הערות בזמן אמת ולהקצות משימות האינטראקציות עם זרימות העבודה האחרות שלהם. אנו משולבים עם Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce וכו '.

היו לנו יותר ממיליון וחצי אנשים משתתפים בפגישות של יותר מ 20, 000 חברות. בעיקרון אנו עוזרים לאנשים לקיים פחות פגישות, פגישות טובות יותר, ובתקווה להיות יותר מאושרים ופרודוקטיביים בעבודה.

JD: וזה מודל freemium.

JS: זהו. אתה יכול להירשם בחינם, ויש לנו המון משתמשים בחינם.

ג'יי.די: אחד הדברים שדפקו אותי בדוא.קום הוא שזה ממש מעודד אנשים לנקוט בפעולות הנכונות, בניגוד להיות הפיתרון בפני עצמו. אני חושב הרבה על דברים כמו מוטיבציה ואיך שאנחנו לא תמיד מתנהגים בדרכים האינטרס שלנו. לכן אני חושב שזה מסודר כשאני מוצא כלים שעוסקים יותר בהדרכתנו ולא לתת לנו משהו. יש לי תחושה שזה מה ש- Do.com עוסק בו.

JS: כן, אני מסכים. האמונה שלנו היא שמפגשים הם בעיית אנשים כמו בעיה טכנולוגית. לדוגמה, איננו זקוקים לאפליקציית דוא"ל שתמנע מבוב לנהל חשבונות לשלוח הודעה סופר ארוכה שקשה להבין. זה כנראה קשור לפוליטיקה של החברה, ליכולתו של בוב להיות מקצוען, לדינמיקה של הצוות, לדברים כאלה. ממשק משתמש כלשהו שנתקע בדפדפן אינטרנט לא ישנה את בוב.

זה משהו שחשבתי עליו הרבה כשעבדתי אצל יאמר בעבר. יאמר ניסה להפוך חברות שקופות יותר. אבל בכנות, יאמר היה כלי לחברות שקופות, מכיוון שקשה מאוד לשנות את התרבות של ארגון.

Do.com הוא מוצר מאוד שמנסה לעזור לאנשים להיות טובים יותר ומעניק להם טכנולוגיה שמאפשרת להם לעשות זאת, במקום לעשות זאת בשבילכם. למען האמת, אני אפילו לא יודע אם נוכל להחליף מתג ולהפוך את הפגישה לפרודוקטיבית יותר. זה יהיה די קסום!

אנחנו באמת מאמינים שזה הולך להיות כוח להישאר. אם זה יעבוד, זה צריך לבוא מאנשים ואנחנו מאפשרים להם להפוך לעצמם הטוב ביותר.

JD: ספר לי את סיפור המקור של Do.com ומדוע אתה מתלהב מהפרויקט והחברה הזו.

JS: עבדתי ב- Yammer לפני שמיקרוסופט קנתה את Yammer. וכפי שאתה בוודאי יכול לדמיין, אחרי שמיקרוסופט קנתה את החברה, התרבות החלה להשתנות הרבה, כולל להוסיף הרבה בירוקרטיה ופגישות.

עברתי כשנה, אחרי הרכישה ההיא, של גילוי שלביצוע הדברים היה קשה מאוד. זה היה שפוי בעיניי, במיוחד בגלל שהיינו חברה שבמקור נבנתה כדי לשפר את העבודה עבור אנשים!

סיפור קצר קצר, ישבתי יום אחד בפגישה איומה עם עשרה אנשים, ויצאתי מהמחשבה "מה אני עושה כאן?" אי השפיות בזה פשוט היכתה אותי.

אם הזמנתי אותך למסיבת ארוחת ערב ולא הייתי מתכוננת מראש לקבל את החומרים ולהיות באיזה מושג שרציתי שהאורחים יהנו, והם יופיעו ואני אומר, "היי, בוא נלך למכולת ונעשה את ארוחת הערב הזו, "היו אומרים, " זה מטורף! אנחנו לא הולכים להבין איתך את זה. באנו לכאן לארוחת ערב! " אבל זה מה שיש פגישות!

חשבתי שזה מטורף והתחלתי לגרד לעזוב ולהקים חברה חדשה.

JD: באילו אפליקציות או שירותים אחרים של פריון אתה משתמש? האם יש לך שיטות מומלצות להישאר פרודוקטיבי?

JS: האם אוכל לתת תשובה לא שגרתית? אני חושב שכמה מאפליקציות הפרודוקטיביות הטובות ביותר אינן אפליקציות פרודוקטיביות באמת. Uber, למשל, נותן לי יותר פרודוקטיביות מאשר אפליקציה כמו אסאנה. אני מקבל מקומות מהר יותר ומבזבז פחות זמן בעמידה בגשם ומחכה לרכב.

יש כלי אחר שאני משתמש בו בשם BetterSnapTool, ושוב, זה לא כלי פרודוקטיביות קלאסי. הקמתי את המסך שלי עם שלוש עמודות, ועם Windows Snap, לחץ על מקש קיצור וכל החלונות שלי מצליחים למקומו.

אנו משתמשים גם בטרלו ובסלאק כאן. אנו משתמשים ב- Instacart למכולת שלנו במשרד. העובדה שאף אחד לא צריך לדאוג מועיל ואיכשהו הופכת אותנו לפרודוקטיביים יותר כתוצאה מכך.

JD: ומה עם שיטות העבודה המומלצות או הרגלי התפוקה האישיים?

JS: התחלתי לחסום את הזמן ביומי בלוח השנה כדי לוודא שהדברים לא יידרסו. אספתי מדיטציה בבוקר כדי לעזור לי לקבוע אפס ולהבהיר מה חשוב.

אחד נוסף שאינו שגרתי הוא האצלת הדברים. זה לא נשיכה של ארבע שעות עבודה בשבוע , אבל יש לי את האישיות שמובילה אותי לרצות לעשות הכל בעצמי. ההשפעה על הצורך לבצע ברירת מחדל למשלחת לעומת ברירת מחדל לעשות דברים בעצמי הייתה באמת השפעה.

בשבילי זה תערובת של להיות יותר מודע, לאגרוף דברים ולשלוק. אני הרבה יותר שלווה וממוקדת בשניים או שלושה דברים שחשובים כל יום. כמייסד, אתה יכול להיות מוסח מכל מה שקשור לחברה, בין אם זה יחסי משקיעים או הזדמנות יחסי ציבור, ולכן האצלת הפכה אותי לפרודוקטיבית יותר.

JD: כמה גדול הצוות שלך?

JS: עשרה אנשים. המשלחת הופכת לקלה יותר, אבל זה כמובן סופר קטן, עבור חברה.

ג'יי.די: כן, אבל חשוב שיזמים אחרים יידעו שגם אם אתם עובדים עם צוות קטן מאוד, המשלחת היא עדיין חשובה.