התארגנו: איך עברתי לעבוד בענן

לאחר שנים של עבודה במערכת היברידית, בה קבצים מסוימים היו מקומיים וחלקם בענן, עשיתי לאחרונה את המעבר לעבודה מקוונת לחלוטין. בחרתי להשתמש ב- Google Drive, אבל יכול היה להיות באותה שירות בכל שירות דומה, כמו Microsoft Office Online.

כך עברתי לסביבה החדשה, חלק מהיתרונות והחסרונות של עבודה מקוונת לחלוטין ועצות אם גם אתם חושבים לעבור.

מדוע עברתי ל- Google Drive

השתמשתי זה מכבר ב- Google Drive, כולל Google Docs, Sheets ו- Slides. אבל מעולם לא השתמשתי בה אך ורק לכל עבודתי עד לאחרונה.

בהתקנה הקודמת שלי היו כמה קבצים המאוחסנים באופן מקומי במחשב שלי (כמובן מגובים) ורק קומץ קבצים שחיו כ- Google Docs וקבצים מקוונים אחרים. בעיקר השתמשתי ב- Google Drive לקבצים ששיתפו פעולה, למשל מסמך לתכנון חופשה עם חברים.

סיבה עיקרית אחת שהחלטתי לעבור לחלוטין לענן הייתה מכיוון שהייתי משתמש בהרבה מכשירים שונים, רבים יותר מתמיד. בכל יום נתון, אולי ארצה לבצע עבודה מכל אחד מחמישה מכשירים שונים, תלוי אם הייתי בבית, בפגישה, בטיול או במקום אחר. יש לי מחשב שולחני למחשב שולחני, פיקסלים של Chromebook הניידים אך לא נהדרים לפגישות, סמארטפון ונייד. ומדי פעם אני עובד על מחשב של מישהו אחר.

במידת האפשר, אני מעדיף לרשום הערות ועריכות ישירות על הקבצים שלי, במקום לרשום הערה נפרדת באפליקציה לרישום הערות על מה שעלי לעשות אחר כך לקובץ. עבודה בענן עונה על הצורך הזה וגוגל דרייב עונה על מרבית הצרכים האחרים שלי, כמו תאימות לפורמטים של קבצי Microsoft Office, אחסון רב ותמיכה בכל המכשירים שיש לי.

כאשר כל העבודה שלך בענן, יש לך גישה ישירות לקבצים. כל עוד יש לך חיבור לאינטרנט (ולעיתים גם כשאתה לא), אתה יכול לערוך את הקבצים. לקח כמה שנים עד שגוגל דרייב הגיע למצב הזה, אבל עכשיו כשהוא כאן אני משתמש בזה עם תוצאות מעולות.

טיפים להגירה לענן

כשאתה מחליט לשמור על כל העבודה שלך בענן ולאחסן אף אחת מהן באופן מקומי, תעמוד בפני אתגר אחד גדול: להבין מה לעשות עם כל הקבצים הישנים שלך. העצה שלי היא לא לדאוג יותר מדי לקבצים ישנים. אל תבזבזו את זמנכם בניסיון להעביר בצורה מושלמת או לארגן מחדש את כל הנתונים הישנים שלכם, שעשויים לעולם לא תסתכלו עליהם שוב.

במקום זאת, התמקדו כיצד תוכלו לארגן או לאחסן נתונים חדשים בעתיד. במקרה שלי, התחלתי להשתמש מייד ב- Google Drive עבור כל המסמכים החדשים שלי. יצרתי תיקיות חדשות ב- Google Drive באופן מקוון ששיקפו את אותה מערכת ארגונית בה השתמשתי בעבר בשולחן העבודה שלי. כשהתחלתי קובץ חדש, הכנתי אותו ל- Google Doc. הקדשתי יותר תשומת לב להווה מאשר לעבר.

