התארגנו: כיצד להישאר ממוקדים עם קאנבן אישי

דמיין מערכת ניהול לחיים שלך, דבר שקל ללמוד להשתמש בו, שומר על כל דבר מסודר, מונע ממך ריבוי משימות ועוזר לך להגיע ליעדים שלך. זה קאנבן אישי.

למרות שקאנבן צובר פופולריות בתחום ניהול הפרויקטים בסביבות משרדיות, אנשים גם לווים ממנה רעיונות ליבה כדי לארגן היבטים מחייהם האישיים, הכל החל מתכנון חתונות וכלה בניהול מטלות משפחתיות. אז מה זה קאנבן אישי, איך זה עובד ומה הוא יכול לעשות בשבילך?

מה זה קאנבן?

קאנבן הוא סגנון עבודה שהחל במפעלים לייצור רכב יפני ופופולרי כיום בקרב מפתחי תוכנה ואנשים העובדים בשירותים מקצועיים.

זה מסתמך על כרטיסים עליהם אתה כותב מידע, ולוח שעליו אתה מסדר את הקלפים שלך. חלק מהסיבה שהוא פופולרי בענף התוכנה והשירותים הוא מכיוון שהוא מייצר ייצוג חזותי למשהו שאחרת אינו חזותי כלל.

תוכנת Kanban מתחילה בלוח. חשוב על זה כעל לוח בו אתה מסדר פתקים דביקים. התווים האלה נקראים קלפים. אתה יכול להזיז את הכרטיסים סביבך ככל שתרצה, אם כי הקלפים הווירטואליים תמיד נופלים בצורה מסודרת בעמודות. באופן מסורתי העמודות מסומנות משמאל לימין לעשות, לעשות ולבצע. בכל כלים מסוימים, באפשרותך להתאים אישית את המטרה או התווית של העמודות.

הכלים של Kanban הם בדרך כלל שיתופי פעולה; כל כך הרבה אנשים לכולם יש גישה לאותו לוח וכרטיסים. בכרטיסים, בשלב כלשהו בחייהם, יש לרוב מי שנאשם בהשלמת המשימה עליהם. כל אחד מהצוות יכול לראות את כל הקלפים או המשימות, היכן הם נמצאים במחזור החיים שלהם ומי אחראי עליהם.

קאנבן אישי קונה כמה מרעיונות הליבה מקאנבן, אך משמיט או הופך לרבים מהכללים הספציפיים לפרודוקטיביות ועבודה משרדית אופציונליים. תלוי מה הכנסתם ללוח הקאנבן, אתם עשויים לשתף אותו עם בני משפחה, חברים, מטפלים, מורים או מתכנן חתונה.

כמה אפליקציות קאנבן בשוק כוללות את SwiftKanban, ואת טרלו, אף שמנכ"ל טרלו, מייקל פריור, אמר לי שהכלי של החברה שלו הוא לא טכנית מועצה של קאנבן, אלא היה בהשראתם.

איך עובד קאנבן אישי

בלב הקאנבן האישי הוא הדמיה של כל מה שאתה צריך לנהל ואיך זה יתבצע.

ג'ניס לינדן-ריד, נשיאת אוניברסיטת LeanKanban, ארגון המלמד את קאנבן לאנשי מקצוע ומקדם את השימוש בו, "ישנן צורות שונות של ניהול ויזואלי שם בחוץ. "יש לזה דרך להתמודד עם סוגיות סביב ריבוי משימות ועוזר לאנשים להתמקד כך שהם לא יהיו מוצפים. הדבר שהופך את זה לקאנבאן לעומת לוח מודעות בלבד הוא הגבלת העבודה בתהליך ובזרימה."

לינדן-ריד הסבירה כי קאנבן הוא משיכה ולא מערכת דחיפה. "אתה לוקח רק עבודה רבה ככל שתוכל להתמודד בכל זמן נתון, " אמרה. "אם אתה רוצה שיהיו לך רק שלוש משימות בכל זמן נתון, יש לך את השלושה שלך. כשאתה מסיים אחת תוכל למשוך את הבא. על ידי מערכת משיכה מוגבלת זה יכול לעזור לך להישאר ממוקד ומסודר." במילים אחרות, אם יש לך את ההגדרה To Do, Doing, Done, לעולם לא יהיו לך יותר משלושה קלפים בעמודה Doing שלך.

כשדיברתי עם פריור על קאנבן ועל קאנבן אישי, הוא הסביר שמטרת הכלי של החברה שלו, טרלו, הייתה "לזקק למשהו פשוט מאוד, שהוא רק רשימת רשימות, באותה דרך שגיליון אלקטרוני הוא קבוצת מספרים, ואם אתה משנה תא אחד אז תא אחר משתנה. זו רק דרך לארגן באופן חזותי את כל מה שאתה חושב עליו. " במובן זה, טרלו נהדר לניהול חייכם האישיים מכיוון שהוא לא מכניס אתכם לשימוש במבנה ובלינגו שתמצאו באפליקציות קאנבן המיועדות לניהול פרויקטים עסקיים.

