וִידֵאוֹ: ª (אוֹקְטוֹבֶּר 2024)
? wmode = שקוף "מה אתה רוצה לדעת על התארגנות?"
זו שאלה שאני מבקש מעמיתיי וחברי מדי פעם לקבל רעיונות לטור זה. בפעם האחרונה ששאלתי, יותר מאדם אחד הגיב, "איך בכלל אני מתחיל?"
אם הייתי כותב מדריך למתחילים להתארגנות, זה היה מוביל עם עצה חיונית אחת לחלוטין: חלק את הפרויקטים שלך לחלקים קטנים יותר.
פירוק יעד למטרות קטנות יותר ומשימות יומיומיות הוא קריטי להצלחה. כל האנשים המאורגנים עושים זאת, אך לא כל מאמרי העצות מבהירים זאת. אני חושב שזה צריך להיות מפורש. זה כל כך חשוב שלא תבריק על זה.
הסוד האמיתי להתארגנות הוא להבין כיצד לגרום לעצמך לבצע את הפעולות הנחוצות כדי שהארגון יתקיים ולהמשיך להתקדם. אתה צריך להיות מסוגל להגדיר את הפעולות - וזה מה שבריחת מטרה היא כל העניין.
היכן להתחיל להתארגן
לפני שתוכל להתארגן אתה צריך להיות מטרה.
"אני רוצה להיות יותר מסודר" זו לא מטרה. נסה לדמיין מה אתה באמת רוצה. נסה להכניס את זה למילים. וכן, נסו להפוך את המילים הללו לחיוביות וניתנות לפעולה, ולא לשליליות.
נניח שאתה מרגיש כאילו הדוא"ל שלך לא נמצא בשליטה. אתה רוצה לארגן דוא"ל.
מטרה שהוגדרה באופן שלילי: "הדוא"ל שלי הוא בלגן ואני כבר לא רוצה את זה."
מטרה שהוגדרה באופן חיובי: "אני רוצה שתוכל תמיד למצוא דוא"ל במהירות כשאני זקוק לו."
המטרה החיובית והניתנת לפעולה מתמקדת במה שאתה רוצה להיות מסוגל לעשות ("מצא אימיילים במהירות"). המטרה שנראית דרך נטייה שלילית רק מציגה מחדש את הבעיה שהדוא"ל שלך מבולגן ואתה לא מרוצה מכך.
להלן דוגמא נוספת:
מטרה שהוגדרה באופן שלילי : "יש לי יותר מדי ניירות. הם עמוסים בשולחן שלי וגורמים להסיחות דעת, ואני שונאת את זה." (שימו לב איך אין תמונה ברורה של מה אתם רוצים שיקרה או איך אתם רוצים שהמצב ישתנה.)
מטרה שהוגדרה באופן חיובי: "אני רוצה שסביבת עבודה מינימליסטית שתורמת לי לעזור להתמקד. אני רוצה למנף את המחשב שלי ואת הכוח של OCR ולחפש להיות יעילה יותר במציאת מסמכים חשובים." (שימו לב לדגש על מילים חיוביות, כמו "מיקוד" ו"יעיל. ")
פשוטו כמשמעו, אתה צריך לתאר את מה שאתה רוצה, ולהכניס אותו למילים חיוביות, מילים קונקרטיות וניתנות לפעולה. (ראה טיפים נוספים בנושא הגדרת יעדים והשגתם.)
כיצד לפרק מטרה
ברגע שיש לך מטרה ושמת אותה במילים, אתה צריך לפרק אותה.
דרך קלה לפרק מטרה היא לחשוב על מה הייתם כותבים ברשימת המטלות היומית כדי להשיג את המטרה.
לעולם לא תשים רשימת מטלות "צור סביבת עבודה מינימליסטית שתורמת למיקוד." במקום זאת אתה יכול לכתוב:
- ספלים וספלים נקיים מהשולחן
- סרוק ניירות בתיבת הדואר הנכנס
- גרס ניירות סרוקים
- יישר את חוטי המחשב
(אם אתה קצת אבוד באילו סוגים של דברים שייכים לרשימת מטלות מלכתחילה, יש לי רענון ליצור רשימות מטלות טובות יותר.)