היו לי כמה קבצים שהייתי מסווג שהם לא ישנים ולא חדשים, אלא "מתמשכים". קובץ מתמשך הוא קובץ שיצרתי לפני זמן רב אך הוא עדיין רלוונטי ונמצא בשימוש כיום. במקרה שלי, הם נוטים להיות גיליונות אלקטרוניים שבהם אני רושם עובדים בזמן שאני משלים את זה. לדוגמה, יש לי קובץ מתמשך בו אני עוקב אחר מאמרים שאני כותב, התאריכים שהם מפרסמים ומטא נתונים אחרים. אני כל הזמן מוסיף לזה, וזה תמיד מועיל ורלוונטי, למרות שיצרתי אותו לפני שנים.

כדי להעביר קבצים מתמשכים אלה פשוט העליתי אותם ל- Google Drive, אחד אחד, והמירתי אותם לקבצים מעוצבים של Google. קבצי Excel הפכו ל- Google Sheets. קל.

הסיבה שעשיתי אותם בזה אחר זה הייתה לבדוק ולוודא שהם ייפתחו ושהתוכן לא היה מקולקל. למזלנו, הכל עבר בצורה חלקה. בכל זאת שמרתי את אותם עותקים מקוריים יקרי ערך של הקבצים במחשב שלי במשך כחודש, למקרה שיביא אותי לעצה נוספת: שמור עותקים מקוריים של הקבצים החשובים שלך לתקופת חפיפה.

אם משהו משתבש בהגירה שלך, תרצה את המקוריות. זה די כמו כשאתה מפקיד צ'ק נייר מרחוק באמצעות אפליקציה לנייד, והבנק דוחף לך הודעה שאומרת "למה אתה לא תסתמך על ההמחאה הזו עד שהיא תיפתר?"

עצה נוספת היא לבדוק שהשירות עובד בכל המכשירים שלך. פתיחת קבצים שונים. כעת כבה את ה- Wi-Fi ונסה לפתוח אותם. האם יתכן, כלומר האם היו לך עותקים לא מקוונים של קבצים שציפית שיהיו לך (יותר על גישה לא מקוונת ברגע)? אתה יכול לערוך? האם אתה צריך להתקין יישומים או תוספים כלשהם כדי לבצע את העבודה שאתה רוצה לעשות? קשה יותר משאתם חושבים לפנות את הזמן לנהל את הניסויים האלה, אבל זה בטוח שמופיע איפשהו ולא יכולתם לעשות שום דבר שתכננתם.

לאחר שהתגלגלתי עם מערכת העבודה החדשה שלי כולה ב- Google Drive (אך עדיין באותה תקופת חפיפה לפני שחיסלתי את כל הנתונים המאוחסנים באופן מקומי), התקנתי את רכיב הסנכרון של Google Drive במחשב שלי וגיביתי את השנתיים האחרונות. שווה נתונים לענן. לא בדקתי כל קובץ כדי לוודא שהם מומרים בצורה נקייה לכונן Google, כמו שעשיתי עם הקבצים החשובים והמתמשכים שלי, אבל הרגשתי טוב יותר לדעת ששלפתי הרבה מהנתונים הישנים שלי למקרה שאצטרך אי פעם. העצה בחזית ההיא: גבה קבצים ישנים, אך אל תבזבזו יותר מדי זמן.

בשקלול סיכונים ותגמולים, נוחות ואי-נוחות, הרגשתי שגיבוי של הנתונים הישנים שלי, שכנראה לא אצטרך עוד פעם) לגוגל דרייב וקורא להם יום זה מספיק לי.

יש גם יתרונות וחסרונות אחרים. שים לב שאני לא מפרט את כל המקצוענים, אלא רק כמה שרלוונטיים לשימוש ב- Google Drive באופן בלעדי לקבצי עבודה.