מדוע עובד קאנבן אישי

אחת הסיבות העיקריות לכך שקאנבן יעילה לעזור לאנשים להתארגן היא מכריחה אותם לחשוב על כל מה שהם רוצים לנהל כדי למפות אותה ללוח של קאנבן.

בואו ניקח את הדוגמא של שימוש בכנבן אישי לארגון מטלות משפחתיות. ראשית, עליכם להבין מה יהיו העמודות. הם עשויים להיות לעשות, לעשות, לעשות, אבל הם גם יכולים להיות מורכבים יותר. במקום טור מטלה אחד, יתכן שתצטרך לעשות מטלות יומיומיות, מטלות שבועיות ומטלות חודשיות. אולי ביום ראשון הראשון של החודש, הילד שלך אחראי על משיכת מטלה אחת מהטור החודשי. אולי בכל שבת, בן זוגך אחראי על משיכת שתי מטלות שבועיות. לא משנה מה תחליטו, רשום את התהליך על ידי מיפויו ללוח הקאנבאן מכריח אתכם לחשוב כיצד העבודה מתרחשת באופן טבעי, כמו גם כיצד אתם רוצים שהיא תנוהל.

לינדן-ריד השתמשה בקאנבן אישי כדי לנהל מטלות כאשר בתה הייתה רק בת שש. זה נתן לבתה סוכנות וגם לימד אותה כיצד להתמודד עם משימה אחת בכל פעם.

טוניה דה-מאריה בארי היא מחברת הספרים האישיים של קאנבן : מיפוי העבודה 'ניווט בחיים' . לדבריה, קאנבן אישי יוצר נרטיב של יצירה. "קאנבן האישי הופך את העבודה שלנו לסיפור, למערכת. היא לוקחת אפילו את המשימות המייגעות ביותר והופכת אותם למשחק שמתאים ומשכנע לכל הגילאים, " אמרה לי במייל. כשמישהו מתווה את רשימת המטלות שלו על לוח, "העבודה מפסיקה להיות אוסף של משימות לא קשורות ובמקום זאת הופכת לסדרת אירועים ואופציות המשפיעים זה על זה וזורמים מאחד לשני."

קאנבן אישי בפעולה

אחת הדרכים הטובות ביותר להבין כיצד ניתן להשתמש בקאנבן לארגון וניהול של היבטים בחיים האישיים היא לשמוע כיצד אנשים אחרים משתמשים בהם. להלן תמצאו כמה דוגמאות, כמו גם קישורים שמסבירים עוד יותר כיצד הם עובדים במערכת קאנבן:

• תכנון וארגון חתונה
• ניהול מלאי של מרתף יין
• ניהול מטלות בית (ראה לעיל)
• ניסוח קבוצת ספורט לפנטזיה
• שמירת רעיונות לחופשות ונסיעות (ראו תמונה למטה).

מי יכול להרוויח משימוש בקאנבן אישי?

אנשים מסוגים שונים מסתובבים לכיוון תוכנות מסוגים שונים כדי לעזור להם להיות מאורגנים. שאלתי את לינדן-ריד ופריור את דעתם לגבי סוגי האנשים המתאימים ביותר לקאנבן. שניהם אמרו שאנשים בעלי אוריינטציה חזותית מצליחים עם קאנבן ואז הוסיפו עוד כמה מחשבות.

על פי לינדן-ריד, "כל מי שמתמודד עם סוגיות של עומס יתר או שיש לו סוגיות איכותיות בעבודתו, אנשים שמתגעגעים למועדי מועד, אנשים שיש להם בעיות לעמוד בציפיות".

DeMaria בארי ציין שילדים עם אספרגר לרוב מסתדרים כשמשתמשים בקאנבן אישי. "המשוב הקינסטטי והזרזת הסרוטונין שהם מקבלים מלהיכנס לחזות ולראות את עבודתם בטור בוצע מכריח אותם להשלים ולא להתמקד באינטנסיביות או להגות את עצמם במשימה אחת בלבד", אמרה. היא גם אמרה שילדים עם הפרעות קשב וריכוז מצליחים בכך לעיתים קרובות מכיוון ש"הטמעת מגבלה בעבודה מתקדמת מכריחה אותם להתמקד במשימות העומדות בפני עצמם ולא להסיח את דעתם על ידי התחלת רבים אך ללא השלמתם."

פריור אמר שכמעט כולם מתאימים היטב לקאנבן מכיוון שהוא מתאים לאופן בו אנו חושבים.

"אם אתה מסתכל על הדרך בה אנשים מנסים לארגן את חייהם - אם אתה מסתכל על מחשב עם תווי פוסט-איט על כל זה, מקרר עם פתקים על הדלת, אנשים מכינים כרטיסי אינדקס ומניחים אותם לפניהם - יש לנו זיכרון מרחבי מאוד, "אמר פריור. "ארגון רעיונות חזותי יכול להועיל מאוד לאנשים."

לקבלת עצות נוספות קרא את הטיפים הבאים לארגון תווי סופרים, כיצד לארגן את קניות החופשה שלך וטריקים להנעת עצמך.