דוגמה: ארגון הצילומים מהפך
אני רוצה לתת לך דוגמא ארוכה יותר איך לפרק פרויקט ארגוני גדול לחלקים קטנים יותר כדי להקניט באופן מלא איך זה קורה.
עבדתי עם קולגה, סטפני, על מהפך כולל של ארגון תמונות דיגיטליות (עליו אכתוב בהרחבה בטור עתידי). יש לה אלפי תמונות הפרושות על מספר מחשבים ושירותי אחסון מקוונים, והיא רק רוצה שהם יהיו מסודרים.
1. הגדירו את המטרה. בפעם הראשונה שישבנו יחד לדון בפרויקט, שאלתי אותה, "מה אתה רוצה? מה המטרה שלך?" עצרתי אותה עוד לפני שהיא הספיקה לענות. "תן לי לנסח את זה מחדש. מה אתה רוצה לעשות עם התמונות שלך שאתה לא יכול לעשות עכשיו?"
סטפני אמרה בעצם שהיא רוצה להיות מסוגלת למצוא תמונות בקלות, לא משנה באיזה מכשיר היא משתמשת.
2. להבין את הבעיה. שאלת המעקב שלי הייתה זו: "כרגע, כשאתה מחפש תמונה, איך אתה נראה? אתה זוכר את התאריך או את האנשים בתמונה או אירוע בו צולמה התמונה?"
השאלה שהשאלה הזו באמת שאלה היא: "איזה סוג של פיתרון עלינו לתכנן כך שיתאים לצרכים שלך?"
היא אמרה שהיא נזכרת בדרך כלל בתמונות שלה בערך לפי תאריך, כמו "בקולג '", אך לפעמים גם על ידי האנשים המצולמים.
שקלנו כמה פתרונות אפשריים, אך עדיין לא הסתפקנו במשהו. לעתים קרובות, זה עוזר להתקדם עם כמה קטעים מפרויקט ארגון, אז בדקו אם ההגדרה שלכם למטרה משתנה ככל שתלמדו יותר על הבעיה.
3. הקצו לעצמכם משימות קטנות. בהתבסס על הפגישה שלנו, סטפני הגיעה עם רשימת משימות קצרה. זה נראה משהו כזה:
ארבע המשימות הללו היו מידת ה"צעדים הבאים "של סטפני. שימו לב שהרשימה שלה ארוכה רק כמה פריטים. היא יכלה בקלות לבצע את כל המשימות האלה ביום אם תתכווץ, או פחות משבוע אם תעשה אחת ביום.
4. הגדר מועדים. הדרך לעקוב אחר משימות פשוטות וקצרות היא קביעת מועדים. אני רוצה להשתמש באפליקציית ניהול משימות, כמו Awesome Note או Any.do כדי לעקוב אחר התפקידים שלי ולהקצות להם מועדים. עם הפרויקט של סטפני, אני לא יודע אם היא נותנת לעצמה מועדים, אבל יש לה מועדים רכים על בסיס כאשר אנו מחליטים שניפגש אחד עם השני ליד המשך הפרויקט. ההנחה שלי היא שהמפגש הבא שלנו מתנשא בלוח השנה שלה וגורם לה להרגיש אחראית על שהיא עושה את מה שאמרה שתעשה.
זה עושה זאת קשה
לא כל אחד מרגיש אחראי לעצמו. אני חושב שלכולנו יש אסטרטגיות לגרום לעצמנו להרגיש אחריות, כמו למשל לספר למישהו אחר על התוכניות שלנו, או להמר על כסף שנבצע או לא נעשה משהו. לזכור משימה זה לא קשה. פשוט שלח תזכורת בסמארטפון שלך. העשייה היא קשה. אם יש לך משימות קטנות מאוד ספציפיות, אתה לפחות מגדיל את הסיכויים שתעבור.
האמרה "כל מסע מתחיל בצעד אחד" נכונה לחלוטין. או אם אתה מעדיף, "להופיע זה חצי מהקרב" מדבר לאותה כוונה. אתה צריך לתת לעצמך דברים ברורים וניתנים לפעולה ולסכום זמן סביר לעשות אותם. אחרת, לעולם לא תתחיל לעבוד.