עבודה בענן: מקצוענים

גיבויים אוטומטיים. אני מכיר שרוב האנשים שלא מגבים את הנתונים שלהם עכשיו לא מתכוונים להתחיל בקרוב. כשאתה עובד ב- Google Drive, אתה לא צריך לחשוב על גיבוי. זה קורה באופן אוטומטי ולעיתים קרובות.

כל כך הרבה מקום! כונן Google מגיע עם שטח נרחב. כל מי שיש לו חשבון גוגל מקבל לפחות 15 ג'יגה-בייט, אבל לקנות יותר זה זול. בנוסף, ישנם פרצות אחרות שמעניקות לך מקום רב יותר. לדוגמה, קבצים שאתה יוצר ב- Google Drive, כמו Google Docs, אינם נחשבים למגבלת האחסון שלך! זה ענקי.

תואם את אופיס. בזמן שאני יוצר ועורך קבצים באופן בלעדי ב- Google Drive, לא כל מי שאני משתף פעולה איתו עושה זאת. אנשים רבים עדיין משתמשים ב- Microsoft Office. באמצעות Google Drive אתה יכול לייצא כל סוג קובץ של Google לפורמט של מיקרוסופט. בכמה לחיצות אני יכול להפוך Google Doc לקובץ Word. Docx של Word.

שיתוף פעולה. בשיתוף פעולה בזמן אמת, שום דבר לא מנצח את Google Drive. אתה יכול לשתף קבצים עם משתמשים אחרים, לנהל מי יכול להציג ולערוך אותם ואפילו לנהל צ'אט עם משתפי הפעולה שלך בזמן שאתה עובד על קובץ ביחד.

סנכרון מקומי. כאמור, הצלחתי לגבות במהירות את הקבצים הישנים שלי לכונן Google מכיוון שיש בו רכיב סינכרון מקומי. תכונה זו מאפשרת ל- Google Drive לבצע חובה כפולה כחבילת משרדים שיתופית מקוונת ותוכנית לסנכרון קבצים וגיבוי.

מחיר. כונן Google הוא בחינם. Microsoft Office עולה כ 100 $ לשנה. אני צריך לומר יותר?

עבודה בענן: חסרונות

חששות בנושא פרטיות ואבטחה. אנשים שלא רוצים להשתמש בשירות ענן בכלל מודאגים כמעט תמיד מפרטיות וביטחון. מישהו אחר מאחסן את הנתונים שלך במקום שאתה כנראה לא מצליח לאתר. גוגל אמנם מצפינה את הקבצים שלך המאוחסנים ב- Drive כברירת מחדל, אך החברה גם מנהלת עבורך את המפתחות, שהם דגל אדום עבור חלקם. אם אינך סומך על החברה המאחסן את הקבצים שלך, או אם הקבצים שלך מכילים מידע רגיש ביותר, העברה לענן עשויה לא להיות בשבילך.

גישה לא מקוונת. עבודה בענן פירושה שאתה זקוק לחיבור אינטרנט. ניווט בכללים ותצורות לא מקוונות לעומת תצורות לא מקוונות יכול להיות כאב אמיתי. לפעמים דברים משתבשים או לא כמו שציפית.

עם גוגל דרייב, אפשר לעבוד במצב לא מקוון, וזה נהדר, למעט שיש הרבה אזהרות, ולמען האמת, אין לי שינון. אני יודע שאני צריך להשתמש בדפדפן כרום כדי שהוא יעבוד, אך לעתים קרובות אני שוכח את הפרטים. גיליתי שטעינת הקבצים עליהם אני רוצה לעבוד לפני שאעזוב אזור עם Wi-Fi היא פיתרון טוב, אבל שוב, רק אם אני מפעיל את Chrome. אז אוכל לעבוד על הקבצים האלה בקלות (כל עוד אני לא סוגר את הלשונית בטעות).

אבל זה יכול להיות מבולגן.

לאחר שסיימתי לערוך במצב לא מקוון, אני עדיין צריך לחבר את המכשיר לאינטרנט כדי לקבל את השינויים בענן. לפעמים זה גורם לבעיות. נניח שאני עובד במצב לא מקוון במחשב נייד בזמן שאני נמצא במטוס. המטוס נוחת, אני נכנס למונית ואז אני זוכר שינוי נוסף שאני רוצה לבצע. אם אני פותח את הטלפון שלי וטוען את הקובץ באמצעות חיבור נתונים, אני אראה את העותק הישן לפני כל השינויים שביצעתי במטוס מכיוון שטרם סינכרנתי אותם. בואו נגיד ששכחתי את הנקודה הזו, ואני מבצע כמה שינויים דרך הטלפון. כשאני סוף סוף מחבר את המחשב הנייד שלי לאינטרנט, גוגל תגלה לי שמשהו לא תקף. ישנם פתרונות, אך אף אחד מהם לא נקי או פשוט. התכונן להעתקה והדבקה.

החיפוש עובד, למעט כשהוא אינו פועל. כשאתה מאחסן את הקבצים שלך בגוגל, השם הפרטי בחיפוש באינטרנט, יש לך ציפיות גבוהות לכלי החיפוש. מציאת קבצים בכונן Google נפגע או פספס אותי. כשאני מחפש לפי שם קובץ, סביר להניח שאמצא את מה שאני צריך, אבל לא תמיד. נראה כי תת-גרסאות בשמות קבצים זורקות את גוגל לולאה. יש לי קובץ בשם 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, אך כשאני מחפש "שיתוף פעולה", התמונה למטה מראה מה מופיע.

גוגל אמנם מבצע חיפוש בתוכן הקבצים שלך, וזה עוזר, אך עדיין יתכן שייקח קצת ניסוי וטעייה כדי למצוא את מה שאתה צריך. כאשר משתפי פעולה אחרים משתפים איתכם קבצים, אלה הם שלעתים קרובות אני מתקשה למצוא, עם או בלי חיפוש. בסופו של דבר אני מסתמך על קבצים המסומנים בכוכב (מועדפים) כמו גם על רשימת הקבצים האחרונים שגוגל דרייב מציע די הרבה.

הסחות דעת מקוונות. כדי לעבוד ב- Google Docs, עליכם לפתוח חלון דפדפן, ועבור חלק מהאנשים להיות מקוון זה מדרון חלקלק. מבחינתי, זה לא הרבה בעיה. אני משתמש בכמה כלים וטריקים כדי להגדיל את הפרודוקטיביות ולמזער את הסחות הדעת. אבל עבור אחרים, פשוט להיות מקוון זו הזמנה לגלוש באינטרנט ולא לבצע עבודה אמיתית. אם אתה עדיף לבצע עבודות כשתנתק את האינטרנט, העבודה בענן כנראה לא בשבילך.

האם עליכם לעבור לענן?

לעבוד באופן בלעדי בענן יש את היתרונות שלה, אבל זה גם מגיע עם כמה תסכולים. כפי שאמרתי, עבודה מקוונת לא אומרת בהכרח להשתמש ב- Google Drive, אך רבים מהיתרונות והחסרונות יהיו זהים בכל פתרונות דומים. כמה שאלות שכדאי לשאול את עצמך לפני שתעבור לענן הן:

• האם יש לי גישה אמינה לרוב?
• האם אני מוכן ללמוד את כללי העבודה הלא מקוונים לעומת המקוונים של עבודה?
• האם עבודה בענן תתן לי גישה לקבצים באופן שאין לי עכשיו ושאותו אשתמש באמת?
• האם אני מוכן להתארגן במקום בו העבודה שלי מאוחסנת כך שאוכל למצוא אותה בקלות?
• האם אוכל לעמוד בפני הפיתויים בגלישה באינטרנט אם אני תמיד מחובר?

לקבלת עצות נוספות, עיין ב 30 טיפים של Google Drive